FRAMTIDIG ORGANISERING

 

 AV

 

UNIVERSITETSBIBLIOTEKET

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Revidert innstilling frå ei arbeidsgruppe

 

 

 

 

 

 

 

 

4. juli 2005


MANDAT OG SAMANSETJING

Hausten 2003 og våren 2004 vart det gjennomført eit leiarutviklingsprogram for bibliotekdirektøren, avdelingsleiarane, dei tillitsvalde og hovudverneombodet ved  Universitetsbiblioteket. Under gjennomgang av temaet ”Avklaring av roller/funksjonar ved UB i Bergen” konkluderte deltakarane med at det er behov for å sjå nærare på korleis UB er organisert. Det vart presisert at for å få ein fleksibel, dynamisk og effektiv organisasjon bør direktøren ha ei lita leiargruppe. Det vart tilrådd ei leiargruppe på maksimum 5-6 personar. Bibliotekdirektøren la saka fram for UB sitt styre i møte 3. juni 2004.

 

Styret gjorde følgjande vedtak:

Det oppnevnes en arbeidsgruppe som får følgende mandat:

Det utarbeides et forslag til en organisering av Universitetsbiblioteket i lys av følgende:

·        Vurdere avdelingenes størrelse i forhold til fleksibilitet for å
- kunne videreutvikle og utnytte bibliotekpersonalets kompetanse best mulig
- tilby best mulig bibliotek- og informasjonstjenester til fagmiljøene.

·        Vurdere spørsmålene omkring faglige enheter ved UiB i forhold til UBs avdelingsstruktur

·        Vurdere avdelingsstruktur i forhold til behovet for en effektiv ledergruppe ved UB

 

Arbeidsgruppen skal bestå av bibliotekdirektøren og ett medlem fra hver av følgende grupper: fakultetsbibliotekarene, hovedbibliotekarene, administrativt/teknisk personale og bibliotekdirektørens stab. I tillegg bør det være ett medlem fra Personal- og økonomiavdelingen. Følgende medlemmer oppnevnes i arbeidsgruppen: 

 

Bibliotekdirektør Kari Garnes

Hovedbibliotekar Brita Hekland

Fakultetsbibliotekar Ane Landøy

Konsulent Kari Songstad

Kontorsjef Marie Morken

Avdelingsleder Ole Gunnar Evensen

Seniorrådgiver Øystein L. Iversen, Personal- og økonomiavdelingen

 

Arbeidsgruppa fekk frist til 1. november 2004 med å leggja fram innstilling.

Arbeidsgruppa har hatt 5 møte og medlemene har også kome med innspel på e-post.

 

 

RAMMER OG FØRESETNADER FOR ENDRINGAR

Ut frå dei signal universitetsdirektøren har gjeve er det ein føresetnad at bibliotektenestene  ved UiB skal vera organisert i ein eigen eining, slik som i dag. Det er heller ikkje aktuelt å føreslå endringar som inneber flytting av heile avdelingar til andre bygningar. Ei slik endring må innarbeidast i Universitetet sine arealplanar. Vidare er det ein føresetnad at  tilvisingsmynde og økonomiforvalting framleis skal vera hjå bibliotekdirektøren. Utgangspunktet er dessutan at tal årsverk ikkje skal utvidast totalt. Ein eventuell reduksjon i samla tal årsverk skal skje ved naturleg avgang.

 

 


ORGANISERINGA I DAG

Bakgrunn

På 1990-talet vart arbeidet med desentralisering av UB sine tenester i organisatoriske einingar knytt til kvart fakultet (fakultetsbibliotek) fullført. Den nye organiseringa av fakultetsbibliotek var både ei sentralisering av instituttbibliotek og ei desentralisering av sentrale samlingar og tenester. Føremålet med fakultetsbiblioteka var å gje tilbod så nær brukarane som mogleg i form av opne, direkte tilgjengelege samlingar. Inndelinga etter fakultet var naturleg også av omsyn til samlingsutvikling og fordeling av innkjøpsbudsjett.  Det vart også gjort ei vurdering av om oppgåver som katalogisering og tilvekst skulle utførast sentralt eller desentralt. Desse tenestene var organisert i eigne sentrale avdelingar. Katalogisering vart flytta ut til fakultetsbiblioteka medan tilvekst framleis skulle utførast i ein sentral avdeling. Besøk og utlån auka markant dei første åra etter at desentraliseringa vart gjennomført.

 

Organisering i dag/fullmakter

UB si organisering går fram av organisasjonskartet i vedlegg 1. Slik avdelingane er organiserte i dag, er alle som er knytt til avdelinga samlokaliserte med unntak av Det medisinske og det odontologiske fakultetsbibliotek der to tilsette har arbeidsplass på Årstadvollen medan dei andre har arbeidsplass på Bygg for biologiske basalfag. Det historisk-filosofiske fakultetsbiblioteket har lokale både i eigen bygning på Haakon Sheteligs plass og i bygningen til HF-fakultetet, med tenester til brukarane i begge bygningane. Men desse lokala heng saman med gjennomgang i underetasjen og vert derfor gjerne sett på som ei samla fysisk lokalisering. Avdelingsleiarane har ansvar for drift av brukartenester med vekt på samlingsutvikling, utlån og bibliotek- og informasjonsverksemd. Dei har også personalansvar. Budsjettfullmakta ligg hjå bibliotekdirektøren, der fakultetsbiblioteka får disposisjon av litteraturmidlar innan tildelte rammer.

 

Følgjande oversikt viser personalressursar (årsverk) fordelt på avdelingane:

 

Pers./Avd.

