Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 14.12. 2006

SAK S 31/2006

                                                                          Arkivkode: 11
                                                                Sak nr.:

 

BUDSJETT 2007. FORDELING PÅ HOVEDPOSTER AV TILDELING TIL UB

 

1.     Oppgaver og mål

1.1.     Hovedmål

Universitetsbiblioteket har som hovedmål ”å videreutvikle sine tjenester slik at biblioteket kan oppfylle de behov ansatte og studenter må ha tilfredsstilt for å kunne drive forskning, utdanning, læring og formidling på høyt internasjonalt nivå”. I tråd med Universitetets strategiplan for 2005-2010 vil UB i 2007 og de nærmeste årene ha som høyeste prioritet å gjennomføre en kraftig og planmessig fortsatt utbygging av det digitale bibliotek (elektroniske tjenester og produkter).

Med utgangspunkt i UiBs strategiplan vedtok UBs styre i budsjettforslag 2007 for UB å prioritere følgende satsingsområder/hovedoppgaver:

Ø      Fortsatt oppbygging/videreutvikling av det digitale bibliotek

 

§     økt overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser

 

§     elektronisk publiseringsarkiv for UiB (BORA)

 

§     økt digitalisering og publisering på nett av kildemateriale

 

§     styrking av arbeidet med informasjonskompetanse og det faglige innholdet i læringssentrene i samarbeid med fagmiljøene

Ø      Konsekvensjustering/kompensasjon for prisstigning på litteratur og for mva. på elektroniske ressurser

Ø      Kompetanseheving innen relevante områder for UBs personale

Ø      Sikrings-/alarmsystem og selvbetjent utlån ved flere fakultetsbibliotek

Ø      Ferdigstilling av Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek

Ø      Felles depotmagasin for UB med kompakthyller

Ø      HMS-tiltak og sikringstiltak mv.

 

1.2.     Resultatmål

I Årsplan 2006 for UB ble det satt opp i alt åtte resultatmål, som hadde som hovedformål å oppnå økte tildelinger til bibliotekformål og særlig til elektroniske informasjonsressurser, samt å oppnå bedre utnyttelse av UBs ressurser.

Foreløpige tall for 2006 viser at resultatmål 1 ikke vil bli oppfylt i 2006, idet utgiftene til bibliotekformål vil bli omtrent de samme i forhold til Universitetets totale utgifter i 2006 som i 2005. Resultatmål 2-4 vil bli oppfylt med god margin, mens resultatmål 5 vil bli delvis oppfylt.

For de tre siste resultatmålene er det på det nåværende tidspunkt ikke mulig å fremskaffe tall som viser om målene for 2006 vil bli nådd eller ikke.

Tildelingen til UB av UiBs totalbudsjett er økt med 0,1 prosentpoeng fra 2006 til 2007 (fra 4,93 % til 5,03 %). På denne bakgrunn anses det realistisk å sette som mål for 2007 en tilsvarende økning i UBs utgifter i forhold til Universitetets totale utgifter på 0,1 prosentpoeng (fra 3,6 til 3,7 %), jf. resultatmål 1.

I absolutte tall er det likevel en klar reduksjon i realverdien av tildelingen til UB for 2007. Det anses derfor ikke realistisk å kunne øke avsetningene til mediekjøp pr. person i bibliotekets målgrupper, jf. resultatmål 2, og heller ikke å kunne øke avsetningene til mediekjøp i forhold til lønnsutgiftene, jf. resultatmål 4. Derimot tas det sikte på å videreføre og ytterligere styrke arbeidet med overgang fra trykte til elektroniske informasjonsressurser, jf. resultatmål 3. Når det gjelder besøkstall, anses det ikke realistisk å regne med en fortsatt økning, slik vi har sett spesielt de siste fire årene, både fordi utbyggingen av læringssentre ved UB nå i all hovedsak er fullført, og fordi stadig større deler av bibliotekets samlinger blir elektronisk tilgjengelig, slik at brukerne i mindre grad enn før trenger å besøke det fysiske biblioteket.

