Universitetsbiblioteket i Bergen

 

REFERAT FRA MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS RÅD 14.12.2000, KL. 09.00.


 

Til stede:

Representanter for fakultetene.

 

Det historisk-filosofiske fakultet:

Anna-Brita Stenström

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet:

Leiv K. Sydnes

Det medisinske fakultet:

Anne Elisabeth Ljunggren

Det odontologiske fakultet:

Kristin Klock

Det juridiske fakultet:

Kåre Lilleholt

Det samfunnsvitenskapelige fakultet:

Arnfinn Seim

Det psykologiske fakultet:

Bjørn H. Johnsen

Representanter for Universitetsbiblioteket.

 

Fakultets- og universitetsbibliotekarer:

Solveig Greve (fratrådte under behandlingen av sak R 34/2000)

 

Halvor Kongshavn

Bibliotekarer:

Brita B. Hekland

 

Jørn W. Ruud

Teknisk/administrativt personale:

Bjørn A. Bagge

 

Torill Myking

Studentrepresentanter:

Øyvind Neuman, Raymond Kristiansen

Bibliotekdirektør:

Kari Garnes

Kontorsjef:

Marie Morken

Sekretær:

Jens Evang Reinton

Forfall:

Lars Boje Mortensen,Nils Skaug, Alf Helge Greaker.

 

 

R 29/2000.

GODKJENNING AV REFERAT FRA FORRIGE RÅDSMØTE 25.09. 2000

Referatet fra forrige rådsmøte 25.09. 2000 ble godkjent.

 

 

R 30/2000.

ORIENTERINGSSAKER

  a)

Professor Lars Boje Mortensen, IKRR, er oppnevnt som nytt medlem fra Det historisk-filosofiske fakultet i UBs råd for resten av inneværende periode fram til og med 31.12. 2001, i forbindelse med at professor Gjert Kristoffersen har forskningstermin H 2000 / V 2001.

 

  b)

Kollegiet vedtok på møte 26.10. 2000 nye regler for styringsorganer ved Universitets­biblioteket. De nye reglene trer i kraft med virkning fra neste valgperiode, som starter 01.01. 2002. De nye reglene er tilgjengelige på webadresse

http://intern.ub.uib.no/info.adm/UBstyreg.html

 

  c)

Notat fra Nasjonalt utvalg for universitetsbibliotekene (NUUB) om ”Tiltak utenfor rammen av statsbudsjettet for 2002” ble tatt til etterretning. Notatet oversendes til Universitetsdirektøren til videre oppfølging.

 

  d)

Universitetet har sagt opp leieavtalen for Nygårdsgt. 6, der bl.a. Griegakademiets bibliotek holder til, med virkning fra nyttår 2001. Verken Griegakademiet eller UB ble orientert om dette før relativt nylig. Det har vært arbeidet en tid med alternative plasseringer av biblioteket. Resultatet blir at biblioteket flyttes midlertidig til UBBHF på Haakon Sheteligs plass 7, og at en god del av samlingene gjøres tilgjengelige for publikum der.

 

  e)

Status for utbyggings- og ombyggingssaker:

  •  
Planleggingsarbeidet for ombygging av UBBHF er nå tatt opp igjen. Det er satt av midler til prosjekteringsarbeid i 2001, med sikte på å komme i gang med selve ombyggings­arbeidet fra 2002.

  •  
En regner med at byggearbeidene på bygg for biologiske basalfag (BB-bygget) vil bli gjenopptatt over nyttår, og at det vil ta ca. 2 år til bygget er ferdig til innflytting.

  •  
Ombyggingsarbeidet på BT-bygget vil etter planen starte våren 2001, med planlagt innflytting ved årsskiftet 2002/2003.


  f) Kopi av brev fra Det norske universitets- og høgskoleråd til medlemsinstitusjonene om ”Arbeid med fellesløsninger på biblioteksektoren” ble delt ut på møtet.

 

 

R 31/2000.

MØTEPLAN FOR UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS RÅD VÅREN 2001

Rådet vedtok følgende møteplan for Universitetsbibliotekets råd våren 2001:

              Onsdag  7. februar 2001, kl. 9.00

              Torsdag 29. mars 2001, kl. 9.00

              Torsdag  7. juni 2001, kl.  9.00

 

 

R 32/2000.


