Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 13.09. 2007
SAK S 17/2007

 

Arkivkode: 011.5

Sak nr. 05/07357/UB

 

 

ORGANISERING AV UBs DEPOTMAGASIN I STEIN ROKKANS HUS

Arbeidsgruppen som utarbeidet forslag til fremtidig organisering av UB la fram en revidert innstilling 04.07. 2005. På dette tidspunkt var det flere uavklarte spørsmål når det gjaldt organisering av UBs depotmagasin. Arbeidsgruppen konkluderte derfor med at dette spørsmålet burde utredes nærmere. Bibliotekdirektøren oppnevnte i brev av 23. mars 2007 en egen arbeidsgruppe som skulle komme med forslag til fremtidig organisering og drift av UBs depotmagasin i Stein Rokkans hus. Da forslag til fremtidig organisering av UB ble sendt ut til det planlagte styremøtet 14.06.07, forelå det ennå ikke noen innstilling fra denne arbeidsgruppen. Pkt. 4 i forslaget til vedtak i sak S 16/2007, ”Fremtidig organisering av UB”, lød derfor:

4.  Spørsmålet om organisering og drift av UBs depotmagasin i Stein Rokkans hus tas opp på møte i UBs styre i september 2007.

 

Arbeidsgruppen som skulle komme med forslag til fremtidig organisering og drift av UBs depotmagasin fikk følgende mandat:

    Gruppen skal komme med forslag til

·  plassering av Depot i UBs organisasjon

·  eventuelle andre fellesfunksjoner ved UB som kan kombineres med Depot

·  hvem som skal ha det faglige ansvar for hva som tas opp og skilles ut fra Depot

·  rutiner for opptak og utskillelse av dokumenter fra Depot

·  nødvendige tiltak for å få etablert og ordnet Depot på en hensiktsmessig måte for framtidig drift som felles Depot for hele UB

·  rutiner for daglig drift av Depot og hvordan dette arbeidet bør organiseres

 

Arbeidsgruppen leverte sin innstilling 29.08. 2007. Spørsmålet om plassering av Depot i UBs organisasjon behandles i kap. 2 i arbeidsgruppens innstilling. De viser til pkt. 1 i forslaget til vedtak i sak S 16/2007 til styremøtet 14.06.07, som lyder som følger:

Billedsamlingen og spesialsamlingene organiseres som én avdeling med én avdelingsleder.

Arbeidsgruppen fremmer følgende forslag:

Under forutsetning av at Billedsamlingen og Spesialsamlingene organiseres som én avdeling, foreslår vi at Depot slås sammen med Billedsamlingen og Spesialsamlingene.

Bibliotekdirektøren slutter seg til dette forslaget og viser til arbeidsgruppens begrunnelse for forslaget:

  o  Depot er en fellestjeneste for alle fakultetsbibliotekene og det er derfor ikke naturlig å legge den under et av fakultetsbibliotekene. 

  o  Den primære oppgaven er å ta vare på verdifullt lite brukt eldre materiale, slik at samlingsmessig har den et vesentlig bibliofilt, musealt aspekt.

  o  Den avdelingen der slik/relevant kompetanse primært finnes er den foreslåtte nye avdelingen bestående av Billedsamlingen og Spesialsamlingene.

  o  Depot skal ta opp, merke og registrere/katalogisere i BIBSYS deponert materiale, samt drive kopi- og utlånstjenester fra egne samlinger. Det er driftsoppgaver som naturlig hører sammen med oppgavene den nye fellesavdelingen for Spesialsamlingene og Billedsamlingen vil ivareta for sitt øvrige materiale.

  o  Formidling av verdifullt materiale fra Depotsamlingene er en viktig oppgave som faglig og kompetansemessig ligger svært nær tilsvarende arbeid i den foreslåtte Billed-/Spesialsamlingsavdelingen.

  o  Kartlegginger har vist at det finnes store mengder interessant faghistorisk materiale ved UiB. I den grad UB blir involvert i å ta vare på (deler av) dette materialet synes en kombinert Depot-/Billed-/Spesialsamlingsavdeling å være den mest slagkraftige løsningen for å ivareta denne oppgaven på UB.

Bibliotekdirektøren vil arbeide videre med spørsmål i tilknytning til driften av depotmagasinet, inkl. ressursfordeling, rutiner for daglig drift, vurdering av relevant kompetanse og faglig ansvar for hva som skal tas opp i og skilles ut fra Depot, på grunnlag av arbeidsgruppens innstilling.

Forslaget til organisering av Depot ble drøftet på ledermøte ved UB 31.08.07 og på møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB 04.09.07. Tjenestemannsrepresentantene sluttet seg til forslaget med en mindre merknad. Det vises til utskrift av referat fra møtet, som vil bli sendt ut.

Bibliotekdirektøren fremmer følgende

forslag til vedtak:

   1. Under forutsetning av at Billedsamlingen og Spesialsamlingene organiseres som én avdeling, foreslås
       det at denne avdelingen også får ansvar for driften av UBs depotmagasin i Stein Rokkans hus.

   2. Dersom pkt. 1 i forslaget til vedtak i sak S 16/2007 ikke blir vedtatt, sendes saken om organisering av
       UBs depotmagasin tilbake til UBs administrasjon for ny behandling.

 

Kari Garnes/JER.

06.09.07. 

strekOffisiell side
Sist oppdatert 06.09.07 av jer.
til denne siden.