Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 03.06. 2004

SAK S 19/2004 

Arkivkode: 11

Sak nr.: 03/11153/A

 

  

VIDEREFORDELING AV UBs LITTERATURBUDSJETT 2004

UBs styre fattet på møte 12.02. 2004 følgende vedtak:

Vedtak (enstemmig):

1.      UB vil utvide tilbudet av bøker og tidsskrifter i elektronisk form så raskt som det er økonomisk og praktisk mulig. Overgangen skal i så stor grad som mulig forberedes og tilrettelegges i 2004, med virkning fra 2005.

2.      Styret utsetter det meste av viderefordelingen av bokkonto til fagområder til det foreligger en innstilling fra ”Ressursutvalget” som er oppnevnt for å utrede en overgang til elektroniske ressurser, og til UB har lagt fram en plan for gjennomføring av overgangen. Både innstilling og plan bør foreligge innen 20. april 2004. Administrasjonen utarbeider forslag til fordeling av litteraturmidler på fagområder med utgangspunkt i disse dokumentene, saksforelegget til inneværende sak, og diskusjonen på inneværende møte. Neste styremøte utsettes til første halvdel av mai.

3.      Det fordeles i denne omgang kr. 400.000 til bibliotekportal, og kr. 550.000 til mikrofilm av aviser, byttemateriale, betaling for kopier i stedet for lån, litteratursøk, mv.

4.      Det fordeles i denne omgang et beløp som tilsvarer 50 % av forbruket til bøker innenfor de ulike fagområdene i 2003 til fagområdene i 2004. Det må ikke inngås avtaler om eller foretas fornyelser av abonnementer for tidsskrifter i trykt utgave før endelig fordeling av UBs litteraturmidler er vedtatt. 

Forutsatt at styret slutter seg til forslaget til vedtak under foregående sak (sak S18/2004), vil det bli igangsatt en omstillings- og opptrappingsplan med sikte på økt overgang til elektroniske ressurser, og det vil bli arbeidet for å oppnå økte bevilgninger til dette formål fra 2005.

Bl.a. på grunnlag av brev fra Universitetets ledelse er det ønskelig å øke overgangen til elektroniske ressurser allerede i 2004. Av et totalbeløp på ca. 19,6 mill. kr. til innkjøp av tidsskrifter og databaser brukte UB i 2003 4,5 mill. kr. på elektroniske ressurser (tidsskrifter i fulltekst og databaser) som er skilt ut som egne poster i regnskapet. I tillegg har UB en god del tidsskriftabonnementer der vi mottar både trykt og elektronisk utgave, men der det ikke oppgis noen separat pris for den elektroniske utgaven.

UB har i 2004 fått en særskilt styrking på 2 mill. kr. til bibliotekportal og elektroniske tidsskrifter, inkl. økt mva. Av dette har styret satt av 400.000 til bibliotekportal, slik at det blir 1,6 mill. kr. disponibelt til elektroniske tidsskrifter.

Det antas at prisstigningen på litteratur sett under ett vil bli på ca. 7-8 % i 2004 (antakelig noe høyere for tidsskrifter og noe lavere for bøker). Med utgangspunkt i fjorårets utgifter til disse formål vil prisstigningen på litteratur i så fall bli på ca. 1,6 mill. kr. fra 2003 til 2004, dvs. omtrent samme beløp som er øremerket spesielt til elektroniske tidsskrifter av UBs samlete tildeling fra UiB. For å få til en merkbar økning i overgangen til elektroniske ressurser bør derfor tildelingen til dette formål styrkes ytterligere.

UB fikk overført kr. 900.000 i ubrukte midler på det ordinære budsjettet fra 2003 til 2004. En del av dette er bundne midler som alt er disponert til ulike formål. Men det er mulig å benytte inntil kr. 500.000 av disse midlene til å styrke bokkonto, med sikte på økt overgang til elektroniske ressurser.

UB har de senere år måttet gjennomføre en betalingsforskyvning av deler av sine tidsskriftabonnementer fra forhåndsbetaling til betaling i samme år som abonnementene gjelder. I fjor ble det gjennomført slik betalingsforskyvning for 4,5 mill. kr. UBs hovedleverandør for tidsskrifter er SWETS. Da biblioteket fikk endelig avregning fra SWETS for alle abonnementer hos dem, viste det seg at vi var skyldig 3,25 mill. kr. Denne avregningen tar i tillegg til betalingsforskyvning også hensyn til justeringer i priser pga. valutasvingninger o.l. Dette betyr at vi kunne ha redusert betalingsforskyvningen med 1,25 mill. kr., og fremdeles gått i balanse dette året. Det foreslås at vi for å kunne øke overgangen til elektroniske ressurser ytterligere, viderefører betalingsforskyvningen på samme nivå i år som i fjor. Forutsatt at prisstigningen i år blir på ca. 8 %, vil dette i praksis innebære at vi styrker bokkonto i år med ca. kr. 900.000. Inkl. overføringen fra 2003 på kr. 500.000 vil dette dermed gi en samlet styrking av bokkonto i 2004 med 1,4 mill. kr. med sikte på økt overgang til elektroniske ressurser. Styrkingen på 500.000 av overførte midler fra 2003 vil gi en tilsvarende økning i tildelingen til bokkonto, mens styrkingen på 900.000 som oppnås ved hjelp av betalingsforskyvning, ikke fører til noen økning i tildelt ramme, men til at utgiftene på bokkonto reduseres tilsvarende i 2004.

