Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 24.01. 2008

SAK S 03/2008

                                                                          Arkivkode: 11
                                                                Sak nr.: 2007/8567

 

BUDSJETT / ÅRSPLAN 2008. FORDELING PÅ HOVEDPOSTER AV TILDELING TIL UB

 

1.     Oppgaver og mål

1.1.     Hovedmål/delmål

Universitetsbiblioteket har som hovedmål ”å samle og gjøre tilgjengelig informasjon for å bidra til å høyne kvaliteten på forskning, undervisning, læring og formidling som foregår ved Universitetet i Bergen”. I tråd med Universitetets strategiplan for 2005-2010 har UB som høyeste prioritet å gjennomføre en kraftig og planmessig fortsatt utbygging av det digitale bibliotek (elektroniske tjenester og produkter).

Med utgangspunkt i Strategisk plan 2007-2010 for UB og i UiBs strategiplan 2005-2010 prioriteres følgende hovedmål og delmål i 2008:

Hovedmål 1

               Fortsatt oppbygging av det digitale bibliotek

Delmål/virksomhetsmål:

 

Hovedmål 2

               Oppnå full kompensasjon for prisstigning på litteratur og for mva. på elektroniske ressurser


Hovedmål
3

               Øke bruken utnyttelsen av UBs tjenester og ressurser for publikum

Delmål/virksomhetsmål:


Hovedmål
4

               Kompetanseheving innen relevante områder for UBs personale

Delmål/virksomhetsmål:


Hovedmål
5

               Tilby funksjonelle/tjenlige lokaler og utstyr for brukerne, og sikre bygninger/samlinger best mulig

Delmål/virksomhetsmål:

 

1.2.     Resultatmål

I Årsplan 2007 for UB ble det satt opp i alt åtte resultatmål, som hadde som hovedformål å oppnå økte tildelinger til bibliotekformål og særlig til elektroniske informasjonsressurser, samt å oppnå bedre utnyttelse av UBs ressurser.

Foreløpige tall for 2007 viser at resultatmål 1 ikke vil bli oppfylt i 2007, idet utgiftene til bibliotekformål vil bli omtrent de samme i forhold til Universitetets totale utgifter i 2007 som i 2006. Resultatmål 2-5 og 7 vil bli oppfylt, til dels med god margin. For resultatmål 6 og 8 er det på det nåværende tidspunkt ikke mulig å fremskaffe tall som viser om målene for 2007 vil bli nådd eller ikke.

UBs andel av UiBs totalbudsjett er nesten uforandret fra 2007 til 2008 (5,03 % i 2007 mot 5,06 %). På denne bakgrunn anses det ikke som realistisk å kunne øke UBs utgifter i forhold til Universitetets totale utgifter fra 2007 til 2008, jf. resultatmål 1.

I absolutte tall er det likevel en klar reduksjon i realverdien av tildelingen til UB for 2008. Det anses derfor som nødvendig å redusere både avsetningene til mediekjøp pr. person i bibliotekets målgrupper, jf. resultatmål 2, og avsetningene til mediekjøp i forhold til lønnsutgiftene, jf. resultatmål 4. Derimot tas det fortsatt sikte på å øke andelen av elektroniske informasjonsressurser i forhold til trykte ressurser, jf. resultatmål 3. Det anses også som realistisk å regne med en viss økning i besøkstallene jf. resultatmål 5, og i bruken av digitale samlinger og tjenester, jf. resultatmål 8.

Måltallene for UB er oppsummert i tabell 1. Det understrekes at måltallene for 2007 er foreløpige, og at det kan bli justeringer når de endelige tallene for 2007 foreligger.

Tabell 1

 

2.   De økonomiske rammene i 2008 

Universitetsstyret vedtok på møte 22.11.07 budsjett/årsplan 2008 for Universitetet i Bergen. Saksforelegget er tilgjengelig på http://www.uib.no/ust/dokumenter/saklister/2007/11-22/105.pdf. Det vises også til Universitetsstyresak 92/07, ”Budsjettvurderinger 2008”, http://www.uib.no/ust/dokumenter/saklister/2007/10-25/092.pdf. Begge dokumenter omtaler bl.a. Universitetets mål og hovedprioriteringer i 2008. 

