Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 11.04. 2007

SAK S 06/2007

 

ORIENTERINGSSAKER

 

 

Fremtidig organisering av UB

Det ble våren 2006 opprettet tre koordinatorteam som et ledd i organisasjonsarbeidet ved UB. I oppnevningsbrevet het det bl.a.:

"Målet med koordineringsforsøket er å fremskaffe erfaring, ideer og forslag på praktisk basis, til hjelp for arbeidet med organiseringen av UB. Man vil på denne måten innhente erfaring med at avdelingene inngår som deler av større, koordinerte enheter. Utfordringen for hver avdeling er å tenke på sin egen rolle, hvordan den kan styrkes, samtidig som UB sees som en helhet som vi sammen har ansvar for, og der en større grad av samarbeid på tvers av eksisterende avdelingsstruktur kan være tjenlig."

Koordinatorteamene ved UB har nå levert sluttrapporter for sitt arbeid. Disse legges med dette fram til orientering for styret.

De tre rapportene fins her:

HF, Jur, SV: http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/Omorganisering-2004-/Koordinatorteam-HF-SV-JUR-07.htm

OD, MED, RB, PS: http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/Omorganisering-2004-/Koordinatorteam-RB-MED-OD-PS-07.htm

Billedsamling og Spesialsamling: http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/Omorganisering-2004-/Koordinatorteam-BS-Spes-saml-07.pdf

 

Koordinatorteamene har tidligere avgitt rapporter underveis i arbeidet på styremøter 19.09. og 14.12. 2006. Ytterligere informasjon om arbeidet med fremtidig organisering av UB, inkl. tidligere rapporter og andre aktuelle saksdokumenter mv., fins her.

Styrets arbeidsgruppe for organiseringsspørsmålet drøftet i møte tirsdag 27. mars de innkomne sluttrapportene fra koordinatorteamene, og den videre saksgang.

Arbeidsgruppen ser med glede den innsats og det initiativ som koordinatorteamene og hele avdelingene har lagt i koordineringsforsøket. Alt i alt har UB nå høstet ny erfaring med større grad av samarbeid på tvers av eksisterende avdelingsstruktur, som var målet med koordineringsforsøket. Det er også arbeidsgruppens inntrykk at koordineringsforsøket har bidratt til en positiv endring av samarbeidsklimaet på tvers i UBs organisasjon.

I hovedsak synes forsøket å bekrefte potensialet i tversgående tematisk samarbeid mellom avdelingene, spesielt når det gjelder bruk av jobbrotasjon/utveksling av personale, som det fremgår av den grundige rapporten til gruppen HF/SV/JUS. Også i de andre to gruppene er dette påbegynt (OD/MED/RB/PS) eller tenkt påbegynt (Spesialsamlingene/Billedsamlingen). Utveksling av personale mellom UBs avdelinger er en aktivitet som bør videreføres og organiseres i fastere former.

Koordineringsforsøket synes videre å bekrefte verdien av å organisere UBs undervisningsaktivitet som et tversgående element i organisasjonen, om en ser organisasjonen som en matrise. Undervisningsgruppen er allerede et slikt organisatorisk element med representasjon fra hver bibliotekavdeling, med et tydelig mandat og med rapportering til direktøren. Rapportene fra HF/JUS/SV og OD/MED/RB/PS bestyrker undervisningsgruppens rolle som et godt organisatorisk element som bør videreføres.

UB har også god erfaring med andre tilsvarende tversgående grupper, f.eks. for katalogisering, lånespørsmål og Bibliotekportalen.

Etter arbeidsgruppens mening er det særlig viktig å få videreført utvekslingen av personale og den koordinerte undervisningsaktiviteten.

Arbeidsgruppen vil understreke betydningen av at Spesialsamlingene og Billedsamlingen representerer UB mest mulig enhetlig som bevaringsinstitusjon for verdifulle kulturhistoriske samlinger. Det er naturlig å se Spesialsamlingene og Billedsamlingen som en enhet med mange likhetstrekk, både i oppbygning, driftsform og kompetansebehov. Målet må være at UB på dette feltet skal ha størst mulig synlighet og gjennomslag ut over institusjonen. Hvordan disse samlingene organiseres og profileres kompetansemessig, ressursmessig og strategisk, er avgjørende for om UB og dermed UiB står fram med styrke på det museale feltet. Dette spørsmålet ønsker arbeidsgruppen at det arbeides videre med.

Saken legges i denne omgang fram for styret til orientering. Det vil bli arbeidet videre med sikte på å legge fram forslag til vedtak i saken på neste styremøte 14.06. 2007.

 

28.03.07.   Jan S. Vaagen/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 29.03.07 av jer.
til denne siden.