Tilbake til UBs råd

REFERAT FRA MØTE I UNIVERSITETS-

BIBLIOTEKETS RÅD 19.02.1998, KL. 09.00.


Til stede:

Representanter for fakultetene.

 

Det historisk­filosofiske fakultet:

Lars Boje Mortensen

Det matematisk­naturvitensk. fakultet:

Stein Ullaland

Det medisinske fakultet:

Thor Thorsen, leder

Det odontologiske fakultet:

Nils Skaug

Det juridiske fakultet:

Bent Liisberg

Det samfunnsvitenskapelige fakultet:

Arnfinn Seim

Det psykologiske fakultet:

Bjørn Ellertsen (til og med sak R04/1998)

 Representanter for Universitetsbiblioteket.

 

Avdelings­ og universitetsbibliotekarer:

Astrid Utne

 

Tom Johnsen

Bibliotekarer:

Brita B. Hekland

 

Kari Normo

Teknisk/administrativt personale:

Rolf M. Svellingen

 

Bjørn A. Bagge

 Studentrepresentanter:

Matti Wiik

 

 

Overbibliotekar:

Kari Garnes

Sekretær:

Jens Evang Reinton

 

 

Forfall:

Anna-Brita Stenström, Halvor Kongshavn, Torill Myking

 

R 01/1998.

GODKJENNING AV REFERAT FRA FORRIGE MØTE 10.12.1998.

Referatet fra forrige rådsmøte 10.12.1997 ble godkjent.

 

R 02/1998.

ORIENTERINGSSAKER.

 

a)

 

Endelige regnskapstall fra Økonomiavdelingen viser at UB hadde en overskridelse på sitt totalbudsjett i 1997 på kr. 341.350. Dette utgjør 0,7 % av et totalbudsjett på kr. 46.077.600. Det alt vesentlige av denne overskridelsen skyldes at en del fakultetsbibliotek har brukt mer enn sine tildelte bevilgninger på bokkonto i 1997. Disse avdelingene vil få trukket fra tilsvarende beløp på sine litteraturtildelinger for 1998.

b)

 

Haukeland sykehus har gitt et tilskudd på kr. 850.000 til driften av UBs avdeling på Haukeland sykehus i 1998. Dette er en økning på kr. 75.000 fra 1997.

c)

Matti Wiik er oppnevnt som studentrepresentant i UBs råd for 1998.

d)

 

 

Monika Stöcklein-Olsen er tidligere valgt som representant i UBs råd for det teknisk/administrative personalet ved UB for perioden 01.01.1996-31.12.1998. Hun er fra 01.01.1998 tilsatt som universitetsbibliotekar ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek, og fratrer fra samme dato som representant i UBs råd for det teknisk/administrative personalet ved UB. Rolf M. Svellingen som er 1. vararepresentant i UBs råd for det teknisk/administrative personalet ved UB, rykker opp som fast representant i stedet for M. Stöcklein-Olsen. Svellingen blir også vararepresentant for Torill Myking i UBs styre.

e)

Oversikt over saker som er behandlet i UBs råd i 1996-97 ble tatt til etterretning.

f)

 

Kari Garnes opplyste at det 17.-18.02. 1998 ble holdt en stor nordisk konferanse i Bergen om elektronisk publisering, med Universitetsbiblioteket/Paraplyprosjektet som arrangør. Konferansen hadde 210 deltakere. Tilbakemeldingene fra deltakerne har vært svært positive. Også den tekniske avviklingen av konferansen gikk knirkefritt.

 

R 03/1998.

SØKNAD OM FAGLIG PERMISJON - UNIVERSITETSBIBLIOTEKAR MAYA THEE.

Universitetsbibliotekar Maya Thee har søkt om faglig permisjon 15.06.-17.07. 1998 for å besøke Library of Congress, og for å delta på American Library Association Annual Conference, Washington D.C.

Vedtak:

Søknad fra universitetsbibliotekar Maya Thee om faglig permisjon 15.06.-17.07. 1998 for å besøke Library of Congress, og for å delta på American Library Association Annual Conference, Washington D.C., innvilges ikke.

