KONVERTERINGSPROSJEKTET,
UNIVERSITETSBIBLIOTEKET I BERGEN

ÅRSMELDING 2001

Medlemmer i Styringsgruppen:

Prosjektmedarbeidere:

Det er 3 faste stillinger direkte knyttet til konverteringsarbeidet.

Aktiviteten hele dette året har i hovedsak vært konsentrert om å videreføre konverteringen av Hovedkatalogen (HK), slik vi hadde planlagt.
I tillegg til dette har vi hatt et lite prosjekt med mini-registrering av eldre Geologibøker for UBBRB.

Personalsituasjonen:

Bjørg Abrahamsen har hatt sykepermisjon fra 23. juli-1. des. Deretter er hun tilbake i aktiv sykemelding (arbeider ca 15 t. pr uke).

Anne Bjørkum Åsmul har verv som prosjektverneombud for ombygging av UBBHF, og dette innebærer en god del møte- og forberedelsestid.

Vi har hatt to vikarer, Tor Øyvind Fosse i ca 5 uker, 7 ½ t. pr uke, og Marit Blytt ca 10 t. pr.uke f.o.m. 05.11.01. Det har dermed vært redusert bemanning dette året, og det har ført til færre registrerte poster enn planen var for 2001.

Utført arbeid:

Antall konverterte poster i databasen: 40 358. Av dette er 24 417 objektposter (dvs. førstegangsregistreringer i databasen). Tallet for 2000 var 48 252, dvs. en liten nedgang i forhold til i fjor. Nedgangen skyldes først og fremst reduksjon i bemanningen, (se under Personalsituasjonen).

Miniregistrerte bøker innen Geologi: 508

Samlet antall registrerte poster: 40 860

Vi syns at tallet er svært bra, i forhold til personalsituasjonen.

Antall gjennomgåtte skuffer i 2001: 154 (dvs. ca 100.000 gjennomgåtte kort).
Målet for 2001 var å konvertere minst 170 skuffer, så personalsituasjonen tatt i betraktning, er dette et resultat vi er svært fornøyd med.

Før postene blir lagt inn i BIBSYS-basen, søker vi både i BIBSYS, NB-brønn og LC-brønn.
Dersom dokumentet fins fra før, registrerer vi bare lokale data. Brønnposter må omarbeides til en viss grad.

Treffprosent: (dvs. at dokumentet finnes i basen fra før) : ca 40 % (2000: 41%)

Vi har nå konvertert ca 85% av HK, og gått gjennom ca 850.000 kort.

Gjenstående arbeid:

Alfabetisk del av HK har 1477 skuffer, nå står det igjen ca 250 skuffer, og med samme personale og stabil framdrift vil dette arbeidet ta ca 1 1/2 år til.

Om arbeidet:

De fleste kort blir registrert på grunnlag av opplysninger på kortet slik planen var. Ca 5-7 kort pr skuff må sjekkes mot bøkene i magasinene. I tillegg må en del av de håndskrevne kortene sjekkes mot originalen i seddelkatalogen.

I juli innførte Bibsys tvungen autoritetskontroll også for konvertert- og miniposter. (Fullkatalogiserte poster har allerede hatt denne kontrollen i noen år). Dette medfører at alle person- og institusjonsnavn blir kontrollert opp mot et autoritetsregister. Det sikrer bedre gjenfinning, men har også medført noe merarbeid i forhold til retting og sjekking av personopplysninger, årstall, etc.

I tillegg til dette arbeidet kommer det stadig rettemeldinger og spørsmål om konverterte poster, både internt og fra andre bibliotek. Disse blir undersøkt og rettet omgående. Vi oppdager også en god del dubletter og feil i basen som vi retter eller gir andre beskjed om. Dette bidrar også til høyere kvalitet i databasen.

Vi bruker i økende grad nasjonalbibliografier og andre bibliografiske baser på Internett til verifisering av bibliografiske opplysninger. Det er også svært nyttig at Norsk bokfortegnelse nå er elektronisk tilgjengelig tilbake til 1921.

Fakta om HK:
Vi startet konverteringen av HK i juli 1994. HK (alfabetisk del) omfatter 1477 skuffer med 600-700 kort i hver skuff, til sammen 1,03 mill. kort (hovedkort, bikort og instituttkort).

Det er ca 700 000 hovedkort (som skal konverteres).

Kortene har svært varierende kvalitet og vanskelighetsgrad. Dokumentene er oppstilt i forskjellige systemer på mange avdelinger, og krever kjennskap til både samlinger og systemer.
Dessuten skal de gamle kortene tilpasses dagens katalogiseringsregler i et stort fellessystem. Lokale løsninger som tidligere var gode nok må nå tilpasses regelverket i BIBSYS.

Effekten av Konverteringen:
Prosjektet er med på å oppfylle bibliotekets strategiske plan om å gjøre mest mulig av Universitetsbibliotekets samlinger elektronisk tilgjengelig.
Vi får stadig tilbakemeldinger om nytten av arbeidet. Eldre ting blir "gjenoppdaget" og utlånt fordi de nå blir søkbare i databasen. Dessuten gir databasen mange flere søkemuligheter enn en kortkatalog.

Konverteringen letter arbeidet i utlånssammenheng, både med verifisering, bestilling, lån, reservering, purring, osv. Vi utnytter egne samlinger bedre, og får på en mer effektiv måte nytte av investeringer som er gjort opp gjennom årene.

I tillegg blir det enklere å ta ut lister på forskjellige samlinger når det er snakk om revisjon, deponering eller kassering.

Informasjon om arbeidet:
Under UBBs sider på Internett blir det månedlig oppdatert hvor langt prosjektet har kommet i HK.

Verv, kurs og faglige aktiviteter:
Her viser vi til oversikt i felles årsmelding for Avdeling for forskningsdokumentasjon.  

   

 

Januar 2002

For Konverteringsprosjektet  

 

Anne Bjørkum Åsmul, Avdelingsbibliotekar