Universitetet i Bergen : Universitetsbiblioteket

 


Universitetsbiblioteket i Bergen

Årsplan 2001

 

Vedtatt av Universitetsbibliotekets styre 17.04. 2001.

 

1. Overordnet mål og hovedmål

2. Budsjettsituasjonen i 2001

3. Årsplan 2001

 


 

1. Overordnet mål og hovedmål

Universitetsbibliotekets råd vedtok på møte 12.11. 1996 en strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen for femårsperioden 1997-2001. I denne planen ble det på grunnlag av Universitetets overordnete mål satt opp følgende overordnete mål og hovedmål for Universitetsbibliotekets virksomhet:

Universitetsbiblioteket har som overordnet mål å yte informasjonstjenester av høy kvalitet, ved å skaffe rask og enkel tilgang til relevant informasjon for den forskning, undervisning og kunn­skapsformidling som drives ved Universitetet i Bergen. Samlinger og tjenester stilles også til rådighet for andre brukere så langt dette er mulig.

Dette skjer ved at biblioteket:

  1)  Opprettholder og utvikler egne samlinger av bøker, tidsskrifter, elektroniske dokumenter og annet materiale som stilles til lånernes rådighet etter behov, samt etablerer avtaler som sikrer ansatte og studenter ved Universitetet i Bergen tilgang til eksterne informasjonsressurser.

  2)  Etablerer og videreutvikler brukervennlige elektroniske bibliotektjenester som en integrert del av UiBs informasjonssystem, med direkte tilgang fra de ansattes arbeidsstasjoner og fra bibliotekets publikumsterminaler.

  3)  Yter referansetjenester og gir opplæring og veiledning i bruk av biblioteket og dets tjenester, for at brukerne skal kunne utnytte bibliotekets tjenester best mulig.

 Hovedmål: 

  1)  Biblioteket vil legge hovedvekten på brukerne og deres behov for informasjonstjenester.

  2)  Biblioteket skal yte god service.

  3)  Brukerne skal sikres god tilgang til samlinger og tjenester i funksjonelle og tidsmessige lokaler.

  4)  Biblioteket vil tilstrebe en best mulig kunnskapsorganisering, og vil benytte moderne informasjonsteknologi for å kunne tilby forbedrede informasjonstjenester.

  5)  Biblioteket skal drive en aktiv samlingspolitikk med sikte på en optimal utnyttelse av samlingene.

  6)  Biblioteket skal utnytte disponible ressurser best mulig og ha effektive interne rutiner.

  7)  Biblioteket vil føre en aktiv personalpolitikk og vil legge vekt på å skape et best mulig arbeidsmiljø for de ansatte.

 

2. Budsjettsituasjonen i 2001

Universitetsbiblioteket har på grunnlag av Kollegievedtak 14.12. 2000 fått et totalbudsjett på kr. 63.278.000 i 2001. Det er gitt kompensasjon for den generelle pris- og lønnsstigningen med 1,5 % av driftsbudsjettet. I tillegg har UB fått en særskilt styrking i 2001 på 1,5 mill. kr., på grunnlag av høy prisstigning på tidsskrifter og annen faglitteratur. I budsjettrammen er det inkludert en utstyrstildeling på 650.000 kr. (uforandret fra i fjor). Rammen inkluderer også internhusleie med 2,932 mill. kr. UBs budsjettramme er økt med 350.000 kr. som følge av at 1 stilling som de siste årene har vært disponert til arbeid i ELINE, nå er tilbakeført til UB. Fra og med 2001 er i tillegg pensjonspremie på 2,915 mill. kr. overført til UB, mens denne tidligere ble dekket sentralt. For å få en reell sammenligning mellom budsjettallene for 2000 og 2001 er de to sistnevnte overføringene ikke tatt med i oversiktene nedenfor. Etter at pensjonspremien og lønnsmidler til ELINE-stilling er trukket fra, er det en nominell økning i UBs totalbudsjett fra 2000 til 2001 på vel 1,7 mill. kr., dvs. ca. 2,9 %. Pga. den spesielt høye prisstigningen på litteratur (beregnet til ca. 8-9 % i 2001), vil samlet prisstigning for hele UBs budsjett i 2001 antakelig bli ca. 4,5 %. På dette grunnlag vil UB få en nedgang i realverdien av sitt budsjett i 2001 på ca. 1,6 %, eller ca. 500.000 kr. 

