Tilbake til UBs styre

 

REFERAT FRA MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 10.02.1999, KL. 14.00.


Til stede:

Leder:

Leiv K. Sydnes

Nestleder:

Brita B. Hekland

Styremedlemmer:

Solveig Greve

 

Bjørn A. Bagge

Studentrepr.:

Matti Wiik

Bibliotekdirektør:

Kari Garnes

Sekretær:

Jens Evang Reinton

Kontorsjef:

Marie Morken

S 01/1999.

ORIENTERINGSSAKER.

a)

Regnskapsavslutning 1998, foreløpig oversikt, var sendt ut før møtet. I henhold til denne vil UB ha igjen ca. 1 mill. kr. i ubrukte midler i 1998, som skal kunne overføres til 1999. Dette "overskuddet" er likevel ikke reelt. Pga. overgang til nytt regnskapssystem fra 01.01.99 måtte regnskapsføringen i 1998 avsluttes tidligere enn vanlig. På dette tidspunkt hadde UB ubetalte regninger for ca. 1 mill. kr., som burde ha vært betalt i 1998. Dette gjelder bl.a. regning for nytt edb-utstyr på grunnlag av ekstrabevilgning på kr. 500.000, som UB mottok sent på året. Reelt sett regner en derfor med at UBs budsjett gikk omtrent i balanse i 1998. Den foreløpige regnskapsoversikten ble tatt til etterretning.

b)

Haukeland sykehus har gitt et tilskudd på kr. 875.000 til driften ved UB Haukeland i 1999. Dette er en økning på kr. 25.000 fra 1998.

c)

Følgende er valgt som verneombud/varaverneombud ved UB for perioden 01.01.1999 - 31.12.2000:

Verneområde

Verneombud

Varaverneombud

9.1. Hovedbibl., HF-fak.bibl.

Øystein Ustad

Catharine Rietti

9.2. Mat.-nat. fak.bibl., IT-avd., Forskningsdok., EDC

Miguel Castillo

9.3. Med./Odont. fak.bibl.

Torill Myking

Gunn Fasmer

9.4. Juridisk, samfunnsvit. og Psyk fak.bibliotek

Pål Bakka

Gertie B. Tjore

Rolf M. Svellingen er oppnevnt som hovedverneombud for hele UB for perioden 01.01.1999 - 31.12.2000, med Sigrun Ask som stedfortreder.

Det ble på møtet påpekt at det ikke er valgt varaverneombud for verneområde 9.2. Saken tas opp med de aktuelle avdelinger.

d)

UB har mottatt endelig versjon av Fylkesdelplan 1998-2001: Biblioteka i Hordaland, "Møteplass for verdiar", vedtatt av Hordaland fylkesting 13.10.1998. Planen er tilgjengelig ved UBs administrasjon.

e)

Faglig-pedagogisk dag ved UiB arrangeres i år 5. februar. Det er undervisningsfri på Nygårdshøyden denne dagen.

f)

Høringsuttalelse fra UB om "Rapport om elektronisk informasjon for undervisning og forskning". Vedlegg.

g)

BIBSYS styre vedtok på møte 02.12. 1998 nye retningslinjer for BIBSYS referansegrupper. De nye retningslinjene er tilgjengelige på BIBSYS' hjemmesider, med web-adresse:

http://www.bibsys.no/bibfaglig/refgrretn.htm

En del av referansegruppene er omorganisert i forhold til tidligere. BIBSYS har nå følgende referansegrupper:

Akkvisisjon (omfatter tidl. tilvekst og periodika)

Samlinger (tidl. katalog)

Søk

Dokumentlevering (tidl. lån/fjernlån)

forskdok

ISI-databasene

h)

Jan Olav Gatland har fått støtte med inntil kr. 1.500 til deltakelse på seminaret "Kvalitet på nett" i Oslo 22.01.1999 (avgjort av Bibliotekdirektøren på fullmakt).

