Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 03.06. 2004

SAK S 18/2004 

Arkivkode: 044

                                                                                                                  Sak nr.  04/1439/A

 

 

 

OVERGANG TIL ELEKTRONISKE BØKER OG TIDSSKRIFTER

UBs styre fattet på møte 04.12. 2003 følgende vedtak:

Vedtak (enstemmig):

Det oppnevnes et utvalg for å utrede overgang fra trykte til online informasjonsressurser ved UB med følgende mandat:

Utvalget skal utarbeide forslag til en handlingsplan for UB om

·         hvordan aksesjon (innkjøp og abonnementer) av trykt materiale (bøker, oppslagsverk, tidsskrifter) kan suppleres og erstattes av elektroniske dokumenter,

·         hvordan eksisterende samlinger av trykt materiale som også finnes tilgjengelig elektro­nisk ved UB, kan omdisponeres (kasseres, deponeres eller avhendes på annet vis).

I sitt arbeid skal utvalget innhente informasjon om hvilke erfaringer andre bibliotek har gjort og vurdere følgende momenter når det gjelder overgang fra trykte til elektroniske dokumenter:

·         tekniske og praktiske muligheter og begrensninger

·         økonomiske og budsjettmessige konsekvenser

·         konsekvenser for bibliotekets brukere

·         organisasjonsmessige konsekvenser for UB 

Utvalget fikk følgende sammensetning:

Bibliotekdirektør Kari Garnes, leder

Professor Kjell Erik Lommerud, Inst. for økonomi

Professor Trond Steihaug, Inst. for informatikk

Fakultetsbibliotekar Ane Landøy, Det hist.-fil. fakultetsbibliotek

Fakultetsbibliotekar Svenn Sivertssen, Det medisinske fakultetsbibliotek

Seniorrådgiver Jostein Helland Hauge, sekretær

Utvalget fikk i utgangspunktet frist til 1. juni 2004 med å komme med sin innstilling, men på forrige styremøte 12.02. 2004 ble det vedtatt å be om at innstillingen skulle foreligge innen 20.04. 2004.

Utvalget har lagt fram en enstemmig innstilling, datert april 2004. Utvalget fremmer følgende forslag i kap. 11, Hovedkonklusjoner og tilråding:

Utvalget vil konkludere som følger:

1. UB er kommet godt i gang med elektronisk tjenesteutvikling.

2. En overgang til stadig flere og bedre elektroniske brukertjenester vil være en forutsetning for at UB kan utføre sine oppgaver tilfredsstillende i lys av UiBs vektlegging av gode bibliotektilbud til studenter og ansatte.

3. De gjennomgripende virkninger av nye tjeneste- og arbeidsformer i biblioteket vil bl.a. reflekteres i

·         tilpassede former for organisasjonsstruktur og administrativ/økonomisk forvaltning av litteraturmidler

·         ny fordeling av arbeidsoppgaver innen og mellom avdelinger

·         behov for ny kompetanse hos ulike grupper ansatte

·         nye former for brukerkontakt, veiledningstjenester og nye former for samarbeid med fag- og studiemiljøene 

4. Utvalget går inn for at det bevilges midler til et omstillingsprogram i årene 2005-2007 på 8.5 mill kr med det mål a) å påskynde omstillingen til bruk av elektroniske tidsskrifter og b) fremme videreutviklingen av det digitale bibliotek med nye tjenestetilbud. UiB bør søke om omstillingsmidler til en del av denne innsatsen. Fremover bør alle de ressurser som brukes til kjøp av faglige litteraturtjenester på UiB, ses i sammenheng, samtidig som det i nødvendig utstrekning tas hensyn til de behov som fag- og forskningsgrupper har for fleksible abonnementsløsninger. De økte årlige kostnadene til elektroniske ressurser fra 2005 av vil bl.a. resultere i bedre brukertjenester, frigjøre ansatte til veilednings- og opplæringsoppgaver og redusere behovet for magasinarealer. 