HF

MN

MED

SV

PS

JUR

BS

Tilv

IT

Adm

sum

Avd.l/Fak.bibl./

Førstebibl./univ.bibl.

8

5

2

3,5

3

1,8

1

1

1

1

27,3

Bibliotekarer

11,5

5

5,5

2,5

2

3

 

3,5

 

 

33

Kontor/sakshands./

andre

9,7

2,9

3,4

2,4

1,4

2,2

4

3,5

2

5,6

38,2

Sum

30,2

12,9

10,9

8,4

6,4

7

5

8

3

6,6

98,5

 

 

HF     - Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek

MN   - Det matematisk-naturvitskaplege fakultetsbibliotek

MED - Det medisinske og det odontologiske fakultetsbibliotek

SV     - Det samfunnsvitskaplege fakultetsbibliotek

PS     - Det psykologiske fakultetsbibliotek

JUR   - Det juridiske fakultetsbibliotek

BS     - Biletsamlinga

Tilv    - Tilvekstavdelinga

IT      - IT-avdelinga

Adm  - Administrasjonen

 

Bibliotekdirektøren er ikkje inkludert i tala i tabellen. I talet for HF er inkludert 1 årsverk som er lønna av Aetat og 0,5 årsverk med ansvar for koordinerings- og opplæringsoppgåver for heile UB. I talet for SV er inkludert 0,5 årsverk med koordinerings- og opplæringsoppgåver for heile UB.

 

Spesialsamlingane er organisert under HF og har 5,5 årsverk fordelt med  førstebibl.: 0,5 årsverk og kontor/sakshands.: 5 årsverk.

 

Hovudoppgåver:

-  Bibliotekfunksjonar retta mot:

    -   Forsking

    -   Utdanning

    -  Kunnskapsforvaltning og formidling

-   Kulturhistoriske oppgåver som gjeld bevaring, tilgjengeleggjering og formidling av kulturhistorisk materiale i trykt  og fotografisk form

-  Nasjonalt og internasjonalt samarbeid

 

 

VIKTIGE ENDRINGAR OG FRAMTIDIGE UTFORDRINGAR

-  Oppbygging av det digitale biblioteket med aukande elektronisk dokumentlevering til brukarane. Handsaming av dokumenta er dermed meir uavhengig av geografisk plassering.

-  Utbygging av læringssentra ved alle fakultetsbibliotek med krav til auka kompetanse for alle tilsette, både pedagogisk og innan data

-  Større krav til arbeidsgjevar- og leiarfunksjonen

-  Overføring av ansvar og mynde for oppgåver innan personalfeltet til UB frå sentraladministrasjonen ved UiB

-  Overføring av it-tenester frå UB si IT-avdeling til den sentrale IT-avdelinga ved UiB

-  Stort fokus på effektivisering av personalressursar

-  Å ta ut gevinst ved overgang frå papir til elektroniske dokument

-  Å forvalta eigne digitale samlingar

 

På grunn av aukande elektronisk dokumentlevering har brukarane eit stadig mindre behov for å oppsøkja biblioteket fysisk. Informasjonen er tilgjengeleg på brukaren sin arbeidsplass. Samstundes opplever vi at kvalitetsreforma stiller krav til ein kontinuerlig arbeidsinnsats frå studentane på ein annan måte enn før. M.a. må studentar på lågare grad bruka annan litteratur enn pensum aktivt i læringsprosessen. Læringssentra på biblioteka med god tilgang på informasjon, tilbod om opplæring i informasjonskompetanse, pc-arbeidsplassar og kollokvierom er derfor ein naturleg arbeidsplass for stadig fleire studentar. Sjølv om det i aukande grad er elektronisk dokumentlevering, har studentane likevel behov for arbeidsplass i biblioteket med tilgang til dei fysiske samlingane og kvalifisert rettleiing. Dette er erfaringar andre bibliotek og har gjort.

 


DRØFTING I HØVE TIL MANDATET

Definisjonar

Med ei avdeling sin storleik er her meint ei organisatorisk eining som kan ha underliggjande einingar som er lokaliserte anten ein eller fleire stader. Leiar for ei organisatorisk eining skal i kraft av sin styringsrett organisera, leia og fordela arbeidet.  

 

Med ei effektiv leiargruppe er her meint ei gruppe som har vilje til å styra mot vedtekne mål, har evne til å sjå overordna problemstillingar og sameinast om strategiske val, er lojal mot dei vedtak som er fatta, er handlekraftig og kreativ, tek arbeidsgjevarrolla på alvor og kan møtast ofte.

 

Vurdera avdelingane sin storleik i høve til fleksibilitet for å

- kunna vidareutvikla og utnytta bibliotekpersonalet sin kompetanse best mogleg

- tilby best mogleg bibliotek- og informasjonstenester til fagmiljøa

Etter komiteen si vurdering er det særleg fleksibilitet ved fråvær, undervisingstilbod for studentar på alle nivå, støttefunksjonar mot brukarane, mengd personalressursar og personalet sin kompetanse som bør drøftast under dette punktet.  

