Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 12.02. 2004

SAK S 07/2004 

Arkivkode: 11

Sak nr.: 03/4958/A

 

 

 

VIDEREFORDELING AV UBs LITTERATURBUDSJETT 2004

UBs styre vedtok på møte 04.12. 2003 (sak S29/2003) å fordele kr. 25.072.000 til bokkonto. Denne budsjettposten skal dekke utgifter til anskaffelse av materiale til UBs samlinger, først og fremst til bøker og tidsskrifter, både i trykt og elektronisk form, men også til (referanse)databaser, innbinding, mikrofilm av aviser, byttemateriale, betaling for kopier i stedet for lån, o.l. Det vises til styresak S06/2004 ovenfor ang. prioritering av overgang til elektroniske informasjonsressurser.

I tillegg til de litteraturmidlene som fordeles av den ordinære budsjettildelingen til UB fra Universitetsstyret, mottar UB også tilskudd til litteraturformål fra en del fakulteter/institutter og fra Haukeland universitetssykehus. I 2003 fordelte disse tilskuddene seg som følger:

Utviklingen har senere år gått i retning av stadig flere tilbud om elektroniske informasjonsressurser, inkl. tilbud på tverrfaglige ”pakker” som ofte inneholder et større antall fullteksttidsskrifter fra flere ulike fagområder. Det har derfor blitt behov for å sette av egne midler til dette formål, utenom de litteraturmidlene som fordeles til fagområdene. Ved de andre universitetsbibliotekene er situasjonen nå denne: Ved UB Trondheim og UB Tromsø settes det av relativt store fellespotter til dette formål. Ved UB Oslo er hele økonomien desentralisert, og her fordeles også det meste av litteraturmidlene til fakultetsbibliotekene (UBO er også klart større enn de andre UB-ene).

Ved UB Bergen er det de siste tre årene blitt foretatt egne avsetninger til elektroniske fellespakker (fullteksttidsskrifter) av de samlede litteraturmidlene. I ettertid er utgiftene til disse fellespakkene blitt fordelt på fagområder i forhold til deres andel i fellespakkene. Utenom dette er det også disponert en god del midler til andre elektroniske informasjonsressurser, både fagspesifikke elektroniske tidsskrift(pakk)er, referansedatabaser, mv. Utgiftene til tverrfaglige databaser er dekket av egen avsetning til UB felles (konto UBB), mens fagspesifikke elektroniske tidsskrift(pakk)er og databaser er dekket innenfor tildelingene til fag/fakulteter.

De tre siste årene er det disponert følgende beløp til disse formål ved UB Bergen:

Fagdelt oversikt over utgifter til elektroniske ressurser 2001-2003:

Spesielt pga. sterk prisstigning på tidsskrifter har det for de fleste fag- og forskningsbibliotek, også internasjonalt, gjennom mange år vært store problemer med å skaffe nok midler til å opprettholde et tilfredsstillende litteraturtilbud til brukerne. Ved UB Bergen har det de to siste årene måttet sies opp tidsskrifter for i alt 1 mill. kr. Oppsigelsene er fordelt slik på fagområder:

·        Realfag:                          820.000

·        Medisin:                         105.000

·        Samfunnsvitenskap:          65.000

Det er også foretatt oppsigelser i mindre omfang innen de andre fagområdene ved UiB.

I tillegg har det vært nødvendig å forskyve en god del av UBs tidsskriftabonnementer fra forhåndsbetaling til betaling i samme år som abonnementene gjelder. Fra 2003 til 2004 måtte det foretas slik betalingsforskyving for i alt 4,5 mill. kr., med følgende fordeling på fagområder:

·        Realfag:                       3.500.000

·        Medisin:                      1.000.000

Dersom UB ikke hadde hatt denne muligheten til betalingsforskyving, måtte biblioteket ha sagt opp tidsskrifter for 4,5 mill. kr. i tillegg til den ene millionen som det er oppsagt tidsskrifter for de to siste årene.

