UNIVERSITETET

I OSLO

 

 

 

 

 

Overordnede krav og føringer for

systeminnhold i et

forskningsdokumentasjonssystem for

Universitetene, vitenskapelige høgskoler og høgskolene

 

 

 

Notat utarbeidet av styringsgruppen for samordnet utvikling av institusjonenes forskningsdokumentasjonssystem.

 

onsdag, 28. april 1999

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sekretariat:

Universitetet i Oslo

Seksjon for forskningsadministrasjon

Postboks 1072 Blindern

0316 Oslo

Sekretær: Jens Petter Madsbu

j.p.madsbu@sv.uio.no

t: 22 85 44 35/f: 22 85 43 73


Innhold

Innhold........................................................................................................................................................................................ 3

Sammendrag................................................................................................................................................................................ 4

1.        Innledning........................................................................................................................................................................ 5

2.        Forhistorie - ulike initiativer........................................................................................................................................... 6

2.1.   Fellesinitiativer – Innstillingen “Felles nasjonalt system for forskningsdokumentasjon”.................................... 6

2.1.1.       Høringsrunden – hovedkonklusjoner og sentrale føringer...................................................................... 6

2.2.   Andre nasjonale initiativ og aktører – to-nivåmodellen............................................................................................. 6

2.2.1.       Norges Forskningsråds innspill.................................................................................................................... 6

2.2.2.       NSDs referansegruppe................................................................................................................................... 6

2.2.3.       Arbeidsgruppe for DBH................................................................................................................................. 7

2.3.   Situasjonen på institusjonsnivå..................................................................................................................................... 7

2.4.   Andre relevante aktører................................................................................................................................................... 8

2.4.1.       NIFU.................................................................................................................................................................. 8

2.4.2.       BIBSYS.............................................................................................................................................................. 8

2.4.3.       RBT - Riksbibliotektjenesten......................................................................................................................... 8

3.        Oppfølging av innstillingen - oppnevning av styringsgruppe og arbeidsgruppe................................................ 9

3.1.   Oppnevning av styringsgruppe..................................................................................................................................... 9

3.2.   Oppnevning av arbeidsgruppe....................................................................................................................................... 9

4.        Systeminnhold – prinsipper og konklusjoner........................................................................................................... 10

4.1.   Målgruppe for systemet – de ulike brukernes behov............................................................................................... 10

4.1.1.       Brukergruppe 1 - Forskere............................................................................................................................ 11

4.1.2.       Lokale brukere - datafangst til lokalt nivå.................................................................................................. 11

4.1.3.       Nasjonale brukere - datafangst til nasjonalt nivå..................................................................................... 12

4.1.4.       Andre brukergrupper.................................................................................................................................... 12

4.2.   Systeminnhold................................................................................................................................................................ 13

4.2.1.       Overordnete krav og føringer...................................................................................................................... 13

4.2.2.       Dekningsgrad, informasjonsomfang og datakvalitet............................................................................... 13

4.2.3.       Ambisjonsnivået........................................................................................................................................... 14

4.2.4.       FoU-begrepet................................................................................................................................................. 14

4.2.5.       Personopplysninger...................................................................................................................................... 15

4.2.6.       Resultatopplysninger................................................................................................................................... 15

4.2.7.       Aktivitetsopplysninger................................................................................................................................ 16

4.2.8.       Innholdselementer og prosjektbegrepet.................................................................................................... 16

4.2.9.       Formidling....................................................................................................................................................... 17

4.3.   Avgrensning mot andre dokumentasjonssystemer.................................................................................................. 17

4.4.   Rutiner for datafangst og kvalitetssikring.................................................................................................................. 18

4.4.1.       Prinsipper for kvalitetssikring...................................................................................................................... 18

4.4.2.       Ansvarlig enhet............................................................................................................................................. 18

4.4.3.       Redaktøransvar.............................................................................................................................................. 18

4.4.4.       Autoritetslister og konsistenssjekk............................................................................................................ 18

5.        Gjenstående avklaringer............................................................................................................................................... 19

 

Figurliste

Nasjonale aktører innenfor nasjonale dokumentasjonssystemer:................................................................................... 7

Institusjoner som registrerer i BIBSYS.................................................................................................................................. 7

Situasjonen ved de øvrige institusjonene............................................................................................................................. 7

Brukergupper for nasjonalt forskningsdokumentasjonssystem..................................................................................... 11

Personopplysninger............................................................................................................................................................... 15

Resultatopplysninger............................................................................................................................................................. 15

Aktivitetsopplysninger.......................................................................................................................................................... 16

Eksempler på prosjektopplysninger................................................................................................................................... 17


Sammendrag

Dette er første notat i en serie på 3 notater utarbeidet av styringsgruppen for samordnet utvikling av institusjonenes forskningsdokumentasjonssystem, som tar for seg ulike deler av utviklingsarbeidet med et felles nasjonalt forskningsdokumentasjonssystem for Universitetene og Høgskolene. Det blir i det følgende gjort rede for overordnede krav og føringer når det gjelder systeminnholdet i et forskningsdokumentasjonssystem, herunder avklaring omkring brukere og kvalitetssikring.

 

·         De ulike brukertypenes forhold til og rolle overfor et forskningsdokumentasjonssystem synes langt på vei avklart

4 ulike brukergrupper for systemet defineres: primærbrukeren (registrator), lokale brukere, nasjonale brukere og andre brukere. Notatet beskriver hvilke krav og forventninger hver av fire brukergruppene kan tenkes å ha til et forskningsdokumentasjonssystem.

·         Det foreligger et forslag til standardiserte krav til systemet

Systemet skal inneholde data om forskningsaktiviteter og –resultater, samt formidlingsdata der disse dataene er relatert direkte til forskningsvirksomhet. Det foreligger også konkretiserte forslag til innholdselementer

·         Status for utvikling av en kompetansemodul er avklart

Utvikling av en egen kompetansemodul stilles midlertidig i bero.

·        Det er sett nærmere på bruk av FoU-begrepet

Det anbefales at den internasjonalt autoriserte definisjon av FoU følges, og at man tilrettelegger for registrering av andre faglige aktiviteter etter den modell som NIFU har benyttet istedenfor å operere med et utvidet FoU-begrep.

·         Forholdet til formidling

Et forskningsdokumentasjonssystem, slik det er beskrevet her, skal ikke være et formidlingsverktøy i og for seg, men ha relevante kategorier for formidling der det er relatert til forskningsvirksomhet.

·         Det er gjort rede for anvendelsen av aktivitetsbegrepet, herunder problemer knyttet til anvendelse av prosjektbegrepet og ambisjonsnivå

Det er anbefalt at informasjon som knyttes til det enkelte prosjekt minimaliseres, særlig når det gjelder detaljert informasjon om ressursbruk. Dette berører også problematikken knyttet til ambisjonsnivå. Det bør likevel være mulig å kunne angi omfanget av ressursinnsats, både økonomisk og personalmessig.

·         Det er sett nærmere på forholdet mellom kravene til et fremtidig system for forskningsdokumentasjon og til andre systemer, spesielt økonomisystemer

Det bør prioriteres høyt at sentrale kjernedata som registreres i ett system ikke også registreres i et annet system.

·         Det er presentert rutiner og krav til kvalitetssikring i systemet

Systemet må inneholde tekniske kvalitetssikringsrutiner: bruk av autoritetslister og standardisering av feltdefinisjoner og et enkelt brukergrensesnitt for øvrig. Konkretisering av løsningene på dette må avklares i den mer tekniske delen av utviklingsarbeidet 

 

Data bør kvalitetssikres gjennom en redaktøransvarlig ved institusjonen. Redaktøransvaret kan knyttes til den administrative linjen ved fakultetene, men det kan også vurderes hvorvidt ansvar bør knyttes til valgte organer.

 


 

1.    Innledning

Dette notatet oppsummerer arbeidet som er gjort innenfor samordnet videreutvikling av Informasjonssystem for forskningsdokumentasjon ved U&H-institusjonene. Notatet presenterer utviklingen i arbeidet, sentrale diskusjoner, samt resultater av arbeidet. Det pågående arbeidet med utviklingen av institusjonenes forskningsdokumentasjonssystem vil også bli vurdert i forhold til andre relevante nasjonale aktiviteter innenfor utvikling av systemer for forskningsdokumentasjon og –informasjon.

 

Notatet skal presentere en omforenet forståelse og anvendelse av ulike elementer som skal inngå i felles forskningsdokumentasjonssystem for institusjonene. Målgrupper, prinsipper for anvendelse av FoU-begrepet, rutiner for kvalitetssikring, forståelse av et aktivitetsbegrep og ambisjonsnivå er noen eksempler på temaer som behandles i notatet.

 

Det gjøres også rede for prinsipper for registreringsrutiner og –enheter, samt hvilke konsekvenser dette vil få for design av selve systemet. Data  som samles inn skal gjøres tilgjengelig i et åpent system, og skal dekke lokale og nasjonale rapporteringsbehov. Systemet skal dekke behov som antas å gjelde for den enkelte forsker, og dekke alle relevante rapporteringsbehov lokalt og nasjonalt. Systemet skal samtidig kunne levere data ut over det rent rapporterings- og dokumentasjonsmessige. Det er et uttalt mål at data bare skal legges inn én gang, og det må sørges for transportmuligheter for data mellom forskjellige systemer.

 

Det er fruktbart å skille mellom et dokumentasjonssystem for forskning og et informasjonssystem for forskning. Når vi i det følgende snakker om et dokumentasjonssystem for forskning er det et system som skal dokumentere institusjonenes virksomhet innenfor forskning, gjennom systematisk registrering av forskningsresultater og –aktiviteter. Et slikt system vil kunne gi sentrale bidrag til en institusjons totale informasjonssystem for forskning. Et informasjonssystem vil hente data fra ulike vitenkilder/databaser, og når det gjelder forskningsdata, vil et forskningsdokumentasjonssystem, slik det blir beskrevet her, stå sentralt som leverandør av data.


