Universitetet i Bergen
Universitetsbiblioteket

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 03.05. 2006

SAK S 11/2006

        Arkivkode 011.5

 Sak nr. 05/07537/UB

 

INNSTILLING OM OMORGANISERing AV UB

 

Det har siden 2004 vært arbeidet med planer om en omorganisering ved Universitets­biblioteket. En arbeidsgruppe ved UB la i 2005 fram en innstilling om saken, som har vært på høring ved bl.a. UBs avdelinger. Saken er også behandlet på fire møter i UBs styre. Aktuelle saksdokumenter, inkl. innstilling og innkomne høringsuttalelser fins på http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/styre/2006/omorganisering/index.htm.

Styret fattet på møte 15.12. 2005 følgende enstemmige vedtak:

Styret nedsetter en intern arbeidsgruppe på fem personer som får som arbeidsoppgave å utarbeide forslag til veivalg, basert på de innkomne høringsuttalelsene. Arbeidsgruppen vil også, på samme grunnlag, ta opp spørsmålet om en eventuell ny komité, sammensetning og mandat. Gruppens arbeid bør kunne styrebehandles på styremøte våren 2006.

Arbeidsgruppen fikk følgende sammensetning:

Styreleder

Nestleder i styret

1 studentrepresentant fra UBs styre

Bibliotekdirektøren

1 representant for de ansatte ved UB 

Fra 2006 har arbeidsgruppen følgende medlemmer:

Jan S. Vaagen, styreleder

Hilde Hetland, nestleder i styret

Torbjørn Wentzel, studentrepresentant i UBs styre

Kari Garnes, bibliotekdirektør

Rune Kyrkjebø, representant for de ansatte ved UB

Den interne arbeidsgruppen har diskutert mulige veivalg, og har funnet at det vil være hensiktsmessig for den videre prosessen å starte opp et prosjekt der det opprettes koordinatorteam som på bakgrunn av innstillingen og høringsuttalelsene skal prøve ut samordning over avdelingsgrensene. Det foreslås at det opprettes tre koordinatorteam som hvert består av lederne for de enhetene som er foreslått sammenslått i flertallsforslaget, dvs. følgende tre ”enheter”:

1.      Bibliotek for HF/JUR/SV

2.      Bibliotek for MN/MED/OD/PS

3.      Billedsamlingen/spesialsamlingene

I tillegg foreslås det at det oppnevnes én overordnet teamkoordinator for hver av de tre enhetene som består av mer enn én avdeling pr. i dag. Disse skal ha koordinerende funksjoner på tvers av de etablerte gruppene, og skal også ha ansvar for å holde koordineringsforsøket i gang. Det foreslås at de berørte avdelinger selv avgjør hvem som skal være teamkoordinator for egen avdeling.

Siktemålet med prosjektet er å undersøke hva som er mulig/ønskelig å gjennomføre av de foreslåtte nyordninger og å vinne erfaring med ulike løsninger før det tas stilling til hva som skal bli det endelige resultatet. Det er viktig for omorganiseringsprosessen hele UB organisasjon bidrar i arbeidet med å fremskaffe erfaring, ideer og forslag på praktisk basis.

§         Det bør bygges opp en grunnlagsdokumentasjon over fordeler/ ulemper ved en eventuell sammenslåing av avdelinger/enheter.

§         Både interne forhold/relasjoner innen eksisterende og nye enhetene og forhold/relasjoner mellom disse enhetene må vurderes i denne forbindelse.

Det er behov for en rask avklaring når det gjelder organisering av IT-avdelingen og depotmagasin ved UB. Det foreslås derfor at disse to funksjonene tas ut og behandles separat før resten av innstillingen. Når det gjelder organisering av IT-avdelingen vises det til egen sak på dette styremøtet (sak S 12/2006). Det tas sikte på å legge fram egen sak om organisering av depotmagasinet på neste styremøte.

Det er også behov for en nærmere konkretisering av arbeidsoppgaver for koordinatorteamene. Det foreslås at arbeidsgruppen får mandat til å presisere hvilke arbeidsoppgaver koordinatorteamene skal ha bl.a. på grunnlag av diskusjonen på styremøtet. Dette bør skje senest i løpet av siste halvdel av mai 2006.

Forslag til vedtak:

Styret gir sin tilslutning til opplegget med koordinatorteam som foreslått i saksforelegget. Arbeidsgruppen får mandat til å konkretisere innen utgangen av mai 2006 hvilke arbeidsoppgaver koordinatorteamene skal ha, bl.a. på grunnlag av diskusjonen i styret. Koordinatorteamene rapporterer til styrets arbeidsgruppe for denne saken. Prosjektet avsluttes 31.12. 2006. Nåværende organisasjonsstruktur beholdes i prosjektperioden.

 

   26.04. 2006.   Kari Garnes/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 26.01.07 av jer.
til denne siden.