Tilbake til UBs styre

 

REFERAT FRA MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 02.04.1998, KL. 09.00.

 

Til stede:

Leder:

Thor Thorsen

Styremedlemmer:

Halvor Kongshavn

 

Brita B. Hekland

 

Torill Myking

Studentrepr.:

Matti Wiik

Bibliotekdirektør:

Kari Garnes

Sekretær:

Jens Evang Reinton

 

 

S 19/1998.

GODKJENNING AV REFERAT FRA FORRIGE STYREMØTE 09.03.1998.

 

Referatet fra forrige styremøte 09.03.1998 ble godkjent.

 

 

S 20/1998.

ORIENTERINGSSAKER.

 

a)

Referat fra stabsmøte 23.02.1998 er tilgjengelig på UBs web-sider/Intranett, under punktet Møteinnkallinger/-referater.

b)

Meltzers Høyskolefond har bevilget kr. 355.000 til DIGIKNUD-prosjektet (digitalt vern og restaurering av særlig utsatte K.Knudsen-negativer i UBs billedsamling) i 1998.

c)

Guttorm Raknes har sagt opp sin 20 % stilling som sekretær (ettermiddagsvakt) ved UB Haukeland fra 01.08. 1998.

d)

Ingerid Hamre har sagt opp sin stilling som universitetsbibliotekar ved HF fak.bibliotek fra 01.09. 1998.

e)

Følgende UB-ansatte er valgt til å sitte i styret for Personalforeningen ved Universitetet i Bergen (NTL - Forening 91) for 1 år fra 11.03. 1998:

Wenche Hjertholm Natland, leder og hovedtillitsvalgt

Kari Songstad, styremedlem

Rolf Svellingen, varamedlem til styret

f)

Vikarordninger/engasjementer:

Jan Sigvart Sivertsen - betjent i 100 % stilling ved Teknisk avdeling 01.04. - 31.05.1998 (vikar i ledig stilling, forlengelse).

g)

Engasjementer på arbeidsmarkedstiltak (KAJA, praksisplass, mv.):

Michael Høegh - hospitant ved UB Haukeland 12.03. - 17.04.1998.

Trygve M. Vangsnes - hospitant i 50 % stilling ved hovedbiblioteket, kopiering/magasinene, 01.03. - 31.05.1998 (forlengelse).

h)

Samarbeidsavtale mellom Hordaland fylkeskommune og Universitetet i Bergen om Europainformasjon er forlenget for perioden 01.04.1998 31.12.1999. Avtalen omfatter fylkeskommunens Europakontor med EIC (Euro Info Centre) og NÆRDOK-tjenesten (næringslivsdokumentasjon) på den ene siden, og EU-dokumentasjonssenteret (EDC) ved UB på den andre siden.

i)

Kollegiet har stilt kr. 44.000 til rådighet for UB av avkastningen av Felleslegatet til fordel for Universitetsbiblioteket i 1998.

j)

Et utvalg med bl.a. Kari Garnes som medlem har i brev av 17.03.1998 oversendt til Universitetsdirektøren innstillingen Framlegg til retningslinjer vedr fjernstudenter og bibliotektjenester ved UiB. Innstillingen er tilgjengelig ved UBs administrasjon.

k)

UB har fått til høring en innstilling med framlegg til nytt valgreglement for UiB, utarbeidet av et utvalg oppnevnt av Universitetsdirektøren. Kopi av UBs høringsuttalelse i denne saken var vedlagt.

l)

Det er nedsatt et utvalg med 11 medlemmer for å foreslå ny IT-strategi ved UiB. Prosjektleder Jostein H. Hauge er medlem i utvalget. Utvalget ønsker å gå gjennom gjeldende IT-strategi-planer samt mandat for IT-utvalg ved fakulteter/ sentra og andre enheter ved UiB. Utvalget har fått tilsendt fra UB Strategisk plan 1997-2001 for UB, mandat for UBs IT-utvalg, samt IT-relaterte forslag i UBs budsjettforlag for 1999.

m)

Likestillingsstatistikk 1998 for UiB er tilgjengelig ved UBs administrasjon.

n)

Følgende UB-tilsatte deltok på kurset "Emnesøk på Internett", arrangert av NBFs spesialgruppe for referanse- og fjernlånsvirksomhet og UB i Bergen 16.02.1998: Erik Arnesen, Sigrun Ask, Aud Gjersdal, Liv Glasser, Solveig Greve, Kirsti L. Jacobsen, Asta L. Nord, Kari Normo, Else Skjøndal, Sissel Stokes, Marit Synnevåg, Ragnhild Ullern, Anne-Grete Utkilen, Kari Walde, Hilde Wedvich, Anne B. Åsmul.