 

 

2.    Forhistorie - ulike initiativer

2.1.                     Fellesinitiativer – Innstillingen “Felles nasjonalt system for forskningsdokumentasjon”

Koordineringsutvalget for “Program for utvikling av universitetenes driftssystemer” oppnevnte 24.10.94 en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å legge frem et begrunnet forslag til felles innholdselementer i de fremtidige systemer for forskningsdokumentasjon, som skal brukes ved norske universiteter og vitenskapelige høgskoler. Koordineringsutvalgets utgangspunkt var et ønske om å få utredet rammene for et felles system som både kunne dekke institusjonenes eget behov for dokumentasjon og samtidig gi et systematisk og sammenlignbart datagrunnlag for rapportering til eksterne instanser på nasjonalt nivå. Arbeidsgruppen la frem sin innstilling “Felles nasjonalt system for forskningsdokumentasjon” i januar 1996.

 

Koordineringsutvalget nedsatte i samråd med Norges Forskningsråd, en referansegruppe til å forestå en bred nasjonal høring, slik arbeidsgruppen hadde anbefalt. Referansegruppen (heretter kalt RG) bestod av følgende medlemmer:

·         Hans Martin Fagerli, Det norske høgskolerådet (biblioteksjef, Høgskolen i Oslo)

·         Knut Fægri, Det norske universitetsråd, leder (prorektor, Universitetet i Oslo)

·         Terje Krogh, Koordineringsutvalget (økonomidirektør, NTNU)

·         Birger Kruse, spesialrådgiver, Norges forskningsråd.

Rådgiver Olaug Kristine Bringager ved Universitetet i Oslo ble oppnevnt som sekretær, for gruppen.

 

2.1.1.         Høringsrunden – hovedkonklusjoner og sentrale føringer

Innstillingen Felles nasjonalt system for forskningsdokumentasjon ble sendt ut på høring våren 1997. RG fikk i oppgave å utarbeide et høringsbrev med angivelse av hvilke spørsmål det især var ønskelig å få synspunkter på, foreta en oppsummering av høringsinstansene vurderinger og fremme forslag til videre behandling av saken. Det ble særlig bedt om synspunkter på forslag til rutiner for innlegging av data (kfr innstillingens avsnitt 4.4) og forslag til hoveddeler i systemet, herunder særlig forslaget om utvikling av en kompetansemodul (kfr innstillingens kapitel 5). En oppsummering av høringsuttalelsene forelå for Koordineringsutvalget 31.10.1997, og er vedlagt dette notatet (vedlegg 1). Oppsummeringen er meget omfattende og berører mange og sentrale problemområder. Noen av momentene har gitt sentrale føringer for det videre arbeidet:

·         institusjonene skal selv ha ansvaret for primærregistreringen av egen forskningsvirksomhet

·         kvalitetssikringen skal skje på lokalt nivå, og data skal periodisk transporteres til en nasjonal fellesdatabase

·         systemet skal baseres på at primærregistrering av data inn i systemet kan utføres av den enkelte forsker selv

·         samarbeid om koordinering av nødvendig utviklingsarbeid igangsettes snarest, av en egen gruppe, som på vegne av involverte institusjoner tar ansvaret for gjennomføring og koordinering med utviklingsarbeidet på nasjonalt nivå (nivå 2, se under)

 

2.2.                     Andre nasjonale initiativ og aktører – to-nivåmodellen

Parallelt med arbeidet med institusjonenens, har det foregått utviklingsarbeid innenfor forskningsdokumentasjon på nasjonalt nivå.

 

2.2.1.         Norges Forskningsråds innspill

Norges Forskningsråd ble i brev av 14. november 1994 fra KUF bedt om å fremlegge et forslag om etablering av en norsk on-line database med informasjon om igangværende norsk forskning. Forskningsrådets forslag til videreføring og utbygging av et nasjonalt system for dokumentasjon av forskningsvirksomhet ble oversendt departementet 26.05.1997. Forskningsrådet foreslo etter en vurdering av aktuelle utviklere at det ble etablert en nasjonal prosjektdatabase for informasjon om igangværende norsk forskning, og vurderte det slik at NSD skulle være den fremtidige operatør av denne databasen og dermed også få ansvaret for å utvikle videre det eksisterende forskningsprosjekt-informasjonssystemet for dette formålet.

 

Videre foreslo Forskningsrådet at datainnsamlingen til denne databasen ble organisert slik at den baserer seg på (lokal) registrering av informasjon ved de forskningsutførende institusjonene (nivå 1) og periodisk eksport av data fra institusjonenes databaser til nasjonal database (nivå 2). Denne ”to-nivå modellen” bygger på at institusjonene selv har ansvar for systematisk registrering, kvalitetssikring og vedlikehold av informasjonen om egen forskningsvirksomhet. Dette er i samsvar med innstillingen til Koordineringsutvalget og fikk bred tilslutning fra institusjonene i høringsrunden (jfr. ovenfor).

 

Forskningsrådet foreslår det videre en rollefordeling og et samspill mellom Forskningsrådet og Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste (NSD) på nasjonalt nivå og de forskningsutførende institusjonene på nivå 1. En sentral forutsetning for det videre arbeidet med et forskningsdokumentasjonssystem er at det skjer en dialog mellom de ulike aktørene innenfor feltet forskningsdokumentasjon og –informasjon.

 

KUF fulgte i brev av 22.10.97 NFRs anbefaling, og ba Forskningsrådet om å videreføre oppbyggingen av databasen i tråd med forslaget og brevet av 26. mai 1997. KUF anbefalte bla. at repporten Felles nasjonalt system for forskningsdokumentasjon ble fulgt i det videre arbeidet.

 

2.2.2.         NSDs referansegruppe

Som følge av forslaget fra Forskningsrådet er ansvaret for utvikling av et nasjonalt system for forskningsdokumentasjon lagt til NSD. I tillegg er det blitt oppnevnt en referansegruppe som skal ha rådgivende funksjoner i forbindelse med utviklingsarbeidet. Referansegruppen har medlemmer fra aktuelle aktører innenfor begge nivåer. Det heter i notat fra NSD om utviklingen av systemet:

 

Ut frå innstillingane i saka (…) er målsetjinga for det nasjonale systemet å gje ei breiast mogeleg dekning av pågåande forskingsaktivitet og forskingsproduksjon i Norge. Systemet skal produsere strukturerte data om åpen (ikkje-konfidensiell) forsking innan universitetssektoren og dei offentlege høgskulane, samt forsking elles som er heilt eller delvis finansiert over offentlege budsjett. Systemet kan også dekke aktivitet i private organisasjonar som ønsker å delta. Systemet skal dekke både prosjektorganisert og “fri” forskingsaktivitet (i den grad det er ønskeleg og praktisk mogeleg). Den nasjonale databasen skal ikkje vere eit direkte administrativt system, men skal innehalde data av ein slik kvalitet at det kan nyttast til statistikkproduksjon og koplingar mot andre relevante datakjelder (t.d. det nasjonale doktorgradsregisteret, DBH, styringssystema ved universiteta, FORISS o.l.).

 

Videre gjør notatet greie for at NSD vil forholde seg til to-nivå modellen, og at det legges opp til tre ulike strategier for å ivareta dette:

a)       “tradisjonell” modell, der data blir registrert i lokale databaser, og eksportert og levert i filformatet NSD definerer for datautveksling, NSD leverer på samme måte oppdateringer av bakgrunnsdata til de lokale basene

b)       “peer”-modell, der det settes opp systemer for massiv replikasjon mellom lokale og sentrale databaseservere

c)       “sentralitets”-modell, der primærbrukerne registrerer direkte inn i NSDs forskingsdatabase.

 

NSDs referansegruppe legger modell a) til grunn i det videre arbeidet i første omgang, og vil konsentrere arbeidet om utvikling av datamodell og datautvekslingsformat. NSD ser det videre som en oppgave å bidra med og vedlikeholde autoritetsregistre innenfor ulike områder.

 

NSD foreslår at følgende hovedgrupper av data skal inngå i systemet:

·         Aktivitetsdata (prosjekt) – skildring av forskingsaktivitet klassifisering etter fag/disiplin, emneord osv..

·         Organisasjonsdata – involverte personer, institusjoner, samarbeidspartnere, finansieringskilder osv.

·         Resultat – i første rekke litteratur, patenter, skildring av andre typer produksjon.

2.2.3.         Arbeidsgruppe for DBH

Ved siden av Forskningsrådets referansegruppe for nasjonal koordinering er det også i brev av 21.12.1998, satt ned en arbeidsgruppe i regi av KUF som skal vurdere forskningsdata i database for statistikk om høgre utdanning (DBH). Arbeidsgruppen består av medlemmer fra de forskningsutførende institusjoner, NIFU, NFR og KUF. Sekretariatsfunksjonen er lagt til NSD. Det vil være et viktig mål for institusjonenes forskningsdokumentasjonssystem at systemet utvikles slik at det gir mulighet for uthenting av  aktuelle data og forskningsstatistikk til DBHs forskningsdatabase.

