Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 23.09. 2004

SAK S 27/2004

Arkivkode: 11

                                                                                                                     Sak nr.  04/1439/A 

 

 

 

OPPFØLGING AV RESSURSUTVALGETS INNSTILLING
(OVERGANG FRA TRYKTE TIL ELEKTRONISKE INFORMASJONSRESSURSER)
 

1.  Bakgrunn 

Innstilling fra utvalg for å utrede overgang fra trykte til online informasjonsressurser ved UB (Ressursutvalget) ble behandlet på møte i UBs styre 03.06. 2004 (sak S18/2004). I sine hovedkonklusjoner går utvalget bl.a. inn for at ”det bevilges midler til et omstillingsprogram i årene 2005-2007 på 8,5 mill. kr. med det mål a) å påskynde omstillingen til bruk av elektroniske tidsskrifter og b) fremme videreutviklingen av det digitale bibliotek med nye tjenestetilbud.” Styret fattet på møtet følgende vedtak i saken: 

1.      Styret slutter seg til Hovedkonklusjoner og tilråding i kap. 11 i innstillingen fra ressursutvalget.

2.      Bibliotekdirektøren pålegges å legge fram på neste styremøte 23.09. 2004 en plan for det videre arbeid med denne saken, med særlig vekt på de fem punktene som er nevnt i avsnitt 5 i innstillingens Hovedkonklusjoner og tilråding, og på hvilke innsparinger som kan påregnes ved hjelp av rasjonaliseringer og reduserte arealbehov i denne forbindelse. 

Etter styremøtet 03.06.04 er det så langt gjort følgende:

·         Sendt brev til UiB med søknad om en økonomisk støtte til omstillingsprogrammet på 2,1 mill. kr. i 2005, som ledd i omstillingsprogram 2005-2007 med en samlet økonomisk ramme på 8,5 mill. kr. I brevet presiseres det også at UB i sitt budsjettforslag for 2005 vil søke å øke sin budsjettavsetning til elektroniske resurser med samme beløp (2,1 mill. kr. utover dagens nivå).

·         Skrevet brev til fakultetsbibliotekene om forhold som det er særlig aktuelt å arbeide videre med.

·        Drøftet aktuelle oppfølgingssaker med Tilvekstavdelingen. Tilvekstavdelingen har laget en oversikt over hvordan man alt i år kan forsere overgangen til kun elektroniske utgaver av tidsskrifter som i dag finnes i et kombiformat, samtidig som avdelingen har foreslått andre oppfølgingstiltak.

·         Gjennomført møter med fakultetsbibliotekarene i august med grunnlag i styrevedtaket i saken, brevet nevnt over og ressursutvalgets innstilling.

I brevet til fakultetsbibliotekarene ble det foreslått at møtene særlig skulle behandle følgende temaer: Behandling av tidsskrifter, herunder erstatning av kombiabonnementer med kun elektroniske utgaver, retningslinjer for kassasjon/magasinering av eldre tidsskrifter og muligheter for frigjøring av arealer i den forbindelse, retningslinjer for mottak av byttemateriale og pliktavlevert materiale, samt behovet for nye samarbeidsformer på UB i forbindelse med den videre utviklingen av elektroniske tjenester, særlig i forhold til Tilvekstavdelingen.

Basert på de møter som er holdt, kan det slås fast at fakultetsbibliotekene ønsker å medvirke aktivt i et omstillingsarbeid og at de i det alt vesentlige slutter seg til de anbefalinger som er gitt av ressursutvalget. Det kan også slås fast at det alt i dag i fakultetsbibliotekene skjer en løpende vurdering av de muligheter som fins for et bedret elektronisk tjenestetilbud og at en forsterket innsats i mange tilfeller kan koples til slike initiativ i bibliotekene. Imidlertid er fakultetsbibliotekarene for realfag og medisin svært bekymret for den økonomiske situasjon innen sine fagområder, karakterisert bl.a. ved stadig større akkumulerte underskudd på litteraturbudsjettet. Ved MN ser en det slik at en videre satsing på elektroniske tjenester (særlig ”pakkebaserte”) bare kan skje ved økt tildeling, ellers vil nye tjenester bety at de må si opp verdifulle enkelttidsskifter til ulempe for fag- og forskningsarbeidet ved UiB. Som mange andre føler MN og MED seg i dag bundet på hender og føtter gjennom de store pakkeavtalene som inngås.

Det er enighet blant fakultetsbibliotekarene om at UBs byttevirksomhet kan avvikles, med unntak av kontakten med de nordiske universitetsbibliotekene, dvs. at den kan reduseres fra ca. 500 til ca. 50. Antatt innsparing: Ca. kr. 200.000 pr. år.

Det er også stor grad av enighet om at det er nødvendig med til dels kraftige saneringer av eldre samlinger, der både kassasjon, overføring til NBR, og til eget depotmagasin ved UB, må vurderes.

