Bruk av FORSKDOK ved UiB pr. juli 2000  

Innhold, tjenester og arbeidsmåter

 

Anne Asserson, Tor Øyvind Fosse og Jostein Helland Hauge

 

Avdeling for forskningsdokumentasjon

Universitetsbiblioteket i Bergen

 

13. juli 2000

 

Innledning......................................................................................................................................................................... 3

1. Fordeling på enhetene........................................................................................................................................... 3

2. Forskjellige publiseringsveier innen fagområdene.......................................................................... 5

Referee-artikler i internasjonale tidsskrift, Kategori A............................................................................................ 6

Dokumentasjon av deltagelse på konferanser, Kat D............................................................................................... 7

Materiale som ikke et utgitt på forlag, Kat C............................................................................................................ 8

Formidling, multimedia og digitale læremidler, Kat X............................................................................................ 8

Publisering ved HF-fakultetet....................................................................................................................................... 9

4. Tjenester...................................................................................................................................................................... 10

5.  Registreringsrutiner og kvalitetskontroll...................................................................................... 11

Støtte til brukerne......................................................................................................................................................... 11

Ettersyn av materiale.................................................................................................................................................... 11

Oppretting av database................................................................................................................................................ 12

6. Problemer knyttet til kvalitetskontroll........................................................................................... 12

Klassifisering.................................................................................................................................................................. 12

7. Problemer ved en formålstjenlig dokumentasjon......................................................................... 13

8. Gode og uheldige sider ved dagens system............................................................................................. 13

Gode sider....................................................................................................................................................................... 13

Uheldige sider................................................................................................................................................................ 13

9. Bruk av data utover statistikk og katalogoversikter............................................................ 14

Konklusjon..................................................................................................................................................................... 15

Innledning

UiB har siden 1993 brukt FORSKDOK til å dokumentere de publikasjoner som produseres og andre resultater av forskning. Fra 1995 har administrasjonen hentet deler av grunnlaget for sin statistikk til både KUF og til den lokale årsmeldingen herfra. FORSKDOK er et nasjonalt tilbud for dokumentasjon av forskning for universiteter og høyskoler og er en del av BIBSYS-systemet. Databasen gir i tillegg til publikasjonsrapportering (FORSKPUB) også mulighet til å dokumentere forskningsaktiviteter/-prosjekter (FORSKPRO). UiB er den enkeltinstitusjon knyttet til FORSKDOK som har flest poster i FORSKPUB-databasen. UiB har ikke satt i gang en organisert prosjektrapportering i FORSKPRO.

Innholdet av FORSKPUB er  primo juli 2000 ca. 92 000 poster. Av disse har UiB ca. 38 000  og NTNU ca. 21 500 poster. UiTø har inngått avtale med BIBSYS, men har ikke startet med forskningsregistrering i FORSKDOK. Resten, rundt 32 500 poster, er fordelt på de vitenskapelige og statlige høgskolene hvorav NLH er den største bidragsyter med ca. 6100 poster. UiO, som også vurderer å ta i bruk FORSKDOK,  har ca. 30 000 poster i eget lokalt system.

 

1. Fordeling på enhetene

Matrisen under viser fordelingen av registrerte poster ved UiB de 6 siste år. Postene er angitt pr. år for hvert fakultet. Resultatdokumentasjonen ved de to største fakultetene (Med.fak. og Mat.-nat.) har hatt en jevn stigning. HF og SV har de siste årene også rapportert vesentlig flere poster enn i årene forut.