 

Planlagt fråvær

Planlagt fråvær er t.d. deltaking i kurs, konferansar, prosjekt o.l. som det kontinuerleg er behov for. Store avdelingar vil gje meir rom for å avsetja tid til oppdatering av kunnskap for medarbeidarane og likevel kunne halda avdelinga i normal drift. Store avdelingar gjev også større fleksibilitet med omsyn til å fordela arbeidet slik at ein kan nytta fullt ut den kompetansen personalet til ei kvar tid har. Då vil ein også sikra at kvar avdeling held vedlike og vidareutviklar meir spesialisert kompetanse og kan gje fullstendige tenester lokalt. På ei lita avdeling vil det vera større behov for at alle tilsette må gjera ein stor del rutineoppgåver og at ein såleis ikkje får nytta meir spesialisert kompetanse godt nok. På den eine sida kan det vera sløsing å bruka folk med god kompetanse på meir avanserte oppgåver til enklare oppgåver dersom dette utgjer ein stor del av arbeidstida. Men på den andre sida kan ei lita avdeling føra til at alle dei tilsette får meir varierte oppgåver. Det kan heva kompetansen generelt på avdelinga og gjera arbeidsdagen meir interessant for alle. Dette reiser sjølvsagt også spørsmålet om kva for oppgåver som treng gjerast på kvar avdeling og kva for oppgåver som bør gjerast sentralt ut frå både effektivitets- og kompetanseomsyn. Me vil her peika på nokre tenester i biblioteket som i dag er desentraliserte, som t.d. katalogisering og fjernlån av elektroniske dokument. Det bør vurderast om spesialiserte oppgåver  som ikkje vert utførte direkte i samhandling med brukaren kan utførast i eit større fagmiljø uavhengig av lokal tilknyting. Det kan t.d. skje som rotasjon, der ein delvis er medlem i ei sentral gruppe som utfører arbeid etter behov og delvis er plassert på eit fakultetsbibliotek med andre oppgåver, eller at det vert oppretta ei eining under ei avdeling som utfører desse tenestene for heile UB.

 

Uplanlagt fråvær

Uplanlagt fråvær er sjukefråvær. Store avdelingar vil vera meir fleksible ved sjukefråvær i høve til å oppretthalda normal drift. For å få fleksibilitet på små avdelingar kan ei løysing vera å oppretta ein vikarbank med tilsette frå alle avdelingane ved UB. Ved behov låner ei avdeling ein arbeidstakar frå ei anna avdeling. Tilsette i deltidsstilling kan også få auka stillinga si for å arbeida ved ei anna avdeling for ein periode. Spørsmålet her er korleis  dette skal administrerast og av kven. Då desse vikarane inngår i dei daglege oppgåvene på si avdeling, er det vanskeleg å tenkja seg bruk av desse uavhengig av samtykke frå avdelingsleiaren. Det mest rasjonelle er derfor direkte samhandling mellom avdelingsleiarane utan mellomperson i Administrasjonen. Ordninga føreset at avdelingsleiarane i kvart tilfelle må verta samde om kven som kan lånast ut og kor mykje. Men når det gjeld deltidstilsette som får auka stillinga si, har dette ei økonomisk side som i alle tilfelle må avklarast med administrasjonen.

 

Fagtilpassa undervising

UB har som følgje av kvalitetsreforma innført nye fagtilpassa undervisingstilbod for studentar på alle nivå. Bibliotektilsette må dermed undervisa meir/driva meir systematisk opplæring enn tidlegare, og dette er ressurskrevjande. Store avdelingar vil vera mykje meir fleksible enn små avdelingar i høve til å gje eit godt tilbod då det er eit spesialisert personale som normalt  utfører denne tenesta.

 

Generell undervising

Generell undervising i informasjonskompetanse for oppgåveskriving er uavhengig av fagområde og kan gjerast på tvers av avdelingane. Nokre personar kan t.d. ha dette som særleg oppgåve. Små avdelingar kan såleis oppretthalda fleksibilitet ved at det vert oppretta undervisingsgrupper med bibliotektilsette som underviser på generelt nivå på tvers av avdelingsgrensene.

 

Støttetenester

Kvalitetsreforma stiller nye krav til biblioteket si totale tenesteyting medan ny teknologi opnar for nye måtar å yta tenestene på. Stikkorda er informasjonskompetanse og elektroniske publikasjonar. Informasjonen er ikkje lenger stadbunden. Studentane treng meir enn før læra å henta fram og bruka informasjon.

 

Nokre avdelingar har oppretta støttefunksjonar mot brukarane som:

-  støtteteneste for elektronisk publisering (sentral teneste)

-  opplæring i bruk av referanseverkty (lokal og sentral teneste)

-  ”bestill ein bibliotekar” – planlagde referansetenester av større omfang (lokal teneste)

Slike funksjonar er eit svært godt tilbod til brukarane, men er ressurskrevjande. Det vil derfor vera lettare å gje slike tenester på store avdelingar enn på små.

 

Personalressursar og kompetanse

For å tilby best mogleg bibliotek- og informasjonstenester til fagmiljøa må avdelingane m.a. rå over tilstrekkelege personalressursar i det daglege. Dess fleire tenester ei avdeling skal yte dess fleire personalressursar er det behov for. Ein annan viktig føresetnad er at det må vera tilstrekkeleg kompetanse i personalet på avdelinga til å utføra dei tenestene som avdelinga til ei kvar tid skal tilby. I høve til fleksibilitet er det viktig å ha generell kompetanse men det er også viktig å ha tilstrekkeleg spisskompetanse til spesielle oppgåver. Ved små avdelingar kan det vera vanskeleg å utvikla spisskompetanse då dei er meir sårbare for fråvær. Det vil då vera vanskelegare for personalet å delta i prosjekt, på kurs, konferansar og liknande. Dette talar for store avdelingar.

