[/css/ny-marg.htm]
Universitetet i Bergen : Universitetsbiblioteket : RefMan 10


Funksjonalitet i basen

I denne avdelingen vil vi ta for oss noen funksjoner som har til formål å gjøre gjennomgående endringer på alle eller deler av referansene i et bibliotek.

Sjekke for dubletter

Det kan fort komme inn flere referanser til samme artikkel dersom man benytter ulike kilder. Små forskjeller i referansene kan også føre til at det ikke alltid er like greit å luke ut dublettene.
RefMan har to ulike metoder for å sjekke dubletter; sjekke om en bestemt referanse ligger i basen fra før og sjekke om det finnes noen dubletter i basen.

Fremgangsmåte for å sjekke en enkeltreferanse:

  • Merk den referanse som skal sjekkes
  • Velg Check for Duplicates fra References-menyen
  • Det vil evt. komme opp en liste med alle referanser som anses som dubletter i forhold til den merkede.

Fremgansmåte for å sjekke i hele basen:

  • Fra Tools-menyen velges Batch Operations og Duplicate Search
  • Klikk på Search-knappen for å utføre sjekken.
  • Eventuelle dubletter kommer frem i en egen base som kalles Dublicates.

Sette kriterier for dubletter

Siden referansene kan være skrevet inn med små variasjoner fra den ene kilden til den andre, er det nyttig å kunne angi kriteriene for når programmet skal oppfatte to referanser som dubletter.

Fremgangsmåte:

  • Velg Options fra Tools-menyen
  • Under kategorien Duplicate Search kan man krysse av for de feltene som skal sjekkes og hvilke kriterier som stilles til hvert felt. (Merk at man kan velge om valgene skal gjelde for den aktuelle basen eller for alle basene man har.)

Sortering

Sortering foregår enklest ved å klikke på kolonneoverskriften i oversiktsvisningen. Da blir den kolonnen en klikket på sortert i stigende rekkeføle. Et klikk til på samme overskrift gir sortering i avtagende rekkefølge. Det er også mulig å sortere på felter som ikke vises og å angi sortering i flere nivå.

Fremgangsmåte:

Velg Change Database Sort Order fra Tools-menyen.

Dialogboksen som kommer frem gir mulighet for stigende/avtagende sortering på inntil tre felt.
I tillegg finnes det mulighet for å velge at man ønsker å bruke Dansk/norske sorteringsregler. Dette valget er viktig om man vil at bokstavene æ, ø og å blir alfabetisert slik vi er vant til.

NB! Merk at sorteringen kun gjelder det som vises på skjermen i ReferenceManager. Formateringen i f.eks. Word blir ikke påvirket av disse valgene.

Visning

I oversiktsvisningen vil kun 3 felt vises som standard. Det er imidlertid mulig å endre rekkefølgen, utvalget felt og antallet som skal vises. Denne muligheten er nyttig for å få vist aktuelle felt samt ha tilgang til en enkel sortering på hensiktmessige felt.

Endring av visningsfelt:

  • Velg Reference List Display fra Tools-menyen
  • Klikk i raden for Field Type for å velge hvilke felt som skal være med, og velg antall viste felt under Number of Columns.

 

Flytte tekst

Det kan være tilfeller hvor man ønsker å flytte innholdet fra et felt over til et annet felt. Særlig kan denne funksjonen komme til sin rett dersom man får en kopi av en base som er bygget opp med litt annen registreringspraksis enn du bruker. (F.eks. at kollegaen har lagt en gitt type opplysninger i et annet felt enn du har valgt.)

Fremgangsmåte:

  • Velg Move Field fra Edit-menyen
  • Angi hvor det skal flyttes fra og til
  • Angi hvilke(n) referanse(r) som skal omfattes av flyttingen
  • Angi hvordan teksten som evt. finnes i feltet fra før skal behandles.
  •  

 

Endre tekst

Ved endring av registreringspraksis kan det være nyttig å endre en gitt tekst i et gitt felt el. Denne type funksjonalitet er også nyttig for å tilpasse importerte referanser til de man allerede har lagt inn i sitt system.

Endre tekst:

  • Velg Find/Replace fra Edit-menyen
  • Angi hva som skal erstattes og hvilket felt og referanser som skal omfattes