Det foreslås at det gjennomføres en slik styrking av bokkonto i 2004 med 1,4 mill. kr. i tillegg til de 1,6 mill. som er øremerket spesielt til formålet. Samlet disponibelt beløp til elektroniske ressurser (databaser, tidsskrifter, e-bøker mv.) vil dermed bli 7,5 mill. kr. i 2004.

På styremøte 12.02.03 fattet UBs styre følgende vedtak når det gjaldt fordeling av litteraturmidler til fag/fakulteter:

1)      Den ekstra tildelingen til UB på 1,454 mill. kr. i 2003 fordeles på fakulteter/fagområder til tidsskrifter i forhold til deres andel av den samlete tidsskriftporteføljen ved UB.

2)      Det fordeles kr. 19.450.000 i litteraturmidler til fakultetene i henhold til den vedtatte fordelingsnøkkelen for fordeling av slike midler. Av dette beløpet øremerkes kr. 2,5 mill. til elektroniske fellespakker. Utgiftene til disse fordeles på fagene/fakultetene i forhold til deres andel i fellespakkene.

I praksis ble det i 2003 brukt nesten 2,6 mill. kr. til elektroniske fellespakker i 2003. I tillegg ble det brukt ca. 1,9 mill. kr. til databaser mv, slik at samlede utgifter til elektroniske ressurser ble 4,5 mill. kr. i 2003. Alle disse utgiftene ble fagfordelt i 2003.

UBs elektroniske ressurser bør etter bibliotekdirektørens vurdering ses på som felles­ressurser for hele UiB. Midlene til slike ressurser bør derfor ikke fagfordeles, men holdes atskilt i en felles pott. Dette beløpet bør også omfatte midler til tverrfaglige databaser mv, som hittil er ført på felleskonto UBB.

I henhold til tidligere vedtak i UBs styre er det kr. 24.997.000 disponibelt på bokkonto i 2004. Med tillegg av den foreslåtte styrkingen på 500.000 blir samlet disponibelt beløp på bokkonto i 2004 kr. 25.497.000. Styret vedtok på møte 12.02.04 å fordele kr. 400.000 til bibliotekportal, og kr. 550.000 til mikrofilm av aviser, byttemateriale, betaling for kopier i stedet for lån, litteratursøk, mv. Det blir dermed kr. 24.547.000 disponibelt til bøker og tidsskrifter, inkl. elektroniske ressurser, i 2004.

Det foreslås at det settes av kr. 200.000 forlodds til tverrfaglig og bibliotekfaglig litteratur i 2004. Det foreslås at det settes av 7,5 mill. kr. forlodds til elektroniske ressurser i 2004.

Det blir dermed disponibelt kr. 16.847.000 til fagfordelte innkjøp av bøker og tidsskrifter og til innbinding.

Dette gir følgende hovedfordeling av UBs bokkonto i 2004:

Forslaget gir følgende tildeling av litteraturmidler til fagområder i 2004:

Det ble på forrige styremøte foretatt en foreløpig fordeling til fagområder av et beløp som tilsvarte 50 % av forbruket til bøker innenfor de ulike fagområdene i 2003. Dette beløpet inngår i den endelige fordelingen i 2004 som er foreslått ovenfor.

Det er hittil i år disponert ca. 5,6 mill kr. til elektroniske ressurser. For disse midlene er det foretatt en foreløpig fagfordeling. For å kunne sammenlikne med tidligere års fordeling av litteraturmidler er det nedenfor satt opp en tabell som viser hvordan de samlede litteraturmidlene ville blitt fordelt i 2004, hvis også midlene til elektroniske ressurser var blitt fordelt på samme måte som i 2003. Det understrekes at dette er en ”teoretisk” fordeling, som det ikke foreslås å benytte i 2004. Forutsatt at forslaget ovenfor blir vedtatt, vil det gjenstå ytterligere 1,7 mill. kr. til elektroniske ressurser i 2004 til senere fordeling.