 

Figur 1  Tabelloversikt over registrerte poster de 6 siste år

 

Fakultet

1994

1995

1996

1997

1998

1999

Sum

 

 

 

 

 

 

 

 

Med-fak

1284

1408

1226

1590

1486

1310

8223

Odontologi

120

107

114

102

92

111

646

Psykologi

266

351

374

422

354

345

2102

Mat-nat

1371

1017

1366

1679

1598

1465

8486

HF

535

698

713

818

1018

1155

4934

Juridisk

74

63

104

64

102

120

527

SV

469

547

472

621

674

990

3755

Andre

23

21

34

36

39

18

171

 

Figur 2 Samlet publisering pr. fakultet årene 1994-1999

 

FORSKPUBs klassifikasjonssystem har 5 hovedgrupper:

Kategori A. Faglig artikkel, kapittel, leder, anmeldelse, kronikk

            Kategori B. Selvstendig faglig publikasjon utgitt på forlag

Kategori C. Selvstendig faglig publikasjon utgitt av institusjon, forening o.a.

Kategori D. Konferansebidrag, foredrag, gjesteforelesning

Kategori X. Annet faglig resultat

 

Det følgende diagram, figur 3, viser volumet av de samlede postene i hovedkategoriene.  Figur 4 viser et utvalg. Diagrammene gir et bilde av de ulike publiseringsmønstre ved fakultetene.

Faglig artikkel, kapittel, leder, anmeldelse, kronikk (Kategori A): Figur 6 og 7 viser den store variasjonen mellom fakultetene når det gjelder volum av registrerte poster i A-kategorien, herunder mengden av  referee-artikler.

Konferansebidrag  (Kategori D): Figur 8 viser at det ut fra de rapporterte postene i databasen er stort sett  lik representasjon av kategorien ved de fire fakultetene: Med.fak, Mat.-nat., HF og SV.

Kategoriene Rapporter, Gradsarbeider (Kategori C): Kategori C  viser i likhet med kategori D varierende grad av rapportering fra de enkelte miljøene. Figur 9 gir en oversikt over materiale som ikke er underkastet referee-behandling.

X-kategorien (Annet faglig resultat): Denne kategorien har også lav rapportering. Dette er en samlekategori, jf. figur 10.

Figur 3 Samlet antall poster for 1999

 

2. Forskjellige publiseringsveier innen fagområdene

Postene i databasen viser at de forskjellige fakulteter og fagområder benytter ulike publiseringsveier. Matrisene og diagrammene tar for seg noen grupper av poster for å vise eksempler på dette.

 

Figur 4 Ulike publiseringsmønstre på fakultetene.

 

Prosenttallene i fig. 4 gjelder de enkelte fakultetene og UiB som helhet. Vær oppmerksom på at det her kun er de nevnte grupper publiseringer som er sammenlignet. F.eks. har Odont.fak.100% referee-artikler, men dette utelukker ikke andre typer publiseringer som ikke er med i denne oversikten (f.eks. konferansebidrag).

Referee-artikler i internasjonale tidsskrift, Kategori A

Matrisen henter tall fra A11 Internasjonale artikler med referee-ordning.

 

Figur 5 Internasjonale referee-artikler 1994-1999. Totalvolumet

 

Fakultet

1994

1995

1996

1997

1998

1999

 

 

 

 

 

 

 

Med-fak

623

576

524

544

539

564

Odontologi

65

44

42

49

47

37

Psykologi

52

91

82

77

69

60

Mat-nat

392

364

439

395

463

425

HF

31

48

36

38

35

37

Juridisk

0

1

1

0

1

0

SV

38

38

47

48

57

57

Andre

3

0

0

1

3

1

 

 

Med.fak og Mat.-nat. har det største volumet i denne kategorien. Figur 6 gir et grafisk oversyn som dekker alle fakultetene.

 

Figur 6 Grafisk oversikt  over internasjonale referee- artikler, Kat A11

 

 

Figur 7 A11 Internasjonale referee-artiker fra fakulteter med få bidrag

 

Dokumentasjon av deltagelse på konferanser, Kat D

Diagrammet gir en oversikt over konferansebidrag, posters og foredrag. Det skilles mellom internasjonal/norsk og med/uten skriftlig bidrag. Norske konferanser omfatter også fagmøter. Samlegruppen "Andre" er overveiende uten skriftlig bidrag og består av gjesteforelesninger, populærvitenskapelige foredrag og uspesifiserte bidrag.

