Universitetet i Bergen
Universitetsbiblioteket

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 03.11. 2005

SAK S 22/2005

        Arkivkode 011.5

 Sak nr. 05/07357/UB

 

Innstilling om omorganisering av UB

 

1.  Innledning/bakgrunn

På styremøte 03.06.04 ble det vedtatt å oppnevne en arbeidsgruppe med følgende mandat:

Det utarbeides et forslag til en organisering av Universitetsbiblioteket i lys av følgende:

·        Vurdere avdelingenes størrelse i forhold til fleksibilitet for å
- kunne videreutvikle og utnytte bibliotekpersonalets kompetanse best mulig
- tilby best mulig bibliotek- og informasjonstjenester til fagmiljøene.

·        Vurdere spørsmålene omkring faglige enheter ved UiB i forhold til UBs avdelingsstruktur

·        Vurdere avdelingsstruktur i forhold til behovet for en effektiv ledergruppe ved UB

Arbeidsgruppen har hatt følgende sammensetning:

Bibliotekdirektør Kari Garnes

Hovedbibliotekar Brita Hekland

Fakultetsbibliotekar Ane Landøy

Konsulent Kari Songstad

Kontorsjef Marie Morken

Avdelingsleder Ole Gunnar Evensen

Rådgiver Øystein Iversen, Personal- og økonomiavdelingen

Arbeidsgruppen la fram en innstilling 09.06. 2005. Innstillingen var enstemmig på mange punkter, men på en del sentrale punkter hadde medlemmene i gruppen delt seg i et flertall og et mindretall. Innstillingen ble lagt fram på møte i UBs styre 16.06. 2005, der det ble fattet følgende vedtak:

Innstilling om omorganisering av Universitetsbiblioteket sendes tilbake til arbeidsgruppen for utdyping av forslagene. Spesielt må mindretallets forslag begrunnes bedre, og likheter og forskjeller mellom de to forslagene må presiseres. Bibliotekdirektøren fikk fullmakt til å fastsette en tidsfrist for tilbakemelding fra arbeidsgruppen. De nye innspillene fra arbeidsgruppen sendes på omgang til styremedlemmene med en kort merknadsfrist. Deretter sendes saken på høring til UBs avdelinger og til tjenestemannsorganisasjonene ved UiB med høringsfrist 30. september 2005. Saken legges fram til avgjørelse på styremøte 03.11. 2005.

Protokolltilførsel (stemmeforklaring) fra Tine Eidsvaag:

I møtet var det etter min oppfatning bred enighet om viktigheten av at brukerinteressene blir hørt, som et minimum ved at saken sendes til høring hos fakultetenes bibliotekutvalg. Etter min mening ble spørsmålet om høringsinstanser ikke endelig avgjort i møtet 16.06. 2005.

På grunnlag av styrets vedtak utarbeidet arbeidsgruppen en revidert innstilling, datert 4. juli 2005. Den reviderte innstillingen ble sendt på høring til UBs avdelinger og til tjenestemannsorganisasjonene 11. juli 2005.

Det er innkommet i alt 12 høringsuttalelser til innstillingen, 10 fra UBs avdelinger, 1 fra læringssentergruppen ved UB og 1 fra PARAT (tidl. 2fo).

Den reviderte innstillingen og de innkomne høringsuttalelsene følger vedlagt.

Saken ble drøftet på møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB 25.10.05. Referat fra dette møtet med merknader til saken fra Informasjons- og drøftingsutvalget følger vedlagt.

 

2.  Oppsummering av hovedsynspunktene i den reviderte innstillingen 

Komiteens konklusjoner

Komiteen er enig om følgende:

·  store avdelingar er meir fleksible enn små avdelingar i høve til å kunne vidareutvikla og utnytta bibliotekpersonalet sin kompetanse  og tilby best moglege bibliotek- og informasjonstenester til fagmiljøa

·  det kan vera like tenleg med ein avdelingsstruktur som tek utgangspunkt i kva funksjonar dei ulike miljøa har enn at strukturen speglar UiB si faglege organisering

·  ei lita leiargruppe [5-7 medlemer] er meir effektiv enn ei stor

·  det bør gjennomføres en ”samanslåing av avdelingar for å få ei mindre leiargruppe enn i dag, maksimum 4-6 avdelingar. Avdelingsleiarane og bibliotekdirektøren utgjer leiargruppa.”

