Universitetet i Bergen
UNIVERSITETSBIBLIOTEKET

 

Arkivkode: 011

 

Styresak: S 28/2008

Sak nr.:  2008/9438

 

Møtedato: 11.12. 2008

 

STYRINGS– OG LEDELSESFORMER VED UiB/UB

Universitetsdirektøren har i brev av 30.07., 24.09. og 12.11. 2008 tatt opp til drøfting og bedt om innspill fra fakultetene, Bergen Museum og UB til universitetets styrings- og ledelsesformer. I første omgang ble det bedt om innspill vedrørende ledelsesformer på institusjonsnivå (valgt eller ansatt rektor). UB leverte en høringsuttalelse om denne saken 31.10. 2008. Hovedmomentene i denne uttalelsen er gjengitt i dette saksforelegget. Ledelsesform på institusjonsnivå ved UiB ble behandlet på møte i Universitetsstyret 20.11. 2008. De mottatte høringsuttalelser var en vesentlig del av beslutningsgrunnlaget for styret som vedtok at UiB fortsatt skal ha valgt ledelse på institusjonsnivå.

Det legges videre opp til at styrings- og ledelsesformer på fakultets- og instituttnivå skal behandles på møte i Universitetsstyret 19.02. 2009, slik at eventuelle endringer kan gjennomføres før det holdes valg til neste funksjonsperiode for styringsorganene ved UiB fra høsten 2009.

Som det går frem av UBs høringsuttalelse fra styreleder og direktør presiseres det at UBs aktivitet i stor grad dreier seg om tilrettelegging av informasjon for forskning og utdanning, og at vi derfor ikke anser som avgjørende for vår virksomhet om det er valgt eller ansatt rektor på åremål.

Grunnen til at vi da valgte å uttale oss var, som nevnt i høringsuttalelsen, mest for å begynne en bevisstgjøring rundt den delen av prosessen som berører UB i større grad, nemlig ledelsesformer på institutt- og fakultetsnivå. Ved flere høyere utdanningsinstitusjoner har man de senere årene foretatt drøftinger/endringer rundt universitetsbibliotekenes styrer (NTNU og UiO). Ved disse institusjonene har man falt ned på ulike modeller, jf. oversikt over situasjonen ved noen andre institusjoner i vedlegg 10. Dette er noe vi også bør diskutere ved UB/UiB, og gjennomgangen av styrings- og ledelsesformer ved UiB er en god anledning for dette. Det gir også en mulighet til å sette fokus på UBs plass i UiBs organisasjon. I denne sammenheng mener bibliotekdirektøren at kontakten med våre brukere og hvordan vi kontinuerlig kan bedre denne bør stå i sentrum for drøftingene. Med dette som bakgrunnsteppe legger vi nå frem en drøftingssak for styret. Vedlegg 9 gir en oversikt over styringsordningen ved UB – historikk og gjeldende regler.

 

UBs utfordringer

Universitetsbiblioteket (UB) har som overordnet mål å samle og gjøre tilgjengelig informasjon for å bidra til å høyne kvaliteten på den forskning, undervisning, læring og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen.

Tjenestene ved UB har forandret seg svært mye de siste årene. Noen funksjoner er redusert og til dels avviklet, mens det er utviklet og bygget opp andre tjenester, særlig brukeropplæring og veiledning, inkl. opplæring av studentene i informasjonskompetanse, i samarbeid med fagmiljøene. Dette er i tråd med UiBs strategiplan 2005-2010 og med tilrådinger i NOKUT-evalueringen av UiBs kvalitetssikringssystem for utdanningen.

I tillegg er det gjennomført organisatoriske endringer i form av sammenslåinger av avdelinger. Disse sammenslåingene skal evalueres i løpet av høsten 2009.

Andre utfordringer som UB står overfor er synliggjøring av hvordan UB bidrar med støtte og infrastruktur for forskningen ved UiB. En stadig økende grad av digitalisert forskningsmateriale og tilgjengeliggjøring av elektronisk informasjon skaper nye måter å bruke biblioteket på for forskningspersonalet. Også her er det imidlertid bruk for biblioteket både når det gjelder å gjøre informasjonen tilgjengelig og når det gjelder informasjon og veiledning om de muligheter som faktisk finnes. 

Videre vil det være store fremtidige utfordringer knyttet til bevaring og lagring av forskningsdata, og spørsmålet er om dette også skal være en jobb hvor UB skal være involvert.