i)

Monika Stöcklein-Olsen har sagt opp sin stilling som universitetsbibliotekar ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek med virkning fra 01.03.1999, i forbindelse med overgang til annen stilling utenfor Universitetet.

j)

Ragnhild Ullern har sagt opp 20 % av sin stilling som universitetsbibliotekar ved Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek med virkning fra 01.06.1999, i forbindelse med overgang til alderspensjon i 20 % stilling.

k)

Kristine Grahl-Nielsen har sagt opp sin 50 % stilling som sekretær ved Mat.-nat. fakultetsbibliotek med virkning fra 14.02.1999 pga. overgang til annen stilling ved Universitetet.

l)

Vikarordninger/engasjementer:

Johanne Revheim førstekonsulent i 80 % stilling ved Avdeling for forskningsdokumentasjon 01.01.-31.12.1999 (forlengelse).

Tor Øyvind Fosse konsulent i 50 % stilling ved Avdeling for forskningsdokumentasjon 01.01.-31.12.1999 (forlengelse).

Gaëlle Bozec konsulent ved Avdeling for forskningsdokumentasjon 01.01.-30.06. 1999.

Belinda Ekornås førstekonsulent i 30 % stilling ved Det psykologiske fakultetsbibliotek 01.01.-30.04.1999 (vikar i ledig stilling).

H. Wedvich konsulent i 50 % stilling ved Det psykologiske fakultetsbibliotek 01.01.-31.03.1999 (vikar for W. Natland, forlengelse).

Kristian Seterås førstesekretær i 50 % stilling ved Det psykologiske fakultetsbibliotek 01.01.-31.03.1999 (vikar for H. Wedvich, forlengelse).

Dag Roar Fosnes - sekretær i 48 % stilling ved Det juridiske fakultetsbibliotek 01.-17.01.1999 og i 58,67 % stilling 18.01.-13.06.1999 (vikar i ledig stilling).

Hildegunn Espenes Winther - sekretær i 92 % stilling ved Griegakademiets bibliotek 01.01.-28.02.1999 (vikar i ledig stilling, forlengelse).

Liv Synnøve Vereide - fullmektig i 50 % stilling ved UBB PKI 01.01.-30.06.1999 (vikar i ledig stilling).

Kristine Grahl-Nielsen bibliotekar i 50 % stilling ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek 01.01-14.02.1999 (vikar i ledig stilling, forlengelse).

Liv Oddrun Larsen sekretær i 50 % stilling 01.-31.01.1999 (vikar for K. Grahl-Nielsen under permisjon) + sekretær (ettermiddagsvakt) i 33 % stilling 01.02.-20.06.1999 (vikar i ledig stilling) ved publikumsavdelingen, hovedbiblioteket.

Bjørn Abusdal sekretær i 50 % stilling ved Spesialsamlingene/magasinene 01.01.-31.05. 1999 (vikar for Bjørn A. Bagge under permisjon og til flytting/omorganisering av samlinger, forlengelse).

Mona Wammen - fullmektig ved billedsamlingen 01.01.-31.05.1999 (forlengelse).

Else Skjøndal - bibliotekar i kode 1213 ved Det psykologiske fakultetsbibliotek 25.01.-14.02.1999 (vikarordning i ledig stilling, forlengelse).

Xin Feng-Xia - bibliotekar ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek 25.01. - 31.05.1999 (vikar i ledig stilling, forlengelse).

Halina Teresa Nemec - konsulent ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek 01.03.-31.05.1999 (vikar i ledig universitetsbibliotekarstilling, forlengelse).

Bård Seterås sekretær (ettermiddagsvakt) i 33 % stilling ved Det psykologiske fakultetsbibliotek 18.01.-20.06.1999 + sekretær i 50 % stilling 25.01.-14.02.1999 (vikar i ledige stillinger) ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek.