I statsbudsjettet for 2008 (St.prp. nr. 1) har Universitetet i Bergen fått et tilskudd på kr. 2 117 000 000. Rammekuttet på 30,3 mill. kr. som UiB fikk i sin tildeling for 2007 er videreført i 2008, mens det er gitt en lønns- og priskompensasjon på 4,3 %. Sammen med mindre justeringer i resultatmidler mm. gir dette en økning i tilskuddet til UiB fra 2007 til 2008 på 5,4 %, eller 108 mill. kr. (mot 2,5 % eller 49 mill. kr. fra 2006 til 2007). 

Lønns- og priskompensasjonen på 4,3 % er videreført til enhetene ved UiB, men samtidig har Universitetsstyret vedtatt et rammekutt for alle avdelinger i 2008 på 2,5 %, som skal benyttes til videre oppfølging og styrking av Universitetets satsingstiltak. Dette betyr at enhetene i utgangspunktet får en nominell budsjettøkning på ca. 1,8 %. Pga. spesielt høy prisstigning på tidsskrifter og elektroniske ressurser blir realkuttet enda høyere for Universitetsbiblioteket (se nærmere om dette nedenfor). 

I tildelingsbrev fra Universitetsdirektøren av 14.01. 2008 er Universitetsbiblioteket tildelt et grunnbudsjett for departementsfinansiert virksomhet (DFV) på kr. 100 165 000 for 2008. I rammen er det lagt inn en lønns- og priskompensasjon på 4,3 % og et rammekutt på 2,5 %. UBs internhusleie blir i utgangspunktet redusert med kr. 671 000 pga. oppdateringer i Eiendomsavdelingens arealsystem, men pga. spesielt høy prisstigning på internhusleie (5,68 %) øker likevel internhusleien for UB med kr. 430 000 til 20 312 750. UBs ramme er økt med 500 000 kr. til dekning av elektroniske informasjonsressurser og med 100 000 til sikring av spesialsamlinger.

 

I tillegg er det opplyst at UB som en engangstildeling vil få en kostnadsrefusjon på ca. 1,5 mill. kr. i løpet av 2008, knyttet til bibliotekets økte kostnader til merverdiavgift.

 

Samlet budsjettramme for UBs departementsfinansierte virksomhet i 2008 blir dermed: 

Tabell 2

Utenom den ordinære budsjettrammen er det budsjettert med kr. 300 000 til eksternt finansiert virksomhet ved UB (EFV). Det understrekes at dette er en budsjettprognose, basert på erfaringstall fra tidligere år.

Kopi av de generelle innledningsavsnittene (1-4) og avsnitt der UB er omtalt i saksforelegget til Universitetsstyret følger vedlagt.

UB fikk i 2007 en overføring av ubrukte midler fra 2006 på det ordinære budsjettet på 2,74 mill. kr., og hadde interne inntekter på nesten 1 mill. kr., slik at disponibelt ordinært budsjett i 2007 ble 102,2 mill. kr. En stor del av de overførte midlene fra 2006 er disponert til elektroniske ressurser i 2007. Endelige regnskapstall for 2007 foreligger ikke, men slik situasjonen ser ut pr. i dag, vil samlet forbruk på det ordinære budsjettet i 2007 ende temmelig nær det disponible budsjettet. Hvis det blir en overføring av ubrukte midler fra 2007 til 2008 på det ordinære budsjettet, vil den i alle fall bli vesentlig mindre enn fra 2006 til 2007. Utenom det ordinære budsjettet fikk UB en egen bevilgning på 2,5 mill. kr. til utstyr mv. til SV-biblioteket i 2007. Pga. forsinkelser med ombyggingsarbeidene er foreløpig bare en mindre del av denne tildelingen brukt. De gjenstående midlene, kr. 2 342 500, forutsettes overført til 2008, men dette er altså øremerkede midler til utstyr mv. til SV-biblioteket.

Utenom tildelinger fra Universitetet mv. vil UB også få en del interne inntekter fra salg av kopier og diverse andre småinntekter. Utgiftsrammen kan økes med et beløp som tilsvarer inntektene. I 2007 ser de interne inntektene ut til å bli på ca. 1 mill. kr. Det antas at beløpet vil gå noe ned i 2008, til anslagsvis kr. 830 000. På dette grunnlag får UB en samlet disponibel budsjettramme i 2008 på kr. 102 500 000.

