STYREMØTE 13.06. 2000. SAK S 21/2000

 

UTLYSING AV LEDIG STILLING SOM BIBLIOTEKAR VED DET HISTORISK-FILOSOFISKE FAKULTETSBIBLIOTEK

Det vises til behandling av denne sak i møte i UBs styre 5. mai, sak nr. 14/2000. I referatet fra møtet heter det bl.a.:

Bibliotekdirektøren foreslo i sitt saksforelegg at det på grunnlag av den ledige stillingen etter Marit Blytt utlyses en stilling som bibliotekar i kode 1213 ved UB, Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek, med arbeidsplass ved hovedavdelingen på Haakon Sheteligs plass 7, og dels ved bibliotektjenesten knyttet til Griegakademiet.

Forslaget ble drøftet på møte i Samarbeidsutvalget ved UB den 04.05.2000. Tjenestemannsorganisasjonene kunne ikke slutte seg til å utlyse den ledige stillingen som bibliotekar i kode 1213, men mente den må utlyses som avdelingsbibliotekar i kode 1178, begrunnet med at en av arbeidsoppgavene i stillingen er katalogisering av noter, som etter deres mening er en spesialoppgave som krever praksis fra katalogisering og kjennskap til musikk.

På møtet foreslo Solveig Greve at den ledige stillingen søkes utlyst med muligheter for alternativ plassering enten som avdelingsbibliotekar i kode 1178 eller som bibliotekar i kode 1213, og at endelig plassering gjøres avhengig av søkernes kvalifikasjoner, under forutsetning av at en slik utlysingsmåte kan godkjennes av Personal- og økonomiavdelingen.

Ved avstemming ble bibliotekdirektørens forslag til vedtak forkastet med 3 mot 2 stemmer.

Vedtak:

Saken sendes tilbake til UBs administrasjon med sikte på

1) å få avklart om Personal- og økonomiavdelingen kan godkjenne alternativ utlysing som avdelingsbibliotekar, i samsvar med forslag fra Solveig Greve

2) at det skal legges fram nytt forslag til utlysingstekst på neste møte i UBs styre, basert på diskusjonen på dagens styremøte og på svaret fra Personal- og økonomiavdelingen

I henhold til vedtaket i møte 5. mai har bibliotekdirektøren oversendt referatet fra sak 14/2000 til Personal- og økonomiavdelingen og har fått følgende svar:

Personal- og økonomiavdelingen vurderer forholdet slik at det ikke er grunnlag for å lyse ut i to alternative stillingskoder. I teknisk/administrative stillinger er det arbeidsoppgavene som bestemmer stillingsnivået, og ikke søkernes kvalifikasjoner. Vi er derfor av den oppfatning av stillingen bør lyses ut i en bestemt stillingskode.

At stillingen historisk har vært avlønnet på et høyere nivå er ikke noe argument for å lyse ut stillingen på et høyt stillingsnivå. Det er de arbeidsoppgavene som er tillagt stillingen i dag som skal være bestemmende for lønnsnivået. Vi har forstått det slik at UB ønsker å disponere stillingen på en annen måte enn tidligere, og det er derfor disse nye oppgavene som må være bestemmende for lønnsnivået.

I de nye retninglinjene vi har fått som følge av at Bevilgningsreglementets 10 er bortfalt fremgår følgende (PM 20/97):

"Når virksomhetene vil tilsette i en annen stillingsbetegnelse/-kode enn den ledige, opprettes en ny stilling og den opprinnelige stilling inndras samtidig..". "Slik opprettelse skal drøftes med de tillitsvalgte, jf. Hovedavtalens 12 nr. 1 b)."

På bakgrunn av dette svaret må stillingen lyses ut enten som bibliotekar, kode 1213, eller som avdelingsbibliotekar, kode 1178.

I "Stillingsomtale og kvalifikasjonskrav for administrative, bibliotekar- og tekniske stillinger" som ble vedtatt i Det akademiske kollegium i møte 11. mai 2000, er stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav for avdelingsbibliotekar, kode 1178, formulert slik:

Stillingsinnhold:

Stillingen som avdelingsbibliotekar, kode 1178, benyttes innenfor ordinært bibliotekfaglig arbeidsområde. Stillingen omfatter normalt også spesialfunksjoner. Den kan tillegges daglig drift av bibliotekenheter.

Kvalifikasjonskrav:

Det kreves normalt eksamen fra høyskole eller tilsvarende innen bibliotek- og informasjonsstudier, eller spesialutdanning tilpasset de oppgavene stillingen skal dekke og relevant bibliotekfaglig praksis. Administrativ praksis kan bli tillagt vekt. Tilsvarende kvalifikasjoner kan også være oppnådd gjennom etter- og videreutdanning sammen med lang og relevant praksis.