Larissa Subbey sekretær (ettermiddagsvakt) i 33 % stilling ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek 25.01.-20.06.1999 (vikar i ledig stilling).

m)

Følgende ansatte ved UB har fått lønnsopprykk ved de lokale lønnsforhandlingene pr. 1. september 1998 (forhandlingene ble sluttført 09.12.1998):

Knut L. Espelid - fra avdelingsleder i ltr. 47 (kode 1003) til avdelingsleder (seksjonssjef) i ltr. 48 (kode 1211)

Inger Johnsen - fra fakultetsbibliotekar (avdelingsleder) i ltr. 45 (kode 1003) til fakultetsbibliotekar (seksjonssjef) i ltr. 47 (kode 1211)

Tom Johnsen - fra fakultetsbibliotekar (avdelingsleder) i ltr. 48 (kode 1003) til fakultetsbibliotekar (seksjonssjef) i ltr. 49 (kode 1211)

Halvor Kongshavn - fra fakultetsbibliotekar (avdelingsleder) i ltr. 48 (kode 1003) til fakultetsbibliotekar (seksjonssjef) i ltr. 50 (kode 1211)

Svenn Sivertssen - fra fakultetsbibliotekar (avdelingsleder) i ltr. 45 (kode 1003) til fakultetsbibliotekar (seksjonssjef) i ltr. 47 (kode 1211)

Astrid Utne - fra fakultetsbibliotekar (avdelingsleder) i ltr. 48 (kode 1003) til fakultetsbibliotekar (seksjonssjef) i ltr. 48 (kode 1211)

Olav Aas - fra fakultetsbibliotekar (avdelingsleder) i ltr. 47 (kode 1003) til fakultetsbibliotekar (seksjonssjef) i ltr. 50 (kode 1211)

Jens Evang Reinton - kontorsjef (kode 1054) fra ltr. 46 til ltr. 48

Anne Asserson - førstekonsulent (kode 1067) fra ltr. 39 til ltr. 41

Agnes J. Bakkevig - hovedbibliotekar (kode 1077) fra ltr. 39 til ltr. 41

Marit Kullerud - hovedbibliotekar (kode 1077) fra ltr. 39 til ltr. 41

Liv Glasser - avdelingsbibliotekar (kode 1178) fra ltr. 35 til ltr. 36

Aud Gjersdal - bibliotekar (kode 1074) fra ltr. 19/30 (L131) til ltr. 21/32 (L133)

Bjørn A. Bagge - avdelingsleder (kode 1029) fra ltr. 31 til ltr. 34

Jan Inge Bråthen - avdelingsingeniør (kode 1085) fra ltr. 26/36 (L221) til ltr. 38 (L224)

Elisabeth Sigvathsen - konsulent (kode 1064) fra ltr. 19/30 (L131) til ltr. 21/32 (L133)

Rolf Svellingen - fra førstesekretær i ltr. 15/28 (kode 1063, L102) til konsulent i ltr. 19/30 (kode 1064, L131)

Linda Sørheim - fra sekretær i ltr. 15/28 (kode 1070, L093) til førstesekretær i ltr. 16/29 (kode 1063, L103)

Finn Solemdal - fra 80 % stilling som sekretær i ltr. 13/26 (kode 1070, L091) til førstesekretær i ltr. 14/27 (kode 1063, L101)

Øystein Ustad - førstebetjent (kode 1079) fra ltr. 20 til ltr. 23

Rolf S. Andersen - 50 % stilling som formann (kode 1119) fra ltr. 20 til ltr. 21

n)

Tilsettinger:

Sigrun Ask - avdelingsbibliotekar ved Det medisinske fakultetsbibliotek, avd. PKI, fra 25.01. 1999.

Kari Jensen - avdelingsbibliotekar i 50 % stilling og bibliotekar i 50 % stilling ved Det medisinske fakultetsbibliotek, avd. PKI, fra den dato som avtales.

o)

Engasjementer på arbeidsmarkedstiltak (praksisplass mv.):

Torhild Nilsen - sekretær ved Avdeling for forskningsdokumentasjon 01.02. - 30.06.1999.