Måltallene for UB er oppsummert i tabell 1. Det understrekes at måltallene for 2007 er foreløpige, og at det kan bli nødvendig å justere dem når de endelige tallene for 2006 foreligger. Vi vil derfor komme tilbake til denne saken i forbindelse med utarbeidelse av årsplan 2007 for UB etter nyttår.

Tabell 1

 

2.   De økonomiske rammene i 2007

Universitetsstyret vedtok på møte 23.11.06 budsjett/årsplan 2007 for Universitetet i Bergen. Saksforelegget er tilgjengelig på http://www.uib.no/ust/dokumenter/saklister/2006/11-23/112.pdf. Det vises også til Universitetsstyresak 88/06, ”Budsjett 2007, strategiske prioriteringer”, http://www.uib.no/ust/dokumenter/saklister/2006/10-26/088.pdf. Begge dokumenter omtaler bl.a. Universitetets mål og hovedprioriteringer i 2007.

I forslaget til statsbudsjett 2007 (St.prp. nr. 1) er det foreslått et tilskudd til Universitetet i Bergen på kr. 2.009.372.000, inkl. 270 mill. kr. til intern husleie. Dette er en økning fra 2006 på 2,5 %, eller 49 mill. kr. (mot 4,1 % eller 78 mill. kr. fra 2005 til 2006). Det er foretatt et rammekutt i tildelingen til UiB på 30,3 mill. kr., men først og fremst takket være en relativt høy lønns- og priskompensasjon på 72,9 mill. kr. (3,8 %), blir det likevel en nominell økning i tilskuddet til UiB på 49 mill. kr.

Universitetsstyret har vedtatt å dekke inn budsjettkuttet på 30,3 mill. kr. gjennom redusert lønns- og priskompensasjon (fra 3,8 til 2,3 %) for alle avdelinger ved Universitetet. Dette vil tilsvare et realkutt på ca. 1,5 %. I tillegg er det vedtatt å benytte ytterligere 0,5 % av lønns- og priskompensasjonen til å finansiere ny aktivitet, slik at avdelingene får en generell lønns- og priskompensasjon på 1,8 %. Universitetets avdelinger har dermed fått et realkutt på ca. 2 % i sine ordinære tildelinger for 2007. Pga. spesielt høy prisstigning på tidsskrifter og elektroniske ressurser blir realkuttet enda høyere for Universitetsbiblioteket (se nærmere om dette nedenfor).

Universitetsbiblioteket er av Universitetsstyret tildelt et grunnbudsjett for bevilgnings­finansiert virksomhet (BFV) på kr. 98.497.000 for 2007. I rammen er det lagt inn en lønns- og priskompensasjon på 1,8 %. Egen tildeling utenom rammen på 1 mill. kr. i 2006 til overgang til elektroniske informasjonsressurser er fra 2007 inkludert i den ordinære budsjettrammen. Kr. 91.000 er overført fra UB til den sentrale IT-avdelingen ved UiB som en følge av omlegging av Universitetets IT-tjenester. En teknisk omlegging av husleieordningen gjør at husleietilskuddet øker med kr. 91.000.

I tillegg har UB fått en egen tildeling utenom den ordinære budsjettrammen på 2,5 mill. kr. til utstyr mv. i forbindelse med ombygging av Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek til læringssenter (av midler til vitenskapelig utstyr).

Samlet budsjettramme for UBs bevilgningsfinansierte virksomhet i 2007 blir dermed:

Tabell 2

Utenom den ordinære budsjettrammen er det budsjettert med kr. 400.000 til eksternt finansiert virksomhet ved UB (EFV). Det understrekes at dette er en budsjettprognose, basert på erfaringstall fra tidligere år.

Kopi av de generelle innledningsavsnittene (1-4) og avsnitt der UB er omtalt i saksforelegget til Universitetsstyret følger vedlagt.