 

Vurdera spørsmåla kring faglege einingar ved UiB i høve til UB sin avdelingsstruktur

UB organiserte seg frå slutten av 80-talet med fakultetsbibliotek lokalisert til kvart fakultet. Dette har hatt føremoner i høve til brukarane ved geografisk nærleik. I tillegg har også dei ulike fakultetsbiblioteka, særleg gjennom fakultetsbibliotekaren og fagreferentane, hatt ein fagleg nærleik til tilsette og studentar ved ”sitt” fakultet. Kvart fakultet skal i høve til reglar for Universitetsbiblioteket oppnemna eit bibliotekutval som skal vera kontaktorgan for bibliotekfaglige spørsmål mellom institutt, fakultet og UB. Fakultetsbiblioteket har eit fast medlem som normalt er fakultetsbibliotekaren. Ikkje alle bibliotekutvala fungerer etter intensjonen i reglementet.

 

Det har dei siste åra vore stort press på den tradisjonelle organisasjonsstrukturen ved UiB med omsyn til tverrfagleg og tverrfakultær forskingsaktivitet og studiar og endringar i fagleg organisering ved oppretting av programstyre og etablering av forskingsgrupper. Kvalitetsreforma legg til rette for at studentane i aukande grad kan vera knytt til fleire fakultet/fagområde. Fakulteta har også fått færre og større institutt, m.a. for å profesjonalisera og styrka leiarrolla med tilsette instituttstyrarar. Det vert i 2005 vurdert eit nytt helsefakultet som inneber ei samanslåing av medisinske, odontologiske og psykologiske fagområde.  

 

Omorganisering av dei faglege einingane ved UiB vil truleg vera ein kontinuerleg prosess. UB bør derfor få ein organisasjonsstruktur som anten er heilt uavhengig av organisering av dei faglege miljøa ved UiB eller lett kan tilpassast ulike organiseringar av desse. Det er komiteen si vurdering at UB si organisering ikkje treng spegla UiB si faglege organisering slik det er i dag. Det kan t.d. vera like rasjonelt å organisera etter ulike funksjonar. Døme på dette kan vera bibliotek med hovudvekt på elektronisk eller trykt eller kulturhistorisk materiale, allmennfaglege eller profesjonsfaglege bibliotek, katalogisering, lån, akkvisisjon. 

 

Vurdera avdelingsstruktur i høve til behovet for ei effektiv leiargruppe ved UB

Ei leiargruppe kan sjåast på det som i teorien vert omtala som team. Ein definisjon inkluderar m.a. desse elementa:

- forpliktar seg til å nå eit felles mål

- møtast med jamne mellomrom

- samarbeider effektivt og påverkar kvarandre positivt  

- produserer dei resultata som organisasjonen har bruk for

 

Nokre føresetnader for eit godt samarbeid:

- avklarte normer/reglar for samspel

- semje om mål

- kjensle av ansvar både for prosess og resultat

- vilje til å yta noko for fellesskapet, ikkje berre hausta eigne fordelar

 

Medlemene i leiargruppa bør ha instruksjonsmynde nedover i organisasjonen for å kunna forankra vedtak. Alle avdelingsleiarar bør derfor vera med i leiargruppa. Med instruksjonsmynde følgjer også informasjonsansvar.

 

Avdelingsleiarane si hovudoppgåve er å organisera arbeidet innanfor eiga avdeling. Leiaren skal fremja ei god personalforvalting og gode faglege vedtaksprosessar. Leiaren skal vera ein kunnskapsleiar og skal ha fagleg forståing, men gjera nytte av fagleg spesialkompetanse hjå sine medarbeidarar.

 

Ei effektiv leiargruppe i høve til organisasjonsstruktur kan vurderast i lys av følgjande spørsmål:

-  Kor mange medlemer bør ei leiargruppe ha for å vera mest mogleg effektiv?

-  Brukar færre leiarar samla mindre ressursar på administrasjon enn leiarane ved UB i dag gjer totalt?

-  Må avdelingsleiaren vera fysisk plassert i same bygning som sine medarbeidarar ut frå eit behov om synleg leiing?

-  Er inndeling i fagområde knytt til kvart fakultet ei nødvendig avgrensing for ei avdeling eller er det like føremålstenleg å organisera einingar etter funksjonar?

-  Skal administrative og faglege oppgåver som vert utført sentralt vera organisert i ei avdeling?

 

Storleik

Dersom ei leiargruppe skal vera effektiv meiner komiteen at semje om overordna mål og strategiske val er det mest sentrale. Det er lettare å ha fokus på overordna mål i ei lita gruppe enn i ei stor gruppe. Røynsle frå store leiargrupper ved UB viser at det kan vera vanskeleg for alle i gruppa å halda fokus på overordna problemstillingar. Ut frå dette vil det vera føremålstenleg at gruppa er liten. På den andre sida kan ein hevda at ei større gruppe sikrar meir mangfald i kompetanse som er nødvendig for å handtera faglege og administrative utfordringar. I dag har UB ei leiargruppe på 12 personar. Det er etter komiteen si vurdering for mange i høve til å vera effektiv.

 

Ressursar

Det er rimeleg grunn til å tru at ei lita leiargruppe vil arbeida meir effektivt enn ei stor gruppe, t.d. evna til å arbeida konstruktivt med strategiske saker for UB og i høve til tidsbruk på møte. Tidsbruk på saker mot administrasjonen som t.d. budsjett- og årsmeldingsarbeid vil vera om lag det same anten avdelinga er stor eller liten. Arbeid med personalsaker vil sannsynlegvis vera det same pr. årsverk uavhengig av tal leiarar. Færre avdelingar, og dermed færre leiarar, vil dermed føra til at det samla blir brukt mindre tid på slike saker. Men store avdelingar, og eventuelt avdelingar som har einingar i fleire bygningar, kan føra til meir tidsbruk for avdelingsleiarar i høve til koordinerings- og informasjonsarbeid. Denne tidsbruken må vurderast opp mot den samla tidsbruken som fleire leiarar medfører. Det er vanskeleg å vurdera effekten av dette.