Situasjonen er dermed den at UB i 2008 vil få et ordinært disponibelt budsjett som i nominelle beløp er ca. 0,3 mill. kr. høyere enn det som biblioteket har hatt til disposisjon i 2007. Forventet generell lønns- og prisstigning på 3 % og spesiell prisstigning på periodika/elektroniske ressurser på 5-6 %, vil gi UB merutgifter i 2008 på ca. 3,8 mill. kr. UB har dermed i utgangspunktet en underdekning på det ordinære budsjettet for 2008 på ca. 3,5 mill. kr., i forhold til å kunne videreføre virksomheten på samme realnivå i 2008 som i 2007. For å oppnå budsjettbalanse må det foretas drastiske kutt i UBs virksomhet i 2008.

De klart største enkeltpostene på UBs budsjett er lønnsbudsjettet med ca. 41 %, mediekjøp med 31,5 %, og internhusleie med 19,5 % av totalbudsjettet i 2007. De resterende 9 % består av digitale bibliotektjenester, større utstyr/IT-utstyr og øvrige driftsutgifter (annuum). En stor del av dette er bundne utgifter, der det er ingen eller svært begrensede muligheter til å foreta innsparinger. Internhusleien fastsettes av Universitetet sentralt, og vil som nevnt øke med 430 000 i 2008. De digitale bibliotektjenestene omfatter hovedsakelig drift av BIBSYS og andre nasjonale avtalefestede samarbeidstjenester som UB inngår i. Også her vil det bli en mindre økning i 2008. Øvrige driftsutgifter (annuum) består for en stor del av løpende faste utgifter, men det kan innspares mindre beløp på enkeltposter på annuum, inkl. faglige reiser. Også når det gjelder utstyr, inkl. IT-utstyr, er det mulig å spare inn mindre beløp i 2008. Men selv om det spares så mye som mulig på disse postene, vil dette utgjøre så små beløp at det ikke er mulig å oppnå budsjettbalanse på denne måten.

Også lønnsbudsjettet består for en stor del av bundne utgifter (lønn til fast ansatte mv.), slik at det heller ikke her er store muligheter for innsparinger. UB har gjennom flere år ført en meget stram stillingspolitikk, som har ført til at antall faste stillinger ved UB er redusert med ca. 5 årsverk siden 2001. Dette har skjedd parallelt med at det har vært stor aktivitetsøkning ved biblioteket. Det er ingen ansatte ved UB som må gå av med pensjon pga. oppnådd aldersgrense i 2008, og det er heller ingen ansatte i aldersgruppen 62-70 som har opplyst at de planlegger å slutte ved UB dette året. Det antas at det likevel vil være mulig å innspare lønnsmidler tilsvarende ca. tre årsverk i forhold til full bemanning i faste stillinger. I tillegg er det beregnet en god del sparing under permisjoner/sykefravær. Det utgjør ca. 1 årsverk mer enn det som er innspart i 2007. For å spare inn ytterligere lønnsmidler ville UB måtte si opp fast ansatt personale, noe som for tiden ikke er aktuell politikk ved Universitetet i Bergen. Selv med en økt innsparing på lønnsbudsjettet på ett årsverk i 2008 (ca. 500 000) vil det pga. antatt lønnsøkning på ca. 3 % bli en nominell økning i UBs lønnsutgifter i 2008 på litt over 1 mill. kr.

Selv om det foretas innsparinger på de ovennevnte postene der dette er mulig, vil det gjenstå en underdekning på ca. 1,7 mill. kr. for at totalbudsjettet skal gå i balanse. Den eneste posten som gjenstår, der det er mulig å foreta så store kutt at det oppnås budsjettbalanse, er mediekjøp. I 2007 vil det bli brukt ca. 3,3 mill kr. til trykte bøker og ca. 300 000 til elektroniske bøker. Avsetningen til trykte bøker er i utgangspunktet lavere enn etterspørselen etter fagbøker, noe som bl.a. har ført til økt innlån av bøker fra andre bibliotek de senere årene. Dersom avsetningen til trykte bøker reduseres vesentlig i 2008, vil det oppstå ”hull” i samlingene, som det vil bli svært vanskelig, og i mange tilfeller umulig, å tette igjen senere, bl.a. fordi mange bøker blir raskt utsolgt fra forlagene. Et kutt i boktildelingen ville dessuten ramme skjevt, da det ville gå sterkere ut over de typiske ”bokfagene”, dvs. humanistiske, samfunnsvitenskapelige og juridiske fag enn over de mer tidsskriftbaserte fagene (realfag, medisin, odontologi og psykologi). På denne bakgrunn foreslås det at nivået på i tildelingen til trykte bøker opprettholdes på samme nivå i 2008 som i 2007.