 

R 04/1998.

KRITERIER FOR FORDELING AV UB'S LITTERATURMIDLER. KOMITÉINNSTILLING.

UBs råd vedtok på møte 28.01.1994 nye kriterier for fordeling på fag/fakulteter av UBs midler til bøker og tidsskrifter, på grunnlag av innstilling fra en komité. De nye kriteriene ble gjort gjeldende for en periode på 3 år. Deretter skulle det tas opp til vurdering om det var behov for å endre/justere kriteriene.

På møte 15.04.1997 vedtok UBs råd å oppnevne en komité for å vurdere og eventuelt revidere kriteriene for fordeling av UBs litteraturmidler på fag/fakulteter, med 1 representant for hvert av de 7 fakultetene/fakultetsbibliotekene, med 1 studentrepresentant og med bibliotekdirektøren som medlem. Komitéen fikk følgende mandat:

Komitéen skal gjennomføre en nærmere vurdering av hvordan kriteriene for fordeling av UBs litteraturmidler på fag/fakulteter, vedtatt i 1994, har fungert. Den skal vurdere om midler til å dekke utgifter til innlån også skal fordeles på fag/fakulteter, og den skal vurdere om det er behov for å revidere kriteriene for fordeling av UBs litteraturmidler på fag/fakulteter, og eventuelt legge fram forslag til endringer i de nåværende kriteriene, dersom den kommer fram til at dette er ønskelig. Herunder bør det vurderes om det i fordelingskriteriene skal tas hensyn til egendekningen av litteraturbehovet innen de ulike fagområdene, slik dette kommer til uttrykk gjennom innlånstall.

Komitéen har lagt fram en innstilling datert 26.01.1998, der den foreslår følgende endringer i gjeldende kriterier for fordeling av UBs litteraturmidler på fag/fakulteter:

  1. Hovedfagsstudenter skal bare telle én gang, med vekt 0,75.
  2. Avlagte høyere grads eksamener og avlagte dr.grader skal telle med vekt 1.
  3. Et flertall på 4 foreslår at vekten av prisfaktoren beholdes uforandret på 0,5. Et mindretall på 3 foreslår at vekten av prisfaktoren økes til 0,7, mens et mindretall på 1 foreslår at vekten av prisfaktoren økes til 0,6.
  4. Prisfaktoren for psykologisk litteratur som en kommer fram til på grunnlag av de internasjonale undersøkelsene økes med 30 %.
  5. Midler til innlånsutgifter fordeles foreløpig ikke på fag/fakulteter. Saken tas opp til ny vurdering om 2-3 år, når det forhåpentligvis er klarere hvilken effekt anbefalingene fra Riksbibliotektjenesten om enhetspriser for ekspedering (fjernlån) av henholdsvis kopier og dokumenter har fått på fjernlånsvirksomheten.

Det var enighet i komitéen om å beholde de øvrige elementene i de gjeldende kriteriene uendret.

I sitt saksforelegg foreslår bibliotekdirektøren at vekten av prisfaktoren settes til 0,6. På møtet fremmet Stein Ullaland forslag om at vekten av prisfaktoren settes til 0,7, mens Tom Johnsen fremmet forslag om at vekten av prisfaktoren settes til 0,5.

På møtet foreslo også Nils Skaug og Thor Thorsen at de reviderte kriteriene gjøres gjeldende for en periode på tre år. Videre ble det på møtet understreket at det må arbeides aktivt for å øke tildelingene til litteratur ved UB betydelig, da UB Bergen ligger klart under de andre universitetsbibliotekene i Norge på dette punkt.

Ved avstemning ble forslaget om at vekten av prisfaktoren settes til 0,7 forkastet mot 4 stemmer. Forslaget om at vekten av prisfaktoren settes til 0,6 ble også forkastet mot 4 stemmer. Forslaget om at vekten av prisfaktoren settes til 0,5 ble vedtatt med 10 stemmer.