·  å ha ei avdeling for samordning og utvikling og ei[stabs]avdeling for administrasjon

·  å slå sammen Billedsamlingen og spesialsamlingene

·  å organisere depotmagasinet som en sentral funksjon

 

Flertallets forslag til organisering

Fleirtalet finn at det største skiljet i funksjonar mellom publikumsavdelingane finn ein ved å skilja mellom bibliotek med hovudvekt på boksamlingar, på tidsskriftsamlingar og på kulturhistoriske samlingar. Fleirtalet meiner derfor at ei føremålstenleg organisering av UB bør ta utgangspunkt i følgjande hovudfunksjonar:

·  bokbibliotek (HF, JUR, SV)

·  tidsskriftbibliotek (MED, OD, PS, MN)

·  kulturhistorisk bibliotek (Biletsaml./spesialsaml.)

·  faglege samordnings- og utviklingsfunksjonar

·  administrative funksjonar

I sitt forslag til ny organisasjonsstruktur legger flertallet i komiteen vekt på følgende:

·    i høve til alle punkta i mandatet talar flest moment for organisatoriske einingar av ein viss storleik 

·    det er meir fleksibelt med store organisatoriske einingar enn at kvar geografiske eining utan omsyn til storleik skal vera organisert som ei organisatorisk eining

·    ei samanslåing av avdelingar bør ta utgangspunkt i kva hovudfunksjonar avdelingane har og bør samstundes ta omsyn til at det ikkje vert for stor ulikskap i mengd tilsette ved einingane

·    ei lita leiargruppe er meir effektiv enn ei stor

·    i høve til aukande krav til omstilling og utvikling av tenester er det viktig at UB har ei effektiv leiargruppe

·    det er ikkje avgjerande for organisering av tenestene at avdelingsleiaren har arbeidsplass i same bygning som alle medarbeidarane sine

Flertallets forslag til organisasjonsstruktur fremgår av vedlegg 2 til innstillingen.

 

Mindretallets forslag til organisering

Mindretallet er enig i det generelle prinsippet at store avdelinger er mindre sårbare for planlagt eller uplanlagt fravær enn små, men ønsker en noe mindre omfattende sammenslåing av avdelinger enn flertallet. For mindretallet er det viktig at en omorganisering av UB gir gevinst på flere områder enn bare å redusere antallet avdelinger/ledere. De ønsker derfor også å vurdere andre løsninger som kan gi ønsket effekt.

Mindretallet foreslår følgende organisasjonsstruktur ved UB:

·        HF og SV slås sammen. Begrunnelse: Disse to bibliotekene er tilknyttet allmennfakultet, har nokså lik drift og stor overlapping av lånere, og ligger geografisk nær hverandre.

·        Billedsamlingen og spesialsamlingene slås sammen og organiseres under HF/SV for å redusere antallet avdelinger

·        MED, OD, og PS slås sammen. Begrunnelse: Disse bibliotekene er tilknyttet profesjonsstudier og er ikke bokbibliotek, de har nokså lik drift og en viss overlapping av lånere

·        MN og JUR videreføres som separate avdelinger, MN fordi det anses som stort nok i seg selv, og JUR fordi det har en noe annen type drift enn HF og SV, og i tillegg har spesielle historiske forutsetninger.

·        det opprettes en avdeling for faglig samordning og utvikling

·        administrasjonen videreføres som en stabsavdeling

I tillegg foreslår mindretallet at det opprettes en vikarbank for å ta høyde for at den ordinære bibliotekdriften ved de minste avdelingene er sårbar for fravær. Videre foreslår mindretallet at det opprettes undervisingsgrupper av bibliotektilsatte som kan gi undervisning i informasjonskompetanse mv. på generelt nivå på tvers av avdelingsgrensene.

Mindretallets forslag til organisasjonsstruktur fremgår av vedlegg 3 til innstillingen.

 

3.  Sammendrag av høringsuttalelsene

Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek (HF)

HF har følgende hovedsynspunkter:

·         ønsker ikke å realitetsbehandle innstillingen på det nåværende tidspunkt, men vil heller la den inngå som ledd i en påbegynt diskusjon om styringsformen.