 

 

1.       Nasjonale aktører innenfor nasjonale dokumentasjonssystemer:

Aktør

Medlemmer (institusjoner)

Funksjon/oppgave

Informasjonssystem for forskningsdokumentasjon

ved U&H-institusjonene (IFO)

Universitetene

Vitenskapelige høyskoler

Høgskolene

Utvikle et system for primærregistrering av forsknings­informasjonsdata ved institusjonene (nivå 1)

Referansegruppen for nasjonalt system for dokumentasjon av forskningsvirksomhet

KUF

Forskningsrådet

Norsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste

 

Utvikle et nasjonalt system for dokumentasjon av forskningsvirksomhet, basert på data innsamlet ved de forskningsutførende enheter (nivå 2)

Arbeidsgruppe i regi av KUF

Universitetene, Høgskolene, NIFU, Forskningsrådet, KUF

Arbeidsgruppens skal vurdere forskningsdata i DBH, som skal indikere omfang og kvalitet ved forskningen

 

2.3.                     Situasjonen på institusjonsnivå

Situasjonen fram til i dag når det gjelder forskningsdokumentasjon i nasjonal forstand har i stor grad vært preget av ukoordinert utvikling. Lokale initiativ ved både universiteter og høgskoler har vært igangsatt, med ulik grad av koordinering. Dagens situasjon synes likevel preget av at institusjoner som dokumenterer resultater av forskning (publikasjoner), i all hovedsak benytter BIBSYS-systemet FORSKDOK. Systemet inneholder en modul for registrering av resultater (hovedsakelig forstått som publikasjoner) – FORSKPUB,  og en modul for registrering prosjekter – FORSKPRO. Det må påpekes at den vesentligste del av registreringen av poster i de to nevnte modulene har skjedd de siste 3 – 4 årene, dvs. etter at det ble tatt et nasjonalt initiativ for å utvikle et fellessystem for forskningsdokumentasjon. Det kan dermed hevdes at denne situasjonen helt klart indikerer institusjonenes reelle behov for systemer som kan dokumentere forskningen.

 

Som oversikten nedenfor viser, registrerer 20 av Høgskolene regelmessig publikasjoner i FORSKPUB, alle de vitenskapelige høgskolene, og to av universitetene. Universitetet i Oslo benytter en lokal variant av BIBSYS’ FORSKDOK-modul, som i all hovedsak er kompatibel med BIBSYS-modulen FORSKPUB. UiO har foreløpig ikke funnet det formålstjenlig å konvertere sine data til BIBSYS på grunn av systemets manglende funksjonalitet knyttet til web-basert redigering av poster og tilgangskontroll/eierskap til postene. Den eksisterende Telnet-oppkoplingen gir mulighet for både passordkontroll og redigering av egne poster, men via et lite tidsmessig brukergrensesnitt. 

 

Vi skal i vårt senere arbeid komme tilbake til vurdering av BIBSYS’ FORSKDOK-modul, men nøyer oss nå med å registrere at modulen er relativt omfattende benyttet blant de norske FoU-institusjonene:

 

Institusjoner som registrerer i BIBSYS

BIBSYS -

FORSKDOK:

·         FORSKPUB, 66 380 poster, 38 institusjoner

·         FORSKPRO: ca. 2000 poster, 20 institusjoner

 

FORSKPUB:

20 Høgskoler        - 8000 poster

Vitsk. H.skoler      - 6000 poster

UiB                         - 31000 poster

NTNU                    - 21000 poster

Øvrige                   - 2000 poster

 

Situasjonen ved de øvrige institusjonene

UiO

·         Digitalt bibliotek

·         ForskDok

UiOs ForskDok er kompatibelt med BIBSYS’ system, men kjøres lokalt. Inneholder i underkant av 20000 poster.

UiTø

 

Ikke konkrete initiativer før nå: ønsker å etablere et Digitalt bibliotek etter modell av UiO

 

Den beskrevne situasjonen viser at mens en rekke institusjoner som nevnt har kommet et godt stykke på vei når det gjelder resultatregistrering av forskningen, kan det ikke vises til tilsvarende initiativ når det gjelder registrering av forskningsaktiviteter. FORSKPRO-modulen i BIBSYS er med sine 2000 poster ikke i noen grad tilsvarende benyttet som FORSKPUB-modulen. Det er også vanskelig å vurdere i hvilken grad den pågående registreringen er koordinert med nasjonale rapporteringsbehov, og i hvilken grad de ulike modulene er utviklet med tanke på de mer generelle behov for dokumentasjon av forskningen som et forskningsdokumentasjonssystem for institusjonene er ment å skulle ivareta. NSD forskningsdatabase omfatter data om alle prosjekter finansiert av 3 av Forskningsrådets områder. I tillegg inneholder den data fra en del andre institusjoner og historiske data fra alle de tidligere forskningsrådene.

 

2.4.                     Andre relevante aktører

 

2.4.1.         NIFU

Norsk institutt for studier av forskning og utdanning (NIFU) er kunnskapsprodusent og sentral premissleverandør for norsk forsknings- og utdanningspolitikk gjennom statistikk, utrednings- og forskningsvirksomhet. Virksomheten omfatter FoU-statistikk, ressursanalyse og studier av forskningspolitikk, høyere utdanningsinstitusjoner, studieforhold og studentgjennomstrømning. NIFU har statistikkansvaret for universitets- og høgskolesektoren og instituttsektoren, mens Statistisk sentralbyrå har ansvaret for næringslivet. Innenfor universitets- og høgskolesektoren gjennomfører NIFU en totalundersøkelse for FoU-virksomheten. NIFU sammenstiller dataene fra Statistisk sentralbyrå og egne undersøkelser til den totale FoU-statistikken for Norge. Statistikken utarbeides på bakgrunn av OECDs retningslinjer, den såkalte Frascati-manualen, og inngår i denne organisasjonens, såvel som EUs og UNESCOs internasjonale forskningsstatistikk.

 

Med utgangspunkt i statistikk og indikatorer fra vitenskap og teknologi har NIFU i samarbeid med Statistisk sentralbyrå og STEP-gruppen utarbeidet rapporten Det norske forsknings­systemet - statistikk og indikatorer 1997. Rapporten er utgitt og finansiert av Norges forskningsråd, og NIFU har hatt det redaksjonelle ansvaret. Det skal foreligge en ny versjon av denne rapporten i 1999.

 

Ved siden av FoU-statistikk har NIFU data og statistikk om vitenskapelig personale og forskere ved universiteter, høgskoler og forskningsinstitutter. NIFU har også kjøpt databaser med bibliometriske indikatorer (publisering og sitering i internasjonale tidsskrifter). NIFU har nedlagt et omfattende arbeid i kvalitetssikring av data. Det meste av informasjonen fra NIFU består i tradisjonelle papirbaserte publikasjoner. NIFU har ikke en tilsvarende utbygget Internet (www)-tjeneste, som for eksempel NSDs DBH-database. Informasjon om FoU-sektoren består av statiske tabeller og figurer, og de nyeste er to år gamle. Det kan synes som om NIFU har et stort potensiale for å utvide sine www-tjenester, særlig med tanke på de omfattende dataene institusjonen besitter.

 

2.4.2.         BIBSYS

I RGs anbefaling til oppfølging av det videre arbeidet med å utvikle et forskningsdokumentasjonssystem, heter det at det enten forut for eller som et første ledd i dette arbeidet bør ut fra en selvstendig vurdering av det system BIBSYS tilbyr pr i dag og det potensialet som ligger i systemet (herunder en kost-nytte-vurdering) foretas en avklaring av BIBSYS’ rolle i utvikling og ferdigstilling av et dekkende system for institusjonene og en koordinering av utviklingsarbeidet.

 

Det er blitt avholdt et eget møte i styringsgruppen (dato) der BIBSYS’ forskningsdokumentasjon i FORSKDOK-modulen ble bredt presentert for styringsgruppen. Styringsgruppen bestemte på bakgrunn av denne orienteringen at en videre avklaring av BIBSYS rolle i utviklingen skal taes opp igjen ved vurdering av potensielle leverandører av teknisk løsning. Institusjonenes forhold til BIBSYS i dag er presentert ovenfor.

 

2.4.3.         RBT - Riksbibliotektjenesten

RBT er direkte underlagt KUF. RBTs hovedformål ved opprettelsen var at det skulle bidra til å bygge ut, effektivisere og koordinere den vitenskapelige og faglige biblioteks- og dokumentasjonstjeneste. Det overordnede målet for RBT er å lette tilgangen til ”dokumentasjon og faglig informasjon for brukere i forskning, høgre utdanning, helsevesen, forvaltning, næringsliv og annet yrkesliv”.

 

I NFRs brev til KUF refereres det til Riksbibliotektjenesten (RBT), men uten at det fremgår om man tenker seg at denne skal spille en rolle, eventuelt hvilken, innen rammen av den modell som er forutsatt for den samlede dokumentasjonsvirksomheten.

 


3.    Oppfølging av innstillingen - oppnevning av styringsgruppe og arbeidsgruppe

 

3.1.                     Oppnevning av styringsgruppe

I tråd med RGs anbefaling om at det skulle nedsettes en egen gruppe som skulle sørge for at utviklingsarbeidet av et forskningsdokumentasjonssystem ved institusjonene ble iverksatt, vedtok Koordineringsutvalget på møte 8.12.1997 at RG ble oppnevnt til styringsgruppe. Styringsgruppen ble senere utvidet med flere representanter med dokumentasjonsfaglig kompetanse, samt med observatører fra NSDog NIFU.

 

Styringsgruppen har hatt følgende medlemmer:

·         Professor Knut Fægri, leder, Universitetet i Oslo

·         Økonomidirektør Terje Krogh, NTNU

·         Bibliotekleder Hans Martin Fagerli, Høgskolen i Oslo

·         Spesialrådgiver Birger Kruse, Norges forskningsråd

·         Prosjektleder Jostein Hauge, Universitetet i Bergen

·         Seksjonsleder Egil Kallerud, NIFU (observatør)

·         Direktør Bjørn Henrichsen, NSD (observatør)

Som sekretær for utvalget ble rådgiver Olaug Kristine Bringager, Universitetet i Oslo oppnevnt. Hun ble avløst av førstekonsulent Jens Petter Madsbu, Universitetet i Oslo i september 1998.