Situasjonen ved siste årsskifte var at UB fikk en ”offisiell” overskridelse på sitt totalbudsjett i 2000 på 314.000 kr. Men i tillegg til dette hadde UB tidsskriftregninger for ca. 1,7 mill. kr. som skulle vært betalt i 2000, men som det ikke var midler igjen til å betale dette året. Disse må belastes budsjettet i 2001. Dette betyr at det i realverdi er en underdekning på UBs totalbudsjett i 2001 på ca. 2,5 mill. kr. For å oppnå budsjettbalanse må det derfor innspares 2,5 mill. kr. på UBs budsjett i 2001. UBs litteraturbudsjett ble styrket med 1,5 mill. kr. i 2001, men pga. de store fakturaene fra 2000 som må betales i 2001, må det likevel innspares anslagsvis 1 mill. kr. på UBs litteraturbudsjett i 2001. I tillegg må det innspares nesten 1,5 mill. kr. på lønnsbudsjettet. En slik innsparing vil få store konsekvenser for virksomheten ved UB. Innsparingen på lønnsbudsjettet tilsvarer 4 - 5 hele stillinger på årsbasis, og vil måtte føre til merkbare innskrenkninger i tjenestene for brukerne, i form av dårligere tilgang og lengre ventetid på litteratur, og reduksjon eller avvikling av enkelte tjenester for eksterne brukere. En innsparing på 1 mill. kr. på litteratur­budsjettet i 2001 vil måtte medføre både oppsigelse av et stort antall tidsskriftabonnementer og store reduksjoner i innkjøp av bøker og annet materiale.

Den eneste muligheten til å unngå tidsskriftoppsigelser i stort omfang i 2001er å forskyve en større del enn før av betalingen for tidsskriftabonnementer i 2001 (forhåndsbetaling for abonnementer for 2002) til betaling samme år som abonnementene løper (2002). Dette er i realiteten en måte å skyve problemene foran seg på. Med mindre det skjer vesentlige endringer enten i tilgangen på midler til tidsskrifter eller i prisnivået når det gjelder selve abonnementene, vil det føre til en større problemer om noen få år, når denne muligheten til betalingsforskyvning er uttømt.

UBs har råd vedtatt følgende fordeling av hovedpostene på UBs totalbudsjett i 2001:

  

Tilskudd fra fakulteter og Haukeland sykehus på ca. 2,47 mill. kr. i 2000 er ikke tatt med i denne oversikten. Utgifter til pensjonspremie på kr. 2.915.000 er ikke tatt med i budsjettet for 2001. 

 

3. Årsplan 2001

På grunnlag av de overordnete målene og hovedmålene som er gjengitt ovenfor, og på grunnlag av de disponible ressursene, har UB satt opp følgende delmål og tiltak for sin virksomhet i 2001. Delmålene og tiltakene er ikke satt opp i strengt prioritert rekkefølge, det må arbeides parallelt med de fleste av disse oppgavene.



Delmål 1:  Skaffe funksjonelle og tidsmessige lokaler til UBs virksomhet, slik at brukerne får god tilgang til samlinger og tjenester

 Tiltak: 

·      Gjennomføre planarbeid for etablering av depotmagasin (fjernmagasin) med kompakthyller til mindre brukt litteratur i Herman Foss gt./Nygårdsgt., slik at det kan frigjøres plass ved fakultetsbibliotek der det er for lite plass.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/magasinsjef/fakultetsbibliotekarene

·      Gjennomføre planarbeid for ombygging av det tidligere hovedbiblioteket, Haakon Sheteligs plass 7, til HF-fakultetsbibliotek med åpne samlinger.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekar

·      Gjennomføre planarbeid for ombygging/arealutvidelse ved Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekar

·      Gjennomføre planarbeid med sikte på å flytte Griegakademiets bibliotek til nye lokaler i Herman Foss gt. 6

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekar

·      Videreføre planarbeid med sikte på å etablere felles medisinsk fakultetsbibliotek i bygg for biologiske basalfag (BBB) ved Haukeland sykehus.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekar

·      Videreføre planarbeid med sikte på flytting/samlokalisering av UBs administrasjon, tilvekstavdelingen, IT-avdelingen, Teknisk avdeling, billedsamlingen og Avdeling for forskningsdokumentasjon i BT-bygget.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/de berørte avdelinger

·      Arbeide for arealutvidelse ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetsbibliotek, med sikte på å kunne fullføre integrering av instituttsamlinger i fakultetsbiblioteket.

