[/css/ny-marg.htm]
Universitetet i Bergen : Universitetsbiblioteket : RefMan 9.5


”Redigeringsfunksjoner”

I denne avdelingen vil vi ta for oss noen funksjoner som har til formål å gjøre gjennomgående endringer på alle eller deler av referansene i et bibliotek.

Sjekke for dubletter

Det kan fort komme inn flere referanser til samme artikkel dersom man henter inn referanser fra ulike kilder. Små forskjeller i referansene kan også føre til at det ikke alltid er like greit å luke de ut som dubletter.

I Reference Manager:

  • Velg Tools -> Batch Operations -> Duplicate Search
  • Det vil evt. komme opp en liste med alle referanser som anses som dubletter i henhold til kriteriene som er valgt (se under).

NB! Merk at valget Check for Duplicates under References-menyen kun sjekker om den merkede referansen finnes i basen fra før.
Benytt derfor førstnevnte metode for å sjekke hele basen for dobbeltregistreringer.

Sette kriterier for dubletter

Siden referansene kan være skrevet inn med små variasjoner fra den ene kilden til den andre, er det nyttig å kunne angi kriteriene for når programmet skal oppfatte to referanser som dubletter.

I Reference Manager:

  • Velg Options fra Tools-menyen
  • Under fanekortet Duplicate Search kan man krysse av for hvilke felt som skal sjekkes. De ulike feltene har ulike parametere som kan settes. Disse valgene kommer opp til høyre for krysset.

Sortering

Sortering foregår enklest ved å klikke på kolonneoverskriften i oversiktsvisningen. Da blir den kolonnen en klikket på sortert i stigende rekkeføle. Et klikk til på samme overskrift gir sortering i avtagende rekkefølge. Det er også mulig å sortere på felter som ikke vises og å angi sortering i flere nivå.

Sortering i Reference Manager:

  • Velg Change Database Sort Order fra Tools-menyen
  • Der finner man bl.a. mulighet for å sortere stigende/avtagende på inntil tre felt, samt å angi hvilken språk man vil bruke i sorteringen (Dansk/Norsk gir riktig sortering av æ,ø og å)
     

Visning

I oversiktsvisningen vil kun 3 felt vises som standard. Det er imidlertid mulig å endre rekkefølge, utvalg felt og antall som skal vises. Denne muligheten er nyttig for å få vist aktuelle felt samt ha tilgang til en enkel sortering på hensiktmessige felt.

Endring av visningsfelt i Reference Manager:

  • Velg Reference List Display fra Tools-menyen
  • I dialogboksen kan en her velge antall kolonner, kolonneoverskrift, rekkefølge og utvalg av felter som skal vises.
     

Flytte tekst

Det kan være tilfeller hvor man ønsker å flytte innholdet fra et felt over til et annet felt. Særlig kan denne funksjonen komme til sin rett dersom man får en kopi av en base som er bygget opp med litt annen registreringspraksis enn en selv bruker. (F.eks. at kollegaen har lagt en gitt type opplysninger i et annet felt enn det en har valgt selv.)

Flytte tekst i Reference Manager:

  • Velg Move Field fra Edit-menyen
  • I dialogboksen kan man velge hvilket feltinnhold som skal flyttes hvor, hvilke referanser det skal gjelde og hvordan man skal foholde seg til teksten som evt. finnes i feltet fra før skal håndteres.
     

Endre tekst

Ved endring av registreringspraksis kan det være nyttig å legge tekst til et felt, endre en gitt tekst i et gitt felt el. Denne type funksjonalitet er også nyttig for å tilpasse importerte referanser til de man allerede har lagt inn i sitt system.

Endre tekst i Reference Manager:

  • Velg Find/Replace fra Edit-menyen.
  • Angi hva som skal erstattes og hvilke(t) felt som skal omfattes

Husk at denne funksjonen kommer i tillegg til de mer avanserte muligheter som ligger i Liste-funksjonene (RefMan har jo synonymer oa. som er mer fleksibelt i forfatter- og nøkkelordfeltet samt utvidet funksjonalitet for tidsskriftnavn.)