 

I tråd med de anbefalinger som ble gitt i høringsuttalelsene, skulle styringsgruppen konsentrere seg om følgende hovedoppgaver:

·       ferdigstille forslag til standardiserte krav til datainnhold i en forskningsmodul (aktiviteter og resultater) som er praktisk implementerbare og tilfredsstillende også for overføring av data til nasjonalt nivå

·       avklare status for forsøk på utvikling av kompetansemodul i andre systemer

·       se nærmere på problemstillinger knyttet til bruk av et vidt FoU-begrep og fremme forslag til hvordan man kan differensiere på en tilfredsstillende måte mellom aktiviteter innen forskning, utvikling og formidling

·       se nærmere på registreringsenhet for aktivitet, herunder problemer knyttet til prosjektenheten og sikre konsistens i forhold til nasjonal database ved NSD

·       se nærmere på forholdet mellom kravene til et fremtidig system for forskningsdokumentasjon og til andre systemer når det gjelder registrering av ressursinnsats i forskning

·       utforme standardiserte krav til rutiner for kvalitetssikring og -kontroll ved institusjonene, herunder organiseringen av faglig redaktøransvar og avklaring av spørsmål knyttet til eiendoms- og bruksrett med utgangspunkt i primærregistrering ved den enkelte forsker.

 

Styringsgruppen har tatt opp disse temaene til bred diskusjon og gjennomgang i perioden mars 1998 – september 1998. Hovedmomentene i styringsgruppens utredninger innenfor de ulike temaene presenteres i seksjon 4, sammen med de konklusjoner og oppsummeringer utredningene har ført til.

3.2.       Oppnevning av arbeidsgruppe

Styringsgruppen bestemte i møte 3.9.1998 å nedsette en arbeidsgruppe som skulle fokusere på å avklare innholdselementene i et forskningsdokumentasjonssystem bygd på de prinsippvedtak og det forarbeidet som var gjort i styringsgruppen. Arbeidsgruppen skulle i denne omgang ikke fokusere på de tekniske sidene ved systemet. Arbeidsgruppen ble satt sammen av representanter fra U & H sektoren, og bestod av:

·         Førstekonsulent Jens Petter Madsbu, UiO (koordinator)

·         Førstekonsulent  Anne Asserson, UiB

·         Førstekonsulent Reinert Grammeltvedt, UiTø

·         Universitetsbilbiotekar Arild Søntvedt, NTNU

·         Hovedbibliotekar Jens Vindvad, Høgskolen i Telemark

·         Universitetsbibliotekar Astrid Alfnes, Norges Landbrukshøgskole

·         Forsker  Terje Bruen Olsen, NIFU

·         Rådgiver  Terje Sande, NSD

 

På grunn av den strenge tidsrammer fant arbeidsgruppen det nødvendig å foreta en streng prioritering av arbeidsoppgavene, og isolerte følgende konkrete oppgaver:

·         avklaring rundt innholdselementer

·         avklaring rundt prosjektbegrepet – grenseflate mot økonomidata

·         avklaring rundt kvalitetssikring og kvalitetssikringsrutiner

 

Også resultatene av arbeidsgruppens arbeid inngår i presentasjonen i seksjon 4 nedenfor.

 


4.    Systeminnhold – prinsipper og konklusjoner

Styringsgruppens utredninger og diskusjoner, sammen med arbeidsgruppens utredninger, har dekket følgende hovedtemaer som vi mener innfanger de viktigste problemstillingene:

·         Målgruppe for systemet – de ulike brukernes behov

·         Registrering i systemet - primærbrukeren

·         Lokale brukere - datafangst til lokalt nivå

·         Nasjonale brukere - datafangst til nasjonalt nivå

·         Øvrige brukere av et forskningsdokumentasjonssystem

·         Systeminnhold

·         Overordnete krav og føringer

·         Dekningsgrad, informasjonsomfang og datakvalitet

·         Ambisjonsnivået

·         FoU-begrepet

·         Personopplysninger

·         Resultatopplysninger

·         Aktivitetsopplysninger

·         Innholdselementer og prosjektbegrepet

·         Formidling

·         Avgrensning mot andre dokumentasjonssystemer

·         Rutiner for datafangst og kvalitetssikring

·         Prinsipper for kvalitetssikring

·         Ansvarlig enhet

·         Redaktøransvar

·         Autoritetslister og konsistenssjekk

 

Styringsgruppen har også diskutert problematikk knyttet til eiendomsrett til data, men har valgt å ikke gå nærmere inn på problematikken i dette notatet. Styringsgruppen ser det slik at denne problematikken vil kreve utredning av mer allmen juridisk karakter, og således falle utenfor styringsgruppens kompetanse.

4.1.                     Målgruppe for systemet – de ulike brukernes behov

Vi kan snakke om fire hovedtyper brukere eller målgrupper for et forsknings­dokumenta­sjons­system ved institusjonene. Vi skal i det følgende drøfte hvilke krav og forventninger hver av disse fire brukergruppene kan tenkes å ha til et forskningsdokumentasjonssystem.


Brukergupper for nasjonalt forskningsdokumentasjonssystem

Brukere

Bruks- og ansvarsområde

Sentrale momenter

Brukergruppe 1

Forskere

Registrering

Egen rapportering

Profileringsvirksomhet

Krav til brukergrensesnitt og enkel funksjonalitet for øvrig

En-gangs registrering

Relevante rapporter

Brukergruppe 2

Lokale brukere egen institusjon

Kvalitetssikring av data

Rapportering fra institusjonen

Profilering

Strategiutarbeidelse

Alle relevante data om forskningsresultater og
-aktiviteter fra ett system

Fastlegging av redaktøransvar

Brukergruppe 3

Eksterne brukere

nasjonalt nivå

Nasjonal rapportering

Strategi- og planarbeid

Synliggjøring

Analyse

Internasjonalt samarbeid

Behov for koordinering mellom systemene mht. datafangst til nasjonalt nivå

Brukergruppe 4

Andre brukergrupper, studenter, bibliotek, media, skole, næringsliv

Formidling

Undervisning

Samarbeid

Åpent system, tilgjengelighet, formidlingspotensiale for dataene. Grensesnitt for presentasjon må være godt og relevant.

 

 

4.1.1.         Brukergruppe 1 - Forskere

Systemet skal gi forskerne anledning til å registrere alle hovedtyper av vitenskapelig virksomhet og alle hovedtyper av vitenskapelige resultater, og derved bidra til synliggjøring av egen forskningsinnsats, samt bidra til å forenkle forskningsrapporteringen ved at det kun skal være nødvendig å rapportere én gang om samme aktivitet og resultat, som oftest én gang pr år.

 

Høringsuttalelsene viser at institusjonene - nesten uten unntak – ser mange fordeler ved at enkeltforskeren har ansvar for primærregistreringen og anbefaler at dette prinsippet legges til grunn. Det fremheves at ordningen vil være kostnadseffektiv, bidra til kvalitetssikring ved at den som registrerer data inn i systemet samtidig er den som sitter ”nærmest” dataene som registreres, redusere dobbeltregistrering og muliggjøre oppdatering. De fleste finner grunn til å understreke at det er visse forutsetninger og krav som da må knyttes til systemet og til rutiner for kontroll og kvalitetssikring, bla. at:

·       brukergrensesnittet må være enkelt og brukervennlig.

·       hjelpefunksjoner må ligge online i systemet, sammen med nødvendig dokumentasjon

·       rutinene for innlegging må være klare, for eksempel ved at tidspunkter for når systemet skal være oppdatert er knyttet til institusjonenes rapporteringsfrister eller lignende

·       rutiner for uthenting av data for primærbrukerens eget behov må dekkes gjennom relevant rapportgenerering

·       omfanget av data som skal registeres må vurderes nøye, slik at nødvendig datafangst dekkes, samtidig som det ungås å spørre etter opplysninger som ikke er av absolutt nødvendighet

·       selve systemet må kunne gi viktige bidrag til standardiseringen og kvalitetskontroll (bla ved forhåndsdefinerte valg og bruk av autoritetsregistre)

·       gode kvalitetssikringsrutiner, bl.a.  gjennom fastlegging av redaktøransvar

·       forskerens eierskap til egne poster må sikres, og det må sørges for enkle rutiner for oppdatering av innlagte poster

·       adgang til kontinuerlig registrering, dvs slik at man kan registrere opplysningene om aktiviteter og resultater når det passer best

 

Systemet bør utformes slik at det ikke skal være nødvendig med spesiell opplæring av brukerne for å kunne ta systemet i bruk (ikke forutsette kunnskap ut over det som i dag kan sies å være generelle forventninger om kompetanse fra brukere av moderne datasystemer). Videre må primærbrukeren kunne gjøre nytte av dataene som han eller hun selv har registrert, også ut over rene rapporteringsfunksjoner. Generering av relevante rapporter, kopling mot referansesystemer eller –verktøy og automatiske CV-produksjon er eksempler på tjenester rettet mot primærbrukeren. Forskere bør også ha muligheten til å skreddersy egne rapporter etter behov, utfra et sett av forhåndsvalg. Oppdatering av egne poster bør være uproblematisk, gjennom en enkel og sikker tilgangskontroll til postene.

 

Det bør videre være mulig å legge inn og lagre personopplysninger i en ”personprofil”, der dataene registreres automatisk ved nyregistrering av resultater og aktiviteter. Dessuten forutsettes det (naturligvis) at datainnleggingen/registreringen er skjermbasert og enkel, og at forhåndsdefinerte inndelinger (autoritetslister) benyttes så langt dette er mulig og fruktbart.