·        går ikke inn for noen omorganisering på grunnlag av innstillingen, og ønsker primært at HF-biblioteket med Spesialsamlingene skal fortsette som en egen enhet.

·        Subsidiært støttes mindretallets forslag. HF foretrekker en organisering som i mindretallets forslag, med vikarbank, framfor en større sammenslåing som i flertallets forslag, uten vikarbank.

·        En nærværende ledelse med de nødvendige administrative fullmakter anses nødvendig for å oppnå en tilfredsstillende ledelse.

·        etterlyser en konsekvensanalyse av de ulike forslagene, og mener flere ting bør utredes nærmere, bl.a. hvilke oppgaver en avdeling for faglig samordning og utvikling skal ha

·        støtter i prinsippet mindretallets forslag om en undervisningsgruppe på tvers av avdelinger og fag, med generell undervisning i informasjonskompetanse som særlig oppgave.

·        En mindre ledergruppe innebærer en konsentrasjon av utøvende myndighet, som ikke uten videre er ønskelig, og den er ikke nødvendigvis mer effektiv sett fra avdelingene.

 

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek (MN)

MN har følgende hovedsynspunkter:

·        er enig i at funksjonene i biblioteket blir bedre ivaretatt i organisatoriske enheter av en viss størrelse, og at mindre publikumsavdelinger med fordel kan gå sammen i større enheter. Ser med uro på mindretallets forslag med både mini- og gigantstørrelser blant publikumsavdelingene.

·        er enig i at UBs organisering ikke trenger å gjenspeile UiBs faglige organisering slik som i dag

·        En sammenslåing av avdelinger vil medføre et hierarki med lengre vei til toppen. Det er fortsatt behov for synlig daglig ledelse på den enkelte arbeidsplass. Det er ønskelig med større grad av delegering av lederoppgaver i organisasjonen.

·        Det bør utredes nærmere hvilke arbeidsoppgaver en avdeling for faglig samordning og utvikling skal ha, og hvordan prosjektarbeid og fellesoppgaver skal organiseres på UB.

·        ønsker ikke å opprette et organisatorisk skille mellom bokbibliotek og tidsskriftbibliotek. De kriteriene en må ta hensyn til er avdelingenes størrelse og faglig slektskap/overlapping avdelingene imellom.

·        Ønske om en mindre og mer effektiv ledergruppe gir ikke grunn for omfattende endringer i organisasjonen. Ledergruppen kan effektiviseres ved andre tiltak.

·        etterlyser en konsekvensanalyse av de ulike forslagene, særlig når det gjelder ny lederstruktur og oppretting av en avdeling for faglig samordning og utvikling

·        er skeptisk til mindretallets forslag om en vikarbank, og savner en utredning av hvordan en ser for seg den praktiske organiseringen av en slik vikarbank.

 

Det medisinske og Det odontologiske fakultetsbibliotek (MED/OD)

MED/OD har følgende hovedsynspunkter:

·        anbefaler at fakultetsbibliotekene beholdes i sin nåværende form, med avdelingsleder på stedet.

·        En eventuell reduksjon av ledergruppen kan foretaes uten sammenslåing av avdelinger, f. eks. ved at Administrasjonen/IT-avd/Tilvekst stiller med færre representanter, ved rotasjon av representanter i ledergruppen, eller ved at avdelingslederne grupperer seg i flere mindre team med rådgivende funksjon overfor bibliotekdirektøren.. Også andre tiltak som fører til mer effektiv ledelse bør utredes.

·        Følgende bør utredes nærmere.

o       Vikarbank

o       Ny avdeling for ”Digital samordning og utvikling”

o       Sentralisering av oppgaver som for eksempel katalogisering, fjernlån, undervisning.

·        etterlyser en konsekvensanalyse av forslagene i innstillingen

·        viktig at avdelingsleder befinner seg i nær kontakt med brukerne

 

Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek (SV)

SV har følgende hovedsynspunkter:

·        UB står framfor utfordringer som vil måtte føre til store endringer av måten biblioteket er organisert på, men det er ikke ønskelig med store organisatoriske endringer nå. Dette bør utsettes til pågående organisasjonsendringer ved UiB er gjennomført, og til en har fått erfaring med de nye driftsformene UB nå er i ferd med å ta i bruk. 

