Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 03.03. 2005

SAK S 04/2005

                                                                                                                            Arkivkode: 008

                                                                                                                    Sak nr.  04/12048/A

 

HØRING – BIBSYS - FRAMTIDIG ORGANISERING OG OPPGAVER

 

Universitetsbiblioteket har fått til høring innstillingen BIBSYS – framtidig organisering og oppgaver utarbeidet av et arbeidsutvalg oppnevnt av Utdannings- og forskningsdepartementet. Utvalget foreslår bl.a. at BIBSYS’ nåværende tilknytning til NTNU avvikles, og at institusjonen etableres som et aksjeselskap. Innstillingen er tilgjengelig på http://odin.dep.no/filarkiv/229007/bibsys-utredning_2004.pdf.

Bibliotekdirektøren har på grunnlag av bl.a. innspill fra et internt utvalg ved UB utarbeidet nedenstående forslag til høringsuttalelse fra UB om denne innstillingen:

Vi viser til brev fra Kollegiesekretariatet datert 22.12.04, sak 04/12048 der vi blir invitert til å komme med kommentarer til innstillingen ”BIBSYS – framtidig organisering og oppgaver” fra et arbeidsutvalg oppnevnt av Utdannings og forskningsdepartementet. Universitetsbiblioteket vil komme med følgende høringsuttalelse om denne innstillingen:

 

1. Innledning

BIBSYS - en motor i utviklingen

I flere tiår har BIBSYS vært motoren i utviklingen av digitale bibliotektjenester innen universitets- og høgskolesektoren i Norge. Fra å være et prosjekt for bibliotekautomatisering med start i 1979 er BIBSYS i dag kjernen i de digitale bibliotektjenester innen og mellom U&H-bibliotekene.

Ikke minst gjennom ordningen med referansegrupper og BIBSYS’ utstrakte kursvirksomhet har det vært bygget opp et vidt forgreinet kontakt- og samarbeidsnettverk mellom bibliotekmedarbeidere med basis i BIBSYS Biblioteksystem. Dette har resultert i en kontinuerlig kompetanseutvikling i hele biblioteksystemet, samtidig som BIBSYS har nytt godt av bibliotekenes store fagkunnskap. I en sum har dette ført til en sterk følelse av medeierskap og bidratt til den bibliotekfaglige utviklingen av BIBSYS.

BIBSYS – problematiske sider

Det skal imidlertid ikke stikkes under en stol at UB i mange år har registrert flere problematiske sider ved BIBSYS. Dette gjelder bl.a. forhold knyttet til finansiering, strategi og styring, faglig prioritering og utvikling, og manglende kost/nyttevurderinger av de ulike tiltak Den uklare rollen BIBSYS’ råd har og sammensetningen av det, gjør dette organet til et lite egnet faglig drøftings- og påvirkningsforum. Ordningen med referansegrupper har gitt BIBSYS og bibliotekmedarbeidere et faglig samarbeidsorgan, men medlemmenes syn og prioriteringer har ikke vært koplet opp mot bibliotekenes ledelse i tilstrekkelig grad. BIBSYS har også utvist stor frihet i hvilken utstrekning og på hvilken måte gruppenes tilrådinger og vedtak er blitt fulgt opp.

UB slutter seg derfor til anbefalingen om at råd og referansegrupper blir nedlagt. BIBSYS bør uavhengig av hvilken organisasjonsform som velges, selv ha frihet til å bestemme hvordan man vil organisere brukerkontakten.

 

2. Om innstillingen

Framtidsrettet innstilling

UB er svært tilfreds med at det nå foreligger en framtidsrettet innstilling om BIBSYS. Vi slutter oss i hovedsak til den nåtidsbeskrivelsen og de framtidsvurderingene som gis og forslagene til tiltak i kapittel 5. Nedenfor kommer vi inn på en del tema som vi er spesielt opptatt av og grunngir hvorfor det etter behandlingen av innstillingen bør settes i verk ytterligere utredningsarbeid.

 

Mandatet for innstillingen ble utformet relativt konkret med vekt på

·     BIBSYS’ oppgaver i dag

Dette spesifikke utredningsoppdraget må ses på som et svar på de sterke ønsker om organisatoriske og faglige avklaringer som var blitt stadig tydeligere formulert, ikke minst fra mange medlemsinstitusjoner, i løpet av de siste årene.