 

 

4.1.2.         Lokale brukere - datafangst til lokalt nivå

Eksempler på lokal bruk av data kan være at systemet skal gi:

·         samarbeidspartnere, nasjonalt og internasjonalt

·         et konsistent og sammenlignbart datamateriale om fagarbeid og resultatformer innen institusjonen

·         den faglige og administrative ledelse et detaljert oversyn over fakultetets/ institusjonens samlede faglige produksjon, bl.a. som grunnlag for strategisk planlegging

·         muligheter for enkel aggregering av nøkkelinformasjon og rapportuttak

·         datagrunnlag for å foreta egenevaluering og sammenligning med andre fakulteter/institusjoner ved at datagrunnlaget ved de ulike enheter er konsistent bygd opp

·         forenkling når det gjelder ekstern rapportering og dataeksport

·         ny, lett tilgjengelig informasjon om den fagkompetanse som institusjonen besitter også med tanke på eksternt/næringsrettet forskningssamarbeid

·         bibliotek og informasjonsavdelinger en bedre oversikt over virksomheten ved egen institusjon

 

Store deler av institusjonenes lokale rapporteringsbehov forventes å ligge opp mot de nasjonale rapporteringsbehovene, slik det i realiteten også er i dag. Samtidig vil en rekke opplysningstyper primært ha lokal verdi, f.eks. som grunnlagsdata til bruk i et lokalt ledelsesinformasjonssystem eller en felles databrønn, slik at de kan være tilgjengelig for institusjonenes årsrapporter og andre typer av formidlingsdata.

 

Dokumentasjon av institusjonenes virksomhet blir stadig viktigere i en situasjon preget av ressursknapphet og –press, og et forskningsdokumentasjonssystem bør inneholde data som kan benyttes i en slik dokumentasjonssammenheng. Markedsføring av institusjonens virksomhet er også relevant i vår sammenheng. Dersom institusjonene må konkurrere seg imellom om studenter, eksterne ressurser osv. er det grunn til å tro at dokumentasjon av forskningsaktivitetene og –resultatene blir viktig. Data som viser institusjonens virksomhet på ulike forskningsfelter kan hentes fra et forsknings­dokumenta­sjons­system og benyttes i en institusjons profileringsarbeid og evt. markedsføring.

 

 

4.1.3.         Nasjonale brukere - datafangst til nasjonalt nivå

En forutsetning i utviklingsarbeidet er at institusjonenes forskningsdokumentasjonssystem på nivå 1 kan levere data til nasjonale dokumentasjonssystemer på nivå 2. Det samlede behovet for kunnskap om det norske forskningssystemet er imidlertid ennå ikke tilstrekkelig definert eller formulert presist nok noe sted. Det forventes imidlertid at dette blir gjort i forbindelse med initiativene fra Forskningsrådet og DBH. Det nærmeste man kommer en oversikt over dokumentasjonsbehovet er Det norske forskningssystemet – statis­tikk og indikatorer 1997 (jfr. 2.1.). Rapporten, som er den første i sitt slag i Norge, er resultatet av et samarbeid mellom Norges forskningsråd, NIFU, Statistisk Sentralbyrå (SSB) og Gruppen for studier i teknologi, innovasjon og økonomisk politikk (STEP-gruppen). Det er under utarbeiding en tilsvarende rapport med indikatorer, som skal være sluttført i løpet av november 1999. NIFU er statistikkansvarlig for universitets- og høgskolesektoren og instituttsektoren, mens Statistisk sentralbyrå dekker næringslivet. Rapporten definere en rekke hovedområder som Forskningsrådet vurderer som viktige deler av det statistiske- og indikatorbaserte kunnskapsgrunnlaget for forskningspolitikken:

 

Menneskelige ressurser:

·         Utdanning

·         Arbeidsmarked

·         FoU-personale

FoU-ressurser/-innsats:

·         Samlet innsats

·         Næringslivets FoU

·         FoU i UoH

·         FoU i instituttsektoren

FoU- og Teknologisamarbeid:

·         Internasjonalt forskningssamarbeid

·         samarbeid om FoU og innovasjon

Resultater av forskning:

·         Bibliometriske indikatorer

·         Patentering

·         Innovasjoner i norsk næringsliv

·         Produktbundne teknologistrømmer

 

Det må avklares ytterligere hvilke kjernedata et forskningsdokumentasjonssystem ved de forskningsutførende enheter, slik det blir beskrevet her, skal være leverandør av og hvilke data som skal hentes fra andre kilder, som økonomisystemer, personalsystemer osv. Dette berører videre spørsmålet om grenseflater mellom ulike dokumentasjonssystemer ved institusjonene. Problematikken er også meget relevant sett i sammenheng med initiativet som er tatt i regi av KUF, om utvidelse av DBH til å omfatte ressurs- og resultatdata om forskning. Det foreligger ikke på nåværende tidspunkt noen oversikt over hva slags data DBH ønsker å innhente, men det er av avgjørende betydning at øvrige aktører innenfor forskningsdokumentasjon deltar aktivt i diskusjonen om innhold/kjernedata i et nasjonalt statistikksystem som det DBH representerer.

 

Det er påkrevet at representanter for institusjonenes forskningsdokumentasjonssystemer deltar i diskusjoner og utvikling for å identifisere hvilke utvalgte data (kjernedata) som trengs produsert og analysert, for å kunne følge utviklingen av det norske FoU-systemet.

 

 

4.1.4.         Andre brukergrupper

Eksempler på andre brukergrupper kan være:

-          studenter

-          bibliotek

-          næringsliv

-          utdanningsvesen på alle nivåer

-          media

-          offentlig og kommunal forvaltning

-          enkeltbrukere for øvrig

 

Ved flere av våre universiteter pågår idag arbeid med å se på hvordan deler av den informasjon som finnes/vil finnes i de eksisterende og nye systemer, kan legges til rette (og ofte i en aggregert form) for utvidet bruk gjennom web-baserte grensesnitt. Målet kan enten være å lage et web-basert front-system til de enkelte delsystemer eller å etablere en web-basert databrønn (“data warehouse”) hvor viktig fellesinformasjon for institusjonen kan samles til ulike typer bruk - også i årsmeldingssammenheng. Som nevnt ovenfor vil et dokumentasjonssystem for forskning kunne bidra til en slik databrønn med oversiktsdata på sentrale områder.

 

Som et forskningsdokumentasjonssystem skal ikke det beskrevne systemet i seg selv formidle forskning. Det antas at de fleste FoU-institusjonene i dag har en informasjonsavdeling eller –tjeneste, som vil forestå selve formidlingen, ved å hente ut relevante data fra forsknings­dokumenta­sjons­systemet. En forutsetning for at forskningsaktiviteter og –resultater skal kunne kalles formidling er at emneord om forskningen er ”allmenngjorte”, dvs. at det ikke kun registreres fagtermer som emneord. Dersom et forskningsdokumentasjonssystem skal bidra til å gjøre forskningen tilgjengelig for øvrige brukere ved slike ”allmenngjorte” emneord, bør registreringen av dette være frivillig for å unngå at omfanget av data som må registreres blir for stort.

 

Formidling er også profilering av institusjonens virksomhet, og det kan også diskuteres om ikke mye av formidlingen av forskning også kan være ren markedsføring for enkelte miljøer, for eksempel i tilknytning til akkvisisjon av prosjektmidler. (Se for øvrig kapittel 4.3.5. nedenfor).

 

 

4.2.                    Systeminnhold

4.2.1.         Overordnete krav og føringer

Kjernedataene i forskningsdokumentasjonssystemet er tenkt samlet i en forskningsmodul, som igjen skal bestå av to hoveddeler, eller undermoduler - en del for aktivitetsdata og en del for resultatdata. I styringsgruppens mandat er det understreket at innholdet i de to undermodulene skal utformes med utgangspunkt i innstillingen fra 1996, med de modifikasjoner det videre arbeidet ville måtte føre til.

 

I høringsrunden har institusjonene støttet tanken om en slik todelt forskningsmodul. Høringsuttalelsene var derimot ganske forbeholdne overfor utvikling av en kompetansemodul og RG anbefalte derfor ikke at en slik ble utviklet foreløpig. Det er likevel grunn til merke seg at flere fagmiljøer allerede presenterer miljøets faglige kompetanse i form av elektroniske, web-baserte kompetansekataloger, utformet og utviklet på ulike måter og med ulikt ambisjonsnivå. Det finnes også nasjonalt og internasjonalt mer kommersielle foretak og initiativ som dokumenterer forskningskompetanse på ulike måter, uten at disse presenteres nærmere her. I korthet betyr dette at institusjonenens forskningsdokumentasjonssystem, slik det er tenkt utviklet i denne fasen, kun er utvikling av forskningsmodulen, som igjen er delt i de to undermodulene:

 

-          en aktivitetsmodul

-          en resultatmodul

 

Aktivitetsmodulen vil i struktur og innhold svare omtrent til eksisterende prosjektdatabaser (for eksempel NSD Forskningsdatabase), men vil i tillegg måtte omfatte aktiviteter som ikke naturlig betegnes som “prosjekter” i egentlig forstand. Resultatmodulen har sin parallell i de publikasjonsdatabaser vi kjenner, og skal i tillegg inneholde andre former for resultater enn skriftlige publikasjoner. Selv om dette er to adskilte moduler, hver med sin særskilte datastruktur og skjermløsning, er det viktig å påpeke at de er moduler i et felles datasystem, som bla. kan benytte felles tabeller og autoritetsregistre. Det må for eksempel være mulig å kople resultat til aktivitet, bla. for å hindre dobbeltregistrering av opplysninger knyttet til h.h.v. aktivitet og resultat.

 

En kunne videre tenke seg formidling som en tredje hovedkategori eller undermodul. Systemet skal gi mulighet for identifisering av formidlingsdata gjennom kategorier for dette der formidlingsdata kan relateres direkte til forskningsvirksomhet. Her er imidlertid avgrensningen problematisk i forhold til de andre datatypene. Mangelen på klar avgrensning gjør at vi fraråder en egen “formidlingsmodul”. Det bør i systemet være kategorier for å legge inn formidlingsvirksomhet der det er naturlig i det enkelte tilfelle: i aktivitets- eller resultatmodulen. Evt. bør systemet kunne gi adgang til å sette merkelappen “formidling” på den innlagte enheten. Det forutsettes videre at datainnleggerne gis veiledning i form av en forholdsvis presis definisjon av formidlingsbegrepet.