I 2007 vil det bli brukt ca. 29,7 mill. kr. til periodika/elektroniske ressurser (herav 5,4 mill. til trykte tidsskrifter og 24,3 mill. til elektroniske tidsskrifter/referansedatabaser). UB har de siste årene i tråd med Universitetets politikk satset mye på å skaffe tilgang til elektroniske informasjonsressurser, og tildelingene til dette formål er økt sterkt de senere år, for en stor del mot en tilsvarende reduksjon i tildelingene til trykte tidsskrifter. Det er ikke ønskelig å reversere denne politikken, men i den budsjettsituasjonen som nå foreligger vurderes det likevel slik at det for å oppnå budsjettbalanse må foretas en mindre justering av kursen, ved å redusere realverdien av tildelingen til periodika/elektroniske ressurser i 2008 med ca. 1,7 mill. kr.

 

3.  Hovedfordeling av budsjett 2008 

I forslaget til hovedfordeling av UBs budsjett i 2008 er hovedvekten lagt på å følge opp de viktigste prioriteringene i UBs budsjettforslag for 2008 som er gjengitt ovenfor i pkt. 2.

 

3.1.   Lønn

Flere års satsing på automatiserte tjenester og elektroniske ressurser har etter hvert gitt merkbare resultater: Selv om bruken av UBs tjenester har økt kraftig på de fleste områder i løpet av de seneste årene, har det vært mulig å redusere realverdien av lønnsutgiftene i samme periode. Tall for de siste fire årene viser også at forholdet mellom lønnsutgifter og utgifter til mediekjøp har endret seg markant ved at det brukes stadig mer på mediekjøp i forhold til på lønn. I 2003 utgjorde medieutgiftene 61 % av lønnsutgiftene, mens de i 2007 vil utgjøre omtrent 81 % (jf. tabell 1). Det tas sikte på å videreføre denne utviklingen også i 2008.

UBs styre vedtok et lønnsbudsjett for 2007 som skulle dekke lønn til om lag 97 årsverk. UB arbeider kontinuerlig for å effektivisere driftsoppgaver bl.a. ved å anskaffe verktøy som forenkler utlån, merking og som gir enklere tilgang til bibliotekets samlede ressurser gjennom Bibliotekportalen. For å utnytte personalressurser optimalt vurderes det kontinuerlig å omdisponere personalressurser til nye oppgaver. Det foreslås på bakgrunn av budsjett­situasjonen at realverdien av lønnsbudsjettet for 2008 reduseres med ca. 1 årsverk i forhold til 2007. Samlet innsparing på lønnsbudsjettet for 2008 vil i så fall tilsvare ca. 3 årsverk. For å dekke en antatt lønnsøkning i 2008 på ca. 3 %, må lønnsbudsjettet for 2008 settes til 43,2 mill. kr.

 

3.2.   Mediekjøp

Det foreslås en samlet avsetning til mediekjøp i 2008 på ca 32 mill. kr., dvs. en reduksjon på knapt 1 mill. (2,9 %) i forhold til tildelt beløp i 2007 på 32,94 mill. (inkl. overføring fra 2006). Det foreslås at det settes av 3,35 mill. kr. til trykte bøker i 2008, dvs. en økning på 50 000 i forhold til beregnet forbruk i 2007.

Universitetet i Bergen har gått inn for en raskest mulig overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser. På denne bakgrunn vedtok UBs styre i 2004 en opptrappingsplan for overgang til elektroniske informasjonsressurser 2005-2007. Planen er i all hovedsak gjennomført. Det er ikke rom for noen videre overgang til elektroniske ressurser i 2008. Det foreslås at det settes av ca. 24,5 mill. kr. til elektroniske ressurser, mot 24,14 mill. i 2007. Dette gir en nominell økning til løpende elektroniske ressurser på 0,6 mill kr. Men pga. prisstigning og økt mva. på elektroniske ressurser betyr det en reduksjon i realverdien av denne tildelingen på ca. 1,7 mill kr. Det må derfor innspares 1,7 mill kr. på posten for elektroniske ressurser i 2008, ved at det sies opp elektroniske tidsskriftpakker for et tilsvarende beløp. Det vil bli tilstrebet å fordele dette kuttet mest mulig likt på fagområdene.