Nasjonal strategi mangler

På den annen side viser innstillingen at temaet BIBSYS ikke kan behandles tilfredsstillende løsrevet fra spørsmålet om hvilken nasjonal (samhandlings)politikk vi bør ha på bibliotekområdet i årene som kommer. Grunnen er at BIBSYS i dag fremstår dels som en utviklings- og driftsorganisasjon for et felles biblioteksystem for U&H-sektoren, Nasjonalbiblioteket m.fl. og dels som et nasjonalt kompetansesenter og derved i realiteten som et sentralt policy-organ innen digitale bibliotektjenester.

Denne kombinasjonen av funksjoner i BIBSYS har vært til stede siden starten, men er blitt mer og mer tydelig de siste årene. På mange vis var det også naturlig at BIBSYS fikk en så sterk posisjon i utformingen av norsk bibliotekpolicy: Før var kompetansen i digitale tjenester i medlemsinstitusjonene lav i forhold til i BIBSYS, og BIBSYS var så godt som den eneste tjenesteleverandøren. I dag er denne situasjonen vesentlig endret og BIBSYS kan ikke lenger være ”alt for alle”, slik det med rette uttrykkes i innstillingen under pkt 5.3. i innstillingen.

Flere steder i innstillingen pekes det på at BIBSYS i dag er en viktig del av den nasjonale infrastruktur på biblioteksektoren. I lys av dette er det beklagelig at Nasjonalbibliotekets rolle og tjenestebehov i forhold til BIBSYS i fremtiden ikke blir nærmere avklart og heller ikke folkebiblioteksektorens behov for samarbeid og tjenester. For eksempel vies pkt 2.2. ”Nye utfordringer for bibliotekene” utelukkende U&H-sektoren. Den nasjonale rollen til ABM-utvikling, som er tiltenkt sentrale policy-oppgaver både på bibliotekområdet og innen hele ABM-sektoren, er heller ikke omtalt.

Nasjonal policy utledet av praksis

På et vis kan vi si at norsk policy for utviklingen av digitale bibliotektjenester til nå har vokst fram av praksis (ikke minst i BIBSYS) heller enn gjennom forankring i en overordnet nasjonal strategi hvor også BIBSYS’ rolle og oppgaver i forhold til hele bredden av norske bibliotek blir definert. Slik dette området i dag utvikler seg, er det klart behov for en mer helhetlig nasjonal tenkning. Rammeprosjektet ”Norsk digitalt bibliotek” har bl.a. mulighet til å bidra til en slik utvikling.

Ikke minst vil imidlertid spørsmålet om nasjonalt samarbeid bli det sentrale tema i det arbeidet som pågår med en ny bibliotekutredning. Her er oppgaven bl.a. ”å utarbeide et overordnet strategidokument som skisserer en helhetlig utvikling av en samlet biblioteksektor”.

Som innstillingen gjentatte ganger peker på, er BIBSYS i dag et sentralt element i den nasjonale infrastrukturen på bibliotekområdet og plassering av BIBSYS i det nasjonale biblioteklandskapet blir derfor trolig et svært viktig tema i den nye bibliotek-utredningen.

Derfor er det lite tilfredsstillende i denne situasjonen å fastlegge BIBSYS’ nasjonale oppgaver i framtiden. Disse oppgavene kan både dimensjoneres og utføres på ulike måter.

 

3. Krav til BIBSYS som et biblioteksystem for UB i framtiden

BIBSYS får utfordrere

UB kan i hovedsak slutte seg til beskrivelsen av de utfordringene som U&H-bibliotekene vil møte framover og den evalueringen som er gjort av BIBSYS i dag.

UB er alt i den situasjonen at biblioteket benytter mange tjenesteleverandører. Det foregår biblioteksamarbeid på sentrale områder utenom BIBSYS og UB tar selv på viktige områder initiativ til utvikling av egne brukertjenester. Dette er en utvikling som vil fortsette med stadig større omfang i årene som kommer.

UB vil legge vekt på de store fordeler det har hatt å ha et felles system på U&H-sektoren for bibliotekets basistjenester – fram til nå i første rekke for trykt materiale. Denne fellesfunksjonen ønsker UB å beholde og slik at den kontinuerlig forbedres i takt med nye brukerkrav og tilgjengelighet av ny teknologi.

BIBSYS – en leverandør av tjenester

UB er også interessert i at BIBSYS utvikles videre som et retningsstyrt, handlekraftig kompetansesenter som kan bistå bibliotekene i den videre tilrettelegging av tjenester.