UB har som nevnt fått samme lønns- og priskompensasjon som alle enheter ved UiB (1,8 %). Dette er i utgangspunktet mindre enn den generelle lønns- og prisstigningen, som av departementet er satt til 3,8 %. I tillegg har UB gjennom mange år slitt med en spesielt høy prisstigning på litteratur, som for 2007 er anslått til ca. 3 % utover den ”offisielle” prisstigningen på 3,8 %. UB har ikke fått noen særskilt kompensasjon for den ekstraordinære prisstigningen på litteratur, og heller ikke noen kompensasjon for økt mva. pga. økt overgang til elektroniske informasjonsressurser. Siden litteraturutgiftene utgjør ca 1/3 av UBs totale utgifter, blir effekten av prisstigningen på litteratur på UBs totalbudsjett ca. 1 %. Nominell økning i tildelingen til den bevilgningsfinansierte virksomheten ved UB fra 2006 til 2007 er på 1,724 mill. kr., eller 1,8 %, når egen tildeling på 2,5 mill. kr. til utstyr mv. i forbindelse med ombygging av SV-biblioteket holdes utenfor. Pga. den spesielt høye prisstigningen på litteratur, får UB likevel en reduksjon i realverdien av sitt ordinære budsjett fra 2006 til 2007 på ca. 3 %, eller ca. 2,9 mill. kr.

Hvis man bare ser på tildelingen UB har fått fra Universitetsstyret for 2007 isolert sett, er det altså ikke dekning for å videreføre aktiviteten ved UB på samme realnivå i 2007 som i 2006, og dermed heller ikke for å øke overgangen til elektroniske informasjonsressurser. Fra 2005 til 2006 fikk UB en overføring av ubrukte midler på det ordinære budsjettet på 4,8 mill. kr. Dette gjorde oss i stand til å oppfylle planen for overgang til elektroniske ressurser dette året. Så langt vi har oversikt pr. i dag, ser det ut til at det vil bli en overføring av ubrukte midler også fra 2006 til 2007, men atskillig mindre enn fra 2005 til 2006. Pr. i dag tyder estimatene på at det kan bli en overføring i størrelsesorden ca. 1,8 mill. kr. De senere årene har det vist seg at overføringene i realiteten har blitt noe høyere enn UB selv hadde regnet med. Vi regner derfor med at det med relativt lav grad av risiko kan budsjetteres med en overføring av ubrukte midler fra 2006 til 2007 på 1,8 mill. kr. Det foreslås at det vedtas en budsjettfordeling for 2007 som inkluderer en overføring av ubrukte midler fra 2006 på 1,8 mill., men med forbehold om at fordelingen må revurderes hvis det viser seg at denne prognosen ikke slår til.

 

3.  Hovedfordeling av budsjett 2007

De to desidert tyngste postene på UBs totalbudsjett er utgifter til lønn og til mediekjøp (litteratur inkl elektroniske ressurser). Disse to postene utgjør i 2006 henholdsvis ca. 41,5 og 30,35 mill. kr. av et ordinært totalbudsjett på 101,4 mill. kr. (inkl. overføringer fra 2005), dvs. 40,9 og 29,9 %. Resten (29,6 mill. eller 29,2 %) utgjøres av drifts- og utstyrsmidler, hvorav internhusleie alene i 2006 beløper seg til 19,5 mill.

I forslaget til hovedfordeling av UBs budsjett i 2007 er hovedvekten lagt på å følge opp de viktigste prioriteringene i UBs budsjettforslag for 2007 som er gjengitt ovenfor i pkt. 2. Universitet i Bergen har gått inn for en raskest mulig overgang fra trykte til elektroniske ressurser. På denne bakgrunn vedtok UBs styre i 2004 en opptrappingsplan for overgang til elektroniske informasjonsressurser 2005-2007. Takket være en relativt høy overføring av ubrukte midler fra 2005 til 2006 var det i år som nevnt mulig å følge opp denne opptrappingsplanen. I 2007 vil planen bare kunne oppfylles hvis forutsetningen om en overføring av ubrukte midler fra 2006 på (minst) 1,8 mill. kr. holder stikk.