 

Synleg leiing

Dersom ei avdeling har fleire einingar i ulike bygningar er det vanskeleg for avdelingsleiaren å vera synleg for medarbeidarane sine i det daglege. Men i praksis er avdelingsleiaren ofte opptatt med møte, reiser og liknande og det er ikkje sikkert at leiaren er meir synleg på ei lita avdeling enn på ei stor avdeling. Ansvaret for den daglege drifta ved ei eining kan leggjast til andre enn avdelingsleiaren. UB har i dag ei avdeling som er fysisk plassert i to bygningar, Det medisinske og det odontologiske fakultetsbibliotek.

 

Avdelingsstruktur – fagleg organisering

I dag er avdelingane ved UB oppretta ut frå fagområde som avspeglar UiB si organisering. Under punktet om å vurdera faglege einingar ved UiB i høve til UB sin avdelingsstruktur konkluderte komiteen med at UB si organisering ikkje treng spegla UiB si faglege organisering. Ut frå utviklinga med meir tverrfagleg organisering som utfordrar den fakultetsinndelinga UiB har i dag kan det vera like rasjonelt å organisera avdelingar ved UB etter andre prinsipp. Då kan det vera naturleg å vurdera kva type faglege problemstillingar og utfordringar dei ulike avdelingane har og om det er felles trekk.

 

Sentrale oppgåver – ei avdeling?

Dei oppgåvene som i dag vert utførte sentralt kan grupperast i to hovudfunksjonar: administrative teneste- og utviklingsfunksjonar og faglege teneste-, samordnings- og utviklingsfunksjonar. Desse hovudgruppene er spesialiserte oppgåver som krev høg kompetanse på heilt ulike felt. Det er derfor lite sannsynleg at det gjev nokon gevinst å organisera desse funksjonane i ei avdeling. Desse to hovudfunksjonane skil seg dessutan frå kvarandre ved at dei faglege samordnings- og utviklingsfunksjonane har oppgåver både mot brukarar og avdelingane ved UB, medan dei administrative funksjonane har oppgåver mot UB sine avdelingar og tilsette.

 

 

OPPSUMMERING OG KONKLUSJON

Komiteen er samde om følgjande generelle konklusjonar:

-  At store avdelingar er meir fleksible enn små avdelingar i høve til å kunne vidareutvikla og utnytta bibliotekpersonalet sin kompetanse  og tilby best moglege bibliotek- og informasjonstenester til fagmiljøa.

-  At det kan vera like tenleg med ein avdelingsstruktur som tek utgangspunkt i kva funksjonar dei ulike miljøa har enn at strukturen speglar UiB si faglege organisering.

-  At ei lita leiargruppe er meir effektiv enn ei stor.

 

Dersom ei leiargruppe skal vera effektiv bør den etter komiteen si meining vera så lita som mogleg. Den må kunna møtast ofte og arbeida konstruktivt mot felles mål. Deltakarane i leiargruppa må samla representera alle avdelingane på UB slik at ein sikrar at deira instruksjonsmynde femner heile UB. Det er då naudsynt å sjå på kor mange avdelingar UB treng ha for å ha ein effektiv organisasjon. Ei leiargruppe på 5-7 medlemer synest å vera funksjonelt og realistisk for UB. Det medfører at UB må ha færre avdelingar enn i dag.  Komiteen føreslår ut frå dette ei samanslåing av avdelingar for å få ei mindre leiargruppe enn i dag, maksimum 4-6 avdelingar. Avdelingsleiarane og bibliotekdirektøren utgjer leiargruppa. Når det gjeld kva organisasjonsstruktur UB bør ha, deler komiteen seg i synet på kva funksjonar som er mest tenlege å leggja til grunn for ei eventuell samanslåing av fakultetsbiblioteka og biletsamlinga, men er samde om å ha ei avdeling for samordning og utvikling og ei avdeling for administrasjon. 

 

Omstillingane mot digital dokumentlevering og digitale samlingar fordrar etter kvart meir spesialkompetanse som bør  samlast i ei eiga avdeling, avdeling for samordning og utvikling.  Avdelinga bør også ha eit ansvar for å utarbeida strategiar for tenestetilbod som er tilpassa brukarane sine behov og innan dei rammer den teknologiske utviklinga gjer mogleg. Avdeling for fagleg samordning og utvikling bør såleis ha ansvar for tilvekst, herunder elektronisk tilvekst (lisensadministrasjon og tilgjengeleggjering) og forvalting av UBs digitale samlingar og UiBs publiseringsarkiv.

 

Administrative funksjonar har ansvar for tenester, planlegging og utvikling innan administrasjon, personal, økonomi og postlevering.

 

Vidare er komiteen samde i synet på organiseringa av depotmagasinet. Når Det historisk-filosofiske fakultetsbiblioteket til hausten har fått organisert  samlingane sine der dei skal vera, får UB eit depotmagasin i kjellaren i Stein Rokkans Hus. Denne tenesta vart i 2002 organisert under bibliotekdirektøren. Det er ikkje stort nok grunnlag for å organisera denne tenesta som ei avdeling. Komiteen meiner at tenesta må vera organisert som ein sentral funksjon. Det naturlege er då at den anten er organisert direkte under bibliotekdirektøren eller under avdelinga for faglege samordnings- og utviklingsfunksjonar. Dette spørsmålet bør utgreiast.

