Tilbake til UBs styre

 

REFERAT FRA MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 27.08.1998, KL. 08.15.

 

Til stede:

Nestleder:

Brita B. Hekland

Styremedlemmer:

Halvor Kongshavn

 

Rolf Svellingen

Studentrepr.:

Matti Wiik

Bibliotekdirektør:

Kari Garnes

Sekretær:

Jens Evang Reinton

 

Forfall:

Thor Thorsen, Torill Myking, Stein Ullaland

 

S 37/1998.

GODKJENNING AV REFERAT FRA FORRIGE STYREMØTE 23.06.1998.

Referatet fra forrige styremøte 23.06.1998 ble godkjent.

 

S 38/1998.

ORIENTERINGSSAKER.

 

a)

Månedsrapporter for juli 1998 ble tatt til etterretning.

b)

Referat fra stabsmøte 16.06.1998 er sendt ut tidligere.

c)

Årsrapport 1997 for Arbeidsmiljøutvalget ved UiB er tilgjengelig ved UBs administrasjon.

d)

Hildebjørg Gysland har sagt opp sin stilling som bibliotekar ved Griegakademiets bibliotek med virkning fra 01.10.1998. Forslag om utlysing av den ledige stillingen etter H. Gysland er oversendt Personal- og økonomiavdelingen. Stillingen er i samsvar med den vedtatte stillingsstrukturplan for UB foreslått omgjort til avdelingsbibliotekar.

e)

Bent A. Røsnes har sagt opp sin 20 % stilling som sekretær ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek med virkning fra 17.08.1998.

f)

Fakultetsbibliotekar Olav Aas har fått permisjon uten lønn 01.08.-31.10. 1998 for å arbeide på forskningsprosjektet "Miljøregistrering i skog" ved Norsk institutt for skogforskning - Bergen.

g)

Fakultetsbibliotekar Inger Johnsen har fått permisjon uten lønn 04.09.-31.12. 1998 av personlige årsaker.

h)

Det har vært utlyst et vikariat som bibliotekar (kode 1213) ved Det psykologiske fakultetsbibliotek for 4 måneder 01.09.-31.12.1998, med søknadsfrist 17.08.1998.

i)

Vikarordninger/engasjementer:

Kristine Grahl-Nielsen bibliotekar i 50 % stilling og førstesekretær i 50 % stilling ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek 15.06.-31.12.1998 (vikar i ledige stillinger).

Kristian Seterås førstesekretær i 50 % stilling ved Det psykologiske fakultetsbibliotek 01.07.1998-30.06.1999 (vikar for H. Wedvich, forlengelse), + forskningstekniker i 50 % stilling ved DIGIKNUD-prosjektet, billedsamlingen, 01.06. 1998-31.03.1999 (forlengelse).

Bård Seterås sekretær i 50 % stilling ved Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek 13.07.-30.09.1998 (vikar for Randi K. Brommeland, forlengelse).

Dag Roar Fosnes - sekretær ved Det juridiske fakultetsbibliotek i 93,33 % stilling 13.07.-16.08.1998, og i 40 % stilling 17.08. - 31.12.1998 (vikar for K. Lønningen, forlengelse).

Randi Karin Brommeland - avdelingsbibliotekar i 50 % stilling ved tilvekstavdelingen 01.08.-30.09.1998 (vikarordning for A.K. Haaskjold, forlengelse).

Sverre Bugge Davidsen - førstekonsulent ved Det mat.-nat. fak.bibliotek 01.08.-31.10. 1998 (vikar for Olav Aas under permisjon).

Marit Kullerud - fungeringstillegg i ltr. 42 01.08.-31.10. 1998, da hun har overtatt administrative plikter for Olav Aas under hans permisjon).

j)

Engasjementer på arbeidsmarkedstiltak (praksisplass mv.):

Halina Teresa Nemec - praksisplass ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek 18.04.-31.08.1998 (forlengelse).

Synnøve Ullestad - hospitant i 50 % stilling ved UBBPS 01.07. - 31.12.1998 (forlengelse).