UB har nå begynt å få klare effekter av flere års satsing på automatiserte tjenester og elektroniske ressurser: Selv om bruken av UBs tjenester har økt kraftig på de fleste områder i løpet av de seneste årene, har det vært mulig å redusere realverdien av lønnsutgiftene i samme periode. Tall for de siste fire årene viser også at forholdet mellom lønnsutgifter og litteratur-/medieutgifter har endret seg markant ved at det brukes stadig mer på litteratur-/mediekjøp i forhold til på lønn. I 2003 utgjorde litteraturutgiftene 61 % av lønnsutgiftene, mens de i 2006 vil utgjøre omtrent 75 % (jf. tabell 1). Det tas sikte på å opprettholde denne gode utviklingen også i 2007.

Det tas sikte på å opprettholde lønnsutgiftene på tilnærmet samme realnivå i 2007 som i 2006, mens det tas sikte på å redusere realverdien av tildelingene til utstyr og øvrig drift (utenom litteraturutgifter).

 

3.1.   Lønn

UBs styre vedtok et lønnsbudsjett for 2006 som skulle dekke lønn til om lag 97 årsverk. I 2006 ble 1 årsverk overført til UiBs sentrale IT-avdeling og UBs budsjett er redusert med UBs del av brukerstøttekostnadene, som utgjør ca. 50 % av lønnskostnadene til den overførte stillingen. UB arbeider kontinuerlig for å effektivisere driftsoppgaver bl.a. ved å anskaffe verktøy som forenkler utlån, merking og som gir enklere tilgang til bibliotekets samlede ressurser gjennom Bibliotekportalen. For å utnytte personalressurser optimalt vurderes det kontinuerlig å omdisponere personalressurser til nye oppgaver. Det foreslås på bakgrunn av ovenstående at realverdien av lønnsbudsjettet for 2007 reduseres med ca. 1 årsverk. Reelt forbruk til lønn ser i 2006 ut til å bli ca. 41,1 mill. Da er to stillinger ved UBs felles tjenester holdt ledige. For å dekke en lønnsøkning i 2007 på 1,8 %, må lønnsbudsjettet for 2007 settes til 41,9 mill. kr.

 

3.2.   Mediekjøp

Det foreslås en avsetning til mediekjøp i 2007 på 32,4 mill. kr., dvs. en økning på vel 2 mill. (6,75 %) i forhold til tildelt beløp i 2006 på 30,35 mill. (inkl. overføring fra 2005). I forhold til beregnet forbruk i 2006 på 31,4 mill. kr. blir dette en økning på 1 mill kr. eller 3,3 %. Det er nå avtalt at alle UBs tidsskriftabonnementer hos Elsevier fra 2007 skal gjøres rent elektroniske. Sammen med en del andre omlegginger medfører dette at utgiftene til trykte tidsskrifter vil bli redusert med vel 8 mill. kr. fra 2006 til 2007, mens utgiftene til elektroniske tidsskrifter vil øke med ca. 9,5 mill. kr. Det foreslås at avsetningen til elektroniske ressurser i 2007 settes til 23,8 mill. kr. (mot 13,25 mill. i 2006). Tildelingen til trykte tidsskrifter foreslås redusert fra 13,2 til 5 mill. kr., tildelingen til trykte bøker foreslås redusert fra 3,4 til 3,2 mill. kr., mens tildelingen til andre utgifter på bokkonto foreslås redusert fra 500.000 til 400.000 kr.

Viderefordeling av tildeling til trykte bøker på fagområder vil bli foretatt på første styremøte etter nyttår.

 

3.3    Drift/utstyr

Denne posten skal dekke internhusleie, datatjenester inkl. BIBSYS driftsutgifter, driftsutgifter til læringssentre og elektronisk publisering (BORA), og øvrige ordinære driftsutgifter (annuum), inkl. mindre utstyr (unntatt IT-utstyr).

