Universitetet i Bergen
Universitetsbiblioteket

 

PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 13.12. 2007, KL. 09.00.


Til stede:

Representanter for fakultetene:

Jan S. Vaagen (leder), Hilde Hetland (nestleder), Nils Erik Gilhus, Tine Eidsvaag

Representanter for de tilsatte ved Universitetsbiblioteket:


Rune Kyrkjebø, Marit Kullerud, Olav Aas (under sak S 24 og S 25/2007)

Studentrepresentanter:

 

Bibliotekdirektør:

Kari Garnes

Kontorsjef:

Marie Morken

Sekretær:

Jens Evang Reinton

Forfall:

Vigdis Broch Due, Kirstine Folmann, Lena Grønningsæter, Torbjørn Wentzel.

 

S 21/2007.

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE STYREMØTE 13.09. 2007

 

Protokollen fra forrige styremøte 13.09. 2007 ble godkjent.

 

S 22/2007.

ORIENTERINGSSAKER

 

 a)

Budsjettsituasjonen 2008

I henhold til vedtak i Universitetsstyret 22.11.07 vil Universitetsbiblioteket få et grunnbudsjett på kr. 100 165 000 for 2008. Når justeringer i internhusleien holdes utenom, vil dette gi en nominell økning i UBs ordinære budsjettramme på ca. 1,4 mill. kr. (ca. 1,4 %).

UB fikk i 2007 en overføring av ubrukte midler fra 2006 på det ordinære budsjettet på 2,74 mill. kr., slik at disponibelt ordinært budsjett i 2007 har vært 101,2 mill. kr. En stor del av de overførte midlene fra 2006 er disponert til elektroniske ressurser i 2007. Pr. i dag ser det ikke ut til å bli ubrukte midler av noen særlig størrelse å overføre fra 2007 til 2008. Mest sannsynlig vil samlet forbruk på det ordinære budsjettet i 2007 ende temmelig nær det disponible budsjettet, altså på ca. 101,2 mill. kr.

Dette betyr at dersom UB ikke får noen styrking utover det som ble vedtatt av Universitets­styret 22.11., vil biblioteket i 2008 få et ordinært disponibelt budsjett som i utgangspunktet er ca. 1 mill. kr. lavere enn det som biblioteket har hatt til disposisjon i 2007. Forventet generell lønns- og prisstigning på 3 % og spesiell prisstigning på periodika/elektroniske ressurser på 6 %, vil gi UB merutgifter i 2008 på ca. 3,7 mill. kr. UB har dermed i utgangspunktet en underdekning på det ordinære budsjettet for 2008 på ca. 4,7 mill. kr., i forhold til å kunne videreføre virksomheten på samme realnivå i 2008 som i 2007.

UB har de siste årene i tråd med Universitetets politikk satset kraftig på å skaffe tilgang til elektroniske informasjonsressurser. Det vil være meget uheldig hvis denne satsingen må reverseres i 2008. En videreføring av UBs abonnementer på elektroniske ressurser på samme nivå som i 2007 vil pga. prisstigning gi en merutgift på vel 1,7 mill. kr. i 2008. Uten tilføring av ekstraressurser må UB spare inn både dette beløpet og den øvrige underdekningen på 2008-budsjettet på de øvrige postene på sitt ordinære budsjett. Hvis dette blir situasjonen, vil det få dramatiske konsekvenser for driften av UB.

De øvrige utgiftene på UBs ordinære budsjett er i stor grad bundne utgifter, der det er svært begrensede muligheter for å foreta innsparinger. Den største enkeltposten på UBs budsjett er lønnsbudsjettet med vel 42 % av totalbudsjettet i 2007. UB har gjennom flere år ført en meget stram lønnspolitikk, som har ført til at antall utførte årsverk ved UB er redusert med 7,8 (7,3 %) i løpet av femårsperioden 2001-2006. Dette har skjedd parallelt med at det har vært stor aktivitetsøkning ved biblioteket. Det vil ikke være mulig å spare inn særlig mer på lønnbudsjettet uten å måtte si opp fast ansatt personale. Det kan innspares mindre beløp på øvrige driftsutgifter (annuum), inkl. faglige reiser. Men selv om det spares så mye som mulig på disse postene, vil dette ikke være tilstrekkelig til å oppnå budsjettbalanse ut fra Universitetsstyrets tildeling til UB. Utover det som er nevnt ovenfor, er trykte bøker den eneste posten som ikke er bundet opp for neste år. Denne posten er i utgangspunktet lavere enn etterspørselen etter fagbøker, noe som bl.a. har ført til økt innlån av bøker fra andre bibliotek de senere årene. Likevel må denne posten etter bibliotekdirektørens vurdering reduseres drastisk, forutsatt at utgiftene til elektroniske ressurser skal holdes på samme realnivå i 2008 som i 2007. I 2007 vil det bli brukt ca 3,2 mill. kr til trykte bøker ved UB. Uten ekstra tildelinger vil det ikke være mulig å sette av mer enn ca. kr. 300.000 til dette formål i 2008, selv om det også spares så mye som mulig på de øvrige budsjettpostene. Dette er et dramatisk kutt, som først og fremst vil gå ut over de typiske ”bokfagene”, dvs. humanistiske, samfunnsvitenskapelige og juridiske fag. For å kunne disponere like mye til trykte bøker i 2008 som i 2007 vil UB trenge en ekstra styrking på ca. 3 mill. kr.

For UB er det et tankekors at det samlet kjøpes inn trykte bøker for mye høyere beløp ved institutter og andre enheter ved UiB enn UB selv har muligheter til å bruke til dette formål. I 2006 kjøpte UB trykte bøker for 3,3 mill. kr., mens de øvrige enhetene ved UiB til sammen brukte 6,85 mill. kr. til samme formål dette året. Disse tallene tyder på at det er en stor underdekning av trykte bøker, hvis UB skal dekke behovet for faglitteratur for undervisning og forskning.