 

Brukarstøtte til UB sine tilsette og brukarar er i dag organisert under IT-avdelinga ved UB. IT-tenester ved heile Universitetet er under omorganisering og det er derfor usikkert kva rolle UB vil få i høve til desse arbeidsoppgåvene. Dette skal klargjerast innan 1. september i år.

 

Med utgangspunkt m.a. i dei fullmaktene som er gjeve av universitetsleiinga vil ei naturleg fordeling av oppgåver vera slik:

- Biblioteka har ansvar for drift av brukartenester med vekt på samlingsutvikling, utlån og bibliotek- og informasjonsverksemd. Avdelingsleiarane har personalansvar.

- Faglege samordnings- og utviklingsfunksjonar har ansvar for samordnings- og utviklingsarbeid innan tilvekst, dokumentlevering, portalarbeid m.m. og mediemottak og registrering

- Administrative funksjonar har ansvar for tenester, planlegging og utvikling innan administrasjon, personal, økonomi og postlevering

 

Komiteen har peikt på at UB kan organiserast ut frå ulike funksjonar/arbeidsoppgåver som t.d. katalogisering, lån, akkvisisjon m.m. men ser det som meir føremålstenleg i denne omgang å organisera med hovudvekt på andre funksjonar som det er gjort greie for i fleirtals- og i mindretalsforslaget.

 

I utgangspunktet inneber verken fleirtals- eller mindretalsforslaget endringar i arbeidsoppgåver for dei tilsette på avdelingane med unntak av avdelingsleiarane.

 

Fleirtalet sitt forslag til organisering

Komiteen har fått i oppgåve å vurdera forslag til organisering av UB i høve til fleksibilitet, den faglege strukturen ved UiB og behov for ei effektiv leiargruppe. Slik fleirtalet (Kari G., Marie, Ole Gunnar, Øystein) ser det, er ein viss storleik på avdelingane mest tenleg ut frå alle desse momenta.

 

Fleirtalet sitt forslag til organisering av UB går fram av vedlegg 2.

 

Fleksibilitet

Når det gjeld fleksibilitet meiner fleirtalet at dette vert betre ivareteke ved organisatoriske einingar av ein viss storleik. Med dei utfordringar som ligg på oss med omsyn til effektivisering og helst reduksjon i personalressursar er det lite rasjonelt for UB med små einingar. Dei er for lite fleksible i høve til sjukefråvær, deltaking i kompetansehevande tiltak og prosjektdeltaking. Det har vore fleire eksempel på at små avdelingar har hatt det vanskeleg. Det er uheldig dersom små einingar er årsak til at personalet vert hindra i å få heva kompetansen sin eller delta i prosjekt m.m. Det kan også føra til eit dårlegare tilbod til brukarane. Dette gjeld særleg publikumseiningar. På desse einingane har personalet (med unntak av fagreferentane) kompetanse og arbeidsoppgåver som stort sett er uavhengig av fagområde og som gjer at dei lett kan flyttast mellom fakultetsbiblioteka ved behov. Med organisatoriske einingar av ein viss storleik vil avdelingsleiaren kunna fordela personalressursane ved fråver på best mogleg måte for heile eininga. Fleirtalet har også vurdert ei ordning med vikarbank, men har ikkje tru på at dette vil vera ei tilstrekkeleg fleksibel ordning i praksis då den byggjer på semje mellom fleire avdelingsleiarar i kvart enkelt tilfelle. Det fører også med seg meir administrasjon enn å føreta disponeringar innanfor ei organisasjonseining.

 


Avdelingsstruktur i høve til faglege einingar ved UiB

Komiteen finn ikkje at UiB sin organisering i faglege einingar legg organisatoriske føringar på korleis UB best kan organiserast. Komiteen meiner tvert imot at det kan vera like  funksjonelt å organisera etter ulike funksjonar. Fleirtalet finn at det største skiljet i funksjonar mellom publikumsavdelingane finn ein ved å skilja mellom bibliotek med hovudvekt på boksamlingar, på tidsskriftsamlingar og på kulturhistoriske samlingar. Fleirtalet meiner derfor at ei føremålstenleg organisering av UB bør ta utgangspunkt i følgjande hovudfunksjonar:

- bokbibliotek (HF, JUR, SV)

- tidsskriftbibliotek (MED, OD, PS, MN)

- kulturhistorisk bibliotek (Biletsaml./spesialsaml.)

- faglege samordnings- og utviklingsfunksjonar

- administrative funksjonar

 

Alle publikumsavdelingane har både fysiske og elektroniske samlingar, men biletsamlinga og spesialsamlingane (manuskript, antikvariske bøker, diplom) si verksemd skil seg frå fakultetsbiblioteka si verksemd ved at deira samlingar er unike og i lukka magasin. Deler av  samlingane er likevel tilgjengelege gjennom digitalisering. Dei har dermed andre faglege utfordringar enn fakultetsbiblioteka, særleg når det gjeld bevaring og formidling. Biletsamlinga og spesialsamlinga har såleis  ein kombinasjon av museums- og bibliotekverksemd som dei andre publikumsavdelingane ikkje har.