Av avsetningen til elektroniske ressurser i 2007 ble kr. 950 000 benyttet til arkivtilgang til eldre årganger av elektroniske tidsskrifter. Det vil ikke være rom for å utvide arkivtilgangen i 2008.

Tildelingen til trykte tidsskrifter foreslås redusert fra 5 mill. i 2007 til 4 mill. kr. i 2008.

Tildelingen til andre utgifter til mediekjøp foreslås redusert fra 350 000 i 2007 til 150 000 kr. i 2008.

Viderefordeling av tildeling til trykte bøker på fagområder tas opp som egen sak.

 

3.3    Drift/utstyr

Denne posten skal dekke internhusleie, utgifter til digitale bibliotektjenester inkl. BIBSYS driftsutgifter, driftsutgifter til læringssentre og elektronisk publisering (BORA), og øvrige ordinære driftsutgifter (annuum), inkl. inventar og mindre utstyr.

Internhusleien øker fra kr. 19 892 000 i 2007 til 20 312 750. 

Utgiftene til BIBSYS antas å bli på 2,9 mill. kr. i 2007, en økning på 100.000 kr. fra 2007. Dette er utgifter som UB/UiB er forpliktet til å betale i henhold til BIBSYS-avtalen. I tillegg må utgifter til øvrige digitale bibliotektjenester (drift av Bibliotekportalen, BORA og referansehåndteringsverktøy) dekkes her (i alt ca. kr. 600.000). Det foreslås at det settes av 3,5 mill. kr. til digitale bibliotektjenester i 2008.

Til øvrige driftsutgifter på annuum (utenom utstyr) regner en med at det i 2007 etter fradrag av interne inntekter vil bli brukt ca. 2,55 mill. kr. Det vil antakelig bli en økning i utgiftene til drift av IT-utstyr. Det prioriteres stadig å heve de ansattes kompetanse, ved støtte til deltakelse i kurs, konferanser, mv., men den vanskelige budsjettsituasjonen i 2008 gjør at innsatsen på dette feltet må reduseres noe i forhold til i 2007. Det foreslås at det settes av 2,6 mill. kr. til øvrige driftsutgifter i 2008.

Til større utstyr (IT + ordinært) ble det i 2007 brukt 1 mill. kr. (inkl. overføring av ubrukte midler fra 2006). Det foreslås at det settes av kr. 900 000 til større utstyr (IT + ordinært) i 2008.

 

3.4    Utbygginger mv.

Ombyggingsarbeidet ved SV-biblioteket som startet i 2006, er blitt forsinket, og ventes nå avsluttet i løpet av våren 2008. UB fikk en egen bevilgning på 2,5 mill. kr. til utstyr mv. til SV-biblioteket i 2007, men pga. forsinkelsen er foreløpig bare en mindre del av denne tildelingen brukt. De gjenstående midlene, kr. 2 342 500, forutsettes overført til 2008. Midler til disse formål settes av på Eiendomsavdelingens budsjett, bortsett fra utstyr ved SV-biblioteket, og er derfor ikke tatt med i budsjettfordelingen ved UB.

Tabell 3 viser fordeling av midler og beregnet forbruk ved UB i 2007, samt forslag til fordeling av midler i 2008, i henhold til ovenstående saksforelegg.

Tabell 3 

 

Utenom det ordinære budsjettet vil UB få en overføring fra 2007 til 2008 av ubrukte midler til utstyr til SV-biblioteket på kr. 2 342 500.

Forslaget til fordeling på hovedposter av tildeling til UB i 2008 ble drøftet på ledermøte ved UB 10.01.08 og på møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB 18.01.08.
 

Forslag til vedtak:

Styret vedtar følgende hovedfordeling av UBs totalbudsjett i 2008.

 

18.01. 2008.   Kari Garnes/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.01.08 av jer.
til denne siden.