SØKNAD OM FORSKNINGS- OG UTVIKLINGSARBEID INNENFOR RAMMEN AV VANLIG ARBEIDSTID I 2001 – FAKULTETSBIBLIOTEKAR OLAV AAS

Fakultetsbibliotekar Olav Aas har søkt om å få benytte inntil 15 % av arbeidstiden i 2001 til arbeid med prosjektet Rødlistearter av sopp i Hordaland. Som vedlegg til søknaden fulgte rapport fra det prosjektet som Aas arbeidet med i 2000, Førekomst av vedbuande sopp tilhøyrande taiga-elementet i indre Sogn.

Vedtak:

Fakultetsbibliotekar Olav Aas innvilges permisjon med lønn i inntil 15 % av arbeids­tiden i 2001 for å arbeide med prosjektet Rødlistearter av sopp i Hordaland. Tidspunktene for permisjonen og for eventuelle reisefravær må tilpasses søkerens øvrige arbeids­oppgaver og plikter ved UB, og må avtales med avdelingen.

 

 

R 33/2000.

STRATEGIPLAN FOR UB 2002-2006 – OPPNEVNING AV UTVALG

 

Universitetsbiblioteket vedtok i 1996 en strategisk plan for biblioteket for femårsperioden 1997-2001. Det er ønskelig å utarbeide en ny strategiplan for neste femårsperiode 2002-2006. Til møtet forelå forslag til mandat for og til medlemmer i et nytt strategiplanutvalg ved UB. Det var foreslått at utvalget skulle få 7 medlemmer, hvorav 2 representanter for de ansatte ved fakultetene og én studentrepresentant.

På møtet ble det påpekt at fakultetsrepresentantene bør foreslås av brukerrepresentantene i UBs råd, mens studentrepresentanten bør oppnevnes etter forslag fra Studentrådet.

 

Leiv Sydnes mente det er ønskelig at iallfall ett av medlemmene i utvalget også er medlem i UBs råd. I tillegg foreslo han at saken utsettes til neste møte i UBs råd, for at brukerrepresentantene i UBs råd og Studentrådet skal få anledning til å foreslå medlemmer.

 

Vedtak:

Saken utsettes til neste møte i UBs råd 07.02. 2001.

 

 

R 34/2000.

ORGANISERING AV UBs BILLEDSAMLING

UBs billedsamling ble sammen med andre spesialsamlinger organisert under den nyopprettede avdelingen for spesialsamlinger i 1992. Tidligere var den organisert direkte under overbibliotekaren. UBs styre vedtok i møte 28. august 1998 at billedsamlingen skal flytte inn i BT-bygget sammen med en rekke andre avdelinger ved UB. De andre spesialsamlingene skal fortsatt være lokalisert på Haakon Sheteligs plass 7/HF-bygget. Flytting av billedsamlingen til et annet lokale kombinert med at driften av denne virksomheten krever spesielle faglige kvalifikasjoner, har aktualisert problemstillingen med å organisere denne samlingen som en egen avdeling. 

Rådet fattet enstemmig følgende

vedtak:

  1. Billedsamlingen organiseres som en egen avdeling med virkning fra 1. januar 2001.

  2. Billedsamlingen ledes av en universitetsbibliotekar/førstebibliotekar. Solveig Greve tilsettes uten utlysing som universitetsbibliotekar i ltr. 52 og får arbeidstittel avdelingsleder.


 

R 35/2000.

PRISER FOR (KOPI)TJENESTER FOR INTERNE BRUKERE VED UB

 

Universitetsbibliotekets råd vedtok på møte 04.04. 2000 at det som hovedregel skal kreves betaling fra UBs interne brukere (studenter og ansatte ved UiB) for kopiering (lån i form av kopier) og enkelte andre bibliotektjenester. Det ble også vedtatt at prisfastsetting for og gjennomføringen av de forskjellige kopitjenester og innlåns­tjenester skulle utredes separat.

