[/css/ny-marg.htm]
Universitetet i Bergen : Universitetsbiblioteket : EndNote 7


Funksjonalitet i basen

I denne avdelingen vil vi ta for oss noen funksjoner som har til formål å gjøre gjennomgående endringer på alle eller deler av referansene i et bibliotek.

Sjekke for dubletter

Det kan fort komme inn flere referanser til samme artikkel dersom man benytter ulike kilder. Små forskjeller i referansene kan også føre til at det ikke alltid er like greit å luke ut dublettene.

Fremgangsmåte:

  • Velg Find Duplicates fra References-menyen
  • Det vil evt. komme opp en liste med alle referanser som anses som dubletter i henhold til kriteriene som er valgt (se under).

Sette kriterier for dubletter

Siden referansene kan være skrevet inn med små variasjoner fra den ene kilden til den andre, er det nyttig å kunne angi kriteriene for når programmet skal oppfatte to referanser som dubletter.

Fremgangsmåte:

  • Velg Preferences fra Edit-menyen
  • Under kategorien Duplicates kan man krysse av for de feltene som skal sjekkes

Sortering

Sortering foregår enklest ved å klikke på kolonneoverskriften i oversiktsvisningen. Da blir den kolonnen en klikket på sortert i stigende rekkeføle. Et klikk til på samme overskrift gir sortering i avtagende rekkefølge. Det er også mulig å sortere på felter som ikke vises og å angi sortering i flere nivå.

Fremgangsmåte:

Velg Sort References fra References-menyen

Dialogboksen som kommer frem gir mulighet for stigende/avtagende sortering på inntil fem felt samt anledning til å velge nasjonale sorteringsregler. (Velg Norwegian for riktig sortering av æ, ø og å.)

Visning

I oversiktsvisningen vil kun 3 felt vises som standard. Det er imidlertid mulig å endre rekkefølgen, utvalget felt og antallet som skal vises. Denne muligheten er nyttig for å få vist aktuelle felt samt ha tilgang til en enkel sortering på hensiktmessige felt.

Endring av visningsfelt:

  • Velg Preferences fra Edit-menyen
  • I kategorien Display Fields kan en angi hvilke felt som skal være med (første kolonne) og hva som skal stå i kolonneoverskriften (kolonnen lengst til høyre).
    [Merk at for Images kan man ikke velge kolonneoverskrift da dette kun er vist som et symbol.]

Flytte tekst

Det kan være tilfeller hvor man ønsker å flytte innholdet fra et felt over til et annet felt. Særlig kan denne funksjonen komme til sin rett dersom man får en kopi av en base som er bygget opp med litt annen registreringspraksis enn du bruker. (F.eks. at kollegaen har lagt en gitt type opplysninger i et annet felt enn du har valgt.)

Fremgangsmåte:

  • Velg Change and Move Field fra References-menyen
  • Klikk på fanearket Move Fields
  • Angi hvor det skal flyttes fra og til samt hvordan teksten som evt. finnes i feltet fra før skal behandles.

Endre tekst

Ved endring av registreringspraksis kan det være nyttig å legge tekst til et felt, endre en gitt tekst i et gitt felt el. Denne type funksjonalitet er også nyttig for å tilpasse importerte referanser til de man allerede har lagt inn i sitt system.

Endre tekst:

  • Velg Change Text fra Edit-menyen
  • Angi hva som skal erstattes og hvilket felt som skal omfattes

Legge til/slette tekst i et felt:

  • Velg Change and Move Field fra Reference-menyen
  • Angi hva som skal legges til/slettes og hvordan det skal gjøres og hvilke felt som skal omfattes av endringen.

Husk at denne funksjonen kommer i tillegg til de mer avanserte muligheter som ligger i Liste-funksjonene.