Ansvarlig:  Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekar

·      Arbeide for å flytte EU-dokumentasjonssenteret fra Høyteknologisenteret til Jussbygget på Dragefjellet, og for en sterkere profilering av senteret.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekar

 

Delmål 2:   Videreutvikle kvaliteten på litteratursamlingene innen fagområdene ved UiB

UB har som ett av sine overordnede mål å oppnå en klar realøkning i tildelingene til litteratur, både i papirform og i elektronisk (fulltekst)format. Med de budsjettildelingene UB har fått i 2001, regner en med at realverdien av de tildelte litteraturmidlene blir omtrent den samme som i 2000.

Tiltak: 

·      Gjennomføre litteraturkjøpene ved UB på en slik måte at forskning og undervisning ved UiB får størst mulig nytte av de tilgjengelige ressursene til litteraturformål.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekarene/fagreferentene

·      Arbeide spesielt for å skaffe nødvendig litteratur innenfor nye fag/fagområder og satsingsområder ved UiB. UB bør hele tiden ligge i forkant av utviklingen når det gjelder å bygge opp litteratursamlinger for nye fag/fagområder.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekarene/fagreferentene

·      Velge ut norsk pliktavlevert litteratur som er relevant for forskning, undervisning og formidling ved UiB og for Vestlandsregionen.

Ansvarlig: Fakultetsbibliotekarene/fagreferentene

·      Arbeide særskilt for at UB skal få større tildelinger fra oppdragsmidler til oppbygging av litteratursamlinger og bibliotektjenester for oppdragsmiljøene.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren

·       Arbeide for at UB kan yte bibliotektjenester i forbindelse med universitetets fjernundervisning og deltakelse i Norgesnettet.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren

·       Videreføre arbeidet med å omorganisere/omsystematisere/omkatalogisere eldre samlinger.

Ansvarlig: Fakultetsbibliotekarene/fagreferentene

·       Sikre samlingene best mulig.

1)    Installere detektorsystem i de utlånsavdelingene som fremdeles mangler slikt utstyr for å hindre/redusere svinn/tyveri.

              Ansvarlig: Bibliotekdirektøren

2)    Utføre nødvendig konserverings- og restaureringsarbeid, særlig på eldre verdifulle samlinger.

      Ansvarlig: Spesialsamlingene

 

 

 

Delmål 3:   Videreføre arbeid med å bygge ut elektroniske bibliotektjenester og styrke informasjonstjenester/brukeropplæring

 Tiltak: 

·      Gjennom fellesavtaler og lokale avtaler skaffe abonnement på elektroniske referanse­databasar og på elektroniske tidsskrifter i fulltekst, og gjøre disse tilgjengelige på UiBs nett.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekarene

·      Gi gode informasjonstjenester og opplæring/veiledningstjenester for brukerne.

1)  Hjelpe brukerne til å finne fram til relevant informasjon med tilfredsstillende kvalitet, bl.a. ved å lage faglige emneportaler for forskningskilder på Internett, lokalt og i et nasjonalt samarbeid, slik at det blir enklere for brukerne å få oversikt over samlingene, også i digital form.

2)  Oppdatere informasjons- og veiledningsmateriell i bruk av biblioteket både i papirform og i elektronisk form, og videreutvikle UBs websider for publikum, slik at de blir mest mulig brukervennlige.

3)  Styrke kontakten/samarbeidet med instituttene/fagmiljøene ved UiB med sikte på å yte bedre bibliotektjenester og forbedret brukeropplæring. Delta i arbeid med å bygge opp læringssentre ved UiB.