·        Problemer i tilknytning til ledergruppens størrelse og funksjon synes å være løst ved de endringer i ledermøtets arbeidsform som har utviklet seg i etterkant av lederutviklingsprogrammet ved UB 2003-04.

 

Det juridiske fakultetsbibliotek (JUR)

JUR har følgende hovedsynspunkter:

·        er generelt skeptisk til store endringer i organisasjonen, særlig når det gjelder publikumsavdelingene. Den nåværende ordningen avspeiler fakultetsinndelingen, og den fungerer godt.

·        foreslår en sammenslåing av sentrale funksjoner (Tilv., IT, Adm.) under én stabsleder, og støtter forslaget om å slå sammen Med og Odont. Hvis ytterligere sammenslåinger ansees nødvendig, synes PS og SV mest nærliggende. Avdelingen støtter ingen forslag som vil øke størrelsen på HF ytterligere.

·        er positivt innstilt til å se nærmere på forslaget om vikarbank, samt forslaget om sentral katalogisering.

·        legger stor vekt på nærhet til de primære brukerne, og ønsker ikke å skille mellom bokbibliotek og tidsskriftbibliotek.

 

Det psykologiske fakultetsbibliotek (PS)

PS har følgende hovedsynspunkter:

·        Avdelingen har ikke et samlet syn på innstillingen. Når det gjelder hvordan PS bør organiseres, mener noen det er naturlig å slå sammen (MN/)MED/OD/PS, mens andre mener det er mer naturlig å slå sammen SV og PS.

·        Noen synes det er viktig med en synlig leder ute på den enkelte avdeling, mens andre mener dette ikke er avgjørende.

·        De fleste er enige i at en sammenslåing av avdelinger bør ta hensyn til at det ikke blir for stor ulikhet i antall ansatte ved avdelingene.

·        Det foreslås en alternativ organisasjonsmodell, basert på funksjoner (matriseorganisering). Det er ikke full enighet ved avdelingen om dette forslaget. Forslaget er nærmere beskrevet i avdelingens høringsuttalelse.

 

Billedsamlingen (BS)

BS har følgende hovedsynspunkter:

·        Foreslår at saken utsettes, men er likevel åpen for å forandre rutinene rundt ledergruppen med eventuelt utpekt arbeidsutvalg som skal arbeide nærmere direktøren med utvikling av større framtidsrettede og strategiske oppgaver.

·        støtter opprettelsen av en tjenesteytende utviklingsavdeling

·        ønsker primært at Billedsamlingen skal fortsette som en egen avdeling slik som i dag, subsidiært støtter de flertallets forslag om en sammenslåing av Spesialsamlingene og Billedsamlingen til en museal avdeling. Ønsker ikke sammenslåing med HF-biblioteket.

·        ønsker en nærværende (daglig) leder ved den enkelte avdeling.

·        uheldig med én svært stor (dominerende) og én eller flere ganske små avdelinger.

·        etterlyser en bedre konsekvensanalyse av forslagene i innstillingen.

 

Tilvekstavdelingen (Tilv.)

Tilv. har følgende hovedsynspunkter:

·        Ingen av de foreliggende forslagene er gode løsninger, og de går ikke dypt nok inn i organisasjonens totale struktur.

·        foreslår at det opprettes tre rådgiverstillinger i tilknytning til bibliotekdirektøren, i forbindelse med at direktørens rolle har forandret seg og blitt mer krevende i de senere år.

·        foreslår at avdelingslederne bør få mer ansvar, spesielt i forhold til økonomiske disposisjoner og forvaltning av personalressurser

·        Det bør vurderes om bibliotekdirektørens stilling skal være en åremålsstilling slik for eksempel dekanstillingene på fakultetene er det.

·        Det bør vurderes å inndele de viktigste funksjoner og tjenester ved UB i fagnettverk (matriseorganisering), f. eks.:

Ø      Katalog

Ø      Fjernlån

Ø      Brukeropplæring

Ø      Markedsføring

Ø      Brukerservice og utlån

Ø      Digitalisering og publiseringstjenester

·        ikke nødvendig å skille Billedsamlingen og Spesialsamlingene ut i egen avdeling.