 

Figur 8 Oversikt over konferansebidrag, posters og foredrag 1999

Materiale som ikke et utgitt på forlag, Kat C

Databasen inneholder en del materiale som ikke er utgitt på forlag og som da heller ikke har gjennomgått den kvalitetssikring dette medfører. Utgiver er som oftest det enkelte institutt. Graden av kvalitetssikring internt vil variere. Dette gjelder i hovedsak for rapporter/-kapitler i rapporter, kompendier. Kategori C inneholder også dr.grader og hovedfags- og masteroppgaver, men de er ikke tatt med i oversikten nedenfor.

 

 

Figur 9 Materiale som ikke er publisert på forlag (unntatt gradsarbeider)

 

Formidling, multimedia og digitale læremidler, Kat X

Som det fremgår av matrisen under, er X-kategorien en samlekategori. Det største volum finner vi på formidling, herunder Deltagelse i radio- og TV-program.

 

Figur 10 Oversikt over X-kategorien
Fakultet

Med.

Mat.nat

HF

Psyk.

Odont

Jur.

SV fak.

 

 

 

 

 

 

 

 

X11 Lydmateriale (lydbånd, plate, CD m.v.)

0

1

93

0

0

0

2

X12 Billedmateriale (foto, diasserie, film, video, multimediaprodukt   m.v.)

4

15

23

1

0

2

2

X13 Dataprogram

1

12

21

5

0

1

0

X14 Demonstrasjon av dataprogram

0

2

1

0

0

0

 

X15 Deltagelse i radio/TV-program av faglig/populærvitenskapelig karakter

48

28

248

14

0

0

52

X99 Annet faglig resultat

7

5

22

12

4

0

34

 

I gruppen dataprogram er det bl.a. dokumentert en del digitale læremidler, særlig innen HF-fagene. (bl.a. støtteprogrammer for språkundervisning). I X99 rapporteres virksomhet som faller utenfor de øvrige kategoriene i dagens situasjon, f.eks. arbeid som referee i vitenskapelig tidsskrift. Et av problemene med X-kategorien er at feltene for registrering ikke er godt nok tilpasset objektene som skal registreres. Dette gjelder både formidlingstiltak og mediebruk. Det arbeides med en ytterligere detaljering og utvidelse av denne kategorien i BIBSYS.

 

For øvrig er det grunn til å tro at X-kategorien har en god del under-rapportering.

I den etterfølgende matrisen er mediedelen av X-kategorien trukket ut.

Figur 11 Lyd, bilde og dataprodukter fra X kategorien for 99

Fakultet

X11, lyd

X12, bilde

X13, data

Sum

Psykologi

0

0

4

4

Mat-Nat

0

2

2

4

HF

18

3

1

22

SV

1

10

1

12

Publisering ved HF-fakultetet

For å illustrere publiseringsveiene er det laget en oversikt over publiseringsmønsteret ved et enkelt fakultet. HF er brukt som eksempel nedenfor. Som figur 4 viser, er publiseringskulturen ved HF helt forskjellig fra en del andre fakulteter, jf. fig 4.

 

Figur 12 Antall poster for deler av kategoriene A, B og C

Publikasjonstype

  1994

1995

1996

1997

1998

1999

Tidsskriftartikler med referee

31

48

37

30

36

70

Øvrig i tidsskrift (norske, nordiske med og uten referee-ordning)

178

246

250

261

309

169

Bøker

72

73

64

61

65

61

Kapitler i bøker

116

126

144

175

183

158

Rapporter og deler av slike

25

24

40

54

11

54

 