Det vil bli lagt fram forslag til fordeling på hovedposter av UBs budsjett for 2008, når det foreligger tildelingsbrev fra Universitetsdirektøren.

 

 

 b)

Stillingen som bibliotekdirektør ved UB er utlyst på nytt, med søknadsfrist 4. januar 2008. Ved første gangs utlysing meldte det seg fem søkere. Kari Garnes har sagt seg villig til å fungere i stillingen inntil 31. januar 2008.

 

 

c)

Universitetet anmeldte sommeren tyveri av verdifullt materiale fra UBs spesialsamlinger til Bergen politikammer. Saken er nå henlagt av politiet.

 

 

d)

Endring av navn på UBs avdelinger 

Navnene på UBs publikumsavdelinger endres med virkning fra 01.01.08. For den omorganiserte enheten som består av Bibliotek for humaniora og Bibliotek for samfunnsvitenskap er navneendringene allerede gjennomført.

Tidligere navn                                              Nytt navn

Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek         Bibliotek for humaniora

Det matematisk-naturvitensk. fak.bibliotek       Bibliotek for realfag

Det medisinske fakultetsbibliotek                    Bibliotek for medisinske fag

Det odontologiske fakultetsbibliotek                 Bibliotek for odontologiske fag

Det juridiske fakultetsbibliotek                         Bibliotek for juridiske fag

Det psykologiske fakultetsbibliotek                  Bibliotek for psykologi, utdanning og helse

Det samfunnsvitenskapelige fak.bibliotek          Bibliotek for samfunnsvitenskap

 

 

e)

Bergen kommune har nå gitt tillatelse til fasadeendring på Fosswinckelsgt. 14, der Bibliotek for samfunnsvitenskap skal flytte inn etter ombygging. Ombyggingsarbeidet er dermed gjenopptatt, med beregnet ferdigstilling i april 2008.

 

f)

Regnskap pr. 31.10. 2007 ble tatt til etterretning.

 

 

g)

NUFU Programme Board har tildelt 7,6 mill. kr. til prosjektet ”Juba University Library Automation Project” (JULAP), der UB er deltaker, for perioden 2007-2011. Målet med prosjektet er å etablere en bibliotektjeneste for forskning og utdanning med relevant faglig litteratur ved Universitetet i Juba, Sør-Sudan. Nærmere informasjon om prosjektet se http://intern.ub.uib.no/prosjekter/JULAP-orientering-07.pdf og http://siu.no/no/konferanser_og_publikasjoner/nyheter_fra_siu_2007/42_millionar_til_samarbeidsprosjekt_i_soer_sudan

 

 

h)

Det skal utarbeides en overordnet behovsanalyse og kravspesifikasjoner for nytt felles biblioteksystem for universitets- og høgskolesektoren i Norge.

 

S 23/2005.

MØTEPLAN FOR UNIVERSITETsbibliotekETS STYRE VÅREN 2008

Vedtak (enstemmig):

Det fastsettes følgende møteplan for Universitetsbibliotekets styre i vårsemesteret 2008:

         Torsdag  24. januar 2008, kl. 09.00
         Torsdag  13. mars 2008, kl. 09.00
         Torsdag  29. mai 2008, kl. 09.00

 

S 24/2007.

UNIVERSITETsbibliotekAR VED SPESIALSAMLINGENE/ BILLEDSAMLINGEN - TILSETTING

Saksforelegg av 06.12. 2007.

Sak nr. 07/12473.

Olav Aas deltok i behandlingen av denne saken i stedet for Rune Kyrkjebø.

Vedtak (enstemmig):

Styret tilsetter Bjørn-Arvid Bagge som universitetsbibliotekar ved Spesialsamlingene/Billedsamlingen fra den dato som blir avtalt.

 

S 25/2007.

AVDELINGSLEDER VED SPESIALSAMLINGENE/BILLEDSAMLINGEN – TILSETTING

Saksforelegg av 06.12. 2007.

Sak nr. 07/13550.

Olav Aas deltok i behandlingen av denne saken i stedet for Rune Kyrkjebø.

Nils Erik Gilhus foreslo følgende tillegg først i vedtaket: ” Styret merker seg med glede at begge søkere er sterke kandidater til den ledige stillingen og innehar de etterspurte lederegenskaper.”

Vedtak (enstemmig):

Styret merker seg med glede at begge søkere er sterke kandidater til den ledige stillingen og innehar de etterspurte lederegenskaper. Styret tilsetter Rune Kyrkjebø som avdelingsleder ved Spesialsamlingene/Billedsamlingen fra den dato som blir avtalt. Dersom Rune Kyrkjebø ikke tar i mot stillingen, blir innstilte nr. 2, Solveig Greve, tilsatt som avdelingsleder.

 

S 26/2007.

FAKULTETsbibliotekAR (AVDELINGSLEDER) VED bibliotek FOR SAMFUNNSVITENSKAP OG HUMANIORA – TILSETTING

Saksforelegg av 06.12. 2007.

Sak nr. 07/13547.

Vedtak (enstemmig):

Styret tilsetter Ane Landøy som fakultetsbibliotekar ved Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora fra den dato som blir avtalt.

  

S 27/2007.

EVENTUELT

 Det var ingen saker under Eventuelt.

 

Etter det ordinære styremøtet var det en orientering om og omvisning i Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek v/fakultetsbibliotekar Olav Aas.

 

Møtet ble hevet kl. 11.15.

 

Jan S. Vaagen
Styreleder (sign.)

 

04.01. 2008.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 04.01.08 av jer.
til denne siden.