Også når det gjelder Open Access har UB fått en stadig større rolle, spesielt innenfor utviklingen av UiBs åpne institusjonelle arkiv, BORA. Her har det vært lagt ned et formidabelt arbeid fra UBs side, og UiB har vært en pioner på området. Men fortsatt er det mye igjen når det gjelder den generelle implementeringen og forståelsen for hva dette innebærer i institusjonen. Videre er det behov for å diskutere på hvilke måter innholdet i BORA skal synliggjøres og gjøres søkbart, bl.a. når det gjelder mastergrader. En annen utfordring som vil komme innenfor dette feltet er behovet for mer omfattende koblinger mellom BORA og FRIDA når det gjelde arkivering og tilgjengeliggjøring av UiBs vitenskapelige produksjon, ikke minst for å gjøre systemene mer enhetlige og brukervennlige for forskerne.

Det viktigste spørsmålet som kan stilles er om UB har den rette kontaktflaten mot brukerne når organisasjonen skal møte disse utfordringene. Mye tyder på kontakten ikke er tilstrekkelig i dag. Alt UB foretar seg bør være et ledd i å bidra til at UiB (for)blir et forskningsuniversitet av høy internasjonal kvalitet med dertil tilhørende gode utdanningsprogrammer. Både når det gjelder UBs rolle innenfor undervisning i informasjonskompetanse og kildehåndtering, UB som støtte og infrastruktur for forskningen og UB som forvalter, formidler og tilgjengeliggjører av vitenskapelige arbeider, er det ønskelig å videreutvikle og styrke denne kontaktflaten. UB bør arbeide aktivt for å involvere fagmiljøene i sine prosesser slik at man på best mulig måte kan drive god service, undervisning og veiledning innenfor tilrettelegging av forskningslitteratur, materiale og informasjonskompetanse. Videre bør kanskje UB i enda større grad være med i organer ved UiB som legger premisser for forskning, utdanning og formidling. Dette bør ikke bare være på policynivå som utdannings- og forskningsutvalget, men også i mer praktiske fora. Eksempler kan være studielederforum og ulike arbeidsgrupper. Her har UB, etter bibliotekdirektørens oppfatning, svært mye å tilføre resten av UiB. Ved UB bør vi også i større grad vurdere å opprette referanse og brukergrupper rundt funksjoner og tjenester som er viktige for UiB og for våre brukere, for eksempel ser vi nå et stort behov for en referansegruppe rundt BORA.

Ikke minst i en situasjon hvor både UiB og UB har en svært anstrengt økonomi er det viktig at det er en samforståelse mellom UB og UiBs brukere – og ledelse – om hvordan ressursene skal disponeres.

 

UBs plass i UiBs organisasjon

Som det også står i høringsuttalelsen fra UB kan bibliotektjenester på mange måter sammenlignes med øvrige fellestjenester ved UiB som IT, personal og økonomi. Dette fordi det leveres tjenester som er nødvendige for primærvirksomhetene innenfor forskning, utdanning og formidling. I så måte skiller UB seg fra fakultetene som faktisk driver med produksjon innenfor primærvirksomhetene og som har en tydelig todelt ledelse, men ligger nærmere Bergen Museums organisering.

UB driver imidlertid i tillegg en bibliotekfaglig virksomhet med forvaltning av viktig infrastruktur for forskning og utdanning i form av samlinger, lokaler og elektroniske medier og ikke minst undervisning og veiledning innenfor informasjonskompetanse rettet mot både studenter og ansatte. UB har således en direkte brukerkontakt mot studenter og ansatte, noe som bidrar til å skille UB klart fra de øvrige stabsfunksjonene ved UiB.

UiB tar som sagt mål av seg å være et forskningsuniversitet på internasjonalt nivå, og UBs virksomhet må bidra til dette. UBs boksamlinger og tilgang til elektroniske medier må dermed reflektere breddeuniversitetet med en særskilt vekt på UiBs innsatsområder. UB forvalter et mediebudsjett som går til innkjøp av litteratur, både i form av trykte og elektroniske informasjonsressurser. Utvelgelsen av hva mediebudsjettet faktisk går til er en prosess som må være knyttet til de enkelte fagmiljøer og bestemmes i et tett samarbeid mellom fagpersoner ved fakultetene og fagreferenter ved de ulike avdelingsbibliotekene. I denne prosessen er det svært viktig at UB er sikret en tett kontakt med den faglige ledelsen ved institusjonen. For UB er det derfor avgjørende at Universitetsstyret har en rolle mht viktige faglige prioriteringer som angår UBs rammevilkår. Valgene som tas kan ha store faglige implikasjoner utover de rent budsjett- og forvaltningsmessige, og en tett kontakt med den øverste faglige ledelsen ved institusjonen er nødvendig. Av samme årsak bør organisering og drift av læringssentre skje i tett samarbeid med fakultetene og UiBs øverste ledelse og ikke utelukkende i UBs egen regi.

