2006-11-02/Øystein Tødenes
             Referansehandteringsverktøyet

                    EndNote

                                http://www.ub.uib.no/ref-prog/endnote/

 

a) Opprette eit bibliotek

        File
-> New -> Velg mappe  -> Lagre
         Filen skal ha filtype .enl

b) Legge referansar inn i biblioteket

    b1)  Registrere enkeltreferansar

               References -> New reference,   Sett rett type i Reference type
             deretter registrere,  ->  X
            Referansen blir då lagra og kjem fram i trefflista
            I f.eks forfattarfeltet kan det registrerast mange namn, linjeskift mellom
   

             - Termlister:  Hjelp ved registrering til å velge  termer som er i
                biblioteket frå før  (for eksempel forfattarnamn) . Nye termer blir lagt i
                termlistene
ved registrering/import av nye referanser.

                 - Oversikt over termlister med innhald: 
                       Tools  ->  Open term lists ,
                       Klikk på fanene ’Terms’ og ’List’
                      
Kan legge til/slette termer i ’Terms’ - menyen

                 -
Definere (ny) termliste:
                       Tools  ->  Define term lists  -> Create list

                    - Knytte termliste til registreringsfelt for stavekontroll
                    og automatisk oppdatering :
                       Tools ->  Link term list  ->
                        Angi korresponderande feltnamn og listenamn  


                 - Oppdatere lister mot innhald i biblioteket
                     Unødvendig, når automatisk oppdatering, sjå ovanfor 
                        Tools  ->  Define term lists - (velg liste) - -> Update list
                        -> Add field ->  velg felt frå feltmeny


 
    b2)  Samle referansar i fil og importere den.

             - Samle referansar i ein fil

                Avhengig
av kva for referansedatabase ein bruker. 
              Eks: MathSciNet :
                 Etter søk, to muligheter:

                      1.  Samle referanser og overføre til fil v.hj.a. utklippstavle :
                       
Clipboard under dei aktuelle treff  -> Clipboard-fane overst ->
                             Select format Citations(EndNote) -> Text   ->  File -> Save as  , 
                             Velg filtype  .txt

                   2.  I staden for å bruke utklippstavle kan ein frå ei treffliste:
                            Velge
referanser ved å
  markere i ruter til venstre  ->      
                        Batch Download: Citations(EndNote) ->  Retrieve Marked

                            deretter lagre fil som ovanfor 

                     Merk at Citations(EndNote) medfører at referansane får
                  EndNote- format’,  sjå nedanfor.


            - Importere referansar som er samla i ein fil
            (
Bruker ’importfilter’)

                 Samle referansane i ein fil  (sjå ovanfor) , deretter importere den ved
     
              File -> Import -> Choose file -> Import option  -> [other filters] ->
               (angi format på importfil)  -> Import

      
              NB: bruk ’EndNote Import’ som Import option, dersom filen er lagra i
                     EndNote-format  (som f.eks i MathSciNet)
      

    b3)  Direkte eksport  frå referansedatabaser
         
(Bruker  ’importfilter’)
      
      I enkelte referansedatabaser kan dei to operasjonane ovanfor (Samle 
      referansar og importere dei) , gjerast i ein operasjon, utan mellomlagring
      i fil. Framgangsmåte er avhengig av kva for ref.base ein er i.  Sjå :
      http://www.ub.uib.no/ref-prog/endnote9/import/wos.htm

       Eks. Web of Science: 
            
               Søk i WoS, merke referansar ->
               [ Add to marked list ->  Marked List -> ]
ved oppsamling frå fleire søk
               Export to reference Software ----

      
             (Eksportformat skal ikkje angis, systemet ordnar det automatisk)

       
        BIBSYS Ask: Merk ein eller fleire referansar, Send til EndNote 
                              
              


  b4)  Søke frå EndNote i ref.databaser og importere til  EN-fil
        
(Bruker ’oppkoblingsfiler’ eng. ’Connection files’)
          Aktuelt
når eksport frå katalog/referansedatabase ikkje fungerer.
          Bør ha søkt i basens grensesnitt først, og bestemt aktuelle dokument.

