Universitetet i Bergen
UNIVERSITETSBIBLIOTEKET

 

Arkivkode: 113.2

 

Styresak: S 29/2008

Sak nr.:  2008/

 

Møtedato: 11.12. 2008

 

BUDSJETT / ÅRSPLAN 2009.
FORDELING PÅ HOVEDPOSTER AV TILDELING TIL UB

1.    Oppgaver og mål

1.1.    Hovedmål/delmål

Universitetsbiblioteket har som hovedmål ”å samle og gjøre tilgjengelig informasjon for å bidra til å høyne kvaliteten på forskning, undervisning, læring og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen”. I tråd med Universitetets strategiplan for 2005-2010 har UB som høyeste prioritet å gjennomføre en kraftig og planmessig fortsatt utbygging av det digitale bibliotek (elektroniske tjenester og produkter).

Med utgangspunkt i Strategisk plan 2007-2010 for UB og i UiBs strategiplan 2005-2010 prioriteres følgende hovedmål og delmål i 2009:

Hovedmål 1

               Fortsatt oppbygging av det digitale bibliotek

Delmål/virksomhetsmål:

·         anskaffelse av elektroniske informasjonsressurser

·         Open access-publisering og elektronisk publiseringsarkiv for UiB (BORA

·         digitalisering og publisering på nett av kildemateriale

·         videreutvikling av nettjenester (Bibliotekportalen, UBs nettsider, mv.)

·         styrking av arbeidet med informasjonskompetanse, med særlig vekt på etikk i utdanningen, og av arbeidet med det faglige innholdet i læringssentrene

Hovedmål 2

               Oppnå full kompensasjon for prisstigning på litteratur og for mva. på elektroniske ressurser 

Hovedmål 3

               Øke bruken utnyttelsen av UBs tjenester og ressurser for publikum

Delmål/virksomhetsmål:

·         øke besøkstallene ved UB

·         øke bruken av samlingene og av de digitale ressursene

·         øke egendekningsgraden for samlingene

·         øke antallet aktive låntakere 

Hovedmål 4

               Kompetanseheving innen relevante områder for UBs personale

Delmål/virksomhetsmål:

·         øke de ansattes kompetanse i henhold til vedtatt plan, med særlig vekt på informasjonskompetanse og publikumsbehandling

Hovedmål 5

               Tilby funksjonelle/tjenlige lokaler og utstyr for brukerne, og sikre bygninger/samlinger best mulig

Delmål/virksomhetsmål:

·         Sikre spesialsamlinger/verdifulle samlinger spesielt

·         anskaffe sikrings-/alarmsystem og opplegg for selvbetjent utlån ved Bibliotek for juridiske fag

 

1.2.    Resultatmål

I Årsplan 2008 for UB ble det satt opp i alt åtte resultatmål, som hadde som hovedformål å oppnå økte tildelinger til bibliotekformål og særlig til elektroniske informasjonsressurser, samt å oppnå bedre utnyttelse av UBs ressurser.

Foreløpige tall for 2008 viser at resultatene for resultatmål 1 og 3 ligger litt under, men likevel ganske nær de fastsatte måltallene. Det er likevel slik at utgiftene til bibliotekformål i forhold til Universitetets totale utgifter er redusert fra 200t til 2008. Resultatmål 2, 4 og 5 vil bli oppfylt, til dels med god margin. For resultatmål 6-8 er det på det nåværende tidspunkt ikke mulig å fremskaffe tall som viser om målene for 2008 vil bli nådd eller ikke.

UBs tildelte andel av UiBs totalbudsjett er redusert fra 5,06 % i 2008 til 4,8 % 2009. Selv om UB får anledning til en viss budsjettoverskridelse i 2009, anses det ikke som realistisk å kunne øke UBs utgifter i forhold til Universitetets totale utgifter fra 2008 til 2009, jf. resultatmål 1. 