I et forord som er tatt inn i innstillingen redegjøres det for behandlingen av innstillingen i universitetets sentrale forhandlingsutvalg som består av representanter fra arbeidsgiver og Forskerforbundet, LUHF og NTL. Der heter det bl.a.: "Det er viktig at retningslinjene brukes mest mulig ensartet i universitetsorganisasjonen. Det er stillingsinnholdet som avgjør hvilken stillingstype og lønnsplassering som vil være riktig i det enkelte tilfelle. Vurderingen må knytte seg til hvilket nivå hovedvekten av arbeidsoppgavene ligger på."

I henhold til disse retningslinjene skal hoveddelen av arbeidsoppgavene i en avdelingsbibliotekarstilling være på det nivået som er beskrevet i stillingsinnholdet for denne stillingen. Hoveddelen har i praksis vært oppfattet som mer enn halvparten av arbeidsoppgavene.

Personal- og økonomiavdelingen framhever også at det ikke er noe argument at stillingen historisk har vært avlønnet på et høyere nivå. Det er de arbeidsoppgavene som er tillagt stillingen i dag som skal være bestemmende for lønnsnivået.

På bakgrunn av dette har bibliotekdirektøren i samarbeid med ledelsen på Det Historisk-filosofiske fakultetsbibliotek vurdert hvilke arbeidsoppgaver som kan tillegges stillingen hvis den lyses ut som avdelingsbibliotekar. Dette fakultetsbiblioteket er den største avdelingen og er den eneste avdelingen som har litteraturen i lukkede magasin. Magasinene fungerer også delvis som depotmagasin for litteratur som tilhører de andre fakultetsbibliotekene ved UB. Selve utlånsarbeidet er derfor omfattende og involverer mye personale. Hovedbibliotekaren har i dag ansvaret for å følge opp rutiner knyttet til dette arbeidet, men trenger å få avlasting for en del av arbeidsoppgavene sine. Ansvaret for disse rutinene er en arbeidsoppgave som er naturlig å tillegge en avdelingsbibliotekarstilling. I tillegg til katalogisering av musikalier, som er en spesialoppgave, vil hoveddelen av arbeidet da ligge på avdelingsbibliotekarnivå.

I diskusjonen på styremøte 5. mai var det enighet om at den ledige stillingen skulle ha arbeidsplass både ved utlånstjenesten på Haakon Sheteligs plass 7 og ved bibliotektjenesten ved Griegakademiet. Som vedlegg til denne saken er det utarbeidet utlysingstekst for både bibliotekar, kode 1213, og for avdelingsbibliotekar, kode 1178, i tråd med dette.

På bakgrunn av det regelverk som er gjort rede for ovenfor, og det sett med mulige arbeidsoppgaver som kan legges til den ledige stillingen, vurderer bibliotekdirektøren det slik at den ledige stillingen i prinsippet kan lyses ut både som bibliotekar, kode 1213, og som avdelingsbibliotekar, kode 1178. Det er nivået på arbeidsoppgavene i utlånstjenesten på Haakon Sheteligs plass 7 som er avgjørende for hvilken stilling som skal lyses ut. Dersom stillingen skal lyses ut som avdelingsbibliotekar, må stillingen tillegges ansvar for oppfølging av utlånsarbeidet slik det er skissert ovenfor. Dersom stillingen lyses ut som bibliotekar, kode 1213, må stillingen tillegges vanlig publikumsarbeid.

Bibliotekdirektøren vurderer det slik at valget at arbeidsoppgaver må gjøres bl.a. ut fra hvilken personalpolitikk som skal føres. Dersom stillingen lyses ut som avdelingsbibliotekar kan utfallet bli at ingen interne søkere er kvalifisert for stillingen fordi det også kreves erfaring i katalogisering av musikalier. Mange vil synes at det er dårlig personalpolitikk å forringe mulighetene for å tildele ansvarsfulle oppgaver til internt personale som dermed kan gi muligheter for opprykk til avdelingsbibliotekarstilling. Men det kan også være positivt å få inn en høyt kvalifisert person utenfra som kan tilføre nye impulser til Universitetsbiblioteket. Dersom stillingen lyses ut som bibliotekar, er det ikke noe krav at søkeren skal ha relevant praksis. Det åpner derfor bl.a. for at nyutdannede bibliotekarer kan søke.

Bibliotekdirektøren opprettholder sitt syn på at katalogisering av musikalier alene ikke kan legges til grunn for å lyse ut stillingen som avdelingsbibliotekar. Det er også uheldig å legge arbeidsoppgaver i utlånstjenesten med et særlig ansvar til en stilling som skal utføre dette arbeidet i 50% stilling. Videre vil bibliotekdirektøren legge vekt på at internt personale får utviklingsmuligheter, og at det gis anledning til å rekruttere nyutdannede bibliotekarer når arbeidsoppgavene tillater det.

forslag til vedtak:

Det lyses ut en stilling som bibliotekar (kode 1213) ved UB, Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek i henhold til vedlagte utlysingstekst.

 

02.06.00

KG/MM