UiB : UBB : Avd. for forskningsdokumentasjon
Halvveis i konverteringsprosjektet
 

HALVVEGS I HK
Anne Åsmul
Konverteringsprosjektet  



Velædle og velfornemme forsamling!  


Desse høgtidelege orda er henta frå eit katalogkort på eit av dei mange leilighetstrykka vi har her på UB. Dei inneheld talar, gravferds- og bryllaupssongar, menyar, jubileumsprogram osv., og er ein liten del av den mangfoldige gamle hovudkatalogen på kort - til dagleg kalla HK.


Vi har no passert ein milepæl – vi har nådd halvvegs i arbeidet med å legga kortkatalogen inn i den elektroniske katalogen vår, BIBSYS. Vi er ikkje halvvegs i alfabetet, bokstavane har ikkje like mange kort , men ved eit svært gunstig samantreff (eller som eit teikn frå høgare makter??) er akkurat halvvegs i dei 1477 skuffene i alfabetisk katalog skuffen som byrjar med "KULTUR_"!
Og det er vel nettopp det vi held på med – vi sit "midt i kulturen" og tek vare på og synleggjer kulturarv og gjer den meir tilgjengeleg for alle interesserte i heile verda.


Sjølv om mange her har høyrt ein del av dette før litt historie må vi få lov å komme med:
Eit bibliotek er ikkje eit bibliotek utan ein god katalog. Kortkatalogen var i si tid ei genial oppfinning i forhold til katalogar i bokform. Library of Congress starta med kortkatalog i 1881, og Bergens museums bibliotek byrja med sin kortkatalog (seddelkatalog) i 1892. Då fekk nemlig bibliotekar Ellen Brunchorst reise til Universitetsbiblioteket i hovudstaden og i ein månad sette seg inn i "biblioteksvæsen". Ganske nøyaktig 100 år etter, i 1992, byrja Konverteringsprosjektet å registrera korta i BIBSYS.


Seddelkatalogen var i bruk fram til 1967, då vart den nedfotografert og integrert i den noverande HK, som omfattar bibliotekets bokbestand anskaffa frå 1825-1983.
Den alfabetiske delen inneheld vel 1 mill. kort , av desse skal ca 700000 registrerast. Til no er ca 300.000 postar registrert.
Vi registrerer no ca 45 000 postar pr år, dei aller fleste på basis av kort, vi hentar berre fram bøkene når problema blir store.


Bakgrunnen for prosjektet:
UB starta med katalogisering i BIBSYS i 1983, og kortkatalogen vart avslutta. Vi hadde ikkje kapasitet til å overføra denne store katalogen til BIBSYS i tillegg til det daglege arbeidet. Så følgde fleire år med to katalogsystem, ein gamal kortkatalog, og den elektroniske katalogen BIBSYS.
Dei fleste ser vel for seg problema med to katalogar, delvis med heilt ulike oppslagsmetodar.
Databasen var jo mykje lettare å søka i, med fleire søkeinngangar enn kortkatalogen.


Dessutan låg det etterkvart ganske mykje litteratur i databasen som andre bibliotek hadde, men det såg ut som UBB ikkje hadde det,. vi hadde det oftast, men det var registrert i kortkatalogen.


Dette systemet vart altfor tungvint og tidkrevjande. og konverteringsprosjektet starta med det mål å få flest mogeleg av UBs katalogar over i BIBSYS.
Jostein Hauge var ein drivande prosjektleiar, og vi fekk 3 stillingar til dette føremålet.
Vi starta opp med hyllelista for tidsskrifter, ca 23 000 kort. Det var Egil Hamre, dåverande katalogsjef som meinte dette ville vera fornuftig, og det viste seg at dette på alle måtar var ein bra start. Både utlånsavdelingane og tidsskriftkontoret hadde stor glede av dette arbeidet – for utlånet var det ei god hjelp mht. å koma i gang med automatisert utlån, og tidsskriftkontoret skulle starta opp med periodikakontroll i BIBSYS.
Etter dette registrerte vi ein del store instituttkatalogar på Mat.-nat., m.a. Fysisk, kjemisk og matematisk instititt. Dette ga oss god erfaring, og medarbeidarane kom godt inn katalogsystemet.På bakgrunn av desse erfaringane starta vi med friskt mot på den kjempestore HK.


Mange var vel litt skeptiske til at vi skulle gi oss i kast med HK, både på grunn av størrelsen og at den var/er så komplisert og inneheld kort av svært ulik kvalitet. Dessutan var det nødvendig å utvida prosjekttida, men vi fekk med oss styrinsgruppa på at dette ville vi satsa på.

Dei første berekningane gjekk ut på at et ville gå med ca 50 årsverk til å konvertere HK.
Heldigvis ser det ut til at dette talet kjem til å bli omtrent halvert.

Litt om HK:
Det skulle vel i utgangspunktet vera enkelt å skriva av katalogkort, men så enkelt er det nok ikkje.
HK har sine prinsipp og katalogiseringsreglar, som har vorte endra opp gjennom åra, dessutan ein del lokale tilpasningar og variantar, og dette skal inn i BIBSYS , som er ein stor fellesbase med sitt regelverk.
Alfabetet byrjar med Å i HK (å=aa)-og dette er eit gjennomgåande prinsipp - dette er berre eitt
eksempel på kor lett det kan vera å slå opp på feil stad …
Dessutan finst det ikkje tittelinnførslar,
dvs. at ein måtte vite namnet på forfattaren, elles vart det vanskeleg å finna ut om vi hadde boka.