·        foreslår en inndeling i to ”superbibliotek” som hver har flere fysiske underavdelinger (HF/SV/JUR/Billedsaml./Spesialsaml. og MN/MED/OD/PS), i tillegg til en avdeling for faglig samordning og utvikling. Hver underavdeling har sin leder og en av disse velges av sine ansatte til å representere sitt ”superbibliotek” i ledergruppen for en gitt periode. Forslaget til organisasjonsmodell fremgår av avdelingens høringsuttalelse.

 

IT-avdelingen (IT)

IT har følgende hovedsynspunkter:

·        slutter seg i det alt vesentlige til innstillingen, uten at det presiseres nærmere om dette gjelder flertallets eller mindretallets forslag.

·        UBs organisering bør i hovedsak gjenspeile UiBs organisering, bl.a. for å lette de formelle sidene ved faglig samarbeid i prosjekter o.l.

·        Matriseorganisering bør vurderes for å ivareta felles faglige interesser/utvikling på tvers av avdelingene.

·        Det er viktig å bygge opp kompetanse innenfor brukeropplæring/undervisning i informasjonskompetanse og andre områder (f. eks. datakortet) på hver enkelt avdeling, slik at disse er i stand til å undervise og veilede sine egne brukere.

 

Administrasjonen (Adm.)

Adm. har følgende hovedsynspunkter:

·        slutter seg i det alt vesentlige til flertallsforslagene i innstillingen og begrunnelsene for disse

·        støtter forslaget om å opprette en egen avdeling for faglig samordning og utvikling

·        støtter flertallets forslag om å samle Billedsamlingen og spesialsamlingene i en felles avdeling for kulturhistoriske samlinger

·        Det bør ikke legges så stor vekt på skillet mellom bokbibliotek og tidsskriftbibliotek som det gjøres i flertallsforslaget. Ved en omorganisering av fakultetsavdelingene bør det tas hensyn både til funksjoner, faglig slektskap, størrelse og til geografisk plassering.

·        foreslår en organisering med tre noenlunde jevnstore fakultetsavdelinger (HF, MN/MED/OD og JUR/PS/SV), i tillegg til egne avdelinger for Billedsamling/ spesialsamlinger og for faglig samordning og utvikling. Forslaget til organisasjonsmodell fremgår av avdelingens høringsuttalelse.

 

Læringssentergruppen

Læringssentergruppen uttaler seg bare om spørsmål som har med brukeropplæring/undervisning i informasjonskompetanse å gjøre, og har følgende hovedsynspunkter:

·        ønsker å sette fokus på brukerundervisningen/den pedagogiske virksomheten også i forbindelse med planene om omorganisering av UB. For å sikre jevn utvikling og kvalitetssikring av brukerundervisningen på tvers av avdelingene, trengs det en form for sentral koordinering. En plan for omorganisering av Universitetsbiblioteket bør inkludere brukerundervisning som en kjernefunksjon.

·        støtter mindretallets forslag om å opprette en undervisningsgruppe som kan ha generell undervisning i informasjonskompetanse som spesialoppgave, uavhengig av fagområde og på tvers av avdelingene.

 

PARAT

Parat ved Universitetet i Bergen ønsker ikke å uttale seg om organisasjonsstrukturen ved UB på det nåværende tidspunkt, med følgende begrunnelse: ”Vi er av den oppfatning at det er styret ved enhetene som vedtar strukturen og at vi som organisasjon kommer inn i neste runde med forhandlinger etter hovedavtalen i omstillingssaker.”

Parat ønsker likevel å peke på følgende problemstilling, som de ønsker UB skal være oppmerksom på:

Enhetene skal ikke samlokaliseres selv om strukturen endres. Ved endring av bibliotekstrukturen vil det oppstå avstand mellom lederne og de som skal ledes. Vi stiller spørsmål til hvordan de ansatte skal kunne følges opp på en god og håndterlig måte i en slik situasjon. Dette er ikke en heldig situasjon og ofte må det løses med en person som vil ha daglig ledelse på de ulike byggene eller enhetene.