Vi regner likevel med at det vil være mulig å øke avsetningene til mediekjøp pr. person i bibliotekets målgrupper (resultatmål 2), og avsetningene til mediekjøp i forhold til lønnsutgiftene (resultatmål 4). Det tas det videre sikte på en mindre økning i andelen av elektroniske informasjonsressurser i forhold til trykte ressurser (resultatmål 3). Det anses også som realistisk å regne med en viss økning i besøkstallene (resultatmål 5), og i bruken av digitale samlinger og tjenester (resultatmål 8).

Måltallene for UB er oppsummert i tabell 1. Det understrekes at måltallene for 2008 er foreløpige, og at det kan bli justeringer når de endelige tallene for 2008 foreligger.

Tabell 1

 

2.  De økonomiske rammene i 2009

Universitetsstyret vedtok på møte 20.11.08 budsjett/årsplan 2009 for Universitetet i Bergen. Saksforelegget med vedlegg er tilgjengelig på
http://www.uib.no/ust/dokumenter/saklister/2008/11-20/2008-103.pdf. Det vises også til Universitetsstyresak 86/08, ”Budsjettvurderinger 2009”, http://www.uib.no/ust/dokumenter/saklister/2008/10-23/2008-086.pdf. Begge dokumenter omtaler bl.a. Universitetets mål og hovedprioriteringer i 2009.

I 2008 fikk UB et grunnbudsjett for departementsfinansiert virksomhet (DFV) på kr. 100 165 000, inkl. en lønns- og priskompensasjon på 4,3 % og et rammekutt på 2,5 %. UBs ramme ble i 2008 økt med 500 000 kr. til dekning av elektroniske informasjonsressurser og med 100 000 til sikring av spesialsamlinger. I sept. 2008 ble annonsebudsjettet for ledige stillinger fordelt på enhetene, noe som førte til at UBs budsjettramme ble økt med kr. 36 500. I tillegg fikk UB som en engangstildeling en kostnadsrefusjon på ca. 1,5 mill. kr., knyttet til bibliotekets økte kostnader til merverdiavgift.

I 2009 vil enhetene få en generell lønns- og priskompensasjon på 4,4 %. For UB utgjør dette vel 4,4 mill. kr. Husleietilskuddet til UB økes med 1,35 mill. kr., basert på at økte kostnader som følge av en samlet arealøkning ved UiB i 2009 på vel 13.000 m2 delvis er fordelt på alle UBs enheter (se Universitetsstyresak 103/2008).

UBs ramme er i tillegg styrket med kr. 500.000 gjennom en midlertidig avsetning til en prosjektstilling ved det nye ressurssenteret i JUS II-bygget, og med 71.000 fordi annonsering av ledige stillinger nå er overført til enhetene.

I tillegg er det opplyst at UB vil få en særskilt tildeling på 4 mill. kr. utenom rammen fra tilbakeførte dekningsbidrag. dette er øremerket mediekjøp (elektroniske ressurser). I saksforelegget til Universitetsstyret står det i denne forbindelse: ”Det forutsettes at UB gjennom denne styrkingen tar de nødvendige grep for at den fremtidige dimensjoneringen blir i samsvar med ressursgrunnlaget.”

Samlet tildelt budsjettramme for UBs departementsfinansierte virksomhet i 2009 blir dermed:

Tabell 2

I tillegg til dette kommer interne inntekter samt eventuelle overføringer fra foregående år.

UB vil antakelig få interne inntekter på ca. 700 000 i 2008. Det antas at de i 2009 vil ligge på omtrent samme nivå som i 2008. UB fikk i 2008 en negativ overføring fra 2007 på det ordinære budsjettet på 643 000 kr. Når en også tar med kostnadsrefusjon på ca. 1,5 mill. kr. til merverdiavgift, har UB hatt et disponibelt ordinært totalbudsjett i 2008 på ca. 101,76 mill. kr. Slik situasjonen ser ut pr. i dag, vil UB få et samlet merforbruk på mediebudsjettet på anslagsvis 1,8 mill. kr. i 2008. Resten av det ordinære budsjettet vil antakelig gå tilnærmet i balanse, slik at det også blir et samlet merforbruk på det ordinære totalbudsjettet i 2008 på ca. 1,8 mill. kr. I møter med UB har Universitetsledelsen gitt uttrykk for at UB ikke skal si opp abonnementer på elektroniske tidsskriftpakker verken i 2008 eller i 2009. UB har på dette grunnlag fått forståelsen av at merforbruket på mediebudsjettet i 2008 ikke vil bli trukket fra på 2009-budsjettet.