 

 

4.2.2.         Dekningsgrad, informasjonsomfang og datakvalitet

Vitenskapelig ansatte ved de forskningsutførende enheter er i dag normalt pålagt å rapportere om sin forskningsvirksomhet, både i form av resultatrapportering og aktivitetsrapportering. Det har til nå imidlertid ikke eksistert noe felles system for slik registrering. Innføringen av et dokumentasjonssystem for forskningsaktiviteter og -resultater vil således ikke endre pålegget om at forskningsvirksomhet skal rapporteres. Det nye blir evt. at rapporteringen nå skal skje via et bestemt elektronisk dokumentasjonssystem. I tillegg til at brukervennlighet fokuseres med tanke på motivasjonen for at systemet blir benyttet, kan også pålegg fra sentralt hold være aktivitetsfremmende.

 

Noen overordnede spørsmål vedr. dekningsgrad og informasjonsomfang må avklares før man går inn på en konkret vurdering av hvilke innholdselementer som skal inngå i databasen:

 

·    Med utgangspunkt i den samlede virksomhet ved universitetene og høgskolene, hvilke aktiviteter og resultater skal dekkes i databasen og hvilke skal holdes utenfor?

·    Gitt at dekningen er fastlagt, hvilke hensyn skal tas før man bestemmer omfanget av og detaljeringsgraden for den informasjon som skal legges inn?

 

Her må det igjen påpekes at systemets “suksess” helt vil være avhengig av bidragene fra de lokale informanter. Disses kunnskaper om aktiviteter og resultater og deres tid til og motivasjon for å forestå dataregistreringen er avgjørende for 1) at aktiviteter og resultater i det hele tatt blir registrert, dvs. at dekningsgraden blir høy, og 2) at informasjonen om de aktiviteter og resultater som faktisk blir registrert er god og fullstendig, dvs. at datakvaliteten er høy. For å sikre disse to forhold bør modulene inneholde forholdsvis få opplysninger om den enkelte registreringsenhet, og detaljeringsgraden i dataene bør ikke være større enn det som informanten kan ha mulighet for å gi ut fra sin vanlige arbeidssituasjon.

 

 

4.2.3.         Ambisjonsnivået

Oppsummeringen av høringsuttalelsene viste at institusjonene generelt er opptatt av at omfanget av data som skal registreres ikke må være for omfattende. I den grad institusjonene stiller seg skeptisk eller avventende til ambisjonsnivået knyttes dette til følgende forhold, som det blir bedt om at man vurderer nærmere:

·       ressursbruk (personell, utstyr, utviklingskostnader) i forhold til nytteverdi

·       hensyn til og muligheten for tilstrekkelig kvalitetssikring

·       ambisjonsnivået når det gjelder dekkende registrering av ressursbruk gjennom bruk av systemet

 

Det foreligger en del synspunkter i høringsuttalelsene på hvordan man kan senke ambisjonsnivået for dokumentasjonssystemet, det vil si på hvilke områder man kan begrense omfang av informasjon. For det første foreslår en del institusjoner at man (iallfall i første omgang) ikke prioriterer å utvikle kompetansemodulen i systemet. For det andre kommer flere høringsinstanser inn på at den informasjon som knyttes til det enkelte prosjekt reduseres, særlig når det gjelder detaljert informasjon om ressursbruk. Det foreslås også at standardisering av opplysninger om nasjonalt og internasjonalt samarbeid, som erfaringsmessig er et område det er vanskelig å kvantifisere, begrenses til få data, og som det er høy kvalitet på.

 

4.2.4.          FoU-begrepet

På ett område foreligger det forslag om å utvide innholdet, nemlig når det gjelder å inkludere standard informasjon om utviklingsarbeid. Et flertall av de statlige høgskolene nevner dette i sine uttalelser. Registreringen av denne virksomheten er ikke uten videre lett å standardisere. RG anbefalte på bakgrunn av høringsuttalelsene at man i det videre utviklingsarbeidet skulle legge til grunn et vidt FoU-begrep og skulle sikre at fremtidige systemer har muligheter for å differensiere på en standardisert måte mellom aktivitet innen forskning, utvikling og formidling. Anbefalingen skulle drøftes med Universitetsrådet og Høgskolerådet for å sikre at inndelingsmåten hadde støtte og at det kunne legges til grunn for strukturering av innholdselementene i arbeidet videre. Det ble avholdt et møte med Universitetsrådet og Høgskolerådet 21.10.98, og det ble utarbeidet et grunnlagsnotat til møtet, som er vedlagt (vedlegg 3).

 

Hovedkonklusjonene fra møtet er at man i det videre arbeid med et fremtidig system følger den internasjonalt autoriserte definisjon av FoU og at man tilrettelegger for registrering av andre faglige aktiviteter etter den modell som NIFU har benyttet istedenfor å operere med et utvidet FoU-begrep. Det anbefales at fire kategorier benyttes: de tre OECD-definerte grunnforskning, anvendt forskning, utviklingsarbeid, og i tillegg annen faglig virksomhet. (Vedlegg 4. Her vises det for øvrig til Utdrag fra OECDs Frascati Manual i norsk oversettelse, utgitt av NIFU 1995, se også NIFUS internet-sider om dette: http://www.nifu.no/fou97/foudef.html). Det bør videre vurderes om det skal være et valgfritt tilbud til datainnleggerne å gi utfyllende opplysninger om aktivitetens art i et spesielt datafelt for emneord, eller om slike opplysninger skal bygge på (lokale) autoritetslister. Eksempelvis kunne oppstillingen se slik ut:


 

Oppstilling av FoU-aktiviterer og –resultater, samt andre aktuelle aktiviteter

Aktivitetsregistering:

 

 

FoU-aktivitet

Annen faglig aktivitet

Formidlingsaktivitet

Type:

                grunnforskning

                anvendt forskning

                utviklingsarbeid

Type:

autoritetsliste og/eller frie emneord

 

Type:

autoritetsliste og/eller frie emneord

 

Resultatregistrering

 

 

FoU-resultater

Resultat annen faglig aktivitet

Resultatformidling

Type:

                grunnforskning

                anvendt forskning

                utviklingsarbeid

Type:

autoritetsliste og/eller frie emneord

Type:

autoritetsliste og/eller frie emneord

 

4.2.5.         Personopplysninger

For både resultat- og aktivitetsregistrering er det nødvendig med de samme person­opp­lysn­ing­er. Målet må være at disse kun registreres én gang, for begge typer data. Personopplysninger kan også binde data i h.h.v. aktivitetsmodulen og resultatmodulen sammen. Det tas sikte på å kun konsentrere seg om relevante personopplysninger. Imidlertid er det et krav som må vurderes videre: kravet til unikhet dvs. at det sikres at hver person som legger inn i systemet er unik i databasemessig forstand, slik at det ikke er risiko for å blande personer sammen. Bruk av personnummer er ett eksempel på hvordan unikhet i basen kan sikres. Krav om registrering av personnummer kan imidlertid føre til at enkelte vil vegre seg mot å legge data inn i systemet, selv om konsesjon for dette foreligger. Bruk av personnummer kan også begrense systemets åpenhet, ved at det antakelig vil legges spesielle restriksjoner for bruk av dataene i en konsesjon. Det anbefales derfor at personnummer ikke benyttes på en slik måte i systemet, men at man heller finner fram til andre løsninger for å sikre unike forekomster.

 

Personopplysninger

Personopplysninger

Beskrivelse

Tittel

Personens akademiske tittel

For- og mellomnavn, etternavn

 

Kjønn

M/K

Fødselsår/personnummer

Dette må vurderes, jfr. ovenfor

Institusjonstilhørlighet (fra stedtabell)

Institusjonen personen er tilknyttet

Adresse, telefon

Tilgjengelighet til forfatter

Email

Tilgjengelighet til forfatter

evt. url

Tilgjengelighet til forfatter

 

Personopplysningene må, som tidligere anført, kunne registreres som ”profiler”, slik at de automatisk registreres for forskeren ved innlogging i systemet. Det må også være mulig å ha flere profiler i systemet for personer som er knyttet til flere institutter/fagavdelinger.

 

4.2.6.         Resultatopplysninger

Det virker fruktbart å ta utgangspunkt i listen over resultatregistrering som allerede er presentert i innstillingen fra 1996. Det bør imidlertid i større grad skilles mellom hovedtyper av resultat, for å unngå at det registreres opplysninger flere ganger. Listen over innholdselementer når det gjelder resultatregistrering må ses i forhold til de erfaringer som er gjort i FORSKDOK-modulen FORSKPUB i BIBSYS og andre lokale dokumentasjonssystemer. Totalt er det registrert ca. 80 000 poster i FORSKPUB i BIBSYS og ForskDok ved UiO i dag, noe som skulle gi et godt grunnlag for å hente inn brukerbaserte erfaringer om både innholdselementer og grensesnitt.