De fleste oppfatter ikke mottak av gaver som noe stort problem. Når det gjelder pliktavlevert materiale er meningene mer delte. De fleste synes dette er en god og nødvendig ordning, men noen mener likevel at den bør gjennomgås kritisk med tanke på en strengere sortering av hvilke typer materiale UB bør be om å få tilsendt.

Det er viktig å legge til grunn for det videre arbeidet at det vi her taler om, er en kontinuerlig omstillingsprosess hvor ulike faser utløses etter hvert som tilbudsmarkedet endres og nye situasjoner oppstår som gjelder UBs fysiske og økonomiske forhold. 

Likevel kan det sies at UB i de første årene fremover vil ha behov for en spesiell styrking av sine elektroniske tjenester av flere grunner: Det tenkes her på behov for å gjennomtenke og revidere bruken av lokalressursene i forbindelse med ombygging, flytting og for å markedsføre UB som et meget sentralt (og fysisk desentralt) knutepunkt i universitetets omstilling til bruk av nye studieformer.

 

2.  Plan for videre arbeid/oppfølging av ressursutvalgets innstilling

2.1   På kort og lang sikt

I ressursutvalgets innstilling kap. 9.2.1 og 9.2.2 er det skilt mellom ”omstilling av eksisterende tjenester” og en ”videre utbygging av det digitale bibliotek”. Det er søkt UiB om 2.1 mill. kr for å styrke UBs muligheter til å realisere det omstillingsprogrammet som er formulert i innstillingen. Det er en forventning i miljøene om at vi kan starte den planmessige omstillingen alt i år.

2.2   Kombipakkene

Tilvekstavdelingen har utarbeidet et foreløpig oppsett for hvorledes vi alt for 2005 (ved årets revisjon av abonnementer pr 1. oktober) kan foreta en overgang til kun elektronisk format av i alt 445 titler. Dette vil gi en ekstra kostnad på ca. kr 420.000 kr i 2005. Da er også et nytt tilbud fra Francis og Taylor inkludert.

Det er sterkt ønskelig å gjøre noe med UBs Elsevier-abonnementer. Dette er en av de største pakkene av kombiabonnementer som UB har, og den medvirker i høy grad til de bindinger UB har på sine abonnementer. En overgang til kun elektroniske utgaver av UBs Elsevier-abonnementer ville gitt en ekstra kostnad for oss på ca. 1,63 mill. kr pga. merverdiavgiften, noe det anses vanskelig å klare i 2005. Det anbefales derfor at Elsevier-abonnementene foreløpig holdes utenfor, men det må arbeides videre med sikte på å få endret denne pakken senere.

Forslaget fra Tilvekstavdelingen synes å være et overkommelig første skritt videre. Flere av fakultetsbibliotekene er imidlertid redde for at en slik satsing vil føre til at de hver for seg må si opp flere sentrale enkelttidsskrifter. Bl.a. av denne grunn og fordi vi bør se på opptrappingsplanen som en felles UB/UiB-satsing, er det naturlig at ekstra utgifter tas av et felles beløp til omstilling.

2.3   Omgjøre trykte enkeltabonnement til elektroniske

I tråd med innstillingens forslag bør vi alt nå sette i gang et koordinert arbeid med å undersøke hva vi pr. dato kan få elektronisk av det vi nå har i trykt form. Som vist i referatene fra bibliotekene, skjer et slikt kartleggingsarbeid også i dag ved avdelingene. Tilvekstavdelingen har sagt seg villig til å ta et initiativ til en samordnet kartlegging som grunnlag for en handlingsplan i 2005 med virkning fra 2006. En slik plan kan utarbeides i løpet av vinteren/våren neste år og gi grunnlag for beslutninger i UBs styre i god til før arbeidet med abonnementene må gjøres.

2.4   Utvide med nye elektroniske tilbud

Det er også aktuelt å sette i gang en kartlegging av hvilke nye elektroniske tidsskrifter/databaser osv. som avdelingene ønsker å styrke sine tjenester med. I retningslinjene for en slik kartlegging må det presiseres at den forutsetter at avdelingene får friske midler til slik økt satsing, slik at satsingen ikke vil ramme det tidsskrifttilbudet man har i dag. Det understrekes at avdelingene likevel må gjennomgå sine samlinger/sine prioriteringer med stadig mer skjerpet blikk, ettersom overgang til nye tjenester ofte må bety at andre, og i og for seg nyttige, eksisterende tjenester må reduseres/falle bort. Det materialet som på denne måte samles inn etter koordinerte kriterier, vil danne grunnlaget for en samlet investeringsplan..

2.5   Ebrary

Spesielt skal her nevnes behovet for snarest å tegne et abonnement på Ebrary. Dette er et tiltak som Ebok-utvalget har gått sterkt inn for, og som er fremhevet som viktig i samtaler med HF og SV-bibliotekene. Den ordinære abonnementsprisen er 16.500 dollar. Det rapporters at brukerne mer og mer blir oppmerksomme på de elektroniske bøkene i BIBSYS, og at et abonnement vil kunne etablere den kritiske masse som må til for å skape oppmerksomhet omkring bruken av elektroniske bøker i studier og forskning ved UiB. Her blir ikke minst markedsføring gjennom fagsidene sentral. Det foreslås at utgiftene til Ebrary i 2004 dekkes av tildelingen til læringssentre ved UB, ettersom dette tilbudet i første rekke vil komme studentene til gode. På sikt må imidlertid disse utgiftene dekkes over litteraturbudsjettet. 