Dersom disse forutsetningene holder, vil UB få en samlet ordinær budsjettramme i 2009 på ca. 111,2 mill. kr. Dette er en økning på vel 9,4 mill., eller 9,3 % (jf. tabell 3). Dersom merforbruket i 2008 bli trukket fra på 2009-budsjettet, vil økningen bli redusert til ca, 7,6 mill. kr., eller ca. 7,5 %. Samlet ordinær budsjettramme i 2009 vil i så fall bli ca. 109,4 mill. kr.

Tabell 3

Dette ser i utgangspunktet ut til å være en god budsjettøkning, men pris- og valutautviklingen for utgifter til medier og spesielt til elektroniske ressurser gjør at budsjettsituasjonen likevel blir meget vanskelig.

Etter de opplysningene som foreligger pr. i dag vil leverandørene i snitt øke sine tidsskriftpriser med 6-7 % fra 2008 til 2009. For noen tidsskriftpakker er det allerede nå annonsert atskillig høyere prisøkning enn dette i 2009. Prisøkningene begrunnes både med økt bruk, og med at både antallet titler i de ulike tidsskriftpakkene og antall artikler i de enkelte tidsskriftene økes.

I tillegg ligger det an til en betydelig ”ekstra” prisstigning pga. store endringer i valutakursene. Da hovedtyngden av UBs abonnementer ble betalt for 2008, var kursene på de viktigste valutaene: USD 5,80, EUR 8,20, GBP 10,60. Pr. i dag er de tilsvarende kursene: USD 7,05, EUR 8,95, GBP 10,60. Dvs. at USD har steget med 21,6 %, EUR har steget med vel 9 %, mens kursen for GBP er uforandret.

Storparten av UBs utenlandske abonnementer betales i USD eller EUR (ca. like mye eller vel 10 mill. på hver), mens bare en mindre del (vel 1 mill.) betales i GBP. Ut fra ovenstående er det beregnet at UB antakelig vil få en gjennomsnittlig prisstigning inkl. valutajusteringer på sine elektroniske ressurser fra 2008 til 2009 på over 22 %. Med dagens portefølje vil dette kunne gi en prisstigning på UBs elektroniske ressurser fra 2008 til 2009 på ca. 5,8 mill. kr. Samlet prisstigning på hele mediebudsjettet, inkl. både trykte og elektroniske ressurser, vil i så fall bli nærmere 20 %, eller ca. 6,5 mill. kr.

Utgiftene til internhusleie øker fra 20 312 750 i 2008 til 23 557 000 i 2009, dvs. en brutto økning på 3 244 250, eller ca. 16 %. Det er to hovedgrunner til denne kraftige økningen: UBs andel av utgiftene til økte arealer ved UiB er satt til 1,35 mill. kr. Denne økningen er kompensert ved en tilsvarende økning i UBs budsjettramme i 2009. Kvadratmeterprisene er økt med 7,55 %, i tillegg til at UB har fått en mindre økning i sine arealer. Samlet gir dette en økning i internhusleien for UB på 1,9 mill. kr. UB har bare fått kompensasjon for knapt 900 000 av denne økningen gjennom den generelle lønns- og priskompensasjonen på 4,4 %. Dermed har UB fått en ekstra økning i internhusleien på 1 mill. kr. som må dekkes inn over UBs ordinære budsjettildeling.

Med en lønnsøkning fra 2008 til 2009 på 4,4 % vil lønnsutgiftene stige med ca. 1,9 mill. kr. i 2009. UB har i 2009 fått 500.000 til en prosjektstilling ved det nye ressurssenteret i JUS II-bygget. Lønnsbudsjettet må det derfor økes med 2,4 mill. kr. i 2009.

