UNIVERSITETET I BERGEN

Universitetsdirektøren

                                                                                                          Bergen, 19. desember 2002

                                                                                                          Rundskriv nr: 2/2002

                                                                                                          Saksnr: 02/9160/A/SV

 

Fakultetene

Bergen museum

Universitetsbiblioteket

Universitetets mediesenter

Administrative avdelinger

Unifob

 

 

 

MATERIALE TIL UNIVERSITETETS ÅRSMELDING FOR 2002, FORSKNINGSMELDING F0R 2003 OG BUDSJETTFORSLAG 2004

 

 

1.      Virksomhetsrapportering for 2002

 

Forvaltningshåndbokens Indeks 2.1.7 med tilhørende tabellvedlegg omhandler virksomhets­rapportering som danner grunnlag både for rapportdelen i universitetets budsjettforslag, som sendes departementet innen 1. mars, og universitetets årsmelding som utgis i mai.

 

Kollegiet har fattet vedtak om at universitetets grunnenheter og avdelinger, som et ledd i arbeidet med kvalitetsutvikling og profilering, skal utarbeide forskningsmeldinger. Innføring av forskningsmeldinger skal erstatte avdelingens arbeid med årsmeldinger. Det stilles derfor ikke krav om egne årsmeldinger med omtale av virksomheten.

 

I arbeidet med universitetets budsjettforslag for 2004 skal instituttene og fakultetene fylle ut tabellvedleggene i Forvaltningshåndbokens Indeks 2.1.7. og rapportere om forskningsvirksomheten via Forskningsdokumentasjonssystemet Fdok. For øvrig vil universitetsdirektøren basere universitetets rapportering på informasjon fra de administrative systemer og de rapporter som avgis til Database for høgre utdanning.

 

Instituttenes rapportering

I desember 2000 tok universitetet i bruk et nytt system (Fdok) for registrering av publikasjoner, konferansedeltakelse og annen faglig virksomhet. Dette systemet skal benyttes ved data­innsamlingen i forbindelse med budsjettarbeidet for 2004. Det registrerte materialet vil bl.a. bli brukt som grunnlag for rapportering til KUF. Merk at mobilitet blant vitenskapelig personale skal rapporteres via Fdok, jfr. tabell 8.1.12.2.

 

Frist for registrering i Fdok er 1. februar 2003.

 

Nærmere informasjon om registreringsarbeidet finnes på http://www.ub.uib.no/avdeling/fdok/ . På denne web-adressen er det også lagt ut annen nyttig informasjon om den nye forsknings­databasen og registreringen for 2002. Ansvarlige for rapporteringen ved instituttene/enhetene bør holde seg opp­datert om informasjon som legges ut her.

 

Tekstlig innspill til universitetets årsmelding

Det er kommet signaler om at Universitetets årsmelding vil få et nytt format for 2002 i forhold til tidligere år. Vi vil derfor komme tilbake til eventuelle bidrag fra fakultetene og de administrative avdelingene på et senere tidspunkt.

 

Rapportering om studenter, eksamener og kandidater

Felles studentsystem nyttes til rapportering om studenter, eksamener og kandidater. Fristen for ferdigstilling og kvalitetssikring av grunnlagsmaterialet fra FS for fakultetene er 01.02.2003.

 

Innføring av nytt finansieringssystem for universitetene, der en betydelig del av tildelingen blir avhengig av oppnådde resultater, gjør det viktigere enn noensinne å overholde de rapporteringsfrister som gis i dette rundskrivet.

 

Studentutveksling

Innføring av nytt finansieringssystem gjør at rapportering om studentutveksling blir viktigere. Samtidig er det lagt opp til at rapporteringen av utvekslingsstudenter registreres via FS. Dette er gjort med virkning fra rapporteringsåret 2002.

 

Siden dette er første gang data registreres på denne måten, tilsier våre erfaringer at det kan oppstå usikkerhet rundt rapporteringen av data. Vi ber derfor fakultetene om å være særskilt oppmerksomme på kvalitetssikringen av disse data for 2002.