Michael Høegh - fullmektig ved Det medisinske fakultetsbibliotek 01.12.1998 - 31.12.1999 (forlengelse).

p)

Kari Garnes deltok på møte i Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene i Oslo 28.01.1998, der en bl.a. drøftet nasjonale fellesavtaler for abonnement på elektroniske tidsskrifter. Det er utarbeidet en rapport om saken som er tilgjengelig på RBTs web-sider, med adresse:

http://www.rbt.no/fellesavtaler/fulltekst/rapport/

q)

Avdeling for Administrativ kvalitetsutvikling vil gjennomføre internrevisjon ved UB i mai 1999. Det er aktuelt å se på hovedbiblioteket og ett eller to av fakultetsbibliotekene. Aktuelle områder for gjennomgang: Økonomiforvaltning, IT-sikkerhet, HMS-arbeid, bygningssikkerhet, o.l.

r)

Følgende personaladministrative rutiner vil nå bli delegert fra Personal- og økonomiavdelingen til enhetene:

  • mottak/retur av søknader til utlyste tekniske og administrative stillinger
  • velferdspermisjon med lønn
  • permisjon ved eksamen

I tillegg vil UB også overta ansvaret for midlertidige tilsettinger.

s)

Forslag til årsmelding 1998 for UB (kort versjon) ble lagt fram på møtet. Eventuelle kommentarer/merknader sendes til Jens E. Reinton senest fredag 12.02.99.

 

S 02/1999.

FUNKSJONSANALYSE FOR NYTT HF-FAKULTETSBIBLIOTEK - HØRING.

UB har fått til høring funksjonsanalyse for et nytt historisk-filosofisk fakultetsbibliotek på Haakon Sheteligs plass 7 utarbeidet av et brukerutvalg med representanter for DIA, UB, HF-fakultetet og arkitekt Lars Jarle Nore fra firmaet Norman AS.

Funksjonsanalysen har vært sendt videre til intern høring ved UB til HF/publikumsavdelingen og spesialsamlingene ved UB, dvs. de enhetene som etter planen vil få plass i det nye HF-fakultetsbiblioteket, samt til prosjektverneombudet ved UB. Det er kommet høringsuttalelser fra høringsinstansene ved UB, som inneholder dels generelle kommentarer, dels forslag til endringer/ alternative løsninger på konkrete punkter.

Det var enighet i styret om at både brukerutvalget, arkitekt, og de interne brukergruppene ved UB har utført et meget godt arbeid i saken, slik at den foreliggende funksjonsanalyse og forslag til planløsning danner et godt utgangspunkt for det videre arbeid med saken.

Det ble understreket at HF nå er det eneste fakultetet ved UiB som ikke har fått et tidsmessig fakultetsbibliotek med åpne samlinger. Det er derfor viktig å opprettholde fremdriften i planleggingsarbeidet og å sikre den nødvendige finansiering av ombyggingsarbeidet, slik at HF-fakultetet så snart som mulig kan komme på linje med de andre fakultetene ved UiB når det gjelder bibliotektilbud. Mulighetene for eventuell ekstern finansiering av ombyggingen ble også drøftet.

I det videre arbeid må det legges spesiell vekt på at de ansatte sikres et godt fysisk arbeidsmiljø, med god ventilasjon/luftkvalitet, god solavskjerming, tilfredsstillende temperaturforhold, godt lys, god skjerming mot støy, osv.

Styret fattet følgende vedtak:

Styret slutter seg til hovedlinjene og konklusjonene i den foreliggende funksjonsanalysen for et historisk-filosofisk fakultetsbibliotek på H. Sheteligs plass 7, og ber om at det arbeides videre med saken med sikte på å komme i gang med den planlagte ombyggingen så snart som mulig. Innkomne høringsuttalelser/kommentarer til konkrete punkter i funksjonsanalysen følger saken videre, og oversendes Drifts- og innkjøpsavdelingen sammen med dette brevet.

