Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 03.06. 2004

SAK S 16/2004

Arkivkode: 0

                                                                                                                                  Sak nr.

 

ORGANISERING AV UNIVERSITETSBIBLIOTEKET

På lederopplæringsprogrammet som Universitetsbiblioteket (UB) har gjennomført høsten 2003 og våren 2004, ledet av Egil Hjertaker, Scandinavian Training Design, ble bl.a. lederstrukturen internt på UB analysert. Det ble presisert at for å få en fleksibel, dynamisk og effektiv organisasjon bør direktøren ha en liten ledergruppe. Denne ledergruppen bør ha utøvende myndighet innen organisasjonen.  En ledergruppe på maksimum 5 – 6 personer anbefales.

Dagens situasjon ved UB

UB er organisert som én administrativ og økonomisk enhet ved Universitetet i Bergen, men har i dag en desentral organisasjon med avdelinger lokalisert til Universitetets fagmiljøer på fakultetsnivå når det gjelder brukertjenester. Personal- og økonomistyring, IT-innkjøp og brukerstøtte og posttjeneste er sentralisert. I tillegg behandles innkjøp av litteratur i en egen avdeling.

Avdelingene har svært ulik størrelse. Noe som gjenspeiler seg i antall faste årsverk pr. avdeling:

Administrasjonen       7,6 årsverk

Tilvekstavd.               8,0    ”        

IT-avd.                      4,0    ”

Billedsamlingen          5,0    ”

HF fak.bibl.             30,2    ”         inkl. 1 eksternt finansiert årsverk

MN fak.bibl.            12,7    ”

Med./Od. fak.bibl.   11,9    ”         inkl. 1 ”             ”              ”

SV fak.bibl.               8,4    ”

Jur. fak.bibl.               7,0   ”

Psyk. fak.bibl             6,4   ”

UB har sju fakultetsbibliotek, men medisinsk og odontologisk fakultetsbibliotek har en felles leder. I bibliotekdirektørens stabsmøter, som er UBs ledergruppe, møter lederne for alle avdelingene og kontorsjef for personalsaker i UBs administrasjon, totalt 11 personer + bibliotekdirektøren.

Erfaringene har vist at dette er en forsamling der avdelingenes posisjonering og profilering ofte står sentralt, men den fungerer også på en positiv måte ved at avdelingslederne har en møteplass. Regien er oftest åpen og informativ, mindre forpliktende og styrende.

Rammer og forutsetninger for endringer

Med henvisning til signaler fra universitetsdirektøren er det en forutsetning at bibliotektjenestene ved Universitetet i Bergen skal være organisert i en egen enhet, slik som i dag. Videre er det en forutsetning at anvisningsmyndighet og økonomiforvaltning fortsatt skal være hos bibliotekdirektøren.

Utgangspunktet er dessuten at antall årsverk ikke utvides totalt. En eventuell reduksjon i samlet antall årsverk skal løses gjennom naturlig avgang.

En eventuell endring i lederstrukturen må i utgangspunktet føre til at UB og bibliotekdirektøren får en mer effektiv og dynamisk organisasjon med en mindre ledergruppe som har utøvende myndighet nedover i systemet. UBs målsetninger, strategier og styrets vedtak må være overordnet. Slik virksomheten ved UB utvikler seg, må denne mer og mer integreres i universitetets virksomhet, spesielt i forhold til de endringer som nå gjennomføres i undervisningen og forskerutdanningen som en følge av kvalitetsreformen. Universitetsbiblioteket må organisere og bygge opp kompetanse hos personalet i tråd med denne utviklingen.

Universitetet er i stadig endring ang. faglig organisering som institutter, forskningssentra og fakultet. Det bygges opp større instituttenheter utenom forskningssentra. Kvalitetsreformen legger opp til en fagsammensetning i studiene på tvers av fakultetsgrensene. Også dette må UB ta hensyn til i organiseringen av sin virksomhet.

Bibliotekdirektøren fremmer følgende

forslag til vedtak:

Det oppnevnes en arbeidsgruppe som får følgende mandat:

Det utarbeides et forslag til en organisering av Universitetsbiblioteket i lys av følgende:

·   Vurdere avdelingenes størrelse i forhold til fleksibilitet for å

    -  kunne videreutvikle bibliotekpersonalets kompetanse

    -  tilby aktuelle bibliotek- og informasjonstjenester til fagmiljøene.

·   Vurdere spørsmålene omkring faglige enheter ved UiB kontra lokalisering av UBs avdelinger.

·   Vurdere avdelingsstruktur i forhold til en effektiv ledergruppe ved UB

Arbeidsgruppen skal bestå av bibliotekdirektøren og ett medlem fra hver av følgende grupper: fakultetsbibliotekarene, hovedbibliotekarene, administrativt/teknisk personale og bibliotekdirektørens stab. I tillegg bør det være ett medlem fra Personal- og økonomiavdelingen. Følgende medlemmer oppnevnes i arbeidsgruppen:

Bibliotekdirektør Kari Garnes

Hovedbibliotekar Brita Hekland

Fakultetsbibliotekar Ane Landøy

Konsulent Kari Songstad

Kontorsjef Marie Morken

En person fra Personal- og økonomiavdelingen

 

26.05.04/KG

strekOffisiell side
Sist oppdatert 07.10.05 av jer.
til denne siden.