Hvis en også regner med ordinær prisstigning på øvrige utgifter til drift og utstyr (4,4 %), vil disse utgiftene øke fra ca 7,1 mill. kr. i 2008 til vel 7,4 mill. i 2009, dvs. med 0,31 mill. kr.

For å opprettholde det samlete aktivitetsnivået på UB på omtrent samme realnivå i 2009 som i 2008, trengs det dermed en samlet budsjettøkning på ca. 12,46 mill. kr., og et samlet ordinært totalbudsjett på 115,87 mill. kr. (jf. tabell 4). Det er ca. 4,7 mill. mer enn disponibelt ordinært totalbudsjett, forutsatt at merutgifter til elektroniske ressurser i 2008 på 1,8 mill. kr. ikke går til fratrekk. Hvis disse merutgiftene må dekkes på UBs budsjett i 2009, vil underdekningen på totalbudsjettet i 2009 bli på ca. 6,5 mill. kr.

Tabell 4

Universitetsledelsen har som nevnt ovenfor gitt uttrykk for at UB ikke skal si opp abonnementer på elektroniske tidsskriftpakker verken i 2009. På bakgrunn av det vi pr. i dag vet om pris- og valutautviklingen for elektroniske ressurser i 2009, vil det dermed bli en prisstigning på elektroniske ressurser alene på ca. 5,8 mill. kr. Samtidig øker internhusleien med vel 3,2 mill kr., herav 1 mill ut over det UB får kompensasjon for. Selv om det gjennomføres så store innsparinger som mulig på alle andre poster, vil det på denne bakgrunn ikke være mulig å oppnå budsjettbalanse ved UB i 2009. Det legges på denne bakgrunn fram et forslag til budsjettfordeling på UB i 2009 med en underdekning på 4,7 mill. kr.

De største enkeltpostene på UBs budsjett er lønnsbudsjettet med ca. 41,7 %, mediekjøp med 31,8 %, og internhusleie med 19,6 % av totalbudsjettet i 2008. De resterende 7 % består av digitale bibliotektjenester, større utstyr/IT-utstyr og øvrige driftsutgifter (annuum). En stor del av dette er bundne utgifter, der det er ingen eller svært begrensede muligheter til å foreta innsparinger. Internhusleien fastsettes av Universitetet sentralt, og vil som nevnt øke med 1 mill. kr. ut over det UB får kompensasjon for i 2009. De digitale bibliotektjenestene omfatter hovedsakelig drift av BIBSYS og andre nasjonale avtalefestede samarbeidstjenester som UB inngår i. Øvrige driftsutgifter (annuum) består for en stor del av løpende faste utgifter, men det kan innspares mindre beløp på enkeltposter på annuum. Også når det gjelder utstyr, inkl. IT-utstyr, er det mulig å spare inn mindre beløp i 2009. Men selv om det spares så mye som mulig på disse postene, vil dette utgjøre så små beløp at det ikke er mulig å oppnå budsjettbalanse på denne måten. Det må også presiseres i denne forbindelse at UB gjennom en lengre periode har prioritert i så stor grad som mulig å opprettholde realverdien av mediebudsjettet. Det er derfor gjennomført innsparinger både på lønn og øvrig drift, som har ført til at andelen av UBs totalbudsjett som benyttes til mediekjøp har økt ifra 32,9 % i 2003 til 39,6 % i 2008. I dette regnestykket er internhusleien holdt utenfor.