 

3.1.    Oppsummering av høringsuttalelsene

De innkomne høringsuttalelsene viser at det ved UBs avdelinger er ulike syn på en rekke punkter når det gjelder den fremtidige organisering av UB. Det skapes ikke noe entydig bilde av hvordan UB bør organiseres i fremtiden på grunnlag av de innkomne høringsuttalelsene.

Fem av høringsuttalelsene (HF, MED/OD, SV, JUR, BS) går prinsipalt inn for ikke å foreta større organisasjonsmessige endringer nå, spesielt når det gjelder avdelingsstrukturen, men mener at en heller bør komme tilbake til saken på et senere tidspunkt.

Fem høringsuttalelser (MN, PS, Tilv., IT, Adm.) slutter seg i hovedsak til forslagene i innstillingen om at det er ønskelig med større organisasjonsmessige endringer ved UB, men skiller seg til dels fra hverandre når det gjelder hvilken organisasjonsmodell de går inn for. Fire av disse slutter seg til flertallets forslag til organisasjonsmodell, eller til modifiserte varianter av denne, mens den femte (PS) foreslår en helt annen organisasjonsmodell, i sin helhet basert på funksjoner/matriseorganisering.

Når det gjelder behovet for en effektiv ledergruppe, slutter to avdelinger (IT, Adm.) seg til komiteens enstemmige syn at en liten ledergruppe (5-7 medlemmer) er mer effektiv enn en stor, mens fem avdelinger (HF, MN, MED/OD, JUR, BS) mener det heller bør benyttes andre tiltak for å effektivisere ledergruppen enn å redusere dens størrelse. Bl.a. foreslås det å opprette et arbeidsutvalg. To avdelinger (JUR, MED/OD) går inn for at hvis en kommer til at ledergruppen skal reduseres, bør dette skje ved at de sentrale avdelingene (Tilv./IT/Adm.) slås sammen eller stiller med færre representanter, heller enn at antall fakultetsavdelinger reduseres. Én avdeling (SV) mener målet om en mer effektiv ledergruppe allerede er nådd.

Fem høringsuttalelser (PS, BS, Tilv., IT, Adm.) slutter seg til innstillingens enstemmige forslag om å opprette en avdeling for faglig samordning og utvikling. Én avdeling (JUR) vil også ta administrasjonen med i en slik felles avdeling for sentrale funksjoner.

Tre høringsuttalelser (HF, MN, MED/OD) mener forslaget om en avdeling for faglig samordning og utvikling må utredes nærmere før de kan ta stilling til det, mens én avdeling (SV) ikke uttaler seg spesielt om dette forslaget.

Av de som uttaler seg om mindretallets forslag om en vikarbank, stiller tre avdelinger (HF, JUR, BS) seg i utgangspunktet positive til et slikt forlag, til dels med visse forbehold, mens to avdelinger (MN, MED/OD) mener forslaget må utredes nærmere før de kan ta stilling til det.

I tillegg til dette er det en del kommentarer som går igjen i flere av høringsuttalelsene. Dette gjelder særlig:

§         Det er behov for synlig/nærværende leder ved den enkelte (under)avdeling (nevnt i 7 høringsuttalelser).

§         Det er ønskelig med nærmere utredning av konsekvensene (konsekvensanalyse) av de ulike forslagene til omorganisering av UB (nevnt i 5 høringsuttalelser).

§         Det bør vurderes å ta i bruk matriseorganisering ved UB (nevnt i 4 høringsuttalelser).

§         Ønske om en mindre og mer effektiv ledergruppe) er ikke i seg selv et argument for omfattende organisasjonsendringer ved UB (nevnt i 4 høringsuttalelser).

§         Det er ikke naturlig/ønskelig å skille skarpt mellom bokbibliotek og tidsskriftbibliotek (nevnt i 4 høringsuttalelser).

§         Det bør unngås at det blir for store ulikheter i størrelse (når det gjelder antall ansatte) mellom fakultetsavdelingene, slik det spesielt vil bli etter mindretallets forslag (nevnt i 4 høringsuttalelser).

 

4.  Bibliotekdirektørens merknader

Dette er en stor og omfattende sak, der det er nødvendig å gjennomføre grundige drøftinger før det tas en endelig avgjørelse. De innkomne høringsuttalelsene inneholder mange gode tanker og ideer. Høringsuttalelsene viser også at det er behov for nærmere avklaring av mange spørsmål. Saken bør derfor utredes videre i organisasjonen.