Figur 13  Grafisk oversikt over publisering ved HF årene 94-99

4. Tjenester

Hovedtjenestene som tilbys våre brukere, er registrerings-grensesnitt, web-oversikter og papirkataloger. Videre tilbyr FORSKDOK en egen søkeside og statistiske oversikter. For å gi instituttene og fakultetene en løpende oversikt over fremdriften i registreringsarbeidet, har vi laget en egen grafisk fremstilling av det registrerte volum med en sammenligning med totalvolumet året før. Dette har også vist seg å være et nyttig motiverende element. Det vises til http://www.fou.uib.no/reg/index.html

 

Registreringsgrensesnittet er web-basert og gir mulighet for å rette poster. Ved sletting av poster må avdelingen kontaktes (i dagens situasjon). Registrerings-grensesnittet er etablert og blir driftet av BIBSYS.

 

Web-oversikter gir en oversikt over resultater/publikasjoner ved hver enhet, og disse kan søkes frem pr år på fakultetsnivå eller pr. enhet. Det er tilrettelagt noen enkle sorteringsfunksjoner; valg av år, forfatter, kategori. Videre om man vil ha hele posten som ligger i databasen presentert, eller om man ønsker kortform i et standardformat eller såkalt Vancouver-format. Dette er tilleggstjenester som avdelingen har etablert og drifter.

 

Oversiktene er lagt til rette slik at de kan lenkes opp til de forskjellige enhetenes hjemmesider. En hel del av instituttene har lenke til oversikten. Denne tjenesten har imidlertid midlertidig vært ute av funksjon da produksjonsprogrammene våre ikke er blitt justert i henhold til FORSKPUBs nye kategoriangivelser.

Som en midlertidig løsning har en mulighet til å få vist en oversikt over registrerte poster for 1999 tatt fra BIBSYS' web-søk for FORSKPUB . Ulempen er at postene kommer i den rekkefølge de er registerert, med begrenset mulighet for presentasjon av et større antall poster. Forfatterne fremkommer heller ikke samlet i oversikten. (Ordinært Websøk har nylig fått sorteringsmulighet, men fortsatt vises bare tjue og tjue poster.)

 

Enhetene kan selv ta ut oversikter fra de tilrettelagte web-sidene (i den grad de finnes). Med.fak. gir hvert år ut en oversikt på papir. Dette har man gjort i over ti år. De medisinske fakulteter har sine egne kategorier, og ved å opprettholde disse kan man anvende tversgående statistikk på det medisinske materialet.

 

Katalogen tilbys lagt til rette både for papir eller som et html-dokument. katalogene sorteres etter institutt og noen steder med underenheter. Se http://www.fou.uib.no/katalogbest/index.html  Selve katalogen hentes fra FORSKPUB, men etterarbeidet med å tilrettelegge denne for trykk i Latex gjøres av vår avdeling. De enkelte fakultetene gis bl.a. mulighet til å ta med i katalogen kun et begrenset antall av de kategorier som er brukt ved registreringen .

 

Det har her jevnlig vært problemer  for oss fordi våre programmer for katalogproduksjon må omskrives ved hver endring i FORSKPUB som gjøres av BIBSYS. Vi viser til  punkt 6 og 8.

 

Statistikk er tilgjengelig fra FORSKPUBs hjemmeside http://wgate.bibsys.no/forskdok/prog/statistikk/statistikk.cgi?bdb-file=velgstat.bhtml&instnavn=Universitetet+i+Bergen,+UiB&instid=02000000 . I løpet av registreringsperioden har miljøene, som nevnt over, fått et tilbud fra oss om å få vist en registeringsstatistikk, hvor det fremkommer hvor mye som er registrert for den enkelte avdeling pr. år eller over flere år http://www.fou.uib.no/cgi-bin/diverse/fd_stat.pl.

 

Det er også utarbeidet lokal årsmeldingsstatistikk http://www.fou.uib.no/stat/  for årene 1995-98.

5.  Registreringsrutiner og kvalitetskontroll

Fra en i starten sterkt varierende oppslutning om registrering og avlevering av materiale (i 1993), har vi i år sett at FORSKDOKs web-grensesnitt med mulighet for oppdatering har ført til en betydelig økning av registreringsaktiviteten. Det er i alt registret vel 5300 poster for 1999 pr. juli 2000.