Rent organisatorisk skal UB i følge Regler for styringsorgan, pkt. 2.3.4 (Regelsamlingen for UiB, jf. vedlegg 10), være organisert som en felles organisatorisk enhet og sortere direkte under Universitetsstyret. Videre skal UB ha et styre og en bibliotekdirektør. Styret skal ha representanter fra det vitenskapelige personalet ved fakultetene, de tilsatte ved UB og studentene, og er ansvarlig overfor Universitetsstyret for utviklingen av bibliotektjenestene ved UiB. Bibliotekdirektøren har den daglige ledelsen av UB, både faglig og administrativt. Bibliotekdirektøren har møter med Universitetsdirektøren, på linje med fakultetsdirektørene og direktøren for Bergen Museum, mens styreleder har møter med rektor sammen med dekanene.

Ved fakultetene skal det i følge samme punkt i regelsamlingen være egne bibliotekutvalg, og det finnes faktisk også egne bibliotekutvalg ved noen institutter. Fakultetenes bibliotekutvalg skal være kontaktorgan for bibliotekfaglige spørsmål mellom institutt, fakultet og UB. Reglene for bibliotekutvalg er ikke oppdatert etter at UBs råd ble avviklet og erstattet av styret som øverste organ. De er derfor ikke i samsvar med realitetene på alle punkter. Det er også svært varierende hvordan bibliotekutvalgene fungerer ved fakultetene. Ved noen fakulteter har de ikke fungert i det hele tatt, i alle fall ikke på lang tid. Bibliotekdirektøren ser derfor på Universitetsdirektørens invitasjon til en ny høringsrunde om styring og ledelse på fakultets- og instituttnivå som en velkommen anledning til å se på denne saken.

UB skiller seg fra fakultetene på flere måter, også når det gjelder ledelsesform: Fakultetene har todelt ledelse, med valgt faglig leder (dekan) og ansatt administrativ leder (fakultetsdirektør), mens UB har én fast ansatt leder (bibliotekdirektør), som er både faglig og administrativ leder. UB har i likhet med fakultetene et styre som sitt øverste organ, men styrets sammensetning ved UB skiller seg fra fakultetenes. Fakultetstyrene har representanter for følgende grupper ved eget fakultet:

·         fast vitenskapelig tilsatte

·         midlertidig vitenskapelig tilsatte/stipendiater

·         teknisk/administrativt tilsatte

·         studentene

Mens UBs styre har representanter for følgende grupper:

·         vitenskapelig tilsatte ved fakultetene (4)

·         bibliotekets tilsatte (2)

·         studentene (2)

Er dette den rette sammensetningen for å få best mulig kontakt med våre brukere? F.eks ser vi en økende kontaktflate mot PhD kandidater, både når det gjelder generell informasjonskompetanse og opphavsrettigheter rundt vitenskapelig publisering. Denne gruppen er ikke representert i styret i dag.

I Universitetsdirektørens brev av 12.11. 2008 heter det bl.a.:

Som omtalt i brevet av 24.09., er det oppnevnt en arbeidsgruppe for utarbeiding av et drøftingsnotat om styring og ledelse. Gruppen, som har hatt professor Nils Gilje som leder, har nå levert drøftingsnotatet. Notatet vil være grunnlag for videre diskusjoner og behandling av ledelsesformer på institutt og fakultetsnivå ved Universitetet i Bergen i årene fremover. Som del av grunnlagsmaterialet for gruppens arbeid og for drøftingsnotatet inngår en WEB-basert spørreundersøkelse blant alle ansatte og en undersøkelse basert på fokusgruppeintervjuer med ansatte og studenter, begge foretatt av Rokkansenteret. Drøftingsnotatet og notater fra Rokkansenteret om de omtalte undersøkelsene følger vedlagt. I denne høringsrunden ber vi om innspill knyttet til fakultets- og instituttnivåene og da særlig konsentrert om:

·         rekrutteringsmåte for lederen - valgt eller ansatt

·         mandat for lederen - delt eller enhetlig ledelse

·         mandat for kollegiale organer - besluttende myndighet (eventuelt i bestemte sakstyper) eller rådgivende funksjon for hvert nivå.