S 03/1999.

DISPONERING AV UBs ANNUUM 1999.

UBs råd vedtok på møte 15.12.1998 å tildele kr. 3.000.000 til annuum i 1999. Driftsmidler til Avdeling for forskningsdokumentasjon skal føres separat med egen avdelingskode. Styret vedtok å sette av kr. 130.000 i driftsmidler til Avdeling for forskningsdokumentasjon 1999. Det blir dermed kr. 2.870.000 igjen til ordinær drift for øvrig.

Universitetet i Bergen tar i bruk nytt økonomisystem (Oracle Financials) fra 1999. I det nye systemet vil BIBSYS driftsutgifter bli ført på ordinær drift (annuum), mens disse tidligere var en egen post på driftskapitlet. I disponeringen av UBs annuum i 1999 er det tatt hensyn til disse endringene.

Styret vedtok følgende fordeling av midler til drift (annuum) ved UB i 1999:

Utgiftsart

Tildelt 1998

Brukt 1998

Fordeling 1999

Endring i %

Kjøp inventar

250 000

149 460

220 000

47,2

Vedlikehold bygninger/lokaler

50 000

Kjøp ordinært utstyr

112 400

77 890

150 000

92,6

Kjøp edb-utstyr

539 800

390 950

250 000

-36,1

Drift ordinært utstyr

70 000

118 300

120 000

1,4

Drift edb-utstyr

10 000

25 950

30 000

15,6

BIBSYS-drift

1 800 000

1 597 440

2 177 000

36,3

Kopiering

490 000

447 990

500 000

11,6

Kontorrekvisita

730 000

701 700

750 000

6,9

Datarekvisita

120 000

114 990

130 000

13,1

Teleutgifter

280 000

300 000

320 000

6,7

Porto/forsendelse

700 000

835 860

850 000

1,7

Frakt/toll

20 000

21 000

25 000

19,0

Bilutgifter

20 000

20 520

25 000

21,8

Reiser/kurs mv.

250 000

294 570

350 000

18,8

Gaver/velferd/representasjon

20 000

30 060

35 000

16,4

Arbeidsmiljøtiltak

50 000

49 020

50 000

2,0

Diverse

20 000

31 260

40 000

28,0

Ufordelt reserve

25 000

Inntekter

-850 000

-1 017 470

-1 050 000

3,2

SUM

4 632 200

4 189 490

5 047 000

20,5

Viderefordeling av midler til inventar ved UB i 1999.

Styret vedtok følgende disponering av midler til inventar mv., inkl. arbeidsmiljøtiltak ved UB i 1999:

Disponibelt til inventar mv. 1999, inkl. til arbeidsmiljøtiltak

250 000

Brukt/disponert til inventar mv. pr. 03.02.1999

Div. inventar v/UBB PKI

10 100

Div. inventar v/UBs IT-avdeling

10 200

Div. inventar v/spesialsamlingene

7 950

Div. inventar v/teknisk avdeling

19 070

Div. inventar til nytt møterom H. Sheteligs pl. 7

50 000

Div. mindre inventar

1 250

Sum brukt/disponert til inventar mv. pr. 01.03.1998

98 570

Til disposisjon til inventar mv. resten av 1998

151 430

Forslag til fordeling av disponible midler til inventar 1998

Arkivskap v/Billedsamlingen

12 000

Mikrofilmskap v/avissamlingen

12 000

Hyller mv. v/Mat.-nat. fak.bibliotek

100 000

Reserve til uforutsette utgifter/senere fordeling

27 430

SUM

151 430

 

 

S 04/1999.

DISPONERING AV UBs LØNNSBUDSJETT 1999.