 

Fakultetsbiblioteka kan delast inn i to hovudgrupper: om dei har hovudvekt på samlingar av trykt materiale eller om dei har hovudvekt på samlingar av elektronisk materiale. Dei fakultetsbiblioteka som i hovudsak har tidsskriftsamlingar vil få hovudvekt på elektronisk materiale, medan dei fakultetsbiblioteka som i hovudsak har boksamlingar vil i lang tid ha  hovudvekt på trykt materiale. Fakultetsbiblioteka vil derfor ha ulike utfordringar når det gjeld akkvisisjon og forvalting av samlingane og koordinering av tenestene mot brukarane.

 

Når det gjeld funksjonane fagleg samordning- og utvikling og administrasjon er komiteen samde om korleis desse skal organiserast. Vi viser til 3. og 4. avsnitt under ”Oppsummering og konklusjon” framanfor.

 

Avdelingsstruktur i høve til effektiv leiargruppe

Fleirtalet legg stor vekt på at UB må ha ei effektiv leiargruppe. Universitetet har mange utfordringar og UB spelar ei viktig rolle på fleire felt. Det er derfor særleg viktig for bibliotekdirektøren å ha ei leiargruppe som arbeider tett saman når det gjeld utviklings- og  strategiske spørsmål.

 

Konklusjon

Fleirtalet i komiteen vil leggja vekt på følgjande:

-  i høve til alle punkta i mandatet talar flest moment for organisatoriske einingar av ein viss storleik  

-  det er meir fleksibelt med store organisatoriske einingar enn at kvar geografiske eining utan omsyn til storleik skal vera organisert som ei organisatorisk eining

-  ei samanslåing av avdelingar bør ta utgangspunkt i kva hovudfunksjonar avdelingane har og bør samstundes ta omsyn til at det ikkje vert for stor ulikskap i mengd tilsette ved einingane

-  ei lita leiargruppe er meir effektiv enn ei stor

-  i høve til aukande krav til omstilling og utvikling av tenester er det viktig at UB har ei effektiv leiargruppe

-  det er ikkje avgjerande for organisering av tenestene at avdelingsleiaren har arbeidsplass i same bygning som alle medarbeidarane sine

 

For å ivareta behovet for betre fleksibilitet og ei effektiv leiargruppe meiner fleirtalet at UB må slå saman fleire avdelingar  For å oppnå betre fleksibilitet i høve til tenester, ressursar og kompetanse må dei minste publikumsavdelingane organiserast saman med andre publikumsavdelingar. Det vil ikkje få innverknad på den geografiske plasseringa avdelingane har i dag. Fleirtalet meiner at ei høveleg inndeling er å sjå på kva avdelingar som har samanfallande problemstillingar/utfordringar i høve til utvikling av tenestene. Eit anna viktig moment er at avdelingane ikkje vert for ulike i storleik når det gjeld mengd personalressursar.

 

Fleirtalet meiner at dette forslaget til organisering dermed inneber at tenestene til brukarmiljøa vil verta styrka i høve til i dag samstundes som forslaget i hovudsak berre medfører endringar i leiarstrukturen. I praksis inneber sjølve forslaget til organisering ikkje endringar i arbeidsoppgåver for dei tilsette på avdelingane ut over det som naturleg følgjer av den allmenne utviklinga i biblioteket og omverda elles.

 

Fleirtalet og mindretalet er samde om at  alle faglege samordnings- og utviklingsfunksjonar i tillegg til mediemottak og registrering bør samlast i ei avdeling. Denne avdelinga vil både ha tenester direkte mot brukarane og mot publikumsavdelingane. Den er derfor plassert i linja saman med publikumsavdelingane. Vidare er både fleirtalet og mindretalet samde om å organisera alle administrative funksjonar i ein stabsfunksjon.

 

 

Mindretalet sitt forslag til organisering

Mindretalet (Ane, Brita og Kari S.) føreslår følgjande organisering av UB: sjå vedlegg 3.

 

Vårt framlegg til organisering er mindre omfattande, i høve til talet avdelingar som blir slege saman. Vi er samde i dei generelle prinsippa at store avdelingar er mindre sårbare  for planlagd eller uplanlagd fråver enn små, og at mindre møter er lettare å handtere enn store. Vi er også samde i at det er naudsynt med dyktige leiarar ved UB.

 

Dersom vi berre tek omsyn til desse tre tankane er omorganisering ved å slå saman avdelingar det naturlege svaret på utfordringane.

 

Men vi veit i tillegg at omorganisering kostar. Vi lever i ei tid med mange endringar. I motsetnad til endringane som følgjer av kvalitetsreformen eller aukande tilbod om digitale tenester er omorganisering ei endring vi i større grad sjølve kan velje å gjere. 

 

Vi ser ikkje at det fins eit einskild framlegg til organisering for UB som både er optimalt tilpassa fleksibiliteten på avdelingane, optimalt tilpassa brukarane og den optimale storleiken på leiargruppa. Derfor ønskjer vi å legge fram eit alternativt framlegg til organisering. Dette alternativet er nok i større grad  prega av at vi kjem frå dei operative avdelingane, ute i verda, der lånarane/brukarane er.  For oss er det naudsynt at eit framlegg til omorganisering av UB gjev vinst på fleire område enn berre å redusere talet på avdelingar/leiarar, og at vi også har vurdert om det fins andre løysingar som kan gje den ønskte effekten.