Videre bes om synspunkt på om alle institutter og fakulteter må ha samme ledelsesmodell, eller om ulike modeller kan tenkes innenfor institusjonen eller innenfor det enkelte fakultet. Frist for innspill er satt til 30.01.09.

Fra bibliotekdirektørens ståsted er det nok helst siste kulepunkt og siste avsnitt som er relevant. I denne forbindelse bør det drøftes i hvilken grad UB i alle sammenhenger automatisk bør være sammen med fakultetene. I noen sammenhenger kan det kanskje være mer relevant å gruppere UB sammen med UiBs stabsfunksjoner. Men som gjort rede for tidligere i dette dokumentet, kan ikke UB automatisk sidestilles med sentraladministrasjonen ved UiB gitt den tette faglige brukerkontakten og det at UB faktisk også har egen faglig virksomhet.

 

Veien videre

Denne saken bør være et første ledd i en større strategiprosess ved UB for å bedre kontakten med brukerne samt gjøre UB mer synlig med det formål å integrere bibliotektjenester bedre i forsknings-, undervisnings- og formidlingsaktiviteter ved UiB. Allerede nå er det satt i gang eller planlagt flere tiltak som skal være en del av denne prosessen som så langt har fått arbeidstittel:

"Har UB den rette kontakten med brukerne?"

Andre tiltak/planer som skal danne grunnlag for strategiprosessen:

1.      Saken om styring og ledelse ved UiB

2.      Brukerundersøkelser som skal gjennomføres våren 2009 (LibQual, Studentbarometeret, Fokusgrupper)

3.      Møter med fakultetene (dekaner, fakultetsdirektører m.fl.)

4.      En intern arbeidsgruppe som bør analysere hvor UB står i dag i forhold til UiBs virksomhet

5.      ”Forsightgrupper” på tvers av UB og brukerne - hvor går vi?

6.      Mulig sak i Universitetsstyret om UB. Tema for en slik sak kan for eksempel være: Hvilken plass bør UB ha i UiBs organisasjon og hvilken bestilling bør vi ha innen forskningsstøtte og undervisning?
 Dette kan bl.a. ha betydning for budsjettprosessen for 2010.

7.      Evaluering av de organisasjonsmessige endringene vi har gjort internt på UB – har vi den rette organisasjonen internt (høst 2009)?

UBs avdelinger har bedt om å få være med og uttale seg. Etter denne drøftingssaken i styret er det derfor ønskelig å sende saken på høring til alle avdelingene ved UB. Grunnlaget for denne høringen bør være dette saksforelegget samt det som kommer frem ved drøftingen i styret. Styret vil så få fremlagt saken på nytt i januar med forslag til høringsuttalelse fra UB.

 

Forslag til vedtak:

Saken sendes på høring til avdelingene ved UB med de merknader som kom frem i møtet. Saken blir så lagt frem for styret i januar med endelig forslag til høringsuttalelse.

 

4.12. 2008.   Randi E. Taxt /JER.

 

Vedlegg

1.      Brev fra Universitetsdirektøren av 30.07. 2008

2.      Brev fra Universitetsdirektøren av 24.09. 2008

3.      Høringsuttalelse fra UB av 31.10. 2008

4.      Brev fra Universitetsdirektøren av 12.11. 2008

5.      Saksforelegg til møte i Universitetsstyret 20.11. 2008, styresak 100

6.      Drøftingsnotat fra arbeidsgruppe ved UiB

7.      Notat fra Rokkansenteret om WEB-undersøkelse (sendes bare ut i elektronisk form)

8.      Notat fra Rokkansenteret om fokusgruppeintervju (sendes bare ut i elektronisk form)

9.      Styringsordningen ved Universitetsbiblioteket (UB) – historikk og gjeldende regler

10.  Styrings- og ledelsesformer for bibliotekene ved noen andre institusjoner

strekOffisiell side
Sist oppdatert 19.01.09 av jer.
til denne siden.