 

HMS-rapporten

Vi vil også minne om den årlige HMS-rapporten som skal sendes til fakultetene fra instituttene og til universitetsdirektøren fra fakultetene og avdelingene, se følgende nettadresse: http://www.uib.no/hms/handbok/kapittel3/k3v5a.rtf .

 

 

2. Forskningsmelding

 

Forskningsmeldingene skal danne grunnlag for planlegging og prioritering, som igjen vil være basis for faglig profilering og kvalitetsutvikling av virksomheten ved instituttene og fakultetene ved Universitetet i Bergen. Forskningsmeldingen er ikke et nytt rapporteringssystem, men et virkemiddel til planlegging av virksomheten, først og fremst på instituttnivå. Ut over dette skal meldingen bidra til en bedre profilering av universitetets virksomhet.

 

Det er tilrettelagt for bruk av forskningsmeldingene på alle nivå, ved å lage en elektronisk, nettbasert mal for utarbeidelse av forskningsmeldingene og ved å etablere et nettgrensesnitt for tilgang til meldingene. Dette er en modul i Fdok, hvor tilgjengelig data om det enkelte institutt er lagt ut i tabeller og hvor instituttet kortfattet skal redegjøre for hovedtrekkene i den faglige virksomheten. Det er lagt inn nærmere retninglinjer for dette arbeidet i systemet.

 

 

2.1 Erfaringer fra 2002 og ny melding 2003

 

Erfaringene fra 2002 viser at instituttenes forskningsmeldinger er av varierende kvalitet, og at det er viktig å få formidlet tydeligere at hovedformålet med forskningsmeldingene er å utvikle og nedtegne planer for oppfølging av faglige, forskningsorganisatoriske og -ledelsesmessige utfordringer ved instituttene. Innholdet i enkelte meldinger kan tyde på at man har misforstått dit hen at forskningsmeldingen kun er nok en arena for å ta opp "ressurssituasjonen" og redegjøre for hva som kan gjøres dersom man får tilført økte ressurser.

 

Bedre veiledning og oppfølging, samt erfaringene fra denne runden bør sikre at de ansvarlige på instituttene får den informasjon fremfor neste runde med forskningsmeldinger. Det tas derfor sikte på å avvikle enkelte kurs/samlinger for instituttstyrere og kontorsjefer, slik det også ble gjort i 2002.

 

I 2002 ble det ikke innhentet forskningsmeldinger fra Bergen museum og avdelingene i Unifob. Universitetsdirektøren legger til grunn at disse også skal skrive forskningsmelding i 2003.

 

Erfaringene fra forskningsmeldingen 2002 ble tatt opp som orienteringssak for Kollegiet i sak 61a/02 og sak 79/02. Basert på Kollegiets merknader legges det opp til at forskningsmeldingene skal revideres hvert år de nærmeste årene. Fristen for fakultetenes forskningsmelding settes til 10. september. Frist for instituttenes forskningsmeldinger settes til 10. august. Med dette vil Kollegiets forskningsutvalg kunne ta tak i meldingene og dra nytte av disse når anbefalingene av de spesielle forskningssatsingene skal utarbeides. Meldingene vil samtidig være klare i tide til fakultetenes øvrige planleggingsprosess for 2004.

 

Før forskningsmeldingssystemet åpnes for bruk, skal 2002-tallene fra de administrative systemene integreres i det ferdige talloppsettet i meldingen, både for institutter, sentre og fakultet.

 

Det tas sikte på at det nettbaserte grensesnittet for skriving av ny forskningsmelding åpnes minimum 4 måneder før instituttenes frist går ut. Det er prosessen innad i forskningsgruppene og instituttene som er viktigste faktor for at forskningsmeldingen skal kunne tjene sin hensikt. Det er derfor nødvendig å legge til rette for at de av instituttene som ønsker det, skal kunne få unnagjort deler av arbeidet før sommerferieavviklingen 2003.

 

 

 

 

 

Sverre Spildo

ass. universitetsdirektør

 

 

 

 

Kjell Bernstrøm

personal- og økonomidirektør

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vedlegg: Aktuelle tabeller