 

Avdelingsstruktur i høve til fleksibilitet

Som vi allereide har vore inne på i innstillinga er det å slå saman fleire mindre avdelingar til ei større ein måte å vege opp for den sårbarheita mindre avdelingar har ved planlagt eller uplanlagt fråver. I denne samanhengen ser vi at eit alternativ kan vere å prøve ein vikarbank for å ta høgd for at den ordinære bibliotekdrifta ved dei minste avdelingane er sårbare for fråver. Ved behov låner ei avdeling ein arbeidstakar frå ei anna avdeling. Tilsette i deltidsstilling kan også få auka stillinga si for å arbeida ved ei anna avdeling for ein periode. Spørsmålet her er korleis dette skal administrerast og av kven. Då desse vikarane inngår i dei daglege oppgåvene på si avdeling, er det vanskeleg å tenkja seg bruk av desse uavhengig av samtykke frå avdelingsleiaren. Det mest rasjonelle er derfor direkte samhandling mellom avdelingsleiarane utan mellomperson i Administrasjonen. Ordninga føreset at avdelingsleiarane i kvart tilfelle må verta samde om kven som kan lånast ut og kor mykje. Men når det gjeld deltidstilsette som får auka stillinga si, har dette ei økonomisk side som i alle tilfelle må avklarast med administrasjonen.

 

Det fins også eit alternativ til samanslåing av avdelingar for å hjelpe dei minste avdelingane med personale til undervisning av store studentgrupper. Generell undervising i informasjonskompetanse for oppgåveskriving er uavhengig av fagområde og kan gjerast på tvers av avdelingane. Nokre personar kan t.d. ha dette som særleg oppgåve. Små avdelingar kan såleis oppretthalda fleksibilitet ved at det vert oppretta undervisingsgrupper med bibliotektilsette som underviser på generelt nivå på tvers av avdelingsgrensene.

 

Uansett kva alternativ vi vel for UB si framtidige organisering vil vi sannsynlegvis ha avdelingar med ulik storleik. I vårt alternativ til organisering er det tenkt at vikarbanken og undervisningsgruppa skal ta brodden av nokre av dei ulempene det fører med seg.

 

Avdelingsstruktur i høve til faglege einingar ved UiB

Vårt alternativ inneheld samanslåing av HF og SV-biblioteka. Der følgjer vi fleirtalet. Desse to biblioteka er begge tilknytta allmennfakultet, og har dermed nokså lik drift. Det er også stor overlapping mellom lånarane som brukar desse to biblioteka. I tillegg kjem den geografiske nærleiken mellom avdelingane. Alt dette talar for at vi kan oppnå ein viss synergieffekt av ei samanslåing.

 

Vi følgjer også fleirtalet i at dei kulturhistoriske samlingane i spesialsamlingane og Billedsamlinga kan slåast saman. For å redusere talet avdelingar er Billedsamlinga i vårt alternativ lagt inn under HF, saman med spesialsamlinga som allereie ligg der. Vi ser HF/SV som den naturlege fakultetsbiblioteket ut frå faglege omsyn og eksisterande prosjektsamarbeid.

 

Når det gjeld helsefagbiblioteka medisin/odontologi og psykologi følgjer vi også fleirtalet. Desse biblioteka er alle tilknytta profesjonsstudier og dei er ikkje bokbibliotek, noko som gjev ei nokså lik drift. Til ein viss grad er det overlapping mellom lånarane. Ved å slå desse tre mindre avdelingane saman til ei større vil vi oppnå ein viss storleik som gjer dei mindre sårbar for fråver. Dette veg opp for den geografiske avstanden, som er ein klar ulempe i dette framlegget.

 

Organisering av avdelingane i linja – administrasjonen og ”Avdeling for fagleg samordning og utvikling” har vi ikkje merknader til.

 

Vi ser derimot ikkje andre effektar ved å slå Det matematisk-naturvitskaplege fakultetsbibliotek saman med helsebiblioteka enn det å redusere talet på avdelingar. RB er i dag stort nok, etter vår vurdering, til å kunne takle det meste av fråver og undervisningsoppgåver, og vi ser heller ikkje at driftsomsyn eller overlapping av lånarane talar for samanslåing med andre.

 

Det same gjeld Det juridiske fakultetsbibliotek. Biblioteket er tilknytta eit profesjonsfakultet, og har dermed i utgangspunktet ei noko anna type drift enn HF og SV. Biblioteket er lokalisert i same bygg som fakultetet. Dette, saman med historiske føresetnader, har ført til at biblioteket og dei tilsette ved fakultetet har utvikla gode nettverk og samarbeidsformer. Mindretalet er usikre på kva konsekvensar av ei eventuelle omorganisering her vil bli. UB står ovanfor store utfordringar i det å utvikle gode samarbeidsformer med fagmiljøa, særleg som følgje av kvalitetsreformen. Då er dette ein kompetanse som det er viktig å ha. Vi meiner derfor at kompetansen som er opparbeidd ved jus-biblioteket innanfor kommunikasjon og samarbeid må vere representert i ei framtidig leiargruppe.

 

Avdelingsstruktur i høve til effektiv leiargruppe

I tillegg til dei merknadane vi har hatt under forrige overskrift, om leiargruppa sin storleik, vil det etter mindretalet si meining vere langt rimelegare for UB som organisasjon å bruke tid og pengar på å arbeide med å gjere leiargruppa dyktigare gjennom teambygging og leiarutviklingsprogram enn å slå saman avdelingar for å oppnå denne effekten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ole Gunnar Evensen             Kari Garnes             Brita Hekland             Øystein Lunde Iversen  

                sign.                             sign.                           sign.                                  sign.

 

 

 

                      Ane Landøy                     Marie Morken                      Kari Songstad                           

                              sign.                                sign.                                       sign.