2006-11-02/Øystein Tødenes
Referansehandteringsverktøyet
EndNote
http://www.ub.uib.no/ref-prog/endnote/

a) Opprette eit bibliotek

File -> New -> Velg mappe -> Lagre
Filen skal ha filtype .enl

b) Legge referansar inn i biblioteket

b1) Registrere enkeltreferansar

References -> New reference, Sett rett type i Reference type
deretter registrere, -> X
Referansen blir då lagra og kjem fram i trefflista
I f.eks forfattarfeltet kan det registrerast mange namn, linjeskift mellom

- Termlister: Hjelp ved registrering til å velge termer som er i
biblioteket frå før (for eksempel forfattarnamn) . Nye termer blir lagt i
termlistene ved registrering/import av nye referanser.

- Oversikt over termlister med innhald:
Tools -> Open term lists ,
Klikk på fanene ’Terms’ og ’List’
Kan legge til/slette termer i ’Terms’ - menyen

- Definere (ny) termliste:
Tools -> Define term lists -> Create list

- Knytte termliste til registreringsfelt for stavekontroll
og automatisk oppdatering :
Tools -> Link term list ->
Angi korresponderande feltnamn og listenamn

- Oppdatere lister mot innhald i biblioteket
Unødvendig, når automatisk oppdatering, sjå ovanfor
Tools -> Define term lists - (velg liste) - -> Update list
-> Add field -> velg felt frå feltmeny


b2) Samle referansar i fil og importere den.

- Samle referansar i ein fil

Avhengig av kva for referansedatabase ein bruker.
Eks: MathSciNet :
Etter søk, to muligheter:
1. Samle referanser og overføre til fil v.hj.a. utklippstavle :
Clipboard under dei aktuelle treff -> Clipboard-fane overst ->
Select format Citations(EndNote) -> Text -> File -> Save as ,
Velg filtype .txt

2. I staden for å bruke utklippstavle kan ein frå ei treffliste:
Velge referanser ved å markere i ruter til venstre ->
Batch Download: Citations(EndNote) -> Retrieve Marked
deretter lagre fil som ovanfor

Merk at Citations(EndNote) medfører at referansane får
’EndNote- format’, sjå nedanfor.


- Importere referansar som er samla i ein fil
(Bruker ’importfilter’)

Samle referansane i ein fil (sjå ovanfor) , deretter importere den ved

File -> Import -> Choose file -> Import option -> [other filters] ->
(angi format på importfil) -> Import

NB: bruk ’EndNote Import’ som Import option, dersom filen er lagra i
EndNote-format (som f.eks i MathSciNet)


b3) Direkte eksport frå referansedatabaser
(Bruker ’importfilter’)

I enkelte referansedatabaser kan dei to operasjonane ovanfor (Samle
referansar og importere dei) , gjerast i ein operasjon, utan mellomlagring
i fil. Framgangsmåte er avhengig av kva for ref.base ein er i. Sjå :
http://www.ub.uib.no/ref-prog/endnote9/import/wos.htm

Eks. Web of Science:

Søk i WoS, merke referansar ->
[ Add to marked list -> Marked List -> ] ved oppsamling frå fleire søk
Export to reference Software ----

(Eksportformat skal ikkje angis, systemet ordnar det automatisk)


BIBSYS Ask: Merk ein eller fleire referansar, Send til EndNote



b4) Søke frå EndNote i ref.databaser og importere til EN-fil
(Bruker ’oppkoblingsfiler’ eng. ’Connection files’)
Aktuelt når eksport frå katalog/referansedatabase ikkje fungerer.
Bør ha søkt i basens grensesnitt først, og bestemt aktuelle dokument.

Er inne i EndNote, søker i ein referansedatabase derifrå, og plukkar ut
referansar som ein vil legge inn i EN- biblioteket
(Merk: Ved søk på personleg forfattar, velg Personal author-felt)

Tools -> Connect -> Velge connection file ->
(EN søkemeny) --- -> Search
Får treffliste i EN, klikk på dei enkelte treff for å vise innhaldet
Merk aktuelle treff -> Copy references , velg bibliotek

For å få tilbake søkeskjerm:
Kikkert-ikon -> Velg frå Search-feltet

Avslutte søk:
File -> Close connection/search

Ulempe: Funksjonaliteten i søkegrensesnittet i EN kan vere dårlegare
enn i referansedatabasen.


c) Redigere/behandle EndNote – biblioteket

c1) Redigere Enkeltreferanse

Dobbelklikk på referansen i trefflista, redigere -> X

c2) Slette referansar

Merk referanse(r) -> References -> Delete References
eller: -> Detete-knapp


c3) Duplikatsjekk

- Sette kriteria for duplikatsjekk
Edit -> Preferences -> Duplicates , angi felt for duplikatskekk

-Utføre duplikatsjekken
References -> Find duplicates
Får liste over dublettar. Kontroller, og evt. slett dublettar


c4) Sortering

Klikk på aktuell ’knapp’ over oversiktslista,
eller, dersom ein ønskjer å sortere på andre felt :

References -> Sort references , velg sorteringsfelt

Primær- og sekundær… sorteringsnøklar


c5) Visning

- Velge ut felt som skal visast i oversiktslista
Edit -> Preferences -> display fields

- Vise alle referansar:
References -> Show all references

c6) Gjennomgåande endringar av enkeltfelt

- Flytte data frå eitt felt til eit anna, i alle postar:
References -> Change and move fields -> Move fields

- Forandre data i eitt felt, i alle postar
References -> Change and move fields -> Change fields
Deretter registrere data som skal inn, osv..