5. UB bør utarbeide en konkretisert omstillings- og opptrappingsplan etter de prinsipper som er gitt i denne innstillingen og som ledd i dette arbeidet blant annet

·         utarbeide retningslinjer for disponeringen av eldre tidsskriftmateriale i trykt form

·         formulere prinsipper for mottak av ulike former for gratismateriale

·         utrede hvordan det historiske primærkilde-materiale på UB bør tilpasses til og gjøres tilgjengelig i det digitale bibliotek

·         utrede hvordan en fortsatt overgang til elektroniske brukertjenester endrer og effektiviserer arbeidsprosessene i biblioteket

·         foreta beregninger av den reduksjon i behovet for lokaler (herunder magasinareal knyttet til bibliotek-lokalene) som overgangen til bruk av elektroniske tidsskrifter fører med seg.

Den videre planleggingen av overgang til bruk av elektroniske ressurser bør skje i nært samarbeid med de faglige brukermiljøene og de relevante fagavdelinger ved UiB.

Ressursutvalget foreslår at endringer gjøres gjeldende med virkning fra 2005.

UBs styre fattet på møte 12.02. 2004 bl.a. følgende vedtak:

Vedtak (enstemmig):

Styret utsetter det meste av viderefordelingen av bokkonto til fagområder til det foreligger en innstilling fra ”Ressursutvalget” som er oppnevnt for å utrede en overgang til elektroniske ressurser, og til UB har lagt fram en plan for gjennomføring av overgangen. Både innstilling og plan bør foreligge innen 20. april 2004.

Ressursutvalgets innstilling er sendt ut og gjort kjent internt på UB uten å ha vært til høring. Det er kommet innspill/kommentarer til innstilingen og tilrådingene i denne fra billedsamlingen. Dette innspillet og svar på innspillet fra utvalgets sekretær følger vedlagt.

Bibliotekdirektørens merknader:

Det anses nå helt nødvendig å satse sterkt på overgang fra trykte til elektroniske innforma­sjonsressurser ved UB. Det foreslås at styret slutter seg til hovedkonklusjonene og tilrådingene fra ressursutvalget. Det må arbeides videre med sikte på å komme fram til hvordan den planlagte overgangen fra trykte til elektroniske ressurser (best) kan gjennomføres i praksis.

For å få til en skikkelig overgang til elektroniske ressurser har ressursutvalget beregnet at det i en treårsperiode 2005-2007 er behov for ytterligere 8,5 mill. kr. til disse formål, i tillegg til det som benyttes til disse formål pr. i dag. Av dette vil ca. 2,5 mill. kr. bestå av engangsutgifter til innkjøp av digitaliserte primærkilder og e-bøker mv., mens de resterende 6 mill. kr. vil være årlige utgifter til abonnementer på elektroniske tidsskrifter, databaser mv., som medfører at tildelt årlig ramme må økes med 6 mill. kr.

Det foreslås at bibliotekdirektøren pålegges å legge fram en plan for det videre arbeid med denne saken. Herunder må det spesielt vurderes og fremmes forslag til tiltak under hvert av de fem punktene som er nevnt i avsnitt 5 i innstillingens Hovedkonklusjoner og tilråding, samt foretas beregninger for hvilke innsparinger som kan påregnes ved hjelp av rasjonaliseringer og reduserte arealbehov i forbindelse med overgangen til elektroniske ressurser. En slik plan for det videre arbeidet skal legges fram på neste styremøte, som etter planen vil bli holdt 23. september 2004.

Forslag til vedtak:

1.      Styret slutter seg til Hovedkonklusjoner og tilråding i kap. 11 i innstillingen fra ressursutvalget.

2.      Bibliotekdirektøren pålegges å legge fram på neste styremøte 23.09. 2004 en plan for det videre arbeid med denne saken, med særlig vekt på de fem punktene som er nevnt i avsnitt 5 i innstillingens Hovedkonklusjoner og tilråding, og på hvilke innsparinger som kan påregnes ved hjelp av rasjonaliseringer og reduserte arealbehov i denne forbindelse.

 

26.05. 2004.   Kari Garnes/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.09.06 av jer.
til denne siden.