På møte 11.04. 2002 behandlet styret forslag om endringer i kriteriene for fordeling av UBs litteraturbudsjett. Styret fattet følgende vedtak: 

1.      Av den samlete litteraturtildelingen ved UB foretas det hvert år en forlodds avsetning til tverr- og flerfaglige elektroniske tidsskriftpakker og databaser. Størrelsen på denne forlodds avsetningen avgjøres hvert år av UBs styre.

2.      Det foretas i denne omgang ingen andre endringer i kriteriene for fordeling av UBs litteraturmidler på fag/fakulteter.

3.      Det lages hvert år en oversikt over fordelingen av utgifter til elektroniske tidsskriftpakker på fag/fakulteter basert på foreliggende priser, eller hvis slike ikke foreligger, på hvilken prosentandel fagene/fakultetene har av titlene i de enkelte pakkene. Dersom det viser seg at den forlodds avsetningen til tverr- og flerfaglige elektroniske tidsskriftpakker og databaser, fører til en merkbar endring i fordelingen av litteraturmidler mellom fag/ fakulteter, gjennomføres det en omfordeling av de ordinære tildelingene til fag/fakulteter, slik at de samlete disponible litteraturmidlene til fag/fakulteter blir i samsvar med de generelle kriteriene for fordeling av UBs litteraturmidler på fag/fakulteter.

4.      Disse endringene gjelder fra 2003

Det er som nevnt satt av kr. 25.072.000 til bokkonto i 2004. Av dette beløpet utgjør kr. 75.000 en overføring fra Det medisinske fakultet, som er inkludert i UBs totalbudsjett, slik at samlet beløp til fordeling på bokkonto blir kr. 24.997.000.

Det anses under enhver omstendighet nødvendig å styrke satsingen på elektroniske informasjonsressurser ved UB i 2004. Forutsatt at styret slutter seg til forslagene til vedtak i sak S06/2004, vil samlet tildeling til litteraturbudsjettet øke med 1,5 mill. til kr. 26.497.000. Av dette vil det i så fall avsettes 10 mill. kr. til elektroniske ressurser, inkl. tverrfaglige pakker av elektroniske fullteksttidsskrifter og –bøker, referansedatabaser mv.

Nedenfor er det først satt opp et forslag til viderefordeling av UBs litteraturbudsjett basert på den forutsetning at styret slutter seg til forslagene til vedtak i sak S06/2004, slik at samlet litteraturbudsjett blir kr. 26.497.000 (alternativ A). Deretter er det satt opp et alternativt forslag, basert på at styret ikke slutter seg til forslagene til vedtak i sak S06/2004. I så fall blir samlet litteraturbudsjett blir kr. 24.997.000 (alternativ B).

Alternativ A

Universitetsstyrets budsjettildeling til UB for 2004 inneholder en særskilt styrking på 2 mill. kr. til bibliotekportal og elektroniske tidsskrifter, inkl. økt mva. i den forbindelse. Disse midlene inngår i den foreslåtte tildelingen til bokkonto i 2004. Av denne særskilte tildelingen ble det på forrige møte i UBs styre forutsatt at det settes av 400.000 til bibliotekportal. Det blir dermed 1,6 mill. disponibelt av de to millionene til elektroniske tidsskrifter. Styret har de senere år vedtatt å fordele tilsvarende ekstra tildelinger til tidsskrifter på fagområder i forhold til deres andel av UBs samlete tidsskriftportefølje, i stedet for etter den ordinære fordelingsnøkkelen for fordeling av litteraturmidler på fagområder. Det foreslås at denne praksisen videreføres i 2004, slik at de ekstra midlene på 1,6 mill. kr. til elektroniske tidsskrifter fordeles i forhold til fagområdenes andel av den samlete tidsskriftporteføljen.

