UiB intranett : UB-avdelingsintranett : Koordinering

Koordineringsarbeidet
2006-2007

sluttrapport
fra koordineringsteamet for HF, SV og Jur
09.03.2007

Bakgrunn || Om arbeidet (Koordineringsteam og andre involverte; Møteaktivitet og seminarer;
Rapportering og dokumentasjon) || Jobbrotasjon og hospitering || Undervisning ||
Annen koordinering ||
Fra koordinering til omorganisering? || Vedlegg


Bakgrunn

Forsøk med koordinering av enheter ved Universitetsbiblioteket (UB) kom i gang etter vedtak i UBs styremøte 03.05.2006 hvor det i sak S 11/2006 ble vedtatt å opprette tre koordinatorteam for følgende enheter: 1) fakultetsbibliotekene for HF, Jus og SV, 2) fakultetsbibliotekene for Matnat, Med/Odont og Psyk og 3) Billedsamlingen og Spesialsamlingene.

Forslag om slike team kom fra en intern arbeidsgruppe for omorganisering, nedsatt på styremøte 15.12.2005. Arbeidsgruppen fikk i sak S 29/2005 "som arbeidsoppgave å utarbeide forslag til veivalg, basert på de innkomne høringsuttalelsene" etter omorganiseringsforslaget av juli 2005. Arbeidsgruppen består av fem personer – styreleder, nestleder i styret, studentrepresentant i styret, bibliotekdirektør og en styrerepresentant for UB-ansatte.

Arbeidsgruppen, ved bibliotekdirektøren, ga i brev av 30. mai 2006 nærmere retningslinjer og føringer. I brevet heter det at

  • målet med koordineringsarbeidet er "å fremskaffe erfaring, ideer og forslag på praktisk basis, til hjelp for arbeidet med organiseringen av UB. Man vil på denne måten innhente erfaring med at avdelingene inngår som deler av større, koordinerte enheter".
  • Avdelingene utfordres til å "tenke på sin egen rolle, hvordan den kan styrkes, samtidig som UB sees som en helhet som vi sammen har ansvar for, og der en større grad av samarbeid på tvers av eksisterende avdelingsstruktur kan være tjenlig".
  • Og videre spørres: "Hvordan arbeider vi best både med den fagspesifikke kontakten mellom avdelingene våre og fagmiljøene, og med våre større fellesoppgaver som universitetsbibliotek?"

I vedtaket ble følgende aktiviteter trukket frem som mulige hovedpunkter:

  • "Undervisningsaktiviteten
  • Ekspedisjon/publikumsarbeid
  • Formidlingsarbeide/utstillinger og lignende
  • Materialhåndtering
    • Akkvisisjon, registrering/katalogisering, preservering, digitalisering
  • Prosjektaktiviteter (interne/eksterne)"

Avdelingene er videre bedt om å reflektere under og etter koordineringsforsøket "hvilken organisering som gir den beste driftsformen, faglig, administrativt, personalmessig" – med følgende "aktuelle alternativ å belyse her":

  • "Større bruk av teamorganisering på tvers av avdelingene
  • Endret avdelingsstruktur
    • Sammenslåing av avdelinger
    • Opprettelse av en sentral plan- og utviklingsavdeling
    • Bruk av en evt. vikarbank"

I vedtaket ble viktigheten understreket av "at alle de ansatte ved avdelingene oppmuntres til å delta aktivt i diskusjonene" om spørsmålene om hva som er UBs visjon og hvordan vi best organiserer oss i forhold til denne – for eksempel "hva de ansatte anser som positive og negative sider både ved nåværende organisering og ved en eventuell omorganisering".

Koordineringsteamene er bedt om å avlevere rapporter fra sitt arbeid innen 16.03.07. Og det tas, ifølge protokoll fra styremøtet 08.02.07, "sikte på å legge fram sluttrapport for prøveprosjektet samt forslag til vedtak om videre behandling av saken på neste styremøte 12.04.2007" (sak S 02/2007).


Om arbeidet

Mandatet er omfattende. Koordineringsteamet for fakultetsbibliotekene ved HF, Jus og SV har ikke prøvd ut alle forslag. Noen spørsmål er bedre besvart enn andre. Vi har like fullt gjort mye og tenkt mye og håper at denne rapporten kan være ett grunnlag for gode vedtak videre.

Koordineringsteam og andre involverte

Koordineringsteamet har bestått av fakultetsbibliotekarene ved de tre avdelingene – Pål Bakka (SV), Halvor Kongshavn (Jur) og Ane Landøy (HF).

I tillegg har hovedbibliotekarene Agnes Bakkevig (HF) og Jørn Ruud (Jur) samt bibliotekar Gertie Tjore (SV) vært involvert i planlegging og gjennomføring av hospiteringsordningen.