Det vil bli en mindre teknisk justering av internhusleien på kr. 91.000 i 2007. I tillegg kommer ordinær prisstigning på 1,8 %, slik at samlet internhusleie for UB i 2007 vil bli 19,9 mill. kr.

Utgiftene til BIBSYS vil i henhold til de sist fremlagte budsjettall fra BIBSYS bli på 2,82 mill. kr. i 2007, en økning på ca. 150.000 kr. fra 2006. Dette er utgifter som UB/UiB er forpliktet til å betale i henhold til BIBSYS-avtalen. I tillegg må utgifter til øvrige digitale bibliotektjenester (drift av Bibliotekportalen, BORA og referansehåndteringsverktøy) dekkes her (i alt ca. kr. 600.000). Det foreslås at det settes av 3,4 mill. kr. til digitale bibliotek­tjenester i 2007.

Til øvrige driftsutgifter på annuum (utenom utstyr) regner en med at det i 2006 etter fradrag av inntekter vil bli brukt ca. 2,6 mill. kr. Det prioriteres stadig å heve de ansattes kompetanse, ved støtte til deltakelse i kurs, konferanser, mv., men den vanskelige budsjettsituasjonen i 2007 gjør at innsatsen på dette feltet må reduseres noe i forhold til i 2006. Fra høsten 2006 har IT-avdelingen overtatt ansvaret for anskaffelse og drift av skrivere/kopimaskiner for studentene (og andre brukere). Dette vil medføre lavere driftsutgifter for UB, men også bortfall av inntekter i omtrent samme omfang. Effekten av dette på UBs driftsbudsjett vil derfor bli ganske beskjeden. Det foreslås at det settes av 2,4 mill. kr. til øvrige driftsutgifter i 2007.

Til større utstyr (IT + ordinært) ble det i 2006 satt av 2,3 mill. kr. (inkl. overføring fra 2005 på 800.000). Det er de seneste årene foretatt ganske store investeringer i IT- og annet utstyr ved UB, slik at utstyrsparken pr. i dag er rimelig oppdatert. Det er gitt en egen tildeling på 2,5 mill. kr. til utstyr mv. ved det ombygde SV-biblioteket. UB trenger ikke lenger sette av midler til skrivere/kopimaskiner for studentene. Disse faktorene gjør at det ikke anses nødvendig å sette av store beløp til større utstyr på UBs ordinære budsjett i 2007. Det foreslås at det settes av kr. 300.000 til utstyr (IT + ordinært) i 2007.

 

3.4    Utbygginger mv.

Det er nå endelig avklart at UB får overta depotmagasin i Nygårdsgt. 5 som opprinnelig var tiltenkt Hovedarkivet ved UiB. UB får dermed samlet sine depotmagasin ved siden av hverandre i samme bygning (S. Rokkans hus). Ombyggingsarbeidet ved SV-biblioteket er nå endelig kommet i gang, og vil etter planen bli fullført i 2007. Midler til disse formål settes av på Eiendomsavdelingens budsjett, bortsett fra utstyr ved SV-biblioteket, og er derfor ikke tatt med i budsjettfordelingen ved UB. 

Tabell 3 viser fordeling av midler og beregnet forbruk ved UB i 2006, samt forslag til fordeling av midler i 2007, i henhold til ovenstående saksforelegg.

Tabell 3

Forslaget til fordeling på hovedposter av tildeling til UB i 2007 ble drøftet på ledermøte ved UB 07.12.06 og på møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB 08.12.06.

Forslag til vedtak:

Styret vedtar følgende hovedfordeling av UBs totalbudsjett i 2007, inkl. beregnet overføring av ubrukte midler fra 2006 på 1,8 mill. kr. Det tas forbehold om at fordelingen må revurderes dersom forutsetningen om overføring fra 2006 på 1,8 mill. kr. ikke holder stikk.

 

08.12. 2006.   KG/MM

strekOffisiell side
Sist oppdatert 08.12.06 av jer.
til denne siden.