4)  Arrangere informasjonsdager/brukeropplæring for nye lånere ved alle utlåns­avdelinger én uke i begynnelsen av høstsemesteret og/eller på faste dager/tider i løpet av semesteret.

5)  Styrke det interne arbeidet med å kvalitetssikre bibliotektjenestene.

Ansvarlig:  Avdelingslederne

·      Gjennomføre god drift og brukerstøtte for eksisterende utstyr og dataløsninger ved UB, bl.a. ved å ta i bruk nye program mv.

Ansvarlig: IT-avdelingen

·      Videreføre arbeidet med å konvertere UBs kortkataloger til BIBSYS, med sikte på å konvertere ca. 50.000 poster i 2001.

Ansvarlig: Avdeling for forskningsdokumentasjon

·      Videreføre/utvide arbeidet med å digitalisere og gjøre tilgjengelig på nettet materiale fra UBs samlinger, bl.a. med sikte på bruk i forbindelse med IKT-basert læring.

1)  Videreføre arbeidet med digitalisering/web-presentasjon av K. Knudsens fotosamling.

2)  Starte et prosjekt for digitalisering/web-presentasjon av UBs kartsamling.

3)  Videreføre tiltak innen digitalisering av eldre kildemateriale.

Ansvarlig: Billedsamlingen/spesialsamlingene/avdeling for forskningsdokumentasjon

·     Avslutte utviklingsarbeidet for nytt system for forskningsdokumentasjon, slik at dette kan tas i bruk ved slutten av året.

Ansvarlig: Avdeling for forskningsdokumentasjon

·     Videreføre støttetjenester/veiledningstjenester for elektronisk publisering for dem som ønsker å publisere på web ved UiB, og delta i arbeid med elektronisk informasjon ved UiB (ELINE)

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdeling for forskningsdokumentasjon

·     Etablere effektive og sikre administrative opplegg ved fakultetene for web-basert avlevering av sammendrag (abstracts) av avhandlinger til bruk i pressemeldinger mv.

Ansvarlig: Avdeling for forskningsdokumentasjon

·     Arbeide for å innføre selvbetjent utlån ved UB

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren

 

Delmål 4:  Til enhver tid ha det utstyr og verktøy som er nødvendig for at UB skal kunne utføre tilfredsstillende tjenester

 Tiltak: 

·      Gjennomføre nødvendig oppgradering og utskifting av gamle og dårlige PC-er, for å kunne bruke BIBSYS med web-grensesnitt, herunder avvikle PUB-søk i BIBSYS og ta i bruk PC-er som ”tynne” klienter for web-søk mot BIBSYS.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/leder for IT-avdelingen

·      Ta i bruk Windows 2000 Terminal Server, og bygge ut/oppgradere servere ved UB i takt med behovet.

Ansvarlig: IT-avdelingen

·       Installere Windows 2000 også på klienter, noe som vil være spesielt nyttig for dem som trenger eksternt utstyr i forbindelse med skanning o.l.

Ansvarlig: IT-avdelingen

·       Starte tilrettelegging av PC-stue-funksjonalitet ved UBs avdelinger, bl.a. med opplegg så studentene kan koble opp egen bærbar PC.

Ansvarlig: IT-avdelingen

·       Gjennomføre nødvendig oppgradering og utskifting av ordinært utstyr, for å kunne gi bedre tjenester både internt og til UBs brukere.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren

 

 

Delmål 5:  Utnytte disponible ressurser best mulig og ha effektive interne rutiner 

UB må tilpasse sitt tjenestetilbud til budsjettrammene i 2001. For å klare den nødvendige innsparing på lønnsbudsjettet må 4-5 stillinger holdes ledige på årsbasis. UB regner med å kunne opprettholde tjeneste­tilbudet for brukerne på omtrent samme nivå som i 2000. Åpningstidene vil også være de samme som i 2000. En regner med at låneaktiviteten vil ligge på omtrent samme nivå som i 2000.

