Koordineringsarbeidet for OD/MED/RB/PS

Gruppen har bestått av Olav (talsperson), Svenn og Anne Sissel.


Innledning

Avdelingslederne mottok i slutten av mai 2006 skrivet "Forsøk med koordinering av enheter ved Universitetsbiblioteket i Bergen". Her ble det slått fast at "Målet med koordineringsforsøket er å fremskaffe erfaring, ideer og forslag på praktisk basis, til hjelp for arbeidet med organisering av UB. Man vil på denne måten innhente erfaring med at avdelingene inngår som deler av større, koordinerte enheter". I møtet 8.6.2006 mellom UBs avdelingsledere og styrets interne arbeidsgruppe for omorganisering, ble det lagt vekt på å komme i gang med konkrete samarbeidsprosjekter, prøve ut disse og høste noen erfaringer som man kunne bygge videre på. Vi ble på møtet bedt om å se på ulike modeller innenfor gruppen som kunne fungere i praksis.

"Forsøk med koordinering av enheter ved Universitetsbiblioteket i Bergen" ber oss reflektere rundt en del spørsmål om omorganisering av UB. I disse spørsmålene henviser vi til tidligere uttalelser fra avdelingene, se styresak nr 22/2005.

Gruppen var positiv til å prøve ut ulike samarbeidsoppgaver på tvers av avdelingene i de tilfeller der vi så muligheten for økt jobbtilfredshet, bedre og mer effektiv bruk av ressurser og/eller bidra til kvalitetsheving av UBs tjenester.

Prosessen

Gruppen har hatt fem møter, og ellers kommunisert via e-post og telefon. Underveis har vi involvert våre respektive avdelinger. Det er sendt to rapporter fra gruppen til styret.

Vi har i diskusjoner vært innom alle tema foreslått i "Forsøk med koordinering av enheter ved Universitetsbiblioteket i Bergen", men vil i denne rapporten konsentrere oss om det vi på møtet 8.6 ble oppfordret til, nemlig å prøve ut mulige samarbeidsprosjekter.

Vi har sett på følgende mulige samarbeidsoppgaver:

Katalogisering. Vi støtter UBs tilrettelegging og overgang til at ny utenlandsk litteratur blir gjort ”hylleklar” fra leverandør. Vi ser pr. i dag ingen effektivisering ved å sentralisere katalogiseringen.

Fjernlån. Bibsys er i ferd med å lage en forenkling med direktebestilling fra bruker mellom bibliotekene. Vi anbefaler å avvente konsekvensene av disse endringene før vi prøver ut nye rutiner.

Undervisning. Vi ser det som svært meningsfullt å utveksle erfaringer om planlegging, gjennomføring og evaluering av undervisning og kurs i informasjonskompetanse (IK).

Vikarbank. Vi er åpen for enkle bytteordninger mellom avdelingene i spesielle tilfeller, som et alternativ til å stenge en avdeling ved bemanningsvansker. Like viktig som muligheter for å hjelpe til med skrankevakter, er den erfaringsutveksling og faglig utvikling de som deltar i opplegget får. Dette vil senere komme avdelingene som helhet til gode.

Med utgangspunkt i ovenfor nevnte fremlegg, arrangerte vi et møte 16.2.2007 for deltakerne i vikarbanken (to fra hver avdeling, ansvarlig for bibliotekdriften og avdelingsledere). Videre hadde vi et møte 19.2.2007 for fagreferentene og avdelingslederne om samarbeid for kurstilbud i IK for PhD-studenter.

Resultater

Vi er noe forsinket i forhold til tidsplan gitt av styret. Men en kort oppsummering av de foreløpige resultatene bekrefter at prosessen går som planlagt.

Vikarbank. Vi er nå i gang med første runde av gjennomføring av hospitering med to personer fra hver avdeling. Korte oppsummeringer fra besøkene skal gi noe av grunnlaget for evalueringen.

Det planlegges en ny runde med hospitering i løpet H2007.

Undervisning. Det opprettes en arbeidsgruppe med representanter fra hver avdeling, som ser videre på muligheter for en koordinering av kurstilbudet i IK på PhD-nivå.

Et mulig tidsperspektiv for igangsetting av tilsvarende tiltak for kurstilbud på 100-, 200- og 300-nivå vil være H2007.

Konklusjon

Vi har satt i gang en prosess som vi vil kunne høste erfaringer av i forhold til vikarbank og undervisning.  Erfaringene og tilbakemeldingene så langt er at samarbeidet på tvers av avdelinger synes svært nyttig.