I forhold til koordinering av undervisning har vi særlig trukket veksler på universitetsbibliotekarene Solveig Kavli (HF) og Pernille Riise Lothe (SV) samt bibliotekar Hilde Gjessing (Jur). Også førstebibliotekar Marie-Carme Torres i Calvo (HF) har vært en ressursperson. Alle disse medarbeiderne er medlemmer av UBs undervisningsgruppe.

Generelt har koordineringsarbeidet på ulike måter og i varierende grad involvert (så godt som) hele personalet ved alle de tre avdelingene. Det har vært tema på personalmøter, seminarer og i uformelle sammenhenger. Arbeidet er møtt med entusiasme og åpenhet. UB er velsignet med et engasjert og stabilt personale.

Møteaktivitet og seminarer

Koordineringsteamet har hatt en rekke møter, både formelle og av mer uformell karakter, samt kontakt via e-post og telefon. Dertil kommer diverse møte- og annen aktivitet sammen med og internt blant de øvrig involverte i forhold til hospitering og undervisning. I tillegg har vi hatt ett dagsseminar om koordinering av undervisning og ett seminar for medarbeiderne som meldte seg til hospitering.

Ut over dette har avdelingene som nevnt diskutert spørsmål rundt koordinering og organisering lokalt og på tvers i forskjellige sammenhenger – både på for eksempel personalmøter og interne seminarer og i mer uformelle sammenhenger – og slik involvert personalet. Utkast til nærværende notat har blitt distribuert og diskutert særskilt ved hver av de tre avdelingene.

Rapportering og dokumentasjon

Koordineringsteamet har levert to foreløpige skriftlige rapporter til UB (datert 29.08. og 12.12.2006). Vi har informert på UBs styremøter 19.09. og 14.12.2006, samt kommet med korte rapporter om arbeidet i UBs ledergruppe.

Arbeidet er også dokumentert på web (intern.ub.uib.no/avd/ubbjur/koordineringindex.htm; på intranett). På websiden finnes lenker mot diverse notater og referater – bl.a. et fyldig referat fra internseminaret i januar om koordinering av undervisning og rapporter fra hospitering på andre avdelinger, samt lenker mot rapporteringen fra de andre avdelingenes (det vil si PS/Med/Odont/MN og BS/Spes.saml) koordineringsarbeid. Også nærværende sluttrapport ligger på websiden.


Jobbrotasjon og hospitering

Formålet med organisert jobbrotasjon og hospitering har i denne omgangen vært opplæring, slik at ordningen skal fungere, og allerede fungerer, som et system av "tilkallingsvikarer" ved fravær eller andre særlig behov. Dessuten bidrar det til sterkere koordinering av publikumstjenestene ved UB.

Sammen med hovedbibliotekarene ved HF og Jur og bibliotekar Tjore ved SV har teamet utarbeidet et opplegg for jobbrotasjon mellom avdelingene. Det består av at vi låner hverandre personale til å arbeide med publikumstjeneste, det vil i praksis si i skranken. I perioden 22. januar til 11. mai 2007 besøker til sammen 18 frivillige (fem fra Jur, seks fra SV og sju fra HF) de to søsteravdelingene, alle én uke ved hver avdeling i halv dag. Interessen for og villigheten til å delta har vært stor. I skrivende stund er vi kommet snaut halvveis, og erfaringene så langt er svært positive.

Hver hospitant skriver en liten rapport fra sitt opphold, og rapportene legges ut på koordineringsprosjektets intranettsider. Vi foreslo følgende korte disposisjon for rapportene:

  1. Hva opplevde jeg, hva gjorde jeg?
  2. Hva lærte jeg, hva er særlig verdt å kommentere?
  3. Hva kan avdelingen jeg besøkte lære av meg, av mine erfaringer, av min avdeling?

Oppsummeringsvis har hospiteringen dels medvirket til innsikt i søsteravdelingers indre liv og rutiner, dels har vi lært – ganske mye! – av hverandre og dels kan vi nå avhjelpe hverandre ved stort fravær. Såkalt vikarbank, som luftet i forbindelsen med diskusjonen om omorganisering i 2005, er i det store og hele i praksis blitt opprettet. Dessuten har hospiteringen økt interessen for og villigheten til å gjøre en dugnadsinnsats ved andre avdelinger.

Se ellers vedlagte utskrift av rapporter pr 09.03.07.
 