Namneformer og institusjonsnamn er ofte forskjellige frå standardforma i BIBSYS. Dette er berre nokre få eksempel på problem ein må hanskas med.

Korta er som sagt av ulik kvalitet – frå handskrevne i alle slags handskrift, nærast uleselege, utydelege maskinskrevne og gode maskinskrevne kort. Det vart gjort forsøk med scanning, men resultatet blei for dårleg, dvs. at etterabeidet vart for omfattande til at det hadde nokon hensikt.

Eks. på handskreve kort.
Vi må ofte gå til den gamle seddelkatalogen for å tyde kva det eigentleg står.
I tillegg kjem at den reint fysiske plasseringa av bøkene er endra. Vi har laga oppskrifter i fleire omgangar, og stadig dukkar det opp nye ting.
Alle kort blir søkt på i databasen. Finn vi dokumentet, legg vi berre inn våre lokale oppstillings- og klassifiksjonskodar. Dersom det ikkje finst, må alle opplysningar registrerast. Til å byrja med fann vi under 30% av dokumenta i BIBSYS, no har treffprosenten stege til ca 50%.

Vi las korrektur på det vi registrerte i starten, men etterkvart som medarbeidarane har fått erfaring, og blitt svært flinke, har vi stort sett slutta med det. I staden merkar dei kort dei har problem med, og så går bibliotekkarene vidare med det. Heldigvis jobbar vi i eit bibliotek, og har tilgang til bibliografiar og oppslagsverk av ymse slag.

Namneformer er eit kapittel for seg – eks. Krusjtsjov!
Her ligg det store utfordringar til dei som skal registrere!

Vi har hatt diverse andre "nøtter" – bl.a. Bibelen – i alle variantar, og på mange språk,
Ibsen har 4 skuffer – International congress , Kommisjonar og komitear, osv.
Foran oss ligg alt på Norges … og Norsk, Shakespeare, alle universitet …

Vi har vore utruleg heldige fordi vi i dette prosjektet har hatt eit så stabilt personale. Det er takka vere dei at vi er komne så langt i dette arbeidet som vi er i dag. Dei har opparbeida ein solid erfaring, og ser med ein gong dersom noko ikkje stemmer ! Då er det stort sett ein ting å gjera – henta bøkene i magasina. Magasina er eit kapittel for seg – vi har ca 22.000 hyllemeter med bøker, ca 1,5 mill. b.
Magasinarealet er mellom 7-8000 m2, så det er litt av eit areal å leite i! Vi får i alle fall litt trim, og veit meir enn dei fleste kor dei forskjellige samlingane står.
Vi har besøkt og samarbeida med andre konverteringsprosjekt i Oslo og på NBR, og alle har snakka om problemet med opplæring av stadig nye medarbeidarar. Dette problemet har vi heldigvis ikkje hatt.
Dette har nok vore den vesentlegaste årsaken til at arbeidet har gått fortare enn vi hadde rekna med.

Vi har og ein stor fordel av å vera så nær det meste av samlingane – det blir lettare å sjekka problem, og vi ser og på nært hald den store nytten dette arbeidet gir. Eg jobbar jo halv dag i Utlånet, og ser at mykje av det vi registrerer blir bestilt og lånt ut. Vi får også dagleg bestillingar frå inn- og utland på konverterte postar . Utnyttingsgraden av eigne samlingar har stige jamnt og trutt på 90-talet, og vi veit at registreringa av HK har ein del av æra for dette. Dette har gjort sitt til at medarbeidarane våre ser at dei gjer ein nyttig jobb, og at dei har halde ut i dette nokså nitide arbeidet så lenge!

Vi får også stadig tilbakemeldingar frå utlånet og frå andre bibliotek om problem, feil osv.
Vi rettar også opp veldig mange postar i basen, så vi trur vi gjer opp for våre feil, og vel så det!

Innimellom har vi hatt andre oppgåver, bl.a. har vi registrert Lesesal- og referansesamlinga her, og bøkene på Griegakademiets bibliotek, men stort sett har vi halde på med HK.
Med den farten vi no held i prosjektet, reknar vi med å bli ferdig i år 2003.

Det er ikkje berre kjedeleg å registrere gamle kort – her er nokre artige eks.

Vi har hatt god hjelp frå kollegaer når problem har dukka opp – det gjeld fagreferentane, Katalogavd./v. Irmelin., og magasinsjef Bjørn Bagge. Han var dessutan medarbeidar på prosjektet i starten, og han samarbeider vi og med når det gjeld å plukka ut gamle bøker som bør plasserast i samlinga vår av sjeldne gamle bøker. Librar.

Takk også til styringsgruppa, som har støtta oss i det meste, og i alle fall ikkje kan beskyldast for overstyring.

Ikkje minst har vi hatt ein entusiastisk prosjektleiar i Jostein Hauge – vi har alltid kjent at du har stått på vår side, og støtta opp om prosjektet på ein god måte.


Til slutt ei lita rose til våre medarbeidarar, som ein liten takk for godt samarbeid, som vi håpar skal vara lenge enno!! Vi veit at den kompetansen de opparbeider no vil kome til nytte i mange år framover.
 

Takk for oppmerksomheten!
Anne Åsmul
03/05/99

strek
Sist oppdatert 08.06.99