Som nevnt ovenfor må bl.a. også mikrofilm av aviser, byttemateriale, betaling for kopier i stedet for lån, og litteratursøk dekkes over bokkonto. Mye av dette er mer eller mindre bundne utgifter. Disse utgiftene beløp seg i 2003 til ca. kr. 500.000. I 2004 må i tillegg utgifter til felles bibliotekportal for universitetsbibliotekene på anslagsvis kr. 400.000 dekkes her. Det foreslås at det settes av kr. 950.000 til andre utgifter på bokkonto i 2004. Det blir dermed disponibelt kr. 25.547.000 til bøker og tidsskrifter mv.

Til tverrfaglig og bibliotekfaglig litteratur og tverrfaglige databaser mv. ble det i 2003 brukt ca. kr. 860.000. Også på dette området må en regne med en viss utgiftsøkning i 2004. Det foreslås at samlet tildeling til dette formål settes til kr. 950.000 i 2004.

På grunnlag av det som er foreslått ovenfor, vil det kunne disponeres kr. 24.597.000 til fagfordelte innkjøp av bøker, tidsskrifter og innbinding. Av dette foreslås det at de ekstra midlene på 1,6 mill. kr. til elektroniske tidsskrifter fordeles i forhold til fagområdenes andel av den samlete tidsskriftporteføljen ved UB, mens det resterende beløpet på kr. 22.997.000 fordeles til fakultetene i henhold til de vedtatte kriteriene for fordeling av UBs litteraturmidler.

Dette gir følgende hovedfordeling av UBs bokkonto i 2004:

Forslag til vedtak (alt. A):

1)      Det fordeles kr. 950.000 til bibliotekportal, mikrofilm av aviser, byttemateriale, betaling for kopier i stedet for lån, litteratursøk, mv.

2)      Det fordeles kr. 950.000 i litteraturmidler til tverrfaglig og bibliotekfaglig litteratur, inkl. tverrfaglige databaser mv. Halvparten av dette beløpet øremerkes til elektroniske ressurser.

3)      Ekstra tildeling til elektroniske tidsskrifter på 1,6 mill. kr. i 2004 fordeles på fakulteter/ fagområder til tidsskrifter i forhold til deres andel av den samlete tidsskriftporteføljen ved UB.

4)      Det fordeles kr. 22.997.000 til fagfordelte litteraturinnkjøp ved fakultetsbibliotekene i henhold til den vedtatte fordelingsnøkkelen for fordeling av slike midler. Av dette beløpet øremerkes 8 mill. kr. til elektroniske ressurser.

Samlet tildeling til elektroniske ressurser blir etter dette forslaget vel 10 mill. kr.

Forslaget gir følgende tildeling av litteraturmidler til fagområder i 2004:

Alternativ B

Dette forslaget er basert på at samlet litteraturbudsjett blir 1,5 mill. kr. lavere enn i alternativ A. Det foreslås at denne differansen i sin helhet tas ut på den fagfordelte tildelingen basert på fordelingsnøkkel, mens de øvrige postene på litteraturbudsjettet beholdes uforandret.

Dette gir følgende hovedfordeling av UBs bokkonto i 2004:

Forslag til vedtak (alt. B):

5)      Det fordeles kr. 950.000 til bibliotekportal, mikrofilm av aviser, byttemateriale, betaling for kopier i stedet for lån, litteratursøk, mv.

6)      Det fordeles kr. 950.000 i litteraturmidler til tverrfaglig og bibliotekfaglig litteratur, inkl. tverrfaglige databaser mv. Halvparten av dette beløpet øremerkes til elektroniske ressurser.

7)      Ekstra tildeling til elektroniske tidsskrifter på 1,6 mill. kr. i 2004 fordeles på fakulteter/ fagområder til tidsskrifter i forhold til deres andel av den samlete tidsskriftporteføljen ved UB.

8)      Det fordeles kr. 21.497.000 til fagfordelte litteraturinnkjøp ved fakultetsbibliotekene i henhold til den vedtatte fordelingsnøkkelen for fordeling av slike midler. Av dette beløpet øremerkes 3 mill. kr. til elektroniske ressurser.

Samlet tildeling til elektroniske ressurser blir etter dette forslaget vel 5 mill. kr.