 

Det aller meste av registreringen i år har foregått via web. Registratorer har vært sluttbrukere, kontaktpersoner ved instituttene, men fremdeles er en del registrering utført i vår avdeling. Avdelingen har således hjulpet med registreringen på 5 større institutter, dvs. med totalt ca 1000 poster.

 

Den følgende oversikten er basert på statistikk fra FORSKDOK/BIBSYS. Tallene representerer personer som enten har registrert seg som sluttbrukere eller kontaktpersoner som har brukt web-grensesnittet. Pga. av det nye grensesnittet med mulighet for oppdatering direkte på web, måtte alle brukerne registreres på nytt. Alle tallene er fra 1999-registreringen.

 

Figur 14 Oversikt over personer som har registrert materiale i BIBSYS i 1999

 

Antall personer som kun har registrert seg som bruker

488

 

Antall personer som har registrert en post

67

 

Antall personer som har registrert mellom 2-10 poster

136

 

Antall personer som har registrert mer enn 10 poster

76

 

 

Antall personer som er registrert som bruker i FORSKDOK

767

 

FORSKDOK har et telnet- og et web-grensesnitt.

Det er kun mulig å slette poster via telnet, men brukerne kan oppdatere egen poster via web-grensenittet. I tillegg til bruken på vår avdeling, er det  fremdels kontaktpersoner ved noen få institutter som bruker telnet-grensesnittet. Med de mulighetene som finnes i dag for å endre poster og med de forbedringer som er annonsert av BIBSYS, bl.a. sletting av poster i web-grensesnittet, ser det ut til at de fleste funksjoner ved telnet-versjonen vil bli ivaretatt gjennom web-løsninger. BIBSYS har da også varslet utfasing av telnet-grensesnittet og utfører ikke lenger utvikling her.

Støtte til brukerne

Den praktiske støtten til fagmiljøene har fra avdelingens side forflyttet seg fra registrering til brukerstøtte og veiledning i tillegg til korrektur. Korrekturen er knyttet til sjekking av tomme felt, navneformer med mer.

Ettersyn av materiale

Når det gjelder vårt etterarbeid med registreringene og våre produkter, har vi endret opplegget noe. Tidligere har vi tilrettelagt oversikter lokalt over institutter/fakulteter, med noen enkle presentasjonsvalg, f.eks. år, kategori, forfatter. Videre har man kunnet velge mellom Vancouverformat, kort- eller fullpost-visning. Nå gir web-grensesnittet i FORSKDOK brukerne mulighet å hente frem postene i web-søk. Endringer foretas i web-grensesnittet. Dette er det samme som for registrering. Når søkeresultatet er mange poster, er ikke dette hensiktsmessig.

Web-grensenittet har ennå ikke slettemuligheter slik at brukerne må kontakte avdelingen vår for å få slettet postene.

Oppretting av database

Vi finner at FORSKDOKs nye presentasjonsgrensesnitt og muligheten til å foreta  web-søk bringer frem flere  svakheter ved databasen, så som manglende søkbare felt og forskjell i navneformer. Dette er svakheter som lenge er blitt påpekt overfor BIBSYS.

6. Problemer knyttet til kvalitetskontroll

Det er en rekke problemer knyttet til kontroll av data. Tiden fra rapporteringsslutt til ferdigstilling av data for KUF-statistikk er kort og setter krav til kvalitetssikring i alle ledd i prosessen.

 

Når det gjelder rene dubletter og feilregistrerte poster, er dette arbeid som avdelingen påtar seg å rette opp.

 

Klassifisering av postene tar tid, og det er ofte vanskelig å vite om et tidsskift er norsk eller nordisk. Videre om tidsskriftet er internasjonalt med eller uten referee-ordning. Dette må vi samarbeide med enhetene om, og det går mye tid til å validere poster. Det er dessverre varierende interesse ved enhetene når det gjelder å etterse egne data.