Undervisning

Vi er godt i gang med arbeidet med mulig koordinering av undervisning. Et viktig tiltak var dagsseminaret vi arrangerte 10. januar 2007 med 20 ansatte til stede – ti fra HF, fem fra SV og fire fra Jus; det vil si alle som driver med undervisning i en eller annen sammenheng. Også her har vi møtt entusiasme og engasjement.

Vi kom sammen frem til at vi i hvert fall har følgende felles for undervisning:

  • Grunnleggende bibliotektekniske ferdigheter (som Bibsys, bibliotekportalen, oppslagsverk)
  • Kunnskapsorganisering/gjenfinning (informasjonskompetanse)
  • EndNote
  • Sitering/Etikk
  • Spesialkurs (som Stortingsforhandlinger, offentlig statistikk, andre offentlige dokumenter, spesialsamlingskilder)
  • Ekstremsøk (viderekomne bibliotektekniske ferdigheter)
  • Situert undervisning

I tillegg bør vi vurdere å arbeide internt videre med følgende ”på tvers”

  • ”Felles” undervisningskatalog – sende studenter
  • Hospitere i undervisninga
  • Undervise sammen på tvers av avdelingene
  • Utvikle felles kurs (minimumskunnskap)
  • Idébank, blogg/wiki, møter/UB-forum
  • Koordinert UB-tilbud for ex.-fac-studenter høsten 2007 eller 2008?
  • EndNote
  • Utvikle evalueringsskjema
  • Arbeidsgruppe for evaluering?

I skrivende stund er en arbeidsgruppe med representanter fra de tre avdelingene i gang med å konkretisere det videre arbeidet. Interne "minikurs" på tvers er ett skritt. Eventuelle planlagte koordinerte undervisningstilbud vil neppe bli aktuelle før i 2008 i og med at planleggingen for 2007 er så godt som ferdig. Imidlertid vil vi til en viss grad følge (og kanskje hjelpe til ved) hverandres undervisning allerede høsten 2007.

De eventuelle konkrete resultatene av arbeidet – i form av undervisningstilbud – vil altså la vente på seg. Undervisningsgruppen ved UB var i full gang med arbeidet da koordineringsarbeidet startet. Noen særlig effekt på undervisningsgruppens arbeid har følgelig koordineringsarbeidet neppe hatt, ut over kanskje å øke det generelle aktivitetsnivået.
 


Annen koordinering

Koordineringsteamet har luftet og diskutert andre felter hvor vi kan ha nytte av å samarbeide og koordinere innsatsen – som

  • innlån
    – her avventer vi annonserte Bibsys-rutiner for selvstyrt innlån
  • samlingsoverflytting
    – dette er et spørsmål som særlig angår SV og HF og som disse to avdelingene ser på seg i mellom
  • felles ledermøte mellom avdelingene
    – her har vi allerede hatt en rekke formelle og uformelle møte, noe vi planlegger å fortsette med; inkludert eventuelt hovedbibliotekarene ved avdelingene
  • katalogisering
    – her anser vi tiden ikke moden, dels fordi SV skal inn i et prøveprosjekt med kjøp av ferdigkatalogiserte bøker på engelsk, dels fordi bøkene blir sendt til fakultetsbibliotekene. På den annen side har vi allerede stilt, og er i fortsettelsen svært åpne for å stille, personale til disposisjon for hverandre ved store restanser på katalogiseringen og andre dugnadspregete innsatser

Videre har vi vært innom spørsmål om

  • felles UB-depot
  • felles utviklingsavdeling
  • faglig samarbeid – for eksempel å utarbeide felles publikasjoner
  • å lage planer for karriereutvikling for de ansatte
  • katalogisering ved mottak i Tilvekstavdelingen

Vi er av den oppfatning at dette er felles UB-spørsmål som bør drøftes blant alle fakultetsbibliotekarene og ledelsen for øvrig. Vi har ikke forholdt oss disse.

Også ved avdelingene har flere koordineringsmuligheter vært drøftet. Særlig synes dugnadsvilligheten å være sterk. Dessuten ønskes samarbeid omkring formidling og om utstillinger.
 


Fra koordinering til omorganisering?

En mulig konsekvens av koordineringsarbeidet er omorganisering av UB-strukturen, jfr oppnevningsbrevet. Vi er bedt om å uttale oss også om dette. Dette er et vanskelig spørsmål som har vært oppe tidligere – vi viser til omorganiseringsforslaget av 2005, samt uttalelsene fra avdelingene i den forbindelse. Vi utfordres til å tenke gjennom mange og store spørsmål i mandatet. Vi har diskutert spørsmålene på ulike måter i våre avdelinger. Vi har ikke svar på alle, vi har først og fremst arbeidet med å tenke på, få prøvd ut og sette i gang noe praktisk. Men noen tanker har vi.