Det videre arbeid med saken bør baseres på en del overordnete prinsipper (retningslinjer) som det var enighet om i arbeidsgruppen som har utredet saken. Disse er:

·  Avdelingsstrukturen ved UB bør ta utgangspunkt i hvilke funksjoner de ulike miljøene har heller enn i UiBs faglige organisering

·  Publikumsavdelingene bør ha en viss størrelse (minimum 10 ansatte) for å oppnå den nødvendige fleksibilitet til å kunne takle uventede fravær o.l., for å kunne videreutvikle og utnytte bibliotekpersonalets kompetanse og dermed tilby best mulige bibliotek- og informasjonstjenester til fagmiljøene

·  For å få en mindre og mer effektiv ledergruppe bør den maksimalt ha 5-7 medlemmer. Dette medfører en organisatorisk sammenslåing av avdelinger. Avdelingslederne og bibliotekdirektøren utgjør ledergruppen.

I tillegg bør det også fastslås at den administrative linjen fortsatt går fra bibliotekdirektør til avdelingslederne.

Det understrekes at forslagene om omorganisering av UB ikke vil medføre noen endring i den geografiske plassering av fakultetsbibliotekene/publikumsavdelingene ved UB. Den brukernære plasseringen av UBs fysiske enheter/avdelinger er dermed intakt. Det foreligger ingen planer om å endre på dette.

Bibliotekdirektøren ønsker ikke på det nåværende tidspunkt å fremme et endelig forslag til hvordan UB bør organiseres, men UB har i dag for mange små organisatoriske avdelinger som bør slås sammen med beslektede avdelinger til større og mer fleksible enheter.

I innstillingen foreslås det at det opprettes en avdeling for samordning og utvikling i linjen, på nivå med publikumsavdelingene. Bibliotekdirektøren er enig i at det opprettes en slik avdeling for samordning og utvikling, men mener det er mer naturlig å organisere avdelingen som en stabsfunksjon enn som en linjeavdeling. Også administrasjonen bør organiseres som en stabsfunksjon, slik at det blir to stabsavdelinger som vil sortere direkte under bibliotekdirektøren.

Færre og større avdelinger vil bl.a. kunne frigjøre fagreferentkapasitet, som kan benyttes til å styrke kontakten og samarbeidet med fagmiljøene.

Den organisatoriske inndelingen i avdelinger (og dermed ledergruppens størrelse) bør ikke avgjøres av antall geografiske enheter. Det er viktig at avdelingslederne har muligheter for å utøve sitt personalansvar, strategisk utvikling og andre operative lederoppgaver på en god måte. Behovet for nærværende/synlig leder med ansvar for daglig drift ved den enkelte geografiske avdeling kan ivaretas av en stedlig arbeidsleder.

Som første skritt bør den overordnete organisasjons- og ledelsesstrukturen fastsettes, inkl. hvor mange og store avdelinger UB skal ha. Når dette er fastlagt, må det utredes nærmere hvordan den underliggende avdelingsinterne strukturen skal være, om (hoved)avdelingene skal være inndelt i geografiske underenheter, og hvor mange underenheter det evt. skal være ved den enkelte avdeling. Det må også utarbeides et opplegg for arbeidslederstillinger ved de geografiske enhetene som er tilpasset den overordnete organisasjons- og ledelsesstrukturen. Og det må lages et opplegg for effektive kommandolinjer og informasjonsflyt, som gjør at systemet fungerer godt, også når avdelingslederen ikke er fysisk plassert på den enkelte underenhet.

I høringsuttalelsen fra PS foreslås det en helt ny organisasjonsmodell for UB, i sin helhet basert på funksjoner/matriseorganisering. Også flere andre avdelinger (SV, Tilv., IT) foreslår at det bør vurderes å ta i bruk matriseorganisering ved UB. Forslaget fra PS er meget interessant og inneholder mange gode tanker og ideer, men det vurderes likevel ikke som aktuelt å benytte dette opplegget som utgangspunkt for organisasjonsstrukturen ved UB nå. Derimot går bibliotekdirektøren inn for å ta i bruk matriseorganisering for en del funksjoner ved UB, uten at dette gjøres til en del av selve organisasjons-/ledelsesstrukturen ved UB. Matriseaktiviteter på tvers av avdelingsstrukturen vil bidra til å skape en mer fleksibel, dynamisk og enhetlig organisasjon. Det er aktuelt å benytte matriseorganisering både for felles/tverrfaglig brukeropplæring/undervisning i informasjonskompetanse og for f.eks. utlån og katalogisering.

