Universitetsbiblioteket i Bergen

 

MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 21.02. 2002

SAK S 05/2002

 

ORGANISERING AV:

-  DET HISTORISK-FILOSOFISKE FAKULTETSBIBLIOTEK

-  SPESIALSAMLINGENE

-  DEPOTMAGASINER

-  TEKNISK AVDELING

Bakgrunn

Innen utgangen av dette året vil det skje flere store strukturelle endringer på UB. 

§       Billedsamlingen, Avdeling for forskningsdokumentasjon og fellesavdelingene administrasjonen, Teknisk avdeling, Tilvekstavdelingen og IT-avdelingen flytter til sommeren fra Haakon Sheteligs plass 7 og Parkveien 9 til det tidligere BT-bygget i Nygårdsgaten.

§       Depot for hele UB opprettes i BT-bygget i Nygårdsgaten og i sokkeletasjen i Herman Foss gt. 6 (Tornøe-bygget), under Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek.

§       Haakon Sheteligs plass 7 skal bygges om og skal sammen med deler av HF-bygget huse de gjenværende avdelingene Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek (UBBHF) og Spesialsamlingene. Spesialsamlingene omfatter magasinene på Haakon Sheteligs plass 7, manuskripsamlingen, historiske deler av kartsamlingen og aviser. Ombyggingen vil etter planen starte på forsommeren i år. Byggingen skal foregå i flere trinn. 

§       Det medisinske fakultetsbibliotek (UBBMED) og avdelingen på PKI flytter sammen inn i nytt bygg på Haukeland Sykehus.

§       Leder for Spesialsamlingene, Knut L. Espelid, sluttet 31. januar d.å. for å gå over på alderspensjon. Espelid var også fagreferent i historie. 

§       Fakultetsbibliotekar Astrid Utne skal gå over i stilling som universitetsbibliotekar og stillingen som fakultetsbibliotekar for UBBHF er nå lyst ut for andre gang.

I tillegg er det planlagt ombygging og utvidelse av lokalene til Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek (UBBSV). Dette arbeidet starter sannsynligvis i 2003.

Det er i denne omgang ikke planlagt organisatoriske endringer for de avdelingene som flytter inn i BT-bygget, med unntak av Teknisk avdeling (TA).

UBBMED og PKI som flytter sammen i BBB-bygget fordeler arbeidsoppgavene internt. Det medfører ingen organisatoriske endringer.

Vi vil i det følgende omtale og foreslå endringer i organisering og tilknytning for følgende avdelinger:

q       Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek

q       Spesialsamlingene

q       Depotmagasiner

q       Teknisk avdeling

 

UBBHF og Spesialsamlingene

Samlingene

UBBHF har i dag magasiner som for det aller meste ikke er tilgjengelige for publikum/ lånerne (lukkede magasiner). Oppstilling av litteratur og fysisk organisering av alle samlingene på Haakon Sheteligs plass 7 og i HF-kjelleren utføres i dag av Spesialsamlingene. Henting av bestilt litteratur utføres av bokhentere som er tilknyttet UBBHF. 

UBBHF får etter ombyggingen magasiner som i det alt vesentlige vil være åpne for publikum. Instituttbiblioteket, som nå er i HF-bygget, integreres med UBBHF på Haakon Sheteligs plass 7 og opphører dermed som en egen utlånsavdeling. Samlinger som tilhører fag ved andre fakultetsbibliotek enn UBBHF, samt lite brukte tverrfaglige samlinger, skal i størst mulig grad flyttes til depot. Manuskripter og andre verdifulle samlinger skal plasseres i lukkede magasiner i HF-kjelleren og i lokalitetene til nåværende HF-instituttsamlinger. Hvor den tverrfaglige litteraturen blir plassert, blir mer et lokaliseringsspørsmål.

Når det nå foretas en opprydding slik at litteratur knyttet til andre fakultetsbibliotek enn UBBHF blir flyttet til depot og UBBHF får en stor del av sine samlinger på åpne hyller, er det naturlig at alt arbeidet med UBBHFs samlinger integreres med de andre aktivitetene ved fakultetsbiblioteket og utføres av tilsatte som er tilknyttet UBBHF. Dette blir på linje med de andre fakultetsbibliotekene.

Fagreferent – manuskripter m.m.

Avdelingsleder for Spesialsamlingene, som også har vært fagreferent for historie, har de siste 10 årene hatt det faglige ansvaret for manuskript-, diplom-, og den antikvariske del av kart- og boksamlingene. Avdelingslederens funksjon som fagreferent for historie har vært underlagt fakultetsbibliotekaren for UBBHF. 

Opp gjennom tidene har ansvaret for disse samlingene vært tillagt en fagreferent innen HF (historie eller norrøn filologi). Det er etter bibliotekdirektørens mening viktig at en fagreferent, fortrinnsvis innen HF-fag, fortsatt har dette ansvaret.

På bibliotek med store manuskript- og antikvariske samlinger er disse ofte organisert i egne avdelinger. Registrering, oppbevaring og bruk av slike samlinger krever spesielle kvalifikasjoner og tilrettelagte forhold sammenlignet med ”vanlige” bøker.