Også lønnsbudsjettet består for en stor del av bundne utgifter (lønn til fast ansatte mv.), slik at det heller ikke her er store muligheter for innsparinger. UB har gjennom flere år ført en meget stram stillingspolitikk, som har ført til at antall faste stillinger ved UB er redusert med ca. 5 årsverk siden 2001. Dette har skjedd parallelt med at det har vært stor aktivitetsøkning ved biblioteket. I 2009 legges det opp til å nedlegge ytterligere 1,6 faste stillinger. I tillegg regner vi med at det vil kunne innspares lønnsmidler tilsvarende i underkant av tre årsverk i ledige stillinger. Selv med en slik innsparing på lønnsbudsjettet i 2008, vil det pga. antatt lønnsøkning på ca. 5 % og en ny stilling til ressurssenteret i JUS II-bygget, bli en nominell økning i UBs lønnsutgifter i 2009 på ca. 2,4 mill. kr.

Selv om det foretas innsparinger på de ovennevnte postene der dette er mulig, regner vi med at det vil bli en underdekning på ca. 4,7 mill. kr. for at totalbudsjettet skal gå i balanse. Det er satt i gang et arbeid for å vurdere om noe av dette underskuddet kan dekkes av eksterne kilder.

 

3.  Hovedfordeling av budsjett 2008

I forslaget til hovedfordeling av UBs budsjett i 2009 er hovedvekten lagt på å følge opp de viktigste prioriteringene i UBs budsjettforslag for 2009 som er gjengitt ovenfor i pkt. 2.

3.1.  Lønn

Tjenestene ved UB har forandret seg svært mye de siste årene. Noen funksjoner er redusert og til dels avviklet, mens det er utviklet og bygget opp andre tjenester, særlig brukeropplæring og veiledning, inkl. opplæring av studentene i informasjonskompetanse, kildebruk og beslektede emner. I tillegg er det gjennomført organisatoriske endringer i form av sammenslåinger av avdelinger. Det er stort behov for å styrke/bygge ut UBs undervisningstilbud til brukerne (særlig studentene). Flere års satsing på automatiserte tjenester og elektroniske ressurser har etter hvert gitt merkbare resultater: Selv om bruken av UBs tjenester har økt kraftig på de fleste områder i løpet av de seneste årene, har det vært mulig å redusere realverdien av lønnsutgiftene i samme periode.

UBs styre vedtok et lønnsbudsjett for 2008 som skulle dekke lønn til om lag 96 årsverk. UB arbeider kontinuerlig for å effektivisere driftsoppgaver bl.a. ved å anskaffe verktøy som forenkler utlån, merking og som gir enklere tilgang til bibliotekets samlede ressurser gjennom Bibliotekportalen. For å utnytte personalressurser optimalt vurderes det kontinuerlig å omdisponere personalressurser til nye oppgaver. Lønnsøkningen i 2008 blir høyere enn beregnet, slik at realverdien av lønnsbudsjettet dette året er redusert. Men pga. at det er innspart mer enn beregnet ved ledighet, vil det likevel ikke bli overskridelse på lønnsbudsjettet i år. Helårsvirkning av lønnsoppgjøret 2008 vil i utgangspunktet også få virkning for lønnsutgiftene i 2009. For å holde lønnsutgiftene så lave som mulig må det derfor innspares flere årsverk i 2009 enn i 2008. Det tas i 2009 sikte på å innspare lønnsmidler tilsvarende ca. 4,5 årsverk For å dekke en antatt lønnsøkning i 2009 på ca. 5%, og en ny stilling til ressurssenteret i JUS II-bygget, foreslås det at lønnsbudsjettet for 2009 settes til 45,5 mill. kr.

3.2.  Mediekjøp

Det vil antakelig bli brukt ca. 32,9 mill. kr. til mediekjøp i 2008, Disse utgiftene fordeler seg med ca. 25.95 mill. til elektroniske ressurser, 3,45 mill. til trykte tidsskrifter, og omtrent like mye til trykte bøker, samt 100.000 til øvrige utgifter til mediekjøp.