Vi er blitt styrket

Koordineringsarbeidet har ytterligere styrket UB som matriseorganisasjon. Vi er nemlig av den bestemte oppfatning at arbeidet har båret frukter og følgelig er vel verdt anstrengelsene. Innsatsen understreker at vi alle er del av et større hele, at vi er kolleger og at vi kan hjelpe og lære av hverandre. Personalet er mer åpent enn noen gang i forhold til å gjøre en innsats på andre avdelinger. Dette kan etter hvert inspirere til koordinering på flere felt og til at vi koordinerer mellom flere avdelinger enn tilfellet er i dag.

Vi må heller vi ikke glemme at det allerede før koordineringsarbeidet kom i gang, har foregått mye aktivitet på tvers – fra ledermøte og kataloggruppe, via velferdsutvalg og Bibliotekportalens driftsgruppe til lånegruppe og undervisningsgruppe. Og flere. Faglige, organisatoriske og sosiale tilknytningstiltak på tvers kommer og går – slik de alltid har gjort. Aktiviteten kan ha permanent karakter, det kan være prosjekter eller ad hoc. Vi kontakter hverandre daglig, vi møtes formelt og uformelt mange ganger i løpet av året. Vi har gjennomgått et vellykket og viktig lederopplæringsprogram, noe som har bidratt til å styrke ledergruppen og dermed også UB som institusjon.

Båndene er sterke. Koordineringsarbeidet har ytterligere styrket disse.

Omorganisering ikke en løsning

På den annen side har erfaringene fra arbeidet etter vår oppfatning understreket verdien av eksisterende struktur, snarere enn å svekke den. Koordineringsarbeidet har vist at vi er forskjellige, har forskjellige behov og derfor løser ufordringene noe forskjellig.

Men dette er ikke det viktigste. Det viktigste er at hovedarenaen er fagbibliotek rettet mot en spesifikk, faglig definert brukergruppe – slik fakultetsbibliotekene er i dag med en tilstedeværende fakultetsbibliotekar som leder. Dette avspeiler for tiden den eksisterende fakultetsinndelingen, det er en fleksibel ordning (koordineringsarbeidet har gjort oss ytterligere fleksible) som borger for best mulig kontakt med fagmiljøene vi skal betjene. Dessuten gir nåværende ordning optimale rammer for rasjonell daglig drift, med lokal arbeidsleder (som også er en del av UBs ledergruppe) og relativt kort vei til topps.

Fakultetsbibliotekene muliggjør bedre informasjonsflyt (nærhet er et viktig stikkord) og gir lettere mulighet for en synlig og åpen ledelse preget av engasjement i stedet for en fjernere ledelse lettere preget av kontroll. Og endelig gir et lite spesialisert arbeidsmiljø bedre rammer for å dra nytte av og videreutvikle den enkelte medarbeiders kompetanse.

En effektiv ledelse av desentrale avdelinger forutsetter at leder har fullmakter som fakultetsbibliotekarene har i dag, i forhold til både det lokale personalet, til brukerne og til UB sentralt. I fagbibliotek må dessuten endelige beslutninger om samlingsstyring fattes av en en faglig kvalifisert lokal ledelse.

Fakultetsbibliotekene er basis

Ikke minst: Jo nærere avdelingene er brukerne, jo mer brukerorientert vil vi tendere til å bli. Fakultetsbibliotekene brukes fortsatt tungt, vi har mer besøk enn noensinne og vi har mer Bibsys-registrerte utlån av trykte bøker enn noensinne. Bibliotek er populært, og bøker og annet trykt materiale brukes. Dette til tross for at brukerne i mindre grad enn tidligere oppholder seg lengre tid ved ett fakultet eller institutt. Og til tross for UBs stadig voksende avdelingsuavhengige og svært populære digitale tilbud, opplever vi at brukerne i høy grad bruker ”sitt” fakultetsbibliotek. Vi tolker dette som et uttrykk for at fakultetsbibliotekordningen representerer en optimal blanding av geografisk nærhet og faglig relevans.

I styresaken går det frem at fakultetsbibliotekene som geografiske enheter fremdeles skal bestå. Det støtter vi fullt ut. Vi deler synet på at fakultetsbibliotekene med sitt kompetente personale fortsatt er den fremste og mest fleksible basisen for den faglige og praktiske virksomheten, også den digitale – i hvert fall så lenge Universitetet i Bergen opprettholder fakultetsstrukturen.
 

Bergen, 09.03.2007
 

Pål H. Bakka                 Halvor Kongshavn                 Ane Landøy
 

Vedlegg

  1. Referat fra undervisningsseminaret 10.01.2007
  2. Hospiteringsrapporter pr 09.03.2007