 

Kvalitetskontrollen av data foregår på flere måter. Her gis to eksempel på hvordan det kan foregå. Et av HF-instituttene ønsket å kvalitetssikre sine poster for årsmeldingen. Det skjedde siste år pr. telefon ved at kontorsjef fra instituttet gjennomgikk de aktuelle poster ved hjelp av web-oversikter og telefonkontakt med vår avdeling. Postene var riktignok begrenset til ca 200, og på kort tid ble problemer avklart og postene rettet opp/slettet on line.

Et stort fakultet som Det medisinske fakultet med ca 1500 poster pr. år lar kontroll og korrektur skje via det lokale forskningsutvalget. Man deler korrekturbunken i to og deretter går to av medlemmene i utvalget gjennom materialet. Avdelingen har til nå foretatt opprettingene i basen, men dette er et arbeid som vi på sikt må overlate til fakultetet.

Klassifisering

Alle postene i databasen er merket i forhold til et klassifikasjonssystem. Dette gjør det mulig å hente frem ulike typer oversikter.

 

Det medisinske fakultet ønsker, som nevnt i punkt 4, å bruke en intern klassifikasjon i tillegg til dem som systemet tilbyr, noe som de har gjort de siste 10 år. Denne klassifiseringen brukes av de andre medisinske fakultetene også, og gir mulighet for en jamførbar oversikt over tid. Fakultetet ønsker sine egne kategorier påført postene, spesielt i katalogene. Når FORSKPUB endrer sine kategorier, må vi i Bergen også justere våre egenutviklede programmer som bl.a. brukes til katalogproduksjon på Web/papir for våre fagmiljøer. Dette har de siste årene ført til betydelige problemer for oss, bl.a. slik at etterspurte tjenester ikke lenger kan gis uten omprogrammering.

7. Problemer ved en formålstjenlig dokumentasjon

Som allerede vist, er det ved UiB i dag svært ulike publiseringskulturer. Ytterpunktene er HF og Med.fak/Mat.-nat. Det er derfor ikke noen overraskelse at ikke alle brukere finner at klassifiseringen passer dem. Som et eksempel kan nevnes at HF-miljøene ønsker å kunne registrere en artikkelsamling. Denne kategorien finnes ikke i dag. Videre har Grieg-akademiet problemer med å kunne registrere et partitur (arrangementer/komposisjoner), medvirkning ved CD-innspillinger og lignende. Det samme gjelder medvirkning i konserter arrangert av instituttet, og medvirkninger i konserter (inkl. radio/TV og lignende) utenfor instituttet hvor man i dag er henvist til å  dokumentere i 99-kategorien, dvs. kategorien "Annet".

8. Gode og uheldige sider ved dagens system

FORSKDOKs brukere representerer institusjoner som er svært forskjellige, både i størrelse og dokumentasjonstradisjoner. UiB er den institusjon med flest poster. Det andre ytterpunktet representeres av mange statlige høyskoler, som ofte kun legger inn noen hundre poster hvert år. Svakheter ved systemet får større konsekvenser jo større datavolumet er. Videre er registreringsporteføljen noe forskjellig. For 99-registreringen har FORSKDOKs  nye grensesnitt for registrering blitt brukt av oss, og vi har følgende kommentarer til det:

Gode sider

Fra høsten 1999 tilbyr BIBSYS et web-grensensitt for FORSKDOK hvor opplysningene som registreres, også  kan oppdateres. Dette har vært avgjørende for at vi har kunne skyve registreringen ut til kontaktpersonene og sluttbrukerne ved enhetene. Videre kan man umiddelbart ved endt registrering få fremvist posten på web. Her kan man søke videre på samme forfatter eller medforfatter og sjekke institusjontilhørighet og navneform. Systemet gir mulighet for uttak av statistikk på forskjellige nivåer. Det er også laget program for å ta ut en KUF-statistikk, men denne passer ikke for store institusjoner.

