Tilbake til UBs styre

 

REFERAT FRA MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 15.01.1998, KL. 09.15.


Til stede:

 

Leder:

Thor Thorsen

Styremedlemmer:

Halvor Kongshavn

 

Brita B. Hekland

 

Torill Myking

Studentrepr.:

Matti Wiik

Overbibliotekar:

Kari Garnes

Sekretær:

Marie Morken

Bibliotekdirektøren åpnet møtet og ba om at sak nr. 3 og 5 og deler av sak 4 ble trukket pga. sykdomsforfall ved administrasjonen. Møtet ga sin tilslutning til dette.

S 01/1998.

GODKJENNING AV REFERAT FRA FORRIGE STYREMØTE 10.12.1997.

Referat fra forrige styremøte 10.12.1997 ble godkjent.

På spørsmål fra representanten Hekland ble det opplyst at Miguel Castillo og Regina K. Lein er foreslått som nye medlemmer fra UB i Universitetets likestillingskomité (jfr. sak S 50/1997).

S 02/1998.

ORIENTERINGSSAKER.

 

a)

Ombygging av hovedbiblioteket, Haakon Sheteligs plass 7.

 

Bibliotekdirektøren informerte. Det ble i styremøte 13.11.97 orientert om innstillingen fra en romprogramkomite nedsatt av DIA, som var vedlagt innkallingen.

Det er besluttet at hovedbiblioteket skal bygges om, påbygging er ikke aktuelt. Brukerutvalget (der også arkitekt Nore og hovedverneombudene møtte) hadde møte 14. januar. Det vises til vedlagt referat fra dette møtet (mottatt på UB etter styremøtet). På grunn av at dette er en langvarig og svært omfattende sak, ble det foreslått å oppnevne et prosjektverneombud for denne byggesaken. Hovedverneombudet vil melde tilbake hvem som blir oppnevnt. Arkitekt Nore ble vist rundt i hele bygget for å ha grunnlag for arbeidet sitt. Ombyggingen er avhengig av at det foreligger konkrete tilbud om lokaler for de avdelinger/funksjoner som må flytte ut. Det er tidligere nevnt både i strategisk plan for UB, i innstillingen fra en romprogramkomite vedlagt innkalling til styremøte 13.11.97 og i referat fra samarbeidsutvalget av 06.11.97 hvilke avdelinger/funksjoner som kan samlokaliseres utenfor hovedbygget for å kunne lage et tjenlig HF-bibliotek. Lokaler til depotbibliotek må først avklares for å kunne frigjøre plass til å kunne foreta ombygging. På grunn av at dette er et stort prosjekt og at det derfor kan være vanskelig å holde oversikten, var det enighet om at brukerutvalget utvides med vararepresentanter fra UB. Bibliotekdirektøren pekte på at det snarest må ses nærmere på enkelte funksjoner. Det vil derfor snarest bli oppnevnt brukergrupper som
a) vurderer det faglige innholdet i samlingene og hvor de skal plasseres
b) vurderer organisering av enkelte avdelinger/funksjoner.

b)

Utvalg til å foreslå retningslinjer vedr. fjernstudenter og bibliotektjenester er oppnevnt.

 

Kari Garnes er representant fra UB. Det er utarbeidet et forslag som sendes til høring til fakultet/avdelinger.

c)

Styret for Nordinfo:

 

Ny representant fra Norge blir Kirsten Engelstad med Kay Nilsen som vara. Kari Garnes har sittet i styret i 2 perioder (6 år). Styret er omorganisert og hvert av de nordiske land får nå kun en representant med vara.

 

S 04/1998.

UB'S TJENESTER I LYS AV BUDSJETTSITUASJONEN 1998.

Under sak S 04 ble pkt. a) og c) utsatt til neste møte. Under pkt. b) orienterte Marie Morken og viste til utsendt saksforelegg. Det forelå forslag til endring av åpningstider for publikum for flere avdelinger ved UB. På bakgrunn av en svært vanskelig budsjettsituasjon for 1998 og med de bevilgninger til lønnsbudsjett som var vedtatt i Rådet , iverksatte bibliotekdirektøren innskrenkning i åpningstidene som en midlertidig ordning med virkning fra 5. januar i år i påvente av behandling i UBs styre. Styret tar til etterretning at det kan spares ca. kr. 200.000 for 1998 ved gjennomføring av innskrenkning i åpningstidene i samsvar med bibliotekdirektørens forslag.