 
        
          Er inne i EndNote, søker i ein referansedatabase derifrå, og plukkar ut
          referansar
som ein vil legge inn i EN- biblioteket
          (Merk: Ved søk på personleg forfattar, velg Personal author-felt)
 
               Tools -> Connect  -> Velge connection file ->
               (EN  søkemeny) ---   -> Search
              
Får treffliste i EN, klikk på dei enkelte treff for å vise innhaldet
               Merk aktuelle treff   ->   Copy references , velg bibliotek

             
For å få tilbake søkeskjerm:
              Kikkert-ikon  -> Velg frå Search-feltet

               Avslutte søk:
               File ->  Close connection/search

      Ulempe: Funksjonaliteten i søkegrensesnittet i EN  kan vere dårlegare
      enn i referansedatabasen.
     

c) Redigere/behandle  EndNote – biblioteket

    c1) Redigere Enkeltreferanse

               Dobbelklikk på referansen i trefflista, redigere -> X

   
c2)  Slette referansar
     
             Merk referanse(r) -> References -> Delete References
                        eller:         -> Detete-knapp    


     c3) Duplikatsjekk

          -
Sette kriteria for duplikatsjekk
               Edit  -> Preferences  -> Duplicates , angi felt for duplikatskekk

      
          -Utføre
duplikatsjekken
             
References -> Find duplicates
               
Får  liste over dublettar.  Kontroller, og evt. slett dublettar
    


    c4) Sortering
 
         
Klikk på aktuell ’knapp’ over oversiktslista,
           eller
, dersom ein ønskjer å sortere på andre felt
:

                
References -> Sort references , velg sorteringsfelt

          
Primær- og sekundær… sorteringsnøklar


    c5) Visning

         
- Velge ut felt som skal visast i  oversiktslista
                   Edit -> Preferences  -> display fields


   
       - Vise alle referansar:
                   References -> Show all references
         
     
    c6) Gjennomgåande endringar av enkeltfelt

         
-
Flytte data frå eitt felt til eit anna, i alle postar:
    
            References -> Change and move fields -> Move fields

           - 
Forandre data i eitt felt, i alle postar
                
 References -> Change and move fields -> Change fields
                  Deretter registrere data som skal inn, osv..


          -
Forandre alle forekomstar av ein gitt tekststreng i alle felt/spesifikke
            felt
,  til ein annen  tekststreng:
                  Edit  ->  Change text,    deretter angi felt, søkestreng og
                  erstatningsstreng


d) Presentasjon av referanser. Stilar

    
Siteringsstil: Definerer korleis ein referanse skal presenterast, f.eks i ei
      referanseliste, og angir  feltrekkefølge, skrifttyper, skiljeteikn, og ’kobling’
      mellom
enkeltreferanse og tekst. 
      Førehandsdefinerte stilar, eks.:  Annotert, Forfattar-dato, Nummerert, …
      Innan kvar stil er definisjon for ulike referansetyper (bok,artikkel,….)
 

       - Sjå tilgjengelege stilar, og evt legge ein stil inn i 
         hurtigmenyen:

  
              Edit -> Output Styles -> Open Style Manager
              Merk av aktuelle stiler , og  -> X

              Alle stilar som er merka av i Style Manager, blir vist i hurtigmenyen
             
              Fjerne stil frå hurtigmenyen: ta vekk merke i Style Manager

       -
Vise ein referanse i ein gitt stil

         
Bestemme stil for visning av referanse:
              Edit -> Output Styles,  Velg aktuell stil
            
Eller: Velg stil frå rullegardinmeny øverst til høgre

          
Vise referanse i den stil som er valgt:
               Tools -> Show preview(/Hide Preview)
              
Eller:  Show preview/(Hide previev)- rute nederst til høgre
          
Der kjem eit ekstra vindu nederst på skjermen
              Klikk på aktuell referanse
           
Referansen blir vist i det ekstra vinduet i den stil som er valgt



e) Bruke biblioteket
  
 - Referansar i Worddokument, m/ tilhøyrande referanseliste

      
- Plukke referansar og generere referanseliste :
           