- Forandre alle forekomstar av ein gitt tekststreng i alle felt/spesifikke
felt, til ein annen tekststreng:
Edit -> Change text, deretter angi felt, søkestreng og
erstatningsstreng

d) Presentasjon av referanser. Stilar

Siteringsstil: Definerer korleis ein referanse skal presenterast, f.eks i ei
referanseliste, og angir feltrekkefølge, skrifttyper, skiljeteikn, og ’kobling’
mellom enkeltreferanse og tekst.
Førehandsdefinerte stilar, eks.: Annotert, Forfattar-dato, Nummerert, …
Innan kvar stil er definisjon for ulike referansetyper (bok,artikkel,….)

- Sjå tilgjengelege stilar, og evt legge ein stil inn i
hurtigmenyen:

Edit -> Output Styles -> Open Style Manager
Merk av aktuelle stiler , og -> X

Alle stilar som er merka av i Style Manager, blir vist i hurtigmenyen

Fjerne stil frå hurtigmenyen: ta vekk merke i Style Manager

- Vise ein referanse i ein gitt stil

Bestemme stil for visning av referanse:
Edit -> Output Styles, Velg aktuell stil
Eller: Velg stil frå rullegardinmeny øverst til høgre

Vise referanse i den stil som er valgt:
Tools -> Show preview(/Hide Preview)
Eller: Show preview/(Hide previev)- rute nederst til høgre
Der kjem eit ekstra vindu nederst på skjermen
Klikk på aktuell referanse
Referansen blir vist i det ekstra vinduet i den stil som er valgt



e) Bruke biblioteket

- Referansar i Worddokument, m/ tilhøyrande referanseliste

- Plukke referansar og generere referanseliste :

Først velg stil: Ikonet ’Format bibliography’ og velg stil
Deretter:
Ikonet Go to EndNote -> Merk av referanse(r) ->
Hente fram Word frå nederste linje - > Ikonet Insert selected citaions

Referansen kjem på plass

- Bestemme eller forandre stil
(Kan gjerast før/under/etter plukking av referanser)

Worddokument ->( Tools -> EndNote ->) Format bibliography
Velg stil frå ’With output style’

- Regenerere referanselista etter f.eks sletting av referanser i teksta

Worddokument -> (Tools -> EndNote) -> Format bibliography

Eventuelle referansar i referanselista som det ikkje lenger er referert
til i teksta, blir automatisk fjerna

- Referansar i LaTeX-dokument, m/ tilhøyrande referanseliste

BibTeX er eit referansehandteringsverktøy som følgjer med LaTeX.
Det har funksjonar for å sette referansar inn i LaTeX – dokument
(slik EndNote har for Worddokument), men manglar funksjonar for å importere
referansar frå bibliografiske databaser. Til dette kan ein bruke EndNote som bindeledd.

Gangen i dette er slik:

- Samle referansar i eit EN-bibliotek på vanleg måte, som framstilt ovanfor
- Eksportere dei referanser ein ønskjer, til ein eigen ’BibTeX-fil’
Før eksport skal Label-feltet i referansane utfyllast
Velg stilen BibTeX Export.
Filen skal vere type ’txt’ (frå nedtrekksmeny), og ha ’.bib’ i filnamnet.
- Ved ’plukking’ av referansar til LaTeX-dokumentet, skal Labelfeltet
nyttast

Meir detaljert:

Merk av de referansene du ønsker å eksportere, velg References > Show Selected References
(hvis du vil eksportere hele innholdet i biblioteket ditt, velg References > Show all references).
Så får du en liten jobb, for i feltet Label i hver referanse må du legge inn et nummer e.l. (eks: Forfatter-2003-a) som er unikt for denne referansen.
BibTeX vil ikke virke hvis ikke hver referanse har et slikt unikt kjennemerke.
Gjør det i et format som er lett å huske og kjenne igjen, så det blir lett å sitere referansene mens du skriver i LaTeX.

Velg Edit > Output Styles > Open Style Manager, stilen heter BibTeX Export. Merk av denne.
Velg denne stilen i Edit > Output Styles så den får en hake ved seg.

Eksporter med File > Export.

Velg filtype for filen som eksporteres. Den må være Text file (*.txt) for å kunne brukes i BibTeX.

Gi eksportfilen et navn med '.bib' ending og lagre. Man trenger ikke la BibTeX fila hete det samme som LaTeX fila,
men man må spesifisere filnavnet på BibTeX-fila i LaTeX-fila slik: \bibliography{filnavn}
Merk at filnavnet gis uten .bib tag til slutt.

- Bibliografiar

Plukke referansar og legge dei i eit Worddokument i valgt stil:

Åpne eit (nytt) Worddokument
Velg stil (sjå ovanfor) ,
Merk dei postar som skal inn i biografien

Ctrl C -> edit -> Copy Formatted ????????????????

- Behandling av tekstdokument som har referansar frå EndNote

Når ein har henta referansar frå EndNote-fil til eit word-dokument, vil
worddokumentet innehalde koblingar til data i EndNote-filen. Når ein
sender dokumentet vidare, f.eks for publisering, må desse koblingane vekk,
slik at berre den reine teksta med tilhøyrande referansar og referanseliste
blir sendt.
Lage eit slikt ’frikobla’ dokument:

Åpne worddokument ->
Ikonet ’Remove field codes’ - > File -> Save as
Velg eit anna filnamn, og behold den eksisterande fil


f) Info om nedlasting av EndNote til lokal PC

https://tjinfo.uib.no/program