 

FORSKDOK driftes av BIBSYS. En av de medarbeidere som arbeider med FORSKDOK i Trondheim, har som hovedoppgave å  samarbeide med brukerinstitusjonene, og dette har de siste par årene forbedret samarbeidsmulighetene betydelig.

Uheldige sider

Systemet oppleves forskjellig alt etter hvilket  materiale det er  som skal registreres. Som en av de største brukerne finner vi svakheter med systemet, både med hensyn til funksjonalitet og manglende innholdsfelt.

 

Når det gjelder registrering, gjør strukturen i databasen det vanskelig å gjenbruke og vedlikeholde data. Ved endring av navneform eller institusjonstilknytning må hver post rettes opp. Ved bl.a. web-søk er det nødvendig med en enhetlig navneform. Videre er det begrensete autoritetslister. Web-applikasjonen FORSKPUB er tidkrevende å arbeide seg gjennom. Grensesnittet krever hyppig bruk av mus og ved registrering av mange poster blir dette et problem.

 

Fremhenting og sorteringsmuligheter via web er også utilfredsstillende. Det finnes kun begrensede trefflister på websøk. Det tilbys ikke referanseformat som eks. Vancouver-formatet. Det mangler kobling mellom prosjekt/publikasjon og vice versa, og det er ikke mulig å lenke en post til andre poster. Dette har som resultat at man ikke kan angi om en artikkel er en del av et dr.gradsarbeid.

 

Som basis for vår lokale  tjenesteproduksjon fungerer katalogene som import-filer til våre interne programmer. Så godt som enhver endring i katalogoppsettet fra FORSKDOK skaper derfor vanskeligheter og ekstraarbeid for oss, slik som nevnt ovenfor. Det har også vært et problem at slike endringer ikke alltid har vært annonsert på forhånd.

 

Videre er det over tid fremmet en hel rekke endringsforslag fra oss og gjennom den nasjonale referansegruppen som det tar uforholdsmessig lang tid å utføre. Vi viser  til oversikten over endringsforslag og feilmeldinger på http://www.bibsys.no/forskdok/endrforsl.htm

 

9. Bruk av data utover statistikk og katalogoversikter

Det kan være interessant å vite om forskere innen samme fagområde publiserer i et begrenset antall tidsskrifter eller om man finner en stor spredning når det gjelder publiseringsveier. For å kunne si mer noe om dette, er det nødvendig å ha en pålitelig registrering av tidsskifter. Dette vil kreve en hjelpeliste ved registrering som gir registrator støtte ved angivelse av informasjon om tidsskiftene, så som ISSN, full og forkortet navneform med mer. I dag er de data som blir registrert, ofte mangelfulle. Vår avdeling har vurdert å utarbeide detaljerte lister over de tidsskifter som forskerne ved UiB publiserer i. En slik liste ville være å se på som et autoritetsregister som alle ved UiB brukte ved angivelse av tidsskrift-referanser. Listen ville være dynamisk ved at nye tidsskrifter stadig kommer til etter hvert som forskerne ved UiB publiserte artikler i dem.

 

Komplette og kvalitetssikrede tidskriftdata vil kunne gi grunnlag for mange interessante analyser av de publiseringsveiene som tas i bruk av forsker-personalet ved UiB.

 

Det kan her nevnes at det i løpet av det siste året har vært et samarbeid mellom vår avdeling og NIFU der slike pilot-studier har stått i fokus. Vi viser til artikkelen av Dag W.Aksnes og Johanne Revheim: ’The Application of CRIS for analysing research output – problems and prospects’, CRIS2000, Helsinki, mai 2000. http://www.cordis.lu/cris2000/src/product.htm

 

I denne artikkelen blir det bl.a. vist med grunnlag i et utvalg FORSKPUB-data fra UiB i hvilket omfang forskere ved vår institusjon publiserer i tidsskrifter som inngår i den internasjonale databasen, ISI, som bl.a. blir brukt ved beregning av såkalte "impact factors", se nedenfor. Denne databasen omfatter ca 8000 internasjonale tidsskrifter. Pilotstudien bygde på et studium av 2324 artikler fra årene 1997 og 1998 hentet fra en totalmengde på ca 11 100 innførsler i FORSKPUB for de aktuelle årene.