I begge disse funksjonene er BIBSYS å se på som en tilbyder av tjenester som er etterspurt av brukerne. En slik vurdering tilsier at BIBSYS i framtiden bør bli en organisasjon som klart skiller mellom sine ulike primære oppgaver og tilpasser sin organisasjonsform etter dette.

BIBSYS står for driften av en rekke baser, ikke bare bibliotekbasen, og representerer et profesjonelt driftsmiljø for informasjonsdatabaser og tjenester. UB er interessert i at BIBSYS videreutvikler disse driftstjenestene og kombinerer dem med tjenester knyttet til applikasjonene som driftes. BIBSYS vil med fordel kunne drifte bibliotekportaler for medlemsinstitusjonene. Mye av BIBSYS’ suksess kommer av at man har oppnådd å utvikle et sterkt driftmiljø som også har faglig innsikt og som ved dette bl.a. kan gi støtte for de applikasjonene som driftes.

UB ønsker kostnadseffektive tjenester

UB vil sterkt understreke utvalgets påvisning av at bibliotekene i dag står i en helt ny situasjon når det gjelder eierinstitusjonenes forventninger til tjenester og mulighetene for å ta i bruk nye teknologiske løsninger. Dette fører til at UB hele tiden blir opptatt av å finne de mest kostnadseffektive tjenester, enten via BIBSYS eller utenom dette systemet. Vår situasjon speiler en ny internasjonal situasjon. I dag finnes det et voksende marked for digitale tjenester, både når det gjelder innhold og teknologibruk, med tilhørende konkurranse om kundene. UB forventer at kommersielle bibliotekløsninger bl.a. for de sentrale ”klassiske” bibliotekfunksjonene, der utviklingskostnadene er fordelt på en rekke kunder, vil kunne gi mer kostnadseffektive fellesløsninger enn egenutvikling. UB støtter en fortsatt sentral driftsløsning med et felles biblioteksystem på en sentral server. Vi ser dette som den potensielt mest kostnadseffektive driftsmodellen og som også den som er best for det faglige samarbeidet på bibliotekområdet.

Utplassering av basisfunksjoner er også mulig

Det er derfor rett som innstillingen påpeker at BIBSYS nå står i en helt ny situasjon, noe som krever en gjennomgripende omlegging av organisasjonen. BIBSYS må framover til enhver tid kunne tilby riktig produkt, til riktig pris og til riktig tid. I lys av slike krav blir det en fundamental oppgave å ta riktige avgjørelser i spørsmål om hva BIBSYS bør utvikle selv og hva som bør kjøpes av tjenester fra andre til bruk i eget system eller i bibliotekene.

UB finner at innstillingen her ikke går langt nok i å sette rammene for en slik tenkemåte: I dag er det i utgangspunktet mulig for BIBSYS både å gå over til et annet biblioteksystem for de sentrale funksjoner i fellessystemet og også å sette deler av driften av systemet ut til en annen organisasjon – dersom dette gir en bedre og mer kostnadseffektiv tjeneste for brukerne.

En teknisk utredning er nødvendig

Den foreliggende innstillingen sier ikke særlig mye detaljert om de tekniske valg som BIBSYS må ta i fremtiden. Derfor slutter UB seg uforbeholdent til utvalgets forslag i kap. 1.2. der det bl.a. heter:” Det bør foretas en vurdering av fordeler og ulemper ved å skifte ut det nåværende biblioteksystemet med et nytt system”. UB mener at dette arbeidet bør settes i gang umiddelbart etter at hovedprinsippene for BIBSYS’ organisering og driftsform er avklart.

Framtidig organisasjonsform

UB er usikker på hvilken selskapsform som vil være den beste for BIBSYS i fremtiden. BIBSYS må imidlertid selv få bestemme hvilken form for brukerkontakt de vil etablere. Organiseringen av brukerkontakt (referansegrupper og lignende) bør ikke tas med som en del av organiseringen i BIBSYS.

For UB er det viktigste at den form som blir valgt, vil gi en organisasjon som:

·     sikrer et profesjonelt kunde-leverandørforhold

 

Forslag til vedtak:

Styret slutter seg til forslag til høringsuttalelse fra UB om innstillingen BIBSYS – framtidig organisering og oppgave.

 

24.02. 2005.   Kari Garnes/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.09.06 av jer.
til denne siden.