UBs råd vedtok på møte 15.12.1998 (sak R 24/1998) hovedfordeling av bevilgninger til UB i 1999. Det ble satt av 25,3 mill. kr. til lønn. Dette forutsatte en innsparing på lønnsbudsjettet på kr. 700.000. Rådet forutsatte at det innenfor det tildelte lønnsbudsjettet skulle være mulig å få til en viss utvidelse av åpningstidene ved de utlånsavdelingene som har pleid å ha åpent om ettermiddagen, f.eks. mandag - fredag kl. 9 - 18. Dette er nå gjennomført, foreløpig for vårsemesteret 1999.

På møte 26.01.1999 (sak R 05/1999) vedtok rådet å utlyse og samtidig utvide halv stilling som universitetsbibliotekar ved Det psykologiske fakultetsbibliotek til hel stilling. Dette medfører at innsparingen på lønnsbudsjettet må økes fra kr. 700.000 til kr. 800.000 for at UB skal klare å holde seg innenfor det oppsatte lønnsbudsjett på 25,3 mill. kr. i 1999.

Fra og med 1999 må alle enheter (inkl. UB) også dekke arbeidsgiveravgift til folketrygden (14,1 % av lønnsutgiftene) innenfor sine budsjettrammer. Det er overført midler fra Universitetet sentralt til enhetene i 1999 for å dekke disse merutgiftene. Disse midlene er foreløpig ikke regnet med i UBs interne budsjettall.

Som vedlegg til saklisten fulgte oversikt over ledighet/innsparingsmuligheter i faste stillinger ved UB i 1999 som er kjent pr. i dag, samt forslag til tilsettinger/vikarordninger/engasjementer i en del av disse stillingene, slik at resultatet blir en samlet innsparing på lønnsbudsjettet i 1999 på ca. kr. 800.000. I opplegget inngikk forslag om utlysing av to faste stillinger, 1 stilling som bibliotekar ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek og 1 stilling som avdelingsingeniør ved UBs IT-avdeling, samt forslag om engasjement av ettermiddagsvakter ved en del avdelinger, slik at utlånsavdelingene som hovedregel kan holde åpent til kl. 18 i semestrene i 1999.

På møtet var det enighet om at det på sikt må vurderes å flytte personale mellom avdelinger, for å oppnå en mest mulig rettferdig fordeling av nødvendige innsparinger på lønnsbudsjettet.

Styret fattet følgende vedtak:

  1. Styret sluttet seg til det utsendte forslag til tilsettinger/vikarordninger/engasjementer i ledige stillinger ved UB i 1999, slik at samlet innsparing på lønnsbudsjettet i 1999 blir ca. kr. 800.000.
  2. Det anmodes om å få utlyst 1 stilling som bibliotekar i kode 1213 ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek og 1 stilling som avdelingsingeniør ved UBs IT-avdeling. Bibliotekdirektøren fikk fullmakt til å utforme forslag utlysingstekst for disse stillingene i samråd med avdelingsleder ved de aktuelle avdelingene.

S 05/1999.

EVENTUELT.

  1. Brita Hekland opplyste at neste møte i Universitetsrådet skal være et fellesmøte med det nye kollegiet, der et hovedtema skal være nye læringsformer. Det var enighet om at UB bør satse på å få delta aktivt på dette møtet, for eksempel med et innlegg om saken sett fra bibliotekets ståsted.
  2. Leiv K. Sydnes ba om at det blir gitt en orientering om ELINE og forholdet til UB, for eksempel ved seksjonsleder Erik Valevatn, på et av rådsmøtene ved UB våren 1999.
  3. Neste styremøte ble fastsatt til fredag 5. mars 1999, kl. 14 (senere foreslått endret til tirsdag 2. mars 1999, kl. 14).

 

Møtet ble hevet kl. 15.30.

 

02.03.1999. KG/JER.

 


Tilbake til UBs styre | Tilbake til toppen av dokumentet.

jens.reinton@ub.uib.no / 08.03.1999.