 Tiltak: 

·      Åpningstidene ved de fleste utlånsavdelingene vil være mandag - fredag kl. 9 - 18, lørdag stengt.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekarene

·      Ta i bruk nytt opplegg for betaling for kopitjenester mv., både for materiale fra egne samlinger og i forbindelse med fjernlån, herunder ta i full bruk fakturerings- og avregningssystem for fjernlån i BIBSYS.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekarene

·      Videreføre arbeidet med å forbedre rutiner for intern informasjon, bl.a. ved systematisk bruk av Intranett.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/fakultetsbibliotekarene

 

Delmål 6:   Delta aktivt i bibliotekrelatert forsknings- og utviklingsarbeid, i formidlingsvirksomhet, og i aktuelle samarbeidsprosjekter med andre organ/institusjoner

 Tiltak: 

·      Videreføre nasjonalt samarbeid om felles løsninger for forskningsdokumentasjon/forskningsinformasjon

1)    arrangere et nasjonalt seminar om universitetenes og de vit. høgskolenes behov for forskningsinformasjon og systemløsninger for å dekke disse behov 

2)    samarbeide med andre U&H-institusjoner om arrangement av et nasjonalt møte om digital publisering 

3)    arrangere et seminar i samarbeid med Nasjonalbiblioteket om nasjonale strategier for digitalisering av kildemateriale og det teknisk/metodiske grunnlaget for tiltak på feltet 

Ansvarlig: Avdeling for forskningsdokumentasjon

·      Stimulere de tilsatte til å drive forsknings- og utviklingsarbeid relatert til UBs virksomhet.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

·      Delta i nasjonalt og internasjonalt bibliotek- og informasjonssamarbeid innen

1)     videreutvikling av BIBSYS, med særlig vekt på BIBSYS Digitalt Bibliotek (BDB)

2)     oppbygging av emneportaler

3)     fellesavtaler for elektroniske abonnement og andre innkjøp

4)     ABM-området (arkiv, bibliotek, museer)

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

·      Delta i det europeiske samarbeidet om forskningsdokumentasjon og –formidling.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne/leder for avdeling for forskningsdokumentasjon

·      Arrangere aktuelle utstillinger, både egne og i samarbeid med andre miljøer/institusjoner ved og utenfor UiB.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

 

Delmål 7:  Forbedre det fysiske arbeidsmiljøet og skape bedre forhold for de tilsatte og for publikum i UBs lokaler

 Biblioteket vil legge vekt på et godt arbeidsmiljø.

 Tiltak: 

·       Gjennomføre mindre ombygging/oppussing/ominnredning i samsvar med avsatte midler på budsjettet.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren

·       Få gjennomført rundvask/støvsuging av lokalene, inkl. samlingene/bøkene ved minst to avdelinger.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

·      Gjennomføre HMS-runder og HMS-møter ved avdelingene.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

 

Delmål 8:   Gjennomføre lønns- og personalpolitiske tiltak

De tilsatte er en viktig ressurs for biblioteket. UB vil legge stor vekt på en optimal bruk av den enkelte tilsattes kompetanse ut fra bibliotekets mål.

 Tiltak:

·      Styrke kompetanseoppbygging/videre- og etterutdanningstilbud for alle tilsatte ved UB, med særlig vekt på opplæring innen IKT og bruk av elektroniske bibliotektjenester.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

·      Gjennomføre spesialkurs i engelsk for alle UB-ansatte som har behov for dette.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren

·       Videreføre arbeidet med å styrke lederfunksjonen på ulike nivå ved UB, med særlig vekt på samarbeid, intern kommunikasjon/informasjon og konfliktløsing.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren

·      Gjennomføre regelmessige personalmøter ved UBs avdelinger minst én gang i måneden.

Ansvarlig: Avdelingslederne

·       Arbeide aktivt for å slå sammen halve stillinger ved UBs avdelinger.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

·       Legge til rette for jobbrotasjon/hospitering mellom UBs avdelinger.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

·      Gjennomføre medarbeidersamtaler på alle nivåer i organisasjonen.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

·      Delta aktivt i arbeid med prioritering mv. i samband med lokale lønnsforhandlinger, krav om opprykk mv.

Ansvarlig: Bibliotekdirektøren/avdelingslederne

 

  

KG./JER.   18.04.2001.