        
Først velg stil: Ikonet ’Format bibliography og  velg stil
          Deretter:

        
 Ikonet Go  to EndNote -> Merk av referanse(r) ->
             Hente fram  Word frå nederste linje  - > Ikonet  Insert selected citaions 
          
           
Referansen kjem på plass
        

       -  Bestemme eller forandre  stil
             (Kan gjerast  før/under/etter  plukking av referanser)
             
                
Worddokument  ->( Tools  ->  EndNote  ->) Format bibliography
                 Velg stil frå ’With output style     

       - Regenerere referanselista etter  f.eks sletting av referanser i teksta 
                  
                  
Worddokument  -> (Tools  ->  EndNote)  -> Format bibliography
                
                 
Eventuelle referansar i referanselista som det ikkje lenger er referert
                  til i teksta, blir automatisk fjerna

  
- Referansar i LaTeX-dokument, m/ tilhøyrande referanseliste
      
     
BibTeX er eit referansehandteringsverktøy som følgjer med LaTeX.
      Det har funksjonar for å sette referansar inn i LaTeX – dokument
      (slik
EndNote har for Worddokument), men manglar funksjonar for å importere
      referansar frå bibliografiske databaser. Til dette kan ein bruke EndNote som bindeledd.

      Gangen i dette er slik:

       -  Samle referansar i eit EN-bibliotekvanleg måte, som framstilt  ovanfor
       -   Eksportere dei referanser ein ønskjer, til ein eigen ’BibTeX-fil
           Før eksport  skal Label-feltet i referansane utfyllast
           Velg stilen BibTeX Export.
           Filen skal vere type ’txt (frå nedtrekksmeny), og ha ’.bib’ i filnamnet.
       -  Ved ’plukking’ av referansar til LaTeX-dokumentet, skal Labelfeltet
           nyttast

      Meir detaljert:

     
Merk av de referansene du ønsker å eksportere, velg References > Show Selected References
          (hvis du vil eksportere hele innholdet i biblioteket ditt, velg References > Show all references).
          Så får du en liten jobb, for i feltet Label i hver referanse må du legge inn et nummer e.l. (eks: Forfatter-2003-a) som er unikt for denne referansen.
          BibTeX vil ikke virke hvis ikke hver referanse har et slikt unikt kjennemerke.
          Gjør det i et format som er lett å huske og kjenne igjen, så det blir lett å sitere referansene mens du skriver i LaTeX.

          Velg Edit > Output Styles > Open Style Manager, stilen heter BibTeX Export. Merk av denne.
          Velg denne stilen i Edit > Output Styles så den får en hake ved seg.

          Eksporter med File > Export.

          Velg filtype for filen som eksporteres. Den må være Text file (*.txt) for å kunne brukes i BibTeX.

          Gi eksportfilen et navn med '.bib' ending og lagre. Man trenger ikke la BibTeX fila hete det samme som LaTeX fila,
          men
man må spesifisere filnavnet på BibTeX-fila i LaTeX-fila slik: \bibliography{filnavn}
          Merk at filnavnet gis uten .bib tag til slutt.



 

   - Bibliografiar

      Plukke
referansar og legge dei i eit Worddokument i valgt stil:

          
Åpne eit (nytt) Worddokument
            Velg stil (sjå ovanfor) ,
            Merk dei postar som skal inn i biografien
       
            Ctrl C  ->  edit  ->  Copy Formatted
      ????????????????

   - Behandling av tekstdokument som har referansar frå EndNote

      Når
ein har henta referansar frå EndNote-fil til eit word-dokument, vil
       worddokumentet innehalde koblingar til data i EndNote-filen. Når ein
       sender
dokumentet vidare, f.eks for publisering, må desse koblingane vekk,
       slik at berre den reine teksta med tilhøyrande referansar og referanseliste
       blir  sendt.
       Lage eit slikt ’frikobla’ dokument:
             
              Åpne worddokument  ->
             Ikonet ’Remove field codes’ - > File  ->  Save as
              Velg eit anna filnamn, og behold den eksisterande fil  


f) Info om nedlasting av EndNote til lokal PC

   
https://tjinfo.uib.no/program