På grunnlag av ovenstående fattet rådet følgende vedtak om kriterier for fordeling av litteraturmidler ved Universitetsbiblioteket:

  1. Hovedfagsstudenter skal bare telle én gang, med vekt 0,75.
  2. Avlagte høyere grads eksamener og avlagte dr.grader skal telle med vekt 1.
  3. Vekten av prisfaktoren beholdes uforandret på 0,5.
  4. Prisfaktoren for psykologisk litteratur som en kommer fram til på grunnlag av de internasjonale undersøkelsene økes med 30 %.
  5. Midler til innlånsutgifter fordeles foreløpig ikke på fag/fakulteter. Saken tas opp til ny vurdering om 2-3 år, når det forhåpentligvis er klarere hvilken effekt anbefalingene fra Riksbibliotektjenesten om enhetspriser for ekspedering (fjernlån) av henholdsvis kopier og dokumenter har fått på fjernlånsvirksomheten.
  6. Disse nye kriteriene gjøres gjeldende for en periode på 3 år. Deretter tas det opp til vurdering om det er behov for å endre/justere kriteriene.

De reviderte kriteriene følger vedlagt til orientering.

Mindretallet som stemte for at vekten av prisfaktoren settes til 0,7, ønsket å få protokollert følgende begrunnelse for sin stemmegivning:

  1. Det bør være en sentral oppgave for universitetet å opprettholde tidsskriftbasen ved UB for at forskerne også i framtiden skal ha tilgang til dette sentrale verktøyet.
  2. Internasjonale prisundersøkelser og fagprofilen ved fakultetsbibliotekene viser at prisstigningen på litteratur er ulik for de forskjellige fag. Videre er prisstigningen på tidsskrifter høyere enn på bøker. Dette fører til at bevilgninger til fag med utpreget tidsskriftbasert litteraturbehov er ekstra utsatt.
  3. En fordelingsnøkkel må kunne ta hensyn til dette.
  4. Prisvekten som ble innført i 1994 reduserer virkningen av prisfaktorene slik at fordelingen av midlene ikke justeres tilstrekkelig for ulike prisstigninger i forskjellige fag. I 1994 ble prisvekten satt til 0,5 for å gi en rimelig behovsdekning pr. hode innen hvert fakultet. I perioden 1995-1997 har ulike prisstigninger forskjøvet denne behovsdekningen sterkt. For å redusere videre forskyvninger i behovsdekning i framtiden, bør det nå justeres sterkere for ujevn prisstigning. Innen nåværende modell kan dette enklest gjøres ved å øke prisvekten. En økning fra 0,5 til 0,7 synes nå rimelig.

 

R 05/1998.

FORDELING AV UB'S LITTERATURMIDLER PÅ FAG/FAKULTETER 1998.

Universitetsbibliotekets råd vedtok på møte 10.12.1997 (sak R 34/1997) hovedfordeling av bevilgninger til UB i 1998, herunder også hovedfordeling av bokkonto 1998. Til bokkonto totalt ble det satt av kr. 16.700.000. Beløpet ble fordelt med kr. 15.020.000 til bøker, tidsskrifter og innbinding, og kr. 1.680.000 til andre utgifter på bokkonto (mikrofilm av aviser, byttemateriale, billedsamling, mv.).

Etter at denne fordelingen ble vedtatt, har Personal- og økonomidirektøren opplyst at alle enheter ved UiB som bruker mer til lønn enn det de har fått tildelt på denne posten fra Kollegiet, fra 1998 må dekke folketrygdavgift på 14,1 % for merutgiftene til lønn. UB har i 1998 satt av ca. 3,5 mill. kr. mer til lønn enn det som er tildelt fra Kollegiet. Dette vil gi en merutgift til folketrygdavgift på ca. kr. 500.000, som etter all sannsynlighet må dekkes innenfor UBs totalbudsjett i 1998. Rådet sluttet seg til forslag fra bibliotekdirektøren om at 200.000 av dette beløpet innspares på lønnsbudsjettet i 1998, mens 300.000 innspares ved at tildelingen til bøker, tidsskrifter og innbinding reduseres tilsvarende i forhold til vedtaket på rådsmøtet 10.12.1997. Dersom det viser seg at disse midlene likevel ikke blir belastet UBs budsjett, vil de bli tilbakeført til litteraturbudsjettet og fordelt til fakultetene/fagene etter gjeldende kriterier.