Liv Synnøve Vereide - hospitant i 75 % stilling med gradvis økning i stillingsprosenten ved UBBPKI 18.07. - 31.10.1998 (forlengelse).

k)

Høringsuttalelse fra UB om forslag fra Hordaland fylkeskommune om etablering av et studietilbud i bibliotek- og informasjonsfag i Hordaland er oversendt Universitetsdirektøren 20.08.1998

l)

Høringsuttalelse fra UB om vurdering av BIBSYS referansegrupper er oversendt BIBSYS 20.08.1998.

m)

Paraplyprosjektet har som en oppfølging av pilotprosjektet FULLDOK og på oppfordring fra UiBs ledelse utarbeidet en innstilling kalt "Elektronisk publisering ved Universitetet i Bergen". I innstillingen presenteres det et forslag om å opprette en elektronisk publiseringstjeneste ved UiB. Saken er for tiden til behandling i styringsgruppen for FULLDOK.

n)

Elona Malaiskiene fra Universitetsbiblioteket i Vilnius, Litauen, vil komme på studiebesøk til UBB i perioden 07.09.-21.09. 1998, på grunnlag av et nordisk-baltisk stipendium fra "Det nordiska universitetsadministratörssamarbetet".

o)

Eli Schilbred har fått tilsagn om støtte fra Universitetets opplæringsutvalg med inntil kr. 20.000 til deltakelse på "INFO-10, halvårsenhet i informasjonskunnskap med vekt på referansearbeid", ved Høgskolen i Oslo, fordelt med kr. 5.000 i 1998, 10.000 i 1999 og 5.000 i 2000.

p)

UBs edb-avdeling og Paraplyprosjektet unntatt konverteringen vil i løpet av høsten 1998 flytte fra Høyteknologisenteret til Parkvn. 9 (ved siden av Studentsenteret), der de vil bli samlokalisert med ELINE-prosjektet. Paraplyprosjektet vil fortsatt være organisert under UB. På møte i ELINE-prosjektet 19.08.1998 ble det avklart at den stillingen som UB skal bidra med til dette prosjektet vil bli utlyst om kort tid.

q)

Prosjektet "Nettverk for livslang læring" (NELL) vil arrangere en konferanse i Bergen 19.-20.11.1998 om distanseundervisning og bibliotektjenester i tilknytning til slik undervisning.

r)

Hustrykkeriet vil etter planen flytte fra UB (hovedbiblioteket) til Informasjonsavdelingens nye lokaler i administrasjonskvartalet ca. 01.09.1998.

s)

Jorunn Setsaas har sagt opp sin stilling som universitetsbibliotekar ved Det psykologiske fakultetsbibliotek med virkning fra 25.09.1998.

 

S 39/1998.

NY DATO FOR MØTE I UniversitetsbibliotekETS RÅD.

UBs råd har vedtatt følgende møteplan for Universitetsbibliotekets råd høsten 1998:

Tirsdag 13. oktober 1998, kl. 9.00

Tirsdag 15. desember 1998, kl. 9.00

Etter at denne planen ble vedtatt, har UB fått melding om at det skal sendes inn oppdatert budsjettforslag for 1999 innen 1. oktober 1998. Det er derfor nødvendig å ha et møte i UBs råd før 1. oktober for å behandle oppdatert budsjettforslag for UB for 1999.

Vedtak:

Møte i UBs råd som tidligere er fastsatt til 13.10. 1998, flyttes til tirsdag 29. september 1998, kl. 09.00.

 

S 40/1998.

ROMPROGRAM FOR HF-FAKULTETSBIBLIOTEK. ORGANISERING/PLASSERING AV TILVEKSTAVDELINGEN.

Det har ved UBB vært arbeidet lenge med planer om å foreta ombygginger mv. ved det nåværende hovedbiblioteket for å kunne gjøre dette til et fakultetsbibliotek for HF med åpne samlinger. Universitetsdirektøren har gjort det klart at det ikke er aktuelt med utvidelser/påbygg til eksisterende bibliotekbygg på Haakon Sheteligspl. 7, bare med ombygging. En romprogramkomité med representanter for DIA, UB og HF-fakultetet, leverte i oktober 1997 en innstilling, der den definerte arealbehovene for et fakultetsbibliotek for Det historisk-filosofiske fakultet, og der den forutsatte at fellesfunksjoner som ikke funksjonelt må være samlokalisert med et HF-bibliotek, flyttes ut av hovedbiblioteket for å skaffe plass til HF-biblioteket innenfor rammen av dagens arealer i bygget.

Etter dette har tilvekstavdelingen, spesialsamlingene og teknisk avdeling kartlagt og vurdert sin egen virksomhet, med spesiell vekt på forbindelsene til UBs øvrige avdelinger, deres funksjoner og virksomhet, og en egen komité ved UB med 6 medlemmer har vurdert spesielt organisering/ plassering av tilvekstavdelingen. Komiteens flertall (5 medlemmer) mener at tilveksttjenesten ikke er tjent med en omorganisering i forhold til dagens organisasjon og plassering, mens et mindretall (1 medlem) foreslår at en setter i gang en prøveordning med desentralisert bokkjøp for to fakultetsbibliotek; UBBJUR og UBBSV. Komiteen mener enstemmig at det ikke er tjenlig å omlokalisere tilvekstavdelingen. Dette begrunnes hovedsakelig med at ca. 50 % av de løpende titlene og ca. 36 % av samtlige mottatte hefter er UBB- eller HF-tidsskrifter som pr. i dag er plassert på hovedbiblioteket, og at en utflytting derfor vil føre til økt transportbehov ved UB.

Innstillingen har vært sendt på høring til UBs avdelinger, og det har kommet inn høringsuttalelser fra 7 av UBs avdelinger. De fleste høringsuttalelsene støtter komiteflertallets syn om at tilveksttjenesten ikke er tjent med en omorganisering, og de støtter også komiteens syn om at det ikke er tjenlig å omlokalisere tilvekstavdelingen. I høringsuttalelsen fra publikumsavdelingen/HF påpekes det at bare en mindre andel av de tidsskriftene som pr. i dag er plassert på hovedbiblioteket, er HF-tidsskrifter, mens det store flertall er UBB-tidsskrifter, som det er fullt mulig å flytte f.eks. til depotmagasin eller til andre avdelinger.

I sitt saksforelegg slutter Bibliotekdirektøren seg til konklusjonen fra flertallet i "tilvekstkomiteen" om at det i dagens situasjon ikke er tjenlig med en omorganisering av tilvekstavdelingen, men går på grunnlag av en samlet vurdering inn for at tilvekstavdelingen flyttes ut fra hovedbiblioteket sammen med de øvrige fellesfunksjonene som pr. i dag er plassert ved hovedbiblioteket.

Spørsmålet om tilvekstavdelingens organisering ble drøftet på møte i Samarbeidsutvalget ved UB 25.08.1998. Samarbeidsutvalget hadde ingen merknader til Bibliotekdirektørens forslag til vedtak på dette punkt.

Følgende materiale ble lagt til grunn for styrets drøfting av saken:

Styret la særlig vekt på følgende premisser for sitt vedtak i denne saken:

Det er helt vesentlig at det nye HF-fakultetsbiblioteket får tilstrekkelig plass til sine aktiviteter i ombygde lokaler på Haakon Sheteligs pl. 7

Styret ser det videre som viktig at fellesfunksjonene ved UB samlokaliseres i størst mulig grad. Det er ønskelig å samlokalisere Bibliotekdirektørens kontor/sentral administrasjon, edb-avdelingen, Paraplyprosjektet, teknisk avdeling og tilvekstavdelingen. For å få til en effektiv drift er det spesielt viktig å kunne samlokalisere tilvekstavdelingen og UBs post- og transporttjeneste.

Styret legger særlig vekt på viktigheten av å etablere et tungt miljø rundt Bibliotekdirektøren og rundt en så sentral aktør i UB-systemet som tilvekstavdelingen. For tilvekstavdelingen understrekes spesielt betydningen av å ha nærhet ikke bare til et bibliotekfaglig, men også i økende grad til et edb-faglig miljø i en tid da stadig større deler av bibliotekets tilvekst består av elektroniske dokumenter. Styret antar at et slikt miljø vil gi store utviklingsmuligheter for hele UB.

På grunnlag av ovenstående fattet styret enstemmig følgende

vedtak:

  1. Det foretas på det nåværende tidspunkt ingen omorganisering av tilvekstavdelingen.
  2. Samtlige ikke HF-relaterte funksjoner som i dag er plassert ved hovedbiblioteket, dvs. bibliotekdirektørens kontor/sentral administrasjon, edb-avdelingens funksjoner ved hovedbiblioteket, teknisk avdeling, tilvekstavdelingen, billedsamlingen og Hustrykkeriet, flyttes ut fra hovedbiblioteket i forbindelse med ombyggingen av dette til HF-fakultetsbibliotek.

 

S 41/1998.

EVENTUELT.

Det var ingen saker under Eventuelt.

 

 

Møtet ble hevet kl. 12.20.

 

 

08.09.1998. KG/JER.

 


Tilbake til UBs styre | Tilbake til toppen av dokumentet.

jens.reinton@ub.uib.no / 08.09.1998.