Bibliotekdirektøren er enig i at skillet mellom bokbibliotek og tidsskriftbibliotek bør tones ned i forhold til det som fremgår av innstillingen. Selv om noen avdelinger kan defineres hovedsakelig som bokbibliotek, mens andre hovedsakelig er tidsskriftbibliotek, er det slik at alle fakultetsbibliotek behandler begge typer litteratur. Samtidig går utviklingen generelt mot en stadig større andel elektroniske ressurser, slik at forskjellene mellom fakultetsbibliotekene etter hvert vil bli mindre. Bibliotekdirektøren mener at det ved organiseringen av publikumsavdelingene bør tas hensyn både til funksjoner, faglig nærhet/slektskap, størrelse og til geografisk plassering.

Forslaget om en vikarbank virker i utgangspunktet tiltalende, men bibliotekdirektøren kan ikke se hvordan en slik ordning kan administreres og fungere i praksis ved UB. Ordningen vil alltid berøre minst to likestilte avdelinger ved UB. En må dermed gå på tvers av de vanlige kommandolinjene, og det må alltid forutsettes enighet mellom to avdelingsledere. Ordningen kan ikke baseres på frivillighet fra den enkelte ansatte. For å finne ut om det er mulig å få en vikarbank til å fungere i praksis, foreslås det at det snarest iverksettes en prøveordning, som kan evalueres i det videre omorganiseringsarbeidet. Dette kan gjøres uavhengig av om det blir vedtatt å omorganisere UB eller ikke.

Bibliotekdirektøren støtter komiteens enstemmige forslag om at depotmagasinet bør organiseres som en sentral funksjon, enten direkte under bibliotekdirektøren eller under avdeling for faglig samordning og utvikling. Det må utredes nærmere hvilke ressurser og hvilken kompetanse som trengs for å sikre forsvarlig drift av depotmagasinet.

HF-biblioteket sier i sin høringsuttalelse bl.a.: ”Det er ikke opplagt at digitalisering av bilde- og tekstmateriale bør sentraliseres, slik innstillingen kan synes å foreslå.” Det ligger ikke i innstillingens forslag at all digitalisering av bilde- og tekstmateriale skal sentraliseres. Her er det først og fremst tenkt på det materialet som naturlig inngår i BORA, mens Billedsamlingens og spesialsamlingenes materiale ikke er omfattet av dette forslaget.

De innkomne høringsuttalelsene inneholder en rekke ulike synspunkter, tanker og forslag, deriblant også andre forslag til ny organisering av UB enn det som er lagt fram i arbeidsgruppens innstilling. På denne bakgrunn og etter en samlet vurdering av hele saken vil bibliotekdirektøren foreslå at det ikke legges fram et endelig forslag til ny organisering av UB nå, men at saken utredes videre internt ved UB, i en prosess der hele personalet ved UB involveres.

Forslag til vedtak:

Målsettingen for en ny organisering av UB er å oppnå et optimalt forhold mellom tjenestekvalitet og ressursbruk, og å skape en organisasjonsstruktur som er fleksibel nok til å håndtere endrede rammebetingelser i fremtiden. Det er et viktig delmål å oppnå best mulig kommunikasjon og samhandling både i linjen og på tvers i organisasjonen.

Styret slutter seg til at det ikke legges fram et endelig forslag til ny organisering av UB nå, og ber bibliotekdirektøren videreføre en intern prosess ved UB med utgangspunkt i merknadene fra bibliotekdirektøren i saksforelegget. Den videre prosessen skal bl.a. tilstrebe mer fleksible organisatoriske enheter ved UB. Forslag til ny organisering av UB legges fram for styret i løpet av vårsemesteret 2006.

 

   27.10. 2005.   Kari Garnes/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 14.02.06 av jer.
til denne siden.