På grunnlag av ovenstående fattet rådet følgende vedtak:

  1. Det fordeles kr. 14.720.000 til bøker, tidsskrifter og innbinding ved UB i 1998.
  2. Det fordeles kr. 420.000 i litteraturmidler til UBB (dvs. ikke fagfordelt litteratur).
  3. Det settes av kr. 100.000 forlodds til spesielle litteraturbehov, 40.000 til EU-dokumentasjonssenter, og 60.000 for å komme i gang med et opplegg for elektroniske tidsskrifter, som bl.a. vil komme de biofaglige miljøene ved Høyteknologisenteret til gode. Dersom det viser seg at en ikke klarer å komme i gang med et forsvarlig opplegg for elektroniske tidsskrifter i løpet av 1998, fordeles de 60.000 som dermed frigjøres, til fag/fakulteter på vanlig måte.
  4. Det fordeles kr. 14.200.000 i litteraturmidler til fakultetene i henhold til de reviderte kriteriene for fordeling av UBs litteraturmidler på fag/fakulteter som ble vedtatt under sak R 04/1998. Dette gir følgende fordeling til fag/fakulteter i 1998:

Fak.

Fordeling 1997 Beløp

Fordeling 1997 Prosent

Fordeling ut fra 3 siste års tildeling

Fordeling ut fra vektete brukere + prisvekt 0,5

Fordeling 1998

Fordeling 1998 i %

HF

2 080 180

14,16

14,96

15,80

2 183 586

15,38

MN

6 095 000

41,49

40,60

38,02

5 581 938

39,31

MED

3 012 640

20,51

20,13

16,88

2 627 768

18,51

OD

352 820

2,40

2,66

3,10

409 085

2,88

SV

1 843 170

12,55

12,75

14,52

1 936 037

13,63

JUS

659 965

4,49

4,53

5,23

693 176

4,88

PSY

647 015

4,40

4,36

6,46

768 410

5,41

SUM

14 690 790

100,00

100,00

100,00

14 200 000

100,00

 Fakultetenes bibliotekutvalg vedtar endelig fordeling av de samlete litteraturmidlene på henholdsvis bøker, tidsskrifter og innbinding.

 

R 06/1998.

BUDSJETTFORSLAG 1999 FOR UNIVERSITETSBIBLIOTEKET.

Opplegget for utarbeiding av budsjettforslag ved Universitetet i Bergen er for tiden under omlegging. Bl.a. er fristen for innsending av budsjettforslag fra fakultetene/enhetene endret fra november til 15. februar i det følgende år. Siden denne fristen ligger svært nær fristen for innsending av årsmelding for 1997 og virksomhetsplaner for 1998, er det ikke lenger nødvendig å omtale disse områdene i budsjettforslaget, slik det ble gjort tidligere. Ett av målene for endringene er å få til en bedre samordning mellom budsjettrapportering og årsmelding.

Vedlagt fulgte budsjettforslag 1999 for UB, utarbeidet av UBs budsjettutvalg på grunnlag av innkomne forslag fra UBs avdelinger og på grunnlag av Universitetsdirektørens budsjettrundskriv. Forslaget er også drøftet i Samarbeidsutvalget ved UB.

Budsjettforslaget ble gjennomgått på møtet. Det ble foreslått en del redaksjonelle endringer.

Vedtak:

Rådet vedtok det utsendte budsjettforslag 1999 for Universitetsbiblioteket med enkelte redaksjonelle endringer.

 

R 07/1998.

EVENTUELT.

Arnfinn Seim ba om at det på neste rådsmøte blir gitt informasjon om arbeid med større saker innen universitetsbiblioteksektoren på nasjonalt plan.

 

Møtet ble hevet kl. 11.30.

 

13.03. 1998. Kari Garnes/JER.


Tilbake til UBs råd | Tilbake til toppen av dokumentet.

jens.reinton@ub.uib.no / 13.03.1998.