 

Studien viste som forventet at UiB-forskerne innen de medisinske og naturvitenskapelige fagene fag publiserer i tidsskrifter som inngår i databasen ISI, mens dette ikke er tilfelle i de humanistiske og samfunnsvitenskapelige fagene. Dette kommer både av at det er relativt få tidsskrifter innen de sistnevnte fagene som er opptatt i ISI-basen, men skyldes også at forskningen innen disse fagene er mer nasjonalt og nordisk orientert og nytter andre medier enn de internasjonale tidsskriftene i sin forskningsformidling.

 

Avdelingen vil i tiden som kommer, fortsette sin kontakt med NIFU om de analysemuligheter som våre datakilder åpner for.

 

Figur 15 Oversikt over den prosentvise dekning i ISI databasen inne de forskjellige fagområdene


 

Impact factor, jf. ovenfor, er et internasjonalt brukt mål for den vitenskapelige bruken av en artikkel, som baserer seg på antall siteringer av den i andre tidsskifter. Det medisinske fakultet har i år bedt om at det blir utarbeidet en oversikt over impact factors basert på de fem artikler som er publisert i de tidsskifter som i 1999 hadde den høyeste impact factor. I katalogen har fakultetet på dette grunnlag ønsket å få utarbeidet en rangering over instituttene. Rangeringen foreligger i publikasjonsoversikten fra fakultetet fra 1999.

Konklusjon

UiB har gjennom FORSKPUB fått etablert en noenlunde dekkende oversikt over de publikasjoner m.m. som er utarbeidet av forskere ved UiB siden 1992/93. Tiden fra et arbeid er ferdig til det dokumenteres i FORSKPUB er imidlertid fremdeles for lang. Det kan gå inntil ett år fra arbeidet er klart for publisering til opplysningene finnes i FORSKPUB, selv om forskerne har muligheter til å registrere sine arbeider i FORSKPUB hele året. Det er derfor et mål å få etablert rutiner og en registreringskultur slik at postene kommer tidligere på plass i basen.

 

En viktig forutsetning for en øket interesse og en mer kontinuerlig registreringsaktivitet er at det tilbys et grensesnitt for registrering og søk som er godt tilrettelagt for våre brukere, enten de er forskere eller kontaktpersoner på et institutt med registreringsoppgaver for forskerne. Det er bl.a. et mål gjennom tett kontakt med de ulike brukergrupper å kunne tilby en kategorisering av publikasjoner og andre fag- og forskningsarbeider slik at de fullt ut tilfredsstiller de behov og synsmåter som finnes i våre forskningsmiljøer. En videre utbygging av produkter og tjenester er også viktig, ikke minst slike som bygger på bruk av web.

 

Gjennom mer utstrakt bruk av autoritetsregistre vil registreringsarbeidet kunne lettes og kvaliteten bedres. Dette vil også kunne gjøre databasen brukbar for viktige analytiske studier.

 

Blant annet av de grunner som ovenfor er nevnt, har vår avdeling p.t. under utvikling en prototype av et nytt lokalt dokumentasjonssystem. Systemet skal samvirke med FORSKDOK, men gi bedre effektivitet og kvalitet i det lokale dokumentasjonsarbeidet. Samtidig vil systemet gjøre det mulig å samkjøre ulike aktiviteter knyttet til forskningsdokumentasjon/-informasjon som vi driver/vil sette i verk, herunder en sammendragstjeneste for hovedfags- og doktorgradsarbeider og en elektronisk fulltekst-tjeneste.