 

 

For å få et best mulig inntrykk av hvordan det fremlagte forslaget til fordeling av årets litteraturmidler vil slå ut i praksis, er det nedenfor satt opp en tabell som viser hvordan de samlede litteraturmidlene ville blitt fordelt i 2004, hvis de var blitt fordelt etter samme opplegg som ble benyttet i 2003, dvs. at hoveddelen av midlene fordeles i henhold til de ordinære kriteriene for fordeling av midler på fag/fakulteter, mens den ekstra styrkingen på 1,6 mill. fordeles i henhold fagområdenes andel av tidsskriftmidlene ved UB. Det understrekes at også dette er en ”teoretisk” fordeling, som det ikke foreslås å benytte i 2004.

 

 

Som det vil fremgå av disse to tabellene vil ikke forslaget til fordeling av årets midler føre til store endringer for noen av fagområdene. Alle får noe mindre enn de ville fått hvis midlene var blitt fordelt etter fjorårets opplegg. Størst forskjell blir det for medisin. Men samtidig gjenstår det et anselig beløp (ca. 1,7 mill. kr.) til elektroniske ressurser, og det vil kunne tas hensyn til eventuelle skjevheter ved disponeringen av disse midlene.

 

Disponering av ubrukte litteraturmidler fra 2003

 

Regnskapstallene for 2003 viser stort ”overforbruk” på enkelte fagområder, og til dels stort ”underforbruk” på andre fagområder, mens det er mindre utslag den ene eller den andre veien på noen fagområder. Det er særlig realfag og medisin som over en del år har opparbeidet seg et stadig større ”underskudd” på sine litteraturkonti, til tross for at disse fagområdene også har gjennomført betydelige tidsskriftoppsigelser og betalingsforskyvinger de senere årene. Hvis en tar hensyn både til overskridelsene på budsjettet i 2003 og betalingsforskyvningen fra 2003 til 2004, hadde realfag pr. 31.12. 2003 et akkumulert ”underskudd” på ca. 4,75 mill. kr., i tillegg til at det ble sagt opp tidsskrifter for 820.000 i 2002-2003. Tilsvarende hadde medisin pr. 31.12. 2003 et akkumulert ”underskudd” på ca. 1,36 mill. kr., i tillegg til at det ble sagt opp tidsskrifter for 105.000 i 2002-2003.

 

På den annen side har særlig odontologi og psykologi de senere årene hatt relativt store ubrukte beløp igjen på sine litteraturkonti ved årets slutt. Pr. 31.12. 2003 hadde Odont. ca. 179.000 og psykologi vel 829.000 kr. i ubrukte midler, mens HF hadde vel 103.000, og felles ”UBB”-konto hadde vel 84.000 igjen. Noe av underforbruket innen psykologi skyldes at avdelingen de to siste årene ikke har mottatt faktura for databasen PsycArticles som de abonnerer på. Dette utgjør ca. kr. 200.000. Nedenfor følger en oversikt over under- og overforbruk innen de enkelte fagområdene i 2003.

 

 

På bakgrunn av ovenstående foreslås det at det som et engangstiltak foretas en sanering av bokkonto som består i at de fagområdene som hadde igjen ubrukte midler pr. 32.12.03, ikke får overført disse til 2004 (unntatt 200.000 i utestående fordringer ved psykologi). Det beløpet som dermed blir disponibelt (i alt kr. 995.500) benyttes til å redusere ”underskuddene” på realfag og medisin med henholdsvis kr. 820.000 og 175.500.

 

Bortsett fra disse justeringene vil de fagområdene som hadde overskridelser på sine litteraturbudsjett i 2003, få fradrag i sine tildelinger for 2004. Dette vil gi følgende justerte fordeling av fagfordelte litteraturmidler i 2004:

 

Forslag til vedtak:

1)      Det fordeles kr. 200.000 i litteraturmidler til tverrfaglig og bibliotekfaglig litteratur.

2)      Det fordeles kr. 7.500.000 forlodds til elektroniske ressurser (tidsskrifter, e-bøker og databaser).

3)      Det fordeles kr. 16.847.000 til fagfordelte litteraturinnkjøp ved fakultetsbibliotekene i henhold til den vedtatte fordelingsnøkkelen for fordeling av slike midler. Fagfordelingen av disse midlene fremgår av tabell 2, kolonne 6.

4)      Følgende ubrukte litteraturmidler fra 2003 overføres ikke til 2004:

HF:                     kr. 103.375

OD:                    kr. 179.023

PS:                     kr. 629.192

UBB:                  kr.   84.140

Sum:                   kr. 995.730 

Denne summen fordeles som følger:

MN:                   kr. 820.000

MED:                 kr. 175.730

Sum:                   kr. 995.730

Justert fagfordeling av litteraturmidlene etter disse overføringene fremgår av tabell 6, kolonne 5.

Bibliotekutvalgene ved fakultetene fordeler selv de tildelte litteraturmidler mellom henholdsvis bøker og tidsskrifter i trykt form og innbinding.

 

26.05. 2004.   Kari Garnes/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.09.06 av jer.
til denne siden.