Funksjoner i HF-bygget

Det planlegges lesesalsplass for brukerne og arbeidsplasser for de tilsatte med arbeidsoppgaver knyttet til manuskripter, aviser mv. i HF-bygget. Bruk av avissamlingen skal i størst mulig grad foregå ved lesing av avisfilmer, og etter hvert ved tilgang til avisdatabaser. Her skal også være lesesalsplasser for dokumenter og bøker fra UBBHFs samlinger som kun kan benyttes på bibliotekets lesesal. Det vil derfor være funksjoner der det ikke er mulig å skille mellom virksomheten til dagens UBBHF og Spesialsamlingene.

Spørsmålet er om disse samlingene og tjenestene/virksomheten skal skilles ut med egen avdelingsstatus som i dag, eller bli en del av HF-fakultetsbibliotek.

Oppsummering

En stor del av virksomheten til Spesialsamlingene er naturlig å se i sammenheng med virksomheten til UBBHF. Manuskripter er nært knyttet til flere fag under UBBHF. Avissamlingene er mest knyttet til HF-fag og SV-fag. Siden samlingene tar stor plass og det trengs en del areal til leseplasser m/leseapparat, er det for tiden ikke plass på UBBSV. De foreliggende ombyggingsplaner ved UBBSV har heller ikke rom for en slik utvidelse. Det naturlige og praktiske i denne omgang vil derfor være å se avissamlingen i sammenheng med HF-fagene. Etter bibliotekdirektørens oppfatning bør derfor Spesialsamlingenes samlede virksomhet legges inn under UBBHF.

 

Depotmagasinene

I depotmagasinene er det samlet litteratur fra mange avdelinger ved UB. Det er også tverrfaglige samlinger som det er vanskelig å øremerke for ett av fakultetsbibliotekene. Driften av disse samlingene bør derfor skilles ut fra UBBHF. Det antas at det er dynamiske samlinger som stadig er i bruk og som får kontinuerlig tilvekst. Det skal derimot ikke skje noen selvstendig samlingsoppbygging av nyinnkjøpt litteratur, tilveksten vil bli styrt av behovene på fakultetsbibliotekene. Det er derfor ikke naturlig at depotmagasinene blir organisert som en egen faglig avdeling på linje med andre fag/stabsavdelinger.

Det foreslås at depotmagasinene blir organisert under bibliotekdirektøren. Det foreslås videre at personalbehov og drift av depotmagasinene utredes nærmere.

 

Teknisk avdeling 

Teknisk avdeling flytter fra Haakon Sheteligs plass 7 til BT-bygget i sommer. Denne virksomheten har tidligere ligget under UBs administrasjon, men har de siste årene vært organisert som en egen avdeling. Lederstillingen ved avdelingen har vært ledig siden sommeren 2000, og en av de tilsatte har fungert som leder i denne perioden.

Avdelingen skal betjene alle avdelingene ved UB, hovedsakelig med postekspedisjon både eksternt og internt mellom UBs avdelinger. Avdelingen har også ansvar for innkjøp og fordeling av rekvisita. De har inntil nylig hatt arbeidsoppgaver knyttet til betjening av manuskript- og avislesesal på UBBHF og arkivering av aviser i avissamlingen under Spesialsamlingene. Disse oppgavene er nå overført til henholdsvis UBBHF og Spesialsamlingene. Det antas derfor at TA har ledig kapasitet til å påta seg nye oppgaver. Det bør bl.a. vurderes om arbeidsoppgaver knyttet til depotmagasinene og TA skal ses i sammenheng. Avdelingens hovedoppgaver, postekspedisjon og sentralt innkjøp av rekvisita, er en støttetjeneste til alle avdelingene ved UB og kan ses i sammenheng med administrasjonens ansvarsområde.

Det foreslås at Teknisk avdeling blir organisert under bibliotekdirektøren. Videre foreslås det at den daglige driften blir ledet av en ”arbeidsformann”. Arbeidsformannen har ikke personalansvar.

 

Bibliotekdirektøren fremmer følgende forslag til vedtak:

·         Fakultetsbibliotekaren på UBBHF har ansvaret for driften av litteratursamlinger innen HF-fagene, skjønnlitteratur og andre tverrfaglige samlinger som er lokalisert i magasinene på Haakon Sheteligs plass og i HF-bygget.

·         Spesialsamlingene med antikvariske bøker og kart, manuskripter, diplomer og aviser blir overført til UBBHF både samlingsmessig og organisatorisk. Organiseringen av det daglige arbeidet med samlinger og tjenester lokalisert i HF-bygget legges til en arbeidsleder. Arbeidslederen rapporterer til fakultetsbibliotekaren og har ikke budsjett- eller personalansvar. Det faglige ansvaret for manuskripter og antikvariske samlinger legges til en av fagreferentene ved UBBHF. Fagreferenten rapporterer til fakultetsbibliotekaren.

·         Depotmagasinene blir organisert under bibliotekdirektøren. Organiseringen av det daglige arbeidet legges til en arbeidsleder. Arbeidslederen rapporterer til bibliotekdirektøren og har ikke budsjett- eller personalansvar.

·         Teknisk avdeling opphører som egen organisatorisk enhet og blir organisert under bibliotekdirektøren. Organiseringen av det daglige arbeidet legges til en arbeidsleder. Arbeidslederen rapporterer til bibliotekdirektøren og har ikke budsjett- eller personalansvar.

 

19.02.02

KG/MM

 

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.09.06 av jer.
til denne siden.