Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 12.02. 2004

SAK S 06/2004 

Arkivkode: 11

Sak nr.: 03/4958/A

 

 

 

OVERGANG TIL ELEKTRONISKE BØKER OG TIDSSKRIFTER 

I UBs strategiplan og andre plandokumenter prioriteres videreutvikling av det digitale bibliotek, der elektroniske bibliotektjenester og informasjonsressurser inngår som vesentlige elementer. UBs styre oppnevnte på sitt forrige møte 04.12.03 et eget utvalg for å utrede overgang fra trykte til online informasjonsressurser ved UB (”Ressursutvalget”). Utvalget fikk frist til 1. juni 2004 med å komme med sin innstilling. 

Universitetsledelsen har i økende grad engasjert seg spesielt i spørsmålet om en overgang til større bruk av elektroniske tidsskrifter, og UB har i 2004 fått en særskilt styrking på 2 mill. kr. til bibliotekportal og elektroniske tidsskrifter, inkl. økt mva. i den forbindelse. I brev fra rektor til UB av 30.01.04 heter det bl.a.:

Universitetsledelsens syn på raskere innføring av elektroniske tidsskrifter ble videre oppsummert som følger:

1.      Universitetet i Bergen har startet opp arbeidet med å øke andelen av elektroniske tidsskrifter.

2.      Vi tror at den videre konvertering av tidsskriftabonnementer fra papirform til elektronisk form bør skje så raskt som det er økonomisk mulig.

3.      Hvis det ligger en økonomisk gevinst i et rent elektronisk abonnement i relasjon til et abonnement som gir en papirutgave i tillegg til den elektroniske versjonen, bør en velge et rent elektronisk abonnement.

4.      I de tilfeller abonnementet omfatter både en elektronisk utgave og en papirutgave er det den elektroniske utgaven som skal gjøres tilgjengelig for brukerne. Papirutgaven bør settes på lager uten videre bearbeiding.

 

Vi viser til dette og ber om at Universitetsbiblioteket legger dette til grunn for sitt videre arbeid.

På denne bakgrunn fremmes sak om økt overgang til elektroniske informasjons­ressurser ved UB.

UB hadde pr. 31.12. 2003 ca. 12.000 løpende tidsskriftabonnementer, herav ca. 9.200 i trykt form og 5.050 i elektronisk form. Dvs. at biblioteket har ca. 2.250 abonnementer i både trykt og elektronisk form. Av det samlede antall tidsskriftabonnementer får UB vel 7.000 (58,9 %) som pliktavlevert materiale, gave eller bytte. Dette er for en stor del norske tidsskrifter. Resten, ca. 5.000 (41,1 %) stort sett utenlandske tidsskrifter kjøpes inn. Det store flertall av de 7.000 tidsskriftene som ikke kjøpes inn, er pliktavlevert. Disse mottas i utgangspunktet i trykt form. Dersom man ønsker elektronisk utgave av pliktavleverte tidsskrifter, må man kjøpe abonnement på disse på samme måte som på utenlandske tidsskrifter. Dette har UB alt gjort for en del av de mest aktuelle pliktavleverte tidsskriftene. En økt overgang til elektroniske utgaver av pliktavleverte tidsskrifter vil gi relativt høye merutgifter, fordi UB da vil måtte betale full abonnementspris for elektroniske utgaver av tidsskrifter som biblioteket i dag mottar gratis. På den annen side er det bare en mindre andel av de pliktavleverte tidsskriftene som utgis i elektronisk form, slik at det pr. i dag er begrensede muligheter for økt overgang til elektroniske utgaver for denne delen av UBs tidsskriftportefølje.

UB brukte i 2003 totalt ca. 19,6 mill. kr. på innkjøp av tidsskrifter (hovedsakelig utenlandske), i trykt og elektronisk form, inkl. referansedatabaser mv. Andelen elektroniske utgaver er økende, slik det fremgår av nedenstående tabell:

Utenom de elektroniske ressursene som omfattes av oversikten ovenfor, anskaffes det også en god del tidsskrifter, der en får både trykt og elektronisk utgave. Fra 2002 må det betales mva. på databaser og tidsskrifter i elektronisk form, mens det ikke betales mva. på tidsskrifter i trykt form. I 2003 betalte UB ca. kr. 865.000 i mva. for elektroniske ressurser. En eventuell overgang til bare elektroniske utgaver av hele UBs portefølje av kjøpetidsskrifter ville medføre merutgifter til mva. i størrelsesorden 3,5-4 mill. kr. Men samtidig er det slik at abonnement på både trykt og elektronisk utgave av et tidsskrift normalt koster noe mer enn bare elektronisk utgave (i gjennomsnitt ca. 10 %). Ved å si opp papirutgavene av alle tidsskrifter som UB i dag har i både trykt og elektronisk utgave, regner en med at en ville kunne redusere abonnementsutgiftene med anslagsvis 500-700.000 kr. En slik full overgang til bare elektroniske utgaver av UBs kjøpetidsskrifter, ville dermed føre til netto merkostnader på anslagsvis 3 mill. kr. En full overgang til bare elektroniske utgaver av UBs kjøpetidsskrifter i 2004 er pr. i dag ikke mulig, bl.a. fordi en del av de aktuelle tidsskriftene fremdeles bare fins i trykt form. Et mer realistisk estimat er at det vil være mulig å gjennomføre en overgang til bare elektroniske utgaver av inntil halvparten av UBs kjøpetidsskrifter i 2004. En overgang av dette omfang vil antakelig føre til netto merkostnader på anslagsvis 1,5 mill. kr.

 

En slik utgiftsøkning er det ikke rom for innenfor de budsjettrammer UB har fått tildelt for 2004. Det kan tenkes flere måter å finne dekning for en slik utgiftsøkning på:

1.      Ekstrabevilgninger til formålet fra Universitetet sentralt

2.      Overføring av ubrukte midler fra 2003 til 2004. Ut fra foreløpige regnskapstall for 2003 ser det ut til at det kan bli disponibelt inntil kr. 400.000 i ubrukte driftsmidler fra 2003.

3.      Betalingsforskyvning. UB har de senere år sett seg nødt til å forskyve en del av sine tidsskriftabonnementer fra forhåndsbetaling til betaling i samme år som abonne­mentene gjelder. Fra 2003 til 2004 måtte det foretas slik betalingsforskyving for i alt 4,5 mill. kr. Det vil være mulig å utvide denne betalingsforskyvningen til også å dekke (en del) av merutgiftene ved økt overgang til elektroniske tidsskrifter.

4.      Rasjonalisering/innsparing på andre poster på UBs budsjett. En regner bl.a. med at det vil bli mulig å spare en del personalressurser på å la være å behandle papirutgaver av tidsskrifter som UB også mottar i elektronisk form. En vurdering av slike spørsmål inngår i mandat til ”Ressursutvalget”.

Det må understrekes at de tre første av disse mulige dekningsmåtene representerer midlertidige løsninger på varige problemer, i og med at ingen av dem innebærer en utvidelse av UBs ordinære budsjettramme.

På bakgrunn av ovenstående foreslås det at styret fatter et prinsippvedtak om at UB skal utvide tilbudet av bøker og tidsskrifter i elektronisk form så raskt som det er økonomisk og praktisk mulig, og om at en i 2004 vil satse på en overgang til elektroniske utgaver for inntil halvparten av de kjøpetidsskriftene som UB i dag har i trykt utgave. For å klare dette er det beregnet at det må øremerkes inntil 7,5 mill. kr. av UBs litteraturbudsjett i 2004 til tverrfaglige elektroniske tidsskrifter og e-bøker. I tillegg kommer midler til tverrfaglige og fagdelte databaser på anslagsvis 2,5 mill. kr., slik at samlet disponibelt beløp til elektroniske ressurser i 2004 i så fall blir 10 mill. kr. En vil komme tilbake til hvordan de merutgiftene som dette vil medføre på anslagsvis 1,5 mill. kr. skal dekkes inn, når det foreligger flere opplysninger både om mulighetene for ekstrabevilgninger, om hvor mye UB vil får overført fra 2003 til 2004, og om hvor mye som evt. er mulig å spare inn på andre poster.

Forslag til vedtak:

1.      UB vil utvide tilbudet av bøker og tidsskrifter i elektronisk form så raskt som det er økonomisk og praktisk mulig.

2.      Det gjennomføres i 2004 en overgang til elektroniske utgaver for inntil halvparten av de kjøpetidsskriftene som UB i dag har i trykt utgave.

3.      Styret vil komme tilbake til det videre arbeid med overgang til elektroniske ressurser ved UB når det foreligger en innstilling fra ”Ressursutvalget” som er oppnevnt for å utrede denne saken.

 

06.02. 2004.   KG/JER.

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.09.06 av jer.
til denne siden.