 

De nevnte systemene er imidlertid i stor grad rene publikasjonsdatabaser, slik at andre resultater av forskning enn de rent skriftlige er dårlig avspeilet. Tabellen under vise eksempler på resultatregistrering, med forslag om hvorvidt de er obligatoriske (O) eller valgfrie (V) ved dataregistreringen. Det er også antydet (A) hvilke elementer som skal kodes i henhold til forhåndsdefinerte inndelinger (autoritetslister). Det må, i likhet med aktivitetsregistrering, senere fastsette hvilke inndelinger som skal tas i bruk, evt. om det skal utarbeides nye: (se tabell neste side)

 

Resultatopplysninger

RESULTATER

Utgitt bok eller artikkel

Arki-

tekt-

arbeid

Film/

Video

Musikk-

verk

Kunst-verk

Pat-ent

Prod-ukt

Resultattypedata

 

 

 

 

 

 

 

Tittel

O

O

 

O

O

O

O

O

Klassifisering / Type

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

Språkkode

V/A

V/A

V/A

V/A

V/A

V/A

V/A

Fagområde

O/A

O/A

O/A

O/A

V/O/A

V/O/A

V/O/A

Emneord (norsk og/eller engelsk)

V/O/A

V/O/A

V/O/A

V/O/A

V/O/A

V/O/A

V/O/A

Sammendrag / beskrivelse

V

V

V

V

V

V

V

Tilknyttet prosjekt, navn/prosjektnr. (NFR)

O

O

O

O

O

O

O

 

 

 

 

 

 

 

 

Personopplysninger[1]

 

 

 

 

 

 

 

Hovedforfatter / -ansvarlig

O

O

O

O

O

O

O

Medforfatter (inkludert rangering)

O

O

O

O

O

O

O

Redaktør/serieredaktør

O

O

O

O

O

O

O

Oversetter

V

 

V

V

V

 

 

Institusjonstilknytning, personer

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

 

 

 

 

 

 

 

 

Utgivelsesdata

 

 

 

 

 

 

 

Tidsskriftsnavn

O/A

 

 

 

 

 

 

Boknavn

O

 

 

O[2]

 

 

 

Serietittel

O

 

 

O

 

 

 

Sidetall 

V

 

 

V

 

 

 

Målgrupper

V

V

V

V

V

V

V

Årgang / Nummer / Bindnummer

O/V

O/V

O/V

O/V

O/V

O/V

O/V

Flerbindsverk / Bindnummer[3]

O/V

O/V

O/V

O/V

O/V

O/V

O/V

Utgiv. nummer

V

V

V

V

V

V

V

ISBN / ISSN

V

 

 

V

 

 

 

Utgivelsesår

O

O

O

O

O

O

O

Avisdato

O

 

 

 

 

 

 

Utgivelsessted

V

V

V

V

V

V

V

Forlag / Utgiver

O

 

O

O

O

 

 

Distribueres av

V

V

V

V

V

V

V

Publisert flere steder

V

V

V

V

V

V

V

Finansiering (institusjon/år)

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

O/A

Klausulering/Begrenset distribusjon

V

V

V

V

V

V

V

 

4.2.7.         Aktivitetsopplysninger

Universitetenes og høgskolenes hovedaktiviteter er forskning og undervisning (samt formidling av disse). I tillegg kommer imidlertid andre aktiviteter av faglig art. Disse andre aktivitetene har ulik betydning ved de forskjellige institusjoner og ulik vekt ved underenhetene innen institusjonene. Ved enkelte institusjoner, f.eks. kunsthøgskolene, representerer slike andre aktiviteter en omfattende, ja, sentral del av totalvirksomheten. Et forskningsdokumentasjonssystem, slik det her beskrives, bør inkludere slike aktiviteter i tillegg til FoU-aktivitetene. Dette gjelder dekningsgraden. Av hensyn til den enkelthet som desentral dataregistrering forutsetter, anbefales det imidlertid at det ikke legges opp til detaljert typeklassifisering av disse andre aktivitetene (se også 4.2.4. over).

 

Aktivitetsopplysninger

AKTIVITETER
BESKRIVELSE
VALGFRITT/
OBLIGATORISK/
AUTORITETSLISTE
PERSONOPPLYSNINGER

Som for resultat

O

 

 

 

AKTIVITETSOPPLYSNINGER

 

 

Tittel

Aktivitetens tittel

O

Varighet

(startdato-sluttdato)

O

Klassifisering / Type (FoU)

4 kategorier som over: GF, AF, UA, Annen faglig aktivitet

O/A

Språkkode

Språk aktiviteten forgår under

V/A

Fagområde Vitenskapsdisiplin

Liste

O/A

Emneord (norsk og/eller engelsk)

kombinasjon av liste og egne innlegging

O/V/A

Sammendrag / beskrivelse

Aktivitetetens sammendrag/beskrivelse

O

Tilknyttet resultat.

Kopling mellom resultat og aktivitet – automatisert når resultat foreligger

O/V

Aktiviteten er et prosjekt?

Dersom aktiviteten er et prosjekt, aktiviseres prosjektregistreringsbilde

V

 

4.2.8.         Innholdselementer og prosjektbegrepet

SG har lagt til grunn at aktivitetsregistreringen skal ha et bredere siktepunkt enn prosjektregistrering og har gått inn for at registeringsenheten aktivitet skal avspeile dette. Anvendelsen av prosjektbegrepet forkastes ikke, men en har tenkt seg at prosjekt benyttes som en underkategori karakterisert ved organiseringen av forskningsaktivitetene. Betegnelsen prosjekt vil da komme til anvendelse i forbindelse med en del aktiviteter, men være uaktuell for andre. Flere høringsinstanser kommer inn på at den informasjon som knyttes til det enkelte prosjekt reduseres, særlig når det gjelder detaljert informasjon om ressursbruk. Det beskrevne forskningsdokumentasjonssystemet skal ikke være et prosjektstyringsverktøy. Det foreslås også at standardisering av opplysninger om nasjonalt og internasjonalt samarbeid, som erfaringsmessig er et område det er vanskelig å kvantifisere, begrenses til få data, og at det heller legges vekt på få høy kvalitet på disse.

 


Eksempler på prosjektopplysninger

PROSJEKTDATA
BESKRIVELSE
VALGFRITT/
OBLIGATORISK/
AUTORITETSLISTE

Hovedfinansieringskilde

Fra stedtabell

O (A)

Status

Pågående eller avsluttede

O

Varighet

(startdato-sluttdato)

O

Samarbeidsrelasjoner

Tilknytning til EU, Forskningsrådet (NFR prosjektnummer), andre FoU-institusjoner, konsortier

O (A)

Personer

Personressurser i prosjektet, samt andel av stilling

O

Ressursdata

Data for ressursomfang/økonomi. Hentes fra økonomisystemer/prosjektsystemer

O

Regnskapsdata

Status for prosjektets økonomi – hentes fra økonomisystemer (?)

 

 

Det ligger en utfordring i å avklare hva som skiller prosjekt fra annen aktivitet. Arbeidsgruppen har diskutert følgende aktuelle kjennetegn på prosjekt:

·         tidsavgrenset aktivitetsperiode

·         definert (ekstern eller intern) økonomisk ressursinnsats

·         personressurser avsatt spesielt for prosjektets formål

 

Det blir en forutsetning at forskningsdokumentasjonssystemet gir klare retningslinjer overfor primærbrukerne for hva som er prosjekt og hva som ikke er det for å kunne skille mellom prosjektbegrepet og andre faglige aktiviteter. Det bør avklares og presiseres videre, kriterier som skal benyttes for å definere prosjekt som en egen kategori.

 

Til tross for at det legges opp til et lavt ambisjonsnivå når det gjelder registrering av ressursdata som skal registreres i et forskningsdokumentasjonssystem, bør det likevel avklares hvorvidt, og i hvilken grad, systemet slik det beskrives her skal kunne si noe om ressursomfang og –innsats, både når det gjelder arbeidsinnsats og når det gjelder økonomisk innsats for prosjekter. Dette berører også problemer knyttet til avgrensning mot andre systemer, som vi kommer tilbake til nedenfor.

 

4.2.9.         Formidling

Med formidling menes i denne sammenheng forskningsaktiviteter og –resultater som ikke er orientert mot forskningsmiljøer eller spesialistmiløjer, men mer rettet mot allmennheten. Allmennheten kan i denne sammenhengen konkretiseres til å være representanter for medier, kommunal og offentlig forvaltning, og undervisningsinstitusjoner på ulike nivåer, samt næringslivet.

 

Et heldekkende forskningsdokumentasjonssystem vil bli et viktig og nødvendig redskap i forskningsformidling, men vil trolig i få tilfeller være et tilstrekkelig redskap. Konvensjonelle systemer for forskningsdokumentasjon kan mer ses på som telefonkatalogens gule sider, dvs som et oppslagsregister som åpner vei til videre informasjon. All forskningsformidling forutsetter en bearbeiding av informasjon etter målgruppe og hensikten med formidlingen. Ved forskningsformidling mot næringsliv og industri vil etablering av en profesjonell, menneskelig kontakt mellom partene være viktigst. I den grad et dokumentasjonssystem blir bygget ut til også direkte å vise vei og gi adgang til elektroniske primærkilder (jf. over) vil det åpne seg nye muligheter i samband med formidlingsoppgaver.

 

 

4.3.      Avgrensning mot andre dokumentasjonssystemer

I høringsuttalelsene til innstillingen kommer det frem at institusjonene generelt ser behov for å kunne registrere og dokumentere ressursinnsatsen i forskning og forventer et system som kan håndtere en slik funksjon. Det må forventes at nivå 2 (for eksempel DBH) vil be om at utvalgte ressursdata blir rapportert. RG anbefalte at man for å unngå dobbeltarbeid skulle foreta en grenseoppgang mot systemene innen LØP-prosjektet før man eventuelt utformer krav til registrering av ressursinnsatsen i forskning innen et system for forskningsdokumentasjon.

 

Et heldekkende forskningsinformasjonssystem ved en institusjon må baseres på at en rekke administrative systemer sammen gir ulike bidrag til å belyse FoU-situasjonen. Dette vil være en naturlig effekt av den situasjonen vi får ved institusjonene når de nye administrative fellessystemene er kommet i full drift. Den nedsatte arbeidsgruppen har særlig behandlet grenseflaten mot økonomisystemer. En kan ikke forvente at det i den nærmeste framtid vil foreligge sømfrie tekniske løsninger for utveksling av data mellom de ulike administrative systemer. Data vil trolig bli benyttet ulikt i de ulike systemene (for eksempel økonomidata og persondata), og at det vil måtte skje en viss grad av transport av enkeltdata mellom de ulike systemene, gjerne samlet i egne grensesnitt. Et eksempel vil være innhenting av regnskapstall for et prosjekt fra økonomisystemer og innlegging av dette i et eget grensesnitt for prosjektopplysninger i forskningsdokumentasjonssystemet.