2.6   Bytteforbindelser

Tilvekstavdelingen oppgir at UB i dag har ca. 500 bytteforbindelser (dr.gradsavhandlinger inkludert). Det synes å være stor oppslutning om at bytteordningen kan opphøre, men med en del unntak, for eksempel anses de nordiske universitetene å være verdifulle bytteforbindelser. Tilvekstavdelingen tilbyr seg å lage en oversikt i høst over byttevirksomheten og foreta en kartlegging og vurdering av hva vi får i bytte i hvert tilfelle. Materialet blir utarbeidet i samarbeid med avdelingene. En prognose kan være at vi etter en slik runde står igjen med ca 50 bytteforbindelser, og dette tallet vil ytterligere synke etter hver som avhandlinger fra de nordiske universitetene blir elektronisk tilgjengelige.

2.7   Utskilling/kassasjon

UB har store samlinger av eldre tidsskrifter. Dette materialet blir stort sett lite brukt, men båndlegger store arealer som UB betaler leie for. Biblioteket må klarlegge i hvilken grad og etter hvilke prinsipper man kan deponere/kassere eldre tidsskrifter. I tillegg til å kunne foreta kopibestilling, som i dag, vil UB i årene som kommer, mer og mer kunne få tilgang til retrokonverterte, digitale utgaver av viktig, eldre tidsskriftmateriale (eks. JSTOR og utgiveres pågående retrokonverteringstiltak). Det er stor grad av enighet om at det er nødvendig med til dels kraftige saneringer av eldre samlinger, der både kassasjon, overføring til NBR, og til eget depotmagasin ved UB må vurderes. Det foreslås at det oppnevnes en egen arbeidsgruppe som får i oppgave å utarbeide felles retningslinjer for utskilling/deponering/kassasjon av eldre materiale ved UB. I arbeidsgruppens mandat bør det også inngå å vurdere hvilke arealmessige konsekvenser de løsninger som velges, vil få, herunder beregne hvor store arealer som evt. kan frigjøres ved sanering av eldre samlinger. 

Forslag til vedtak:

1.       Det foretas med virkning fra 2005 (ved årets revisjon av abonnementer pr 1. oktober) en overgang til kun elektronisk format av i alt 445 titler, som UB i dag har i kombiabonnement (både trykt og elektronisk utgave), i henhold til oppsett fra Tilvekstavdelingen. Dette vil gi en ekstra kostnad på ca. kr 420.000 kr i 2005.

2.       Det gjennomføres i løpet av høsten 2004 en samordnet kartlegging av hva vi pr. dato kan få elektronisk av det vi nå har i trykt form, og av hvilke nye elektroniske tidsskrifter/databaser osv. som avdelingene ønsker å styrke sine tjenester med. Denne kartleggingen skal munne ut i en handlingsplan i 2005 med virkning fra 2006. Arbeidet koordineres av Tilvekstavdelingen.

3.       Det gjennomføres fra 2005 en reduksjon av UBs bytteforbindelser fra ca. 500 til anslagsvis 50, der en hovedsakelig beholder bytteforbindelsene med de nordiske universitetene. En regner med at antallet etter hvert vil kunne reduseres ytterligere etter hvert som stadig flere dr.avhandlinger fra de nordiske universitetene blir elektronisk tilgjengelige.

4.       Det oppnevnes en arbeidsgruppe som får i oppgave å utarbeide felles retningslinjer for utskilling/deponering/kassasjon av eldre materiale ved UB, og å vurdere hvilke arealmessige konsekvenser de løsninger som velges, vil få. Arbeidsgruppen får følgende sammensetning:

Fakultetsbibliotekar Pål H. Bakka, leder
Fakultetsbibliotekar Ane Landøy
Fakultetsbibliotekar Anne Sissel V. Tonning
Fakultetsbibliotekar Olav Aas

Gruppen får frist til 31.12. 2004 med å legge fram sin innstilling.

5.       Det arbeides videre med sikte på å følge opp det treårige omstillingsprogrammet for årene 2005-2007 som foreslås i ressursutvalgets innstilling, med en samlet økonomisk ramme på 8,5 mill. kr.

  

16.09. 2004.   Kari Garnes/JER.

 

Vedlegg:  Brev til Universitetsdirektøren med søknad om en økonomisk støtte til omstillingsprogrammet på 2,1 mill. kr. i 2005

               Brev til fakultetsbibliotekene om forhold som det er særlig aktuelt å arbeide videre med

               Notat fra Pål H. Bakka om utskilling av litteratur fra UBs samlinger

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.09.06 av jer.
til denne siden.