 Før møtet var det sendt ut et forslag til rutiner og til priser for (kopi)tjenester for interne brukere ved UB. Forslaget har vært sendt til høring til fakultetene og Studentrådet med høringsfrist 08.12. 2000. Til møtet forelå det høringsuttalelser fra tre fakulteter. Det odontologiske fakultet anmoder UBs råd om å endre vedtaket om betaling for kopitjenester, begrunnet med at denne ordningen vil føre til et større press både på tid og ressurser ved UB og ved fakultetet. De to andre fakultetene som har uttalt seg, Det medisinske og Det samfunnsvitenskapelige fakultet, peker på det uheldige i at disse ordningene vil føre til administrativt merarbeid både ved de enkelte avdelingene og ved UB. Ingen av disse fakultetene har merknader til forslaget til betalingsordning for brukere ved fakultetene når det gjelder innlån i form av kopier

 På møtet ble det fra flere representanter hevdet at det er behov for nærmere avklaring av flere praktiske problemer før en del av de nye rutinene kan innføres, og at det foreslåtte tidspunkt for innføring av det nye opplegget er vanskelig å overholde. Det ble bl.a. påpekt at det spesielt er behov for en avklaring når det gjelder betalingsordning for kopier sendt pr. post/faks eller mellom avdelinger ved UB. Det ble foreslått at rutiner som er avklart blir iverksatt snarest.

 Leiv Sydnes fremmet følgende endringsforslag:

Pkt. 1 i forslaget til vedtak endres til: ”Det benyttes følgende priser for kopitjenester/innlåns­tjenester og for andre tjenester for interne brukere ved UBB:”

Nytt pkt. 3: ”Ordningen skal tre i kraft innen 01.03. 2001.”

 Øyvind Neuman fremmet følgende endringsforslag: ”Prisen for kopier av (tidsskrift)artikler fra andre bibliotek er kr. 1,- pr. side.” (i stedet for kr. 60,- pr. artikkel som i det utsendte forslag).

 Ved avstemning ble forslaget fra Øyvind Neuman forkastet med 3 mot 12 stemmer.

 Forslaget fra Leiv Sydnes ble vedtatt med 14 mot 1 stemmer.

 På grunnlag av ovenstående fattet rådet følgende

 vedtak:

1.      Det benyttes følgende priser for kopitjenester/innlåns­tjenester og for andre tjenester for interne brukere ved UBB: 

Lån fra egne samlinger:

Gratis

Kopier/utskrifter av materiale fra egne samlinger

Kopier tatt ved hjelp av kopikort:

kr. 10,- for 10 kopier

 

kr. 100,- for 150 kopier

Kopier sendt pr. post/faks eller mellom avdelinger ved UB:

kr. 1,- pr. side/kopi

Enkeltkopier/enkeltsider f.eks. fra mikroformer:

kr. 1,- pr. side/kopi

Svart/hvitt utskrifter (unntatt fra biblio­tekets egne kataloger):

  kr. 1,- pr. side

Fargeutskrifter:  

  kr. 2,- pr. side

Innlån fra andre bibliotek:

  Gratis

Kopier fra andre bibliotek:

  kr. 60,- pr. artikkel

Hastebestillinger:

  kr. 100,- i tillegg til kopipris

Fjerning av stoppkommentar ved for sen/manglende innlevering av utlånt litteratur:


  kr. 100,-

Erstatning for tapt litteratur, minstebeløp:

  kr. 700,-

 2.      Betaling for innlånskopier for ansatte som skal dekkes av den enheten (instituttet e.l.) som vedkommende tilhører, skjer ved at betalerens låntaker-ID (LTID) registreres ved bestilling. UB sender samlefakturaer til de aktuelle enhetene to ganger i året på grunnlag av de opplysningene som er registrert i fakturerings- og avregnings­systemet i BIBSYS.

 3.      Ordningen skal tre i kraft innen 01.03. 2001.

 

 

R 36/2000.

BUDSJETT 2001.  FORDELING AV BEVILGNINGER TIL UB

 

Kollegiet vedtok på møte 14.12. 2000 å tildele Universitetsbiblioteket et totalbudsjett på kr. 60.363.000 for 2001. 