 

Dagens situasjon omkring universitetenes lønns-, personal-, og økonomisystemer – LØP, er ennå ikke avklart. På litt lengre sikt (5-? år) er det rimelig å anta at alle institusjonene vil ta i bruk mer omfattende øko­nomi-/personal­systemer (eller generelt administrative systemer) som vil inkludere både prosjektstyringsverktøy og kompe­tansemoduler. I en slik sammenheng må en vurdere de lokale forsknings­doku­men­ta­sjonssystemenes plass i slike overordnete systemer, med forutsetninger om at struktur, defini­sjoner og autoritetslister er slik at eksporten til de nasjonale systemene opprettholdes.

 

Selv på kort sikt må det være et uttrykt mål at opplysningene bare registreres på ett sted, for så enten å overføres (halv-)automatisk mellom systemene eller å vises i bilder/rapporter som henter de relevante opp­lysningene fra den aktuelle kilden.

 

Det blir viktig å avklare hva slags type data som skal primærregistreres i de ulike systemene. Det bør kunne forventes at de ulike systemene kan utveksle data innenfor avgrensede områder, og det bør være et overordnet mål å skape et forsknings­dokumenta­sjons­system som på sikt utnytter innholdet i de ulike administrative systemene som nå utvikles maksimalt.

 

 

4.4.                     Rutiner for datafangst og kvalitetssikring

 

4.4.1.         Prinsipper for kvalitetssikring

Prinsippet om at primærregistrering og vedlikeholdsansvar legges til den enkelte forsker har, som nevnt fått bred støtte fra institusjonene og anbefales klart som en sentral funksjonalitet ved systemet. Med dette som utgangspunkt må det ses nærmere på rutiner for kvalitetssikring og -kontroll, herunder tilrettelegging av faglig redaktøransvar, og på spørsmål vedrørende eiendoms- og bruksrett.

 

I tillegg til enkeltforskeren og i tilknytning til innleggingsfunksjonen må det etableres en ansvarlig instans for kvalitetskontroll og -sikring. Det gis allmenn støtte til at det bør etableres en form for faglig redaktøransvar på institusjonens vegne på det adekvate nivå over den enkelte forsker. Flere fremhever at også denne funksjonen bør legges langt nede i organisasjonen og at den bør ivaretas av personer med dokumentasjonsfaglig ekspertise.

 

Systemet bør videre være designet slik at det inneholder tekniske kvalitetssjekkingsrutiner. Eksempler kan være:

·       Konsistenssjekk: Autoritetslister, forhåndsdefinerte valg, formatsjekk osv

·       Datasikkerhet: Adgangskontroll (forskjellige nivåer), sikkerhet mot tap av data, personsikkerhet

·       Hjelpefunksjoner: On-line veiledninger for å sikre riktig innlegging, bruk av felter osv.

 

 

4.4.2.         Ansvarlig enhet

I et system for forskningsdokumentasjon bør det legges til rette for at forskjellige kvalitetssikringsrutiner kan følges ved de ulike institusjoner. Uansett hvordan arbeidet organiseres må det slås fast at institusjonsledelsen er ansvarlig for de data institusjonen leverer fra seg. Den enkelte institusjon er ansvarlig både for data som registreres i systemet og for data som rapporteres. Den enkelte institusjon må selv bestemme hvordan kvalitets­sikringen implementeres lokalt.

 

Ansvarlig instans for den formelle registreringen i basen bør være en instans som har den nødvendige dokumentasjonsfaglige ekspertise. Det vil være et alternativ at biblioteket får redaktøransvar for den formelle, bibliografiske registreringen. Andre alternativ kan være å opprette en redaksjonsgruppe sentralt ved institusjonen hvor biblioteket bidrar med  dokumentasjonsfaglig ekspertise. De enheter som har ansvaret for rapportering til nivå 2 i dag må også involveres i kvalitetssikringsarbeidet.

 

 

4.4.3.         Redaktøransvar

Det kan tenkes oppnevnt en kontaktperson/redaktør for hver faglige enhet, som på nivået over den enkelte forsker. Redaktøren kan ha følgende hovedoppgaver

 

·       å være bindeledd mellom forskerne og ansvarlig instans for registreringssystemet

·       stimulere til en fullstendig registrering ved instituttene innen fastsatte frister

·       bidra til opplæring av forskerne i den formelle utfyllingen av skjemaene, overvåke at kategoriseringen av arbeidene blir gjort enhetlig, unngå dobbeltrapportering osv

 

Redaktøransvaret kan knyttes til den administrative linjen ved fakultetene, med fakultetsdirektør som øverste ansvarlig på fakultetsnivå og kontorsjef ved instituttene. Det kan også vurderes hvorvidt ansvar bør knyttes til den valgte linjen, dekaner og instituttledere/bestyrere.

 

4.4.4.         Autoritetslister og konsistenssjekk

Som i de øvrige nye fellessystemer skal det innarbeides autoritetslister, f.eks. over institusjonsnavn, vitenskapelige disipliner m.m. Så langt det er naturlig, skal slike lister ordnes hierarkisk. For eksempel skal institusjonslista ordnes etter land, og videre deles inn i institusjoner for det enkelte land. Listene må også koordineres med kvalitetssikrede lister som i dag er i bruk i andre systemer. Arbeidet med utvikling og oppdatering av autoritetslister av nasjonal karakter må koordineres, slik at det sikres konsistens i rapporteringen fra nivå 1 til nivå 2.

 

Også innenfor den enkelte institusjon ordnes informasjonen hierarkisk, slik at det enkelte institutt underordnes det fakultet det hører til. Ved oppslag i slike lister vil brukerne direkte kunne overføre aktuell informasjon til bruk i den pågående registreringen. “

 

I tillegg skal systemet inneholde en rekke funksjoner for konsistenssjekk og kontroll av visse datatyper/-verdier. Når data legges inn, skal systemet automatisk utføre formatkontroll i de tilfeller dette kan gjøres. Eksempel her vil være numeriske felt som dato, nasjonale telefon-nr, nasjonale postnr, opplysninger om ISBN-/ISSN-nummer, m.m. Her vil mye kunne forenkles gjennom utstrakt bruk av menyer i web.

 


5.    Gjenstående avklaringer

Når det gjelder oppsummeringen vises det til sammendraget helt først i notatet. Sammendraget viser hvilke områder som nå kan sies å være avklart på dette stadiet av utviklingen.

 

·         Datafangsten til nasjonalt nivå

Det gjenstår avklaring når det gjelder omfanget av data institusjonenes forskningsdokumentasjonssystem skal levere til den nasjonale FoU-statistikken. Det er imidlertid vår oppfatning at det ikke er institusjonenes forsknings­dokumenta­sjonssystem, slik det er beskrevet her, som skal levere omfattende ressursdata til bruk for FoU-statistikk. Hvordan forene hensynet til lavt ambisjonsnivå for omfanget av ressursregistrering med hensynet til nasjonale behov-

 

·         Ambisjonsnivet må avklares ytterligere

Det er anbefalt at informasjon som knyttes til det enkelte prosjekt reduseres, særlig når det gjelder detaljert informasjon om ressursbruk. Dette berører også problematikken knyttet til ambisjonsnivå. Det bør likevel være mulig å kunne angi omfanget av ressursinnstas, både økonomisk og personressuser.

 

·         Anvendelsen av aktivitetsbegrepet, herunder problemer knyttet til anvendelse av prosjektbegrepet.

Det kreves ytterligere avklaring for hvordan prosjektbegrepet skal defineres (kriterier) i forhold til løpende forskningsaktiviteter (se for øvrig vedlegg 5).

 

·         Operasjonalisering av prosjektbegrepet type av aktivitet. Omfang og definisjon

Det er anbefalt at prosjektbegrepet benyttes for registrering av ressursinnsats i systemet. Det trengs ytterligere avklaring m.h.t. omfanget av ressursdata som skal registreres, og en mer anvendelig operasjonalisering av prosjektbegrepet.

 

·         Forholdet mellom kravene til et fremtidig system for forskningsdokumentasjon og til andre administrative systemer, spesielt økonomisystemer, må avklares

Det forventes ikke at det skal foreligge sømfrie løsninger for utveksling av data mellom de ulike administrative systemer i dagens systemer. Det bør likevel prioriteres høyt at sentrale kjernedata som registreres i ett system ikke også registreres i et annet system. Budsjettall og evt. regnskapstall for et prosjekt som registreres i økonomisystemer, er ett eksempel på data som bør kunne hentes inn i et forskningsdokumentasjonssystem for å unngå dobbeltregistrering.


 

Vedlegg

·         Vedlegg 1: Felles nasjonalt system for forskningsdokumentasjon - oppsummerende vurdering av nasjonal høring (vedlagt elektronisk)

·         Vedlegg 2: Brev til universitetene og høgskolene fra KUF om opprettelse av nasjonalt system for dokumentasjon av forskningsvirksomhet, med brev fra KUF til NFR, samt KUFs svarbrev som vedlegg

·         Vedlegg 3: Notat om kategorisering og standardisering av aktivitetstyper i et fremtidig informasjonssystem / anvendelse av et vidt fou-begrep (vedlagt elektronisk)

·         Vedlegg 4: Kopi av sammendrag om definisjon av FoU, hentet fra Utdrag fra OECDs Frascati manual i norsk oversettelse, utgitt av NIFU 1995

·         Vedlegg 5: Notat fra styringsgruppen om registreringsenhet for aktivitet (vedlagt elektronisk)

 

 

 

 



[1] Her benyttes termen ”Forfatter”, men begrepet ”produsent” ville kanskje vært mer dekkende for resultater som ikke er publikasjoner. For Filmer ville regissør vært aktuelt, for musikkverk komponist osv. Det som er viktig her er at kategoriene finnes gjennom registrering av personopplysninger som knytter person til produkt.

[2] Her siktes det til ulike varianter/innspillinger osv.

[3] Dette er opplysninger som bare er obligatoriske i den grad de er aktuelle.