For å kunne videreføre dagens abonnementer uten å si opp elektroniske ressurser, må det benyttes 32,2 mill. kr. til dette formål i 2009. Selv om fremdeles en del abonnementer vil bli overført til trykte til elektronisk form, trengs det pga. fortsatt høy prisstigning en mindre økning i avsetningen til trykte tidsskrifter. Avsetningen til trykte bøker er i utgangspunktet lavere enn etterspørselen etter fagbøker, noe som bl.a. har ført til økt innlån av bøker fra andre bibliotek de senere årene. Dersom avsetningen til trykte bøker reduseres i 2009, vil det oppstå ”hull” i samlingene, som det vil bli svært vanskelig, og i mange tilfeller umulig, å tette igjen senere, bl.a. fordi mange bøker blir raskt utsolgt fra forlagene. Et kutt i boktildelingen ville dessuten ramme skjevt, da det ville gå sterkere ut over de typiske ”bokfagene”, dvs. humanistiske, samfunnsvitenskapelige og juridiske fag enn over de mer tidsskriftbaserte fagene (realfag, medisin, odontologi og psykologi). På denne bakgrunn bør nivået på i tildelingen til trykte bøker opprettholdes på samme realnivå i 2009 som i 2008.

Det foreslås en samlet avsetning til mediekjøp i 2009 på ca 39,4 mill. kr., dvs. en økning på 6,5 mill. (19,8 %) i forhold til antatt forbruk i 2008 på 32,9 mill. For disse midlene foreslås følgende fordeling:

Trykte bøker:                                   3,6 mill. kr.

Trykte tidsskrifter:                           3,5 mill. kr.

Elektroniske ressurser:                32,3 mill. kr.

Øvrige utgifter til mediekjøp:           0,1 mill. kr.

Av avsetningen til elektroniske ressurser i 2008 ble ca. 1 mill kr. benyttet til arkivtilgang til eldre årganger av elektroniske tidsskrifter. Det vil ikke være rom for å utvide arkivtilgangen i 2009.

Viderefordeling av tildeling til trykte bøker på fagområder tas opp som egen sak.

3.3   Drift/utstyr

Denne posten skal dekke internhusleie, utgifter til digitale bibliotektjenester inkl. BIBSYS driftsutgifter, driftsutgifter til læringssentre og elektronisk publisering (BORA), og øvrige ordinære driftsutgifter (annuum), inkl. inventar og mindre utstyr.

Internhusleien øker fra kr. 20 312 750 i 2008 til 23 557 000 i 2009.

Utgiftene til BIBSYS antas å bli på 2,7 mill. kr. i 2009, en reduksjon på 200.000 kr. fra 2008. I tillegg må utgifter til øvrige digitale bibliotektjenester (drift av Bibliotekportalen, BORA og referansehåndteringsverktøy) dekkes her. Disse utgiftene vil antakelig øke noe i 2009. (til ca. kr. 900.000). Det foreslås at det settes av 3,6 mill. kr. til digitale bibliotektjenester i 2009 (mot 3,5 mill. i 2008).

Til øvrige driftsutgifter på annuum (utenom utstyr) regner en med at det i 2008 etter fradrag av interne inntekter vil bli brukt ca. 2,5 mill. kr. Det vil antakelig bli en økning i utgiftene til drift av IT-utstyr. Det prioriteres stadig å heve de ansattes kompetanse, ved støtte til deltakelse i kurs, konferanser, mv. Det foreslås at det settes av 2,7 mill. kr. til øvrige driftsutgifter i 2009.

Til større utstyr (IT + ordinært) ble det i 2008 brukt 1,1 mill. kr. (utenom ekstra midler til utstyr til nytt SV-bibliotek). Det foreslås at det settes av 1,1 mill. kr. til større utstyr (IT + ordinært) i 2009.

Tabell 5 viser fordeling av midler og beregnet forbruk ved UB i 2008, samt forslag til fordeling av midler i 2009, i henhold til ovenstående saksforelegg.

Tabell 5


Forslaget til fordeling på hovedposter av tildeling til UB i 2008 ble drøftet på møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB 09.12.08.

 

Forslag til vedtak:

Styret vedtok følgende hovedfordeling av UBs totalbudsjett i 2009.

 

5.12. 2008.   Randi E. Taxt /JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 05.12.08 av jer.
til denne siden.