Fra 2001 går universitetene over fra å være bruttobudsjettert til å bli nettobudsjettert. Dette fører bl.a. til følgende endringer:

1.      Bevilgingen fra KUF blir ikke lenger stilt til rådighet som en budsjettramme ved årets begynnelse. I stedet får universitetet tildelt midlene som en månedlig inntekt.

2.      Overgangen til nettobudsjettering medfører også at UiB får hele sitt budsjett tildelt på én post, post 50. Tildelinger til investeringer/vitenskapelig utstyr blir ikke lenger skilt ut i en egen post, men det forutsettes at det benyttes minst like mye til disse formål i 2001 som på den tidligere post 45 i 2000.

3.      Fra 2001 skal universitetene selv regnskapsføre kostnader til pensjonsinnskudd. Dette har tidligere vært utgiftsført i Administrasjonsdepartementet. Budsjettet er styrket med 83 mill. kroner til dette formålet. Disse midlene er ikke tatt med i hovedfordelingen til fakultetene/ enhetene, da den endelige fordelingen av budsjettet for pensjonsinnskudd først vil bli foretatt etter Stortingets behandling av Revidert Nasjonalbudsjett 2001.

 I tildelingen til UB er det inkludert en tilbakeføring til UB med kr. 350.000 for å dekke lønnsmidler til én stilling, som i 1998 ble overført fra UB til ELINE. Dette er altså ingen reell økning av UBs budsjettramme. Dersom denne tilbakeføringen holdes utenom, vil UB i forhold til opprinnelig tildelt budsjett for 2000 få en nominell økning på kr. 2.365.000, eller 4,1 %.

Hvis en sammenlikner med reelt forbruk i 2000, dreier det seg om en nominell økning i UBs totalbudsjett fra 2000 til 2001 på ca.. 1,36 mill. kr., dvs. 2,3 %. Hvis en også tar hensyn til at overskridelsen på budsjettet i 2000 på anslagsvis 500.000 kr vil gå til fradrag på budsjettet i 2001, vil den nominelle økningen i reelt disponible budsjettmidler i 2001 antakelig bare bli ca. kr. 860.000, dvs. ca. 1,5 %. Pga. den høye prisstigningen på tidsskrifter regner en med at UB vil få en samlet prisstigning på hele sitt budsjett i 2001 på ca. 4,2 %. På dette grunnlag må en til tross for en relativt stor nominell økning, regne med at det vil bli en reduksjon i realverdien av UBs disponible budsjettmidler fra 2000 til 2001 på ca. 2,7 %, eller ca. 1,6 mill. kr.

Det var enighet i rådet om å forsøke å opprettholde åpningstider og servicenivå for øvrig på samme nivå i 2001 som i 2000. Det var også enighet om å opprettholde realnivået på tildelingene til hovedpostene på UBs budsjett i 2001 (lønn, litteratur, drift og utstyr). Pga. den høye prisstigningen på tidsskrifter innebærer dette en styrking av litteraturbudsjettet med 1,5 mill. kr.

På bakgrunn av ovenstående vedtok UBs råd følgende hovedfordeling av UBs totalbudsjett i 2001: 

 Rådet vedtok følgende disponering av UBs lønnsbudsjett i 2001:

Rådet vedtok følgende disponering av UBs driftsbudsjett i 2001:

Rådet vedtok følgende hoveddisponering av UBs bokkonto i 2001:

Regnskapstallene for bøker og tidsskrifter i 2000 inkluderer som nevnt ovenfor en overskridelse på bokkonto på ca. kr. 800.000. En god del av dette beløpet vil måtte gå til fradrag i 2001. Tilskudd fra fakulteter og Haukeland sykehus på i alt kr. 990.000. er ikke inkludert i disse tallene.

Forslag om videre fordeling av bokkonto på fag/fakulteter vil bli lagt fram på neste rådsmøte.

 

 

R 37/2000.

EVENTUELT

Det var ingen saker under Eventuelt.

 

Møtet ble hevet kl. 11.

 

   22.12. 2000.   KG/JER.

 

strekOffisiell side
Sist oppdatert 18.09.06 av jer.
til denne siden.