Bibliotekdirektøren hadde følgende forslag til vedtak:

Åpningstider for UBs avdelinger for vårsemesteret 1998 blir som følger:

Mandag-onsdag, fredag

Torsdag

Lørdag

Publ.avd.

09.00-18.00

09.00-18.00

Stengt

Billedsamlingen

12.00-14.00 (tirsdag/onsdag)

12.00-14.00

Stengt

Avis-, kart- og manuskriptsaml.

09.00-15.45

09.00-15.45

Stengt

HF-biblioteket

09.00-15.45

09.00-15.45

Stengt

Griegakademiet

09.00-15.00

09.00-15.00

Stengt

UBBSV

09.00-15.45

09.00-18.00

Stengt

UBBJUR

09.00-15.45

09.00-18.00

Stengt

EU-dokumentasjonssenteret

10.00-14.00

10.00-14.00

Stengt

UBBRB

09.00-15.45

09.00-18.00

Stengt

UBB Haukeland

09.00-19.00

09.00-19.00

Stengt

PKI

09.00-15.45

09.00-15.45

Stengt

UBBOD

09.00-15.45

09.00-15.45

Stengt

UBBPS

09.00-18.00

09.00-18.00

Stengt

Det arbeides videre med en plan for ressursfordelingen, sett i lys av ledighet og eventuelle inntjeningsmuligheter ved UB for hele 1998.

Styret fattet følgende

vedtak:

Bibliotekdirektøren sitt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med følgende tillegg:

Åpningstidene tas opp til ny behandling på slutten av vårsemesteret. Det arbeides videre med en plan for innsparing for øvrig. Det forutsettes at alle avdelinger bidrar til sparingen på lengre sikt for å tilstrebe mest mulig rettferdig fordeling. Administrasjonen utarbeider en oversikt over hvor stor innsparingen knyttet til reduserte åpningstider blir dersom ordningen videreføres for høstsemesteret også.

S 06/1998.

SØKNADER OM STØTTE TIL FAGLIGE REISER/DELTAKELSE I KURS O.L.

1) Søknader om deltakelse på fagreferentkonferanse på hurtigruta 10.-12.03.1998

Det forelå søknader fra 20 UB-ansatte om å få delta på fagreferentkonferansen 1998, som i år finner sted på hurtigruta mellom Tromsø og Trondheim. Kostnadene pr. deltaker er beregnet til ca. kr. 5.600,-. Det ble foreslått en ramme på kr. 50.000 som vil gi rom for 9 deltakere fra UBB.

Bibliotekdirektøren hadde følgende forslag til vedtak:

Følgende 9 ansatte får støtte inntil kr. 5.600,- hver for å delta på fagreferentkonferansen 1998:

Bibliotekdirektør

Kari Garnes

HF/Publikumsavdelingen:

Astrid Utne

 

Jan Olav Gatland

Det mat.-naturvit. fakultetsbibliotek:

Monika Stöcklein-Olsen

 

Dag Vaula

Det samfunnsvit. fakultetsbibliotek:

Egil Hamre

 

Tom Johnsen

Det juridiske fakultetsbibliotek:

Halvor Kongshavn

Det psykologiske fakultetsbibliotek:

Jorunn Setsaas

I tillegg settes det opp følgende reserveliste i prioritert rekkefølge:

1. Øystein Tødenes

2. Ragnhild Ullern

3. Pål H. Bakka

Halvor Kongshavn foreslo følgende reserveliste:

1. Øystein Tødenes

2. Kirsti Jakobsen

3. Ragnhild Ullern

Styret fattet følgende

vedtak:

Bibliotekdirektøren sitt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med følgende endring:

I tillegg settes det opp følgende reserveliste i prioritert rekkefølge:

1. Øystein Tødenes

2. Kirsti Jakobsen

3. Ragnhild Ullern

2) Søknader om deltakelse på Nordisk konferanse om Elektronisk Publisering, Bergen 17.-18.02.1998

Det forelå søknader fra følgende 13 UB-ansatte om å få delta på ovennevnte konferanse:

HF/Publikumsavdelingen:

Astrid Utne

 

Ragnhild Ullern

 

Runo Isaksen

Spesialsamlingene:

Solveig Greve

 

Åsne Digranes

Det mat.-naturvit. fakultetsbibliotek:

Dag Vaula

 

Monika Stöcklein-Olsen

 

Aud Gjersdal

Det medisinske fakultetsbibliotek:

Svenn Sivertssen

Det samfunnsvit. fakultetsbibliotek:

Egil Hamre

 

Tom Johnsen

Det psykologiske fakultetsbibliotek:

Jorunn Setsaas

 

Alvin O. Danielsen

Bibliotekdirektøren hadde følgende forslag til vedtak:

Alle de 13 søkerne fra UBB får anledning til å delta på Nordisk konferanse om Elektronisk Publisering, Bergen 17.-18.02.1998, med en samlet kostnadsramme på inntil kr. 19.500.

Styret fattet følgende

vedtak:

Bibliotekdirektøren sitt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.

S 07/1998.

REVISJON AV STILLINGSSTRUKTURPLAN FOR UB.

Denne saken ble tatt opp til behandling i møte i UBs styre 10. desember 1997. Følgende vedtak ble fattet:

Saken utsettes til neste styremøte, og sendes i mellomtiden til avdelingslederne, med melding om at de kan levere eventuelle merknader til innstillingen og endringsforslagene til representanten for sin gruppe i UBs styre.

Det var kommet inn merknader fra følgende avdelingsledere:

Bibliotekdirektøren hadde følgende forslag til vedtak:

a) Styret slutter seg i hovedsak til det framlagte forslag til ny stillingsstrukturplan og nye stillingsomtaler og kvalifikasjonskrav for stillinger ved Universitetsbiblioteket i Bergen

b) Ved ledighet vurderes det å utlyse aktuelle bibliotekarstillinger som konsulent i kode 1065 med tanke på å tilsette søkere med andre typer utdanning innen bibliotek- og informasjonsfag, eventuelt i kombinasjon med annen utdanning/kompetanse.

c) Ved ledighet i stillingen som avdelingsleder for tilvekstavdelingen vurderes det å utlyse denne stillingen som kontorsjef i kode 1054 eller som hovedbibliotekar i kode 1077.

d) Hel stilling som avdelingsbibliotekar ved Det medisinske fakultetsbibliotek, avd. PKI, foreslås plassert i ltr. 38-40, så lenge biblioteket ved PKI er organisert som en egen avdeling. Plasseringen av denne stillingen tas opp til ny vurdering når denne avdelingen slås sammen med resten av Det medisinske fakultetsbibliotek.

Det kom følgende endringsforslag fra Halvor Kongshavn:

Det ønskes primært at fakultetsbibliotekar, kode 1003, overføres til ny stilling på lønnsplan 17.520. Inntil det skjer vil UB vurdere omgjøring til underdirektør, kode 1059. Slik omgjøring kan også gjelde andre lederstillinger. Avdelingslederstillingen ved Tilvekstavdelingen vurderes i lys av avdelingens framtidige organisering og oppgaver.

Bibliotekdirektøren trakk sitt forslag, pkt. c).

Til pkt. b) ble det presisert fra bibliotekdirektøren at stillingen som konsulent (kode 1065) ikke skal brukes som en avansementsstilling, men at den kan erstatte en bibliotekarstilling dersom det i enkelte tilfeller er behov for andre typer utdanning innen bibliotek- og informasjonsfag, eventuelt i kombinasjon med annen utdanning. Torill Myking mente at søkere med den "nye" bibliotekarutdanningen også er kvalifisert til å søke bibliotekarstillinger.

Torill Myking støtter i prinsippet mindretallsinnstillingen i stillingsstrukturkomiteen som vil opprettholde stillingen som konsulent, kode 1065, på fakultetsbibliotekene. Hun ville ut fra dette støtte forslaget fra bibliotekdirektøren, pkt. b).

Brita Hekland fratrådte under behandlingen av pkt. d).

Styret fattet følgende

vedtak:

Bibliotekdirektøren sitt forslag, pkt. a), b) og d), samt endringsforslaget til Kongshavn ble enstemmig vedtatt.

Det var følgende endringsforslag til enkeltstillinger i stillingsstrukturplanen bl.a. med grunnlag i merknader fra avdelingslederne:

Avis-, kart- og manuskriptsamlinga

Bibliotekdirektørens forslag:

Nåværende stilling

Forslag

Førstesekretær () 106301436 12/26

Førstesekretær () 1063 10 12/26-34

Forslag fra Torill Myking:

Nåværende stilling

Forslag

Førstesekretær () 106301436 12/26

Konsulent () 1064 13 17/28-36

Bibliotekdirektørens forslag ble vedtatt med 4 mot 1 stemme.

Avis-, kart- og manuskriptsamlinga

Bibliotekdirektørens forslag:

Nåværende stilling

Forslag

Sekretær () 107001034 11/24

Sekretær () 1070 09 11/24-32

Forslag fra Torill Myking:

Nåværende stilling

Forslag

Sekretær () 107001034 11/24

Førstesekretær () 1063 10 12/26-34

Bibliotekdirektørens forslag ble vedtatt med 3 mot 2 stemmer.

Teknisk avdeling

Bibliotekdirektørens forslag:

Nåværende stilling

Forslag

Førstesekretær () 106301436 12/26

Sekretær () 1070 09 11/24-32

Forslag fra Torill Myking:

Nåværende stilling

Forslag

Førstesekretær () 106301436 12/26

Førstesekretær () 1063 10 12/26-34

Bibliotekdirektørens forslag ble vedtatt med 4 mot 1 stemme.

Administrasjonen

Bibliotekdirektørens forslag:

Nåværende stilling

Forslag

Kontorsjef 105401142 46

Kontorsjef 1054 52-60

Forslag fra Halvor Kongshavn:

Nåværende stilling

Forslag

Kontorsjef 105401142 46

Kontorsjef 1054 50-60

Kongshavn sitt forslag ble enstemmig vedtatt.

Styret var også enige om at oversikten over stillingsstrukturen ved UB omredigeres slik at avdelingene Haukeland og PKI settes opp som egne avdelinger inntil sammenslåing faktisk skjer.

S 08/1998.

DELTAKELSE PÅ BIBSYS-KURS. INTERNOPPLÆRING VED UB.

Catharine Rietti har søkt om støtte til deltakelse på kurs i Tilvekstmodulen (BIBSYS) i Trondheim 24.-27. mars 1998. Reise og opphold er oppgitt til kr. 10.220,-. I tillegg kommer det en kursavgift på kr. 5.000,-. Søknaden er anbefalt av A.K. Haaskjold.

Det er viktig at Rietti får opplæring i Tilvekstmodulen. Det må imidlertid skilles mellom intern og ekstern opplæring. Tilvekstavdelingen har svært god kompetanse i Tilvekstmodulen. Når avdelingene selv har tilstrekkelig kompetanse til å gi opplæring er avdelingslederne ansvarlige for at medarbeiderne får opplæring i avdelingens oppgaver.

Styret fattet følgende

vedtak:

Søknad fra Catharine Rietti om dekning av kurs i Tilvekstmodulen i Trondheim 24.-27. mars d.å. innvilges ikke. Det sørges for at hun snarest får denne opplæringen lokalt .

Opplæringsutvalget ved UBB arbeider videre med organisering av den interne opplæringen for de ansatte ved UBB.

S 09/1998.

EVENTUELT.

 

a)

Omlegging av parkeringsordningen ved Universitetet i Bergen:

 

Kari Garnes orienterte om at UB har mottatt skriv fra Drifts- og innkjøpsavdelingen om omlegging av parkeringsordningen som bl.a. innebærer at UB har fått tildelt 5 parkeringsplasser fordelt på flere steder på Nygårdshøyden. Kollegiet har i sitt vedtak ikke gitt nærmere retningslinjer for hvordan fordelingen skal skje, men foreslår at en parkeringskomite fordeler plassene. Saken tas opp igjen på neste styremøte.

Møtet ble hevet ca. kl. 16.

05.02.1998. KG/MM


Tilbake til UBs styre | Tilbake til toppen av dokumentet.

jens.reinton@ub.uib.no / 15.02.1998.