Forslaget gir følgende tildeling av litteraturmidler til fagområder i 2004:

 

 

Disponering av ubrukte litteraturmidler fra 2003

 

Foreløpige regnskapstall for 2003 viser stort ”overforbruk” på enkelte fagområder, og til dels stort ”underforbruk” på andre fagområder, mens det er mindre utslag den ene eller den andre veien på noen fagområder. Det er særlig realfag og medisin som over en del år har opparbeidet seg et stadig større ”underskudd” på sine litteraturkonti, til tross for at disse fagområdene også har gjennomført betydelige tidsskriftoppsigelser og betalingsforskyvinger de senere årene. Hvis en tar hensyn både til overskridelsene på budsjettet i 2003 og betalingsforskyvningen fra 2003 til 2004, har realfag pr. 31.12. 2003 et akkumulert ”underskudd” på ca. 4,75 mill. kr., i tillegg til at det er sagt opp tidsskrifter for 820.000 i 2002-2003. Tilsvarende har medisin pr. 31.12. 2003 et akkumulert ”underskudd” på ca. 1,36 mill. kr., i tillegg til at det er sagt opp tidsskrifter for 105.000 i 2002-2003.

 

På den annen side har særlig odontologi og psykologi de senere årene hatt relativt store ubrukte beløp igjen på sine litteraturkonti ved årets slutt. Pr. 31.12. 2003 hadde Odont. 179.000 og psykologi 829.000 kr. i ubrukte midler, mens HF hadde ca. 103.000, og felles ”UBB”-konto hadde ca. 84.000 igjen. Noe av underforbruket innen psykologi skyldes at avdelingen de to siste årene ikke har mottatt faktura for databasen PsycArticles som de abonnerer på. Dette utgjør ca. kr. 200.000. Nedenfor følger en oversikt over under- og overforbruk innen de enkelte fagområdene, og hvordan endelig fordeling av litteraturmidler på fagområder ville bli i 2004, hvis disse ”over- og underskuddene” i sin helhet blir overført fra 2003 til 2004.

 

 

Denne tabellen viser at hvis ”over”- og ”underskudd” fra 2003 overføres uavkortet til 2004, vil realfag og medisin få til disposisjon omtrent samme nominelle kronebeløp i 2004 som i 2003. Med beregnet prisstigning på ca. 10 % på tidsskrifter innen disse fagområdene vil dette føre til en ytterligere reduksjon i realverdien av deres litteraturmidler. Bortsett fra juss vil de øvrige fagområdene få en rimelig og til dels god økning i sine tildelinger.

 

På bakgrunn av ovenstående foreslås det at det som et engangstiltak foretas en sanering av bokkonto som består i at de fagområdene som hadde igjen ubrukte midler pr. 32.12.03, ikke får overført disse til 2004 (unntatt 200.000 i utestående fordringer ved psykologi). Det beløpet som dermed blir disponibelt (i alt kr. 995.500) benyttes til å redusere ”underskuddene” på realfag og medisin med henholdsvis kr. 820.000 og 175.500.

 

Bortsett fra disse justeringene vil de fagområdene som hadde overskridelser på sine litteraturbudsjett i 2003, få fradrag i sine tildelinger for 2004. Dette vil gi følgende justerte fordeling av fagfordelte litteraturmidler i 2004:

 

Forslag til vedtak:

Følgende ubrukte litteraturmidler fra 2003 overføres ikke til 2004:

HF:                     kr. 103.330

OD:                    kr. 179.020

PS:                     kr. 629.150

UBB:                  kr.   84.000

Sum:                   kr. 995.500

Denne summen fordeles som følger:

MN:                   kr. 820.000

MED:                 kr. 175.500

Sum:                   kr. 995.500

Bibliotekutvalgene ved fakultetene fordeler selv de tildelte litteraturmidler mellom henholdsvis bøker, tidsskrifter og innbinding.

 

06.02. 2004.   KG/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.09.06 av jer.
til denne siden.