Utgifter for UB: Halvparten av reise og kostutgifter for kursleder Karianne Aam + lunsj og kaffepause for deltakerne fra UB, i alt kr. 1.920,-.

o)

Følgende UB-tilsatte deltok på seminaret "Informasjonsformidling på Internett", arrangert av NFF i Bergen 16.03.1998: Randi Bolstad, Tor Øyvind Fosse, Irmelin Lyng, Lisbeth Marhaug, Elin Helland Olsen, Else Skjøndal.

Utgifter for UB: Deltakeravgift kr. 250,- for medlemmer av NFF, kr. 350,- for ikke- medlemmer av NFF, i alt kr. 1.550,-.

p)

Følgende UB-tilsatte deltok på seminaret "Praktisk opphavsrett", arrangert av RBT og UB i Bergen 24.03.1998: Knut L. Espelid, Kari Garnes, Agnes K. Haaskjold, Halvor Kongshavn, Asta L. Nord, Kari Normo, Jens E. Reinton, Eli Schilbred, Elisabeth Sigvathsen, Finn Solemdal, Ragnhild Ullern, Kari Walde.

Utgifter for UB: Reise og kostgodtgjørelse for kursleder Kay Nilssen + lunsj og kaffepause for deltakerne fra UB, i alt ca. kr. 3.800,-.

q)

Universitetets opplæringsutvalg har bevilget inntil kr. 7.500,- i støtte til førstebibliotekar Egil Hamre til deltakelse på NVBFs studiereise til Birmingham og London 30.03.-05.04.1998.

r)

UB har fått invitasjon til programsamarbeid med Kulturby Bergen 2000. Det er i denne forbindelse sendt søknad til Bergen kommune, Hordaland fylke, Universitetet i Bergen, og til diverse allmennyttige fond om støtte til et prosjekt for å gjøre Knudsen samlingen tilgjengelig for offentligheten i en søkbar database på Internett (JUBELKNUD).

s)

Brev fra hovedbibliotekarene ved UB om oppnevning av statistikkutvalg ved UB fulgte som vedlegg. Bibliotekdirektøren vil arbeide videre med denne saken.

t)

Brev fra hovedbibliotekarene ved UB om strekkoder på UBs bøker fulgte som vedlegg. Bibliotekdirektøren vil arbeide videre med denne saken.

u)

Universitetsbibliotekar Hanne Marie Johansen disputerte for dr.art.-graden 31.03.1998 med avhandlingen Separasjon og skilsmisse i Norge 1536-1909. En familie. og rettshistorisk studie.

v)

Kari Garnes var invitert og deltok på åpningen av Nettbiblioteket ved Bergen offentlige bibliotek 31.03.1998.

w)

I forbindelse med neste representantskapsmøte i Det norske universitetsråd skal det 05.05.98 være en temadag om bibliotek og museer, der bl.a. Kari Garnes er invitert til å holde et innlegg om universitetsbibliotekenes utfordringer og strategi sett i lys bl.a. av nye brukergrupper, ressurssituasjonen, universitetenes overordnete politikk og forholdet til departementet.

x)

Månedsrapporter for mars 1998 ble tatt til etterretning. Halvor Kongshavn uttrykte bekymring for at UB/fakultetsbibliotekene mottar store tidsskriftregninger svært sent på året, noe som gjør det vanskelig å ha god økonomikontroll over litteraturbudsjettet. Saken tas opp på neste stabsmøte.

 

 

S 21/1998.

VIRKSOMHETSPLAN 1998 FOR UB.

 

Forslag til virksomhetsplan 1998 for UB var sendt ut på forhånd. Forslaget var også sendt til medlemmene i Samarbeidsutvalget ved UB. Det var ikke kommet merknader til planen fra personalrepresentantene i Samarbeidsutvalget før styremøtet.

Forslaget til virksomhetsplan ble gjennomgått på styremøtet. Det var enighet i styret om å gjøre enkelte redaksjonelle endringer i det utsendte forslag til virksomhetsplan.

Vedtak: Styret sluttet seg til det utsendte forslag til virksomhetsplan 1998 for UB med en del redaksjonelle endringer 13.11.1997.

Endelig versjon av virksomhetsplanen følger som vedlegg til referatet.

 

 

S 22/1998.

ROMPROGRAM FOR HF-FAKULTETSBIBLIOTEK - OPPNEVNING AV KOMITÉ FOR Å VURDERE ORGANISERING/PLASSERING AV TILVEKSTAVDELINGEN.

 

I forbindelse med utarbeiding av romprogram for HF-fakultetsbibliotek tilvekstavdelingen var det på forhånd sendt ut forslag til sammensetning og mandat for komité for å vurdere organisering/ plassering av tilvekstavdelingen. Brev om denne saken fra tilvekstavdelingen, spesialsamlingene og teknisk avdeling var også sendt ut på forhånd.

På møtet ble det foreslått at Steinar Førde kom med i komitéen i tillegg til dem som var foreslått av Bibliotekdirektøren. Styret sluttet seg til dette forslaget.

Vedtak: Det oppnevnes en komité for å vurdere organisering/plassering av tilvekstavdelingen med følgende sammensetning:

Hovedbibliotekar Stephen Olson, tilvekstavdelingen

Hovedbibliotekar Vigdis Økland, tilvekstavdelingen

Avdelingsbibliotekar Bjørg Lund, publikumsavdelingen

Fakultetsbibliotekar Tom Johnsen, Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek

Fakultetsbibliotekar Olav Aas, Det mat.-nat. fakultetsbibliotek

Avdelingsleder Steinar Førde, teknisk avdeling

Komitéen fikk følgende mandat:

Komitéen skal vurdere fremtidig organisering og lokalisering av tilvekstavdelingen, i lys av etablering av et HF-fakultetsbibliotek. Det bør spesielt vurderes om det ut fra tilvekstavdelingens funksjoner og virksomhet og dens forbindelse til UBs øvrige avdelinger, er ønskelig at tilvekstavdelingen organiseres sammen med, eller eventuelt samlokaliseres med, en eller flere av UBs øvrige avdelinger. Det må også vurderes om tilvekstavdelingen bør være organisert som en fellesavdeling eller om den kan organiseres på en annen måte.

Komitéen fikk frist med å levere sin innstilling til 30. mai 1998.

 

 

S 23/1998.

DISPONERING AV MIDLER TIL UTSTYR VED UB 1998.

 

UB har fått en bevilgning på post 45-1, vit. utstyr, i 1998 på kr. 550.000. I tillegg er det satt av kr. 652.200 på annuum i 1998 til utstyr, slik at totalt disponibelt beløp til (vitenskapelig) utstyr i 1998 er kr. 1.202.200.

Styret tok til etterretning at det er stort behov for utskifting av PC-er ved UB, bl.a. i forbindelse med at BIBSYS nå satser for fullt på web-versjon av BIBSYS-databasen. Behovet for utskifting av PC-er ved tilvekstavdelingen utredes nærmere.

Styret vedtok følgende hovedfordeling av utstyrsmidler 1998:

 

VITENSKAPELIG UTSTYR - FORDELING 1998

Brukt/disponert pr. 25.03.98

Hoved- fordeling

Reserve til senere fordeling

Sum

Ordinært utstyr

4 380

220 620

25 000

250 000

Edb-utstyr, inkl. BIBSYS-utstyr

90 170

782 030

80 000

952 200

SUM TOTALT

94 550

1 002 650

105 000

1 202 200

 

Styret vedtok følgende disponering av midler til ordinært utstyr 1998:

Brukt/disponert pr. 25.03.98

4 380

Elektronisk låsesystem ved hovedbiblioteket

50 000

Kompaktreoler til UBBJUR

60 000

Mikrofilm lese/kopiapparat til avisavdelingen

77 600

Kopimaskin til UBBMED

40 000

Reserve til senere fordeling

22 400

Sum ordinært utstyr

250 000

Styret vedtok følgende disponering av midler til edb-utstyr 1998:

Brukt/disponert pr. 25.03.98

90 170

BIBSYS-utstyr, fellesutgifter

415 000

EDB-utstyr med A-prioritet som ikke alt er innkjøpt/bestilt,

i henhold til forslag fra IT-utvalget

400 000

Reserve til senere fordeling, fortrinnsvis til edb-utstyr med B-prioritet

og til erstatning av defekt utstyr

47 030

Sum edb-utstyr

952 200

SUM TOTALT

1 202 200

 

 

S 24/1998.

SØKNADER OM STØTTE TIL FAGLIGE REISER.

 

Avdelingsingeniør Jan Inge Bråthen har søkt om støtte til å delta på datakonferansen Comdex 98 i Chicago, USA, 20.-23.04. 1998. Søknaden er anbefalt av kontorsjef Leif Magne Iversland ved Edb-avdelingen. Samlete beregnete kostnader: Ca. kr. 18.470,-.

Vedtak:

Søknad fra Jan Inge Bråthen om støtte til å delta på datakonferansen Comdex 98 i Chicago, USA, 20.-23.04. 1998, oversendes Universitetets opplæringsutvalg med anbefaling fra UB. Utgifter som ikke dekkes av opplæringsutvalget sentralt, dekkes av UB med 50 % av kostnadene, begrenset til kr. 9.500,-.

 

 

S 25/1998.

EVENTUELT.

 

a)

Som svar på spørsmål fra Matti Wiik på forrige styremøte ang. utlegging av dagsaviser på tidsskriftlesesalen ved publikumsavdelingen, opplyste Bibliotekdirektøren at rutinene nå er delvis lagt om, slik at alle dagsaviser som det er mulig for pga. postgangen blir utlagt samme dag som de kommer ut.

b)

Neste styremøte holdes tirsdag 12. mai 1998, kl. 08.30.

 

 

Møtet ble hevet kl. 12.

 

 

27.04.1998. KG/JER.

 

 


Tilbake til UBs styre | Tilbake til toppen av